Dans cet article
Avec cette fonctionnalité, vous pouvez importer des transactions bancaires dans votre comptabilité en utilisant des fichiers Camt ISO20022. En sélectionnant un dossier contenant des fichiers Camt (052,053,054), le programme détecte toutes les transactions non encore enregistrées dans les comptes et les importe. Cette fonctionnalité vous aide à accélérer le processus et à réduire le risque d'erreurs ou de doublons.
Le programme lit les fichiers camt, les enregistre dans une base de données, puis lit leur contenu et enregistre les transactions trouvées, qui sont ensuite proposées pour l'importation dans la comptabilité.
Cette fonctionnalité est actuellement en version BÊTA pour un usage expérimental, ce qui signifie que nous accueillons les commentaires et les suggestions d'amélioration.
Prérequis
- Utilisation de Banana Accounting Dev-Channel avec le plan Avancé.
- Utilisation d'une comptabilité en partie double ou d'une comptabilité de recettes et dépenses.
Préparation des données
Avant de commencer le processus d'importation des données, pour que le programme fonctionne correctement, assurez-vous de :
- Préparer un dossier contenant tous les fichiers camt (*.xml) à importer dans la comptabilité. Dans ce dossier, les données peuvent être organisées comme vous le souhaitez ; vous pouvez par exemple les diviser par année comptable ou par banque.
- Vérifier les permissions du dossier. Le programme doit être capable de lire et d'écrire des données dans le dossier sélectionné.
- Pour chaque compte, entrez l'IBAN dans la colonne 'BankIban'. Si vous ne voyez pas la colonne 'BankIban' dans la table 'Comptes', vous pouvez l'ajouter depuis le menu ‘Outils --> Ajouter/Supprimer des fonctionnalités’ et sélectionner ‘Ajouter des colonnes d'adresse dans la table des comptes’. Assurez-vous que l'IBAN est correctement écrit, en majuscules et sans espace ni caractère entre les lettres.
- Installer l'extension : Swiss Camt ISO20022 Reader. Cette extension est obligatoire pour faire fonctionner l'importation.
Comment démarrer
- Ouvrez Banana Accounting Plus.
- Ouvrez votre fichier de comptabilité ou créez-en un nouveau.
- Dans le menu 'Actions', cliquez sur la commande "Importer des transactions bancaires (Camt ISO20022)".
- Sélectionnez le dossier où sont placés vos fichiers.
- Visualisez et gérez les données dans la boîte de dialogue.
- Appuyez sur OK pour importer les transactions.
Une fois les transactions importées, vous pouvez utiliser les règles pour la complétion automatique des transactions importées. Si vous sélectionnez à nouveau la commande "Importer des transactions bancaires", vous devriez voir que tous les comptes bancaires sont à jour.
Sélection du dossier
La première fois que vous exécutez cette fonctionnalité, vous devez sélectionner le dossier contenant vos fichiers ; pour les interactions suivantes, le programme mémorise le dossier sélectionné.
Une fois le dossier sélectionné, le programme lit les fichiers et leur contenu. Pendant le processus, une boîte de dialogue vous montre l'avancement de l'opération. La lecture des données est divisée en deux étapes principales :
- Lecture des fichiers dans le dossier : Le dossier entier est scanné et tous les nouveaux fichiers sont enregistrés dans la base de données.
- Lecture du contenu des fichiers : Seuls les fichiers dont la date de création est comprise dans la période comptable sont ouverts et lus. Dans la boîte de dialogue, vous pouvez également choisir de lire les fichiers créés avant la date d'ouverture de la comptabilité en modifiant le champ "Ignorer les fichiers antérieurs à".
Vous avez la possibilité d'arrêter la lecture des fichiers ou de leur contenu à tout moment en appuyant sur le bouton "Annuler". Si vous arrêtez, les données lues jusqu'à ce moment restent enregistrées. La prochaine fois, le programme reprend la lecture en ajoutant les données manquantes à la base de données.
