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Per poter mantenere la contabilità aziendale aggiornata, è fondamentale importare regolarmente i movimenti bancari. I movimenti permettono di automatizzare il processo di contabilizzazione, evitando l'inserimento manuale