Pour plus de commodité, le programme vérifie automatiquement chaque jour s'il y a du nouveau contenu dans le dossier. Si vous avez ajouté de nouveaux fichiers et souhaitez forcer une lecture, vous pouvez le faire en appuyant sur le bouton "Lire tous les fichiers" dans la boîte de dialogue d'importation.
Boîte de dialogue d'importation des transactions bancaires
La boîte de dialogue offre une vue d'ensemble des fichiers traités, des paramètres utilisés et des transactions à importer. Vous pouvez modifier les paramètres dans la boîte de dialogue à tout moment, et les données sont recalculées immédiatement.
Onglet Dossier
Fournit un aperçu de l'importation et de la liste des fichiers contenant les transactions à importer.
Dans la zone "Sélectionner le dossier", vous pouvez voir le chemin du dossier choisi et le modifier à tout moment. Le programme indique si le dossier sélectionné n'est pas valide.
En cas de besoin de renommer le dossier, n'oubliez pas de mettre à jour le nom ici dans la boîte de dialogue également ; par défaut, le programme utilise le nom du dernier dossier enregistré et, si le dossier n'est pas trouvé, signale une erreur.
Si vous devez changer le nom des fichiers dans le dossier, vous pouvez le faire sans problème, car les fichiers sont reconnus en fonction de leur contenu et non de leur nom ; pour la même raison, s'il y avait deux fichiers avec le même contenu mais un nom différent, le programme les traiterait comme des copies l'un de l'autre et ne travaillerait qu'avec l'un d'eux, en ignorant l'autre.
Ignorer les sous-dossiers
Cette case à cocher vous permet d'ignorer le contenu de tous les sous-dossiers dans le dossier sélectionné. C'est utile, par exemple, si les fichiers camt relatifs à la comptabilité actuelle se trouvent dans le dossier sélectionné, tandis que ceux relatifs à la comptabilité passée (ou d'autres fichiers) sont placés dans des sous-dossiers. De cette manière, la lecture des données devient plus efficace. Par défaut, cette case est cochée. Les fichiers ignorés ne sont pas insérés dans la base de données.
En désactivant la case, toutes les données des fichiers camt dans les sous-dossiers seront lues et enregistrées dans la base de données, quel que soit leur date de création.
Ignorer les fichiers antérieurs à
Ce champ indique au programme de ne pas lire le contenu des fichiers plus anciens qu'une certaine date. Par défaut, les fichiers plus anciens que la date d'ouverture de la comptabilité sont uniquement enregistrés dans la base de données, mais leur contenu n'est jamais lu. Avec ce champ, vous pouvez définir une date qui remplace la date d'ouverture.
Lire tous les fichiers
Lit le contenu du dossier. Par défaut, le contenu du dossier est lu quotidiennement, mais en cliquant sur ce bouton, vous pouvez forcer la lecture immédiate du dossier. C'est utile si vous avez ajouté un nouveau fichier camt dans le dossier et souhaitez qu'il soit lu immédiatement pour importer ses transactions.
Onglet Comptes bancaires
L'onglet comptes bancaires regroupe la liste des comptes bancaires apparaissant dans la comptabilité. Pour chaque compte, les données de base sont affichées, ainsi que certaines informations qui peuvent varier en fonction de l'importation :
- Solde comptable : Le solde actuel dans la comptabilité.
- Dernier solde bancaire : Le solde bancaire le plus récent détecté dans les fichiers Camt.
- Nouvelles transactions : Le nombre de nouvelles transactions trouvées.
- Total des nouvelles transactions : Le total (solde) des transactions à importer.
- Dernier import : La date de la dernière lecture complète du dossier contenant les fichiers.
- Statut :
- À jour : Aucune nouvelle transaction n'a été trouvée pour ce compte.
- Nouvelles transactions : Certaines transactions ont été trouvées pour ce compte qui n'existent pas dans la comptabilité.
Onglet Détails des transactions
Affiche, regroupées par compte, les données de toutes les transactions devant être importées dans la comptabilité. Vous avez la possibilité d'exclure des transactions spécifiques ou toutes les transactions liées à un certain compte en utilisant des cases à cocher ; ces transactions exclues vous seront proposées à nouveau la prochaine fois que vous afficherez la boîte de dialogue.
Il n'est actuellement pas possible d'exclure définitivement une transaction de l'importation.
Considérer uniquement les transactions à partir de
Vous pouvez choisir de ne considérer que les transactions après une certaine date, qui est par défaut la date d'ouverture de la comptabilité. Le programme lit le contenu des fichiers enregistrés dans la base de données et vous présente une liste des transactions qui n'ont pas encore été importées dans la comptabilité. Vous pouvez définir une date à partir de laquelle considérer les nouvelles transactions pour l'importation.
Pour déterminer si une transaction existe déjà dans le fichier de comptabilité, le programme se base principalement sur l'ID de la transaction (colonne ExternalReference). Si les transactions dans la table Transactions n'ont pas d'ID, par exemple, parce qu'elles ont été importées via des fichiers CSV, et souvent cette information est omise par les banques dans les fichiers CSV, vous pouvez simplement entrer une date après la dernière transaction importée. De cette façon, le programme ne proposera pas d'importer les transactions avant cette date.
Toutes les nouvelles transactions importées à l'aide des fichiers Camt (052, 053 et 054) doivent être dotées d'un identifiant pour chaque transaction individuelle, tel que défini par la norme ISO20022.
Onglet Paramètres
Supprimer les données enregistrées
Actuellement, vous n'avez ici que la possibilité de supprimer les données de tous les imports enregistrés dans la base de données. Une fois la suppression confirmée, vous serez redirigé vers l'onglet Dossier, et vous verrez toutes les valeurs par défaut. Si vous souhaitez effectuer un nouvel import, cliquez simplement sur le bouton "Lire tous les fichiers".
Cette commande supprime uniquement le contenu des tables dans la base de données. Si vous souhaitez supprimer complètement la base de données, vous devez supprimer manuellement le fichier “*.db” qui est créé dans votre dossier.
La suppression des données de la base de données n'affecte pas les données dans la comptabilité.
Fichier de base de données
Le programme utilise une base de données SQlite pour enregistrer les données d'importation.
La première fois que vous utilisez cette fonction, dans le dossier sélectionné, si celui-ci est valide, le programme enregistre le fichier de base de données (*.db).
Ce fichier doit rester à son emplacement et ne doit pas être déplacé, car le programme le recherchera. Si vous déplacez ou supprimez accidentellement le fichier .db, le programme en créera un nouveau. Chaque fois que le programme crée un nouveau fichier .db, il doit lire à nouveau tout le contenu du dossier de fichiers.
La base de données enregistre toutes les données relatives aux fichiers lus en différentes étapes :
- Enregistre la liste des fichiers dans les dossiers. S'il est indiqué dans le dialogue d'ignorer les sous-dossiers, les fichiers dans les sous-dossiers ne sont pas enregistrés (par défaut activé).
- Enregistre la liste des comptes bancaires (et les informations associées) présents dans la comptabilité. Si ces données sont modifiées dans la comptabilité, la base de données mettra à jour ses informations.
- Enregistre la liste des transactions trouvées dans les fichiers ouverts et lus.
- Enregistre l'historique des imports (Qui l'a effectué, quand et avec quelle version du logiciel).
Fichier journal
Banana génère également un fichier journal pendant le processus d'importation. Ce fichier peut être utile pour les développeurs en cas de problèmes lors du processus d'importation, pour comprendre ce qui s'est mal passé.
Contactez notre équipe de support, et elle vous aidera à localiser le fichier dans votre répertoire actif.
Dépannage
- Si vous ne voyez aucune transaction à importer mais que le dossier sélectionné est correct, veuillez vérifier :
- Si les comptes bancaires insérés dans la table des comptes sont corrects.
- Si la période comptable comprend les transactions que vous essayez d'importer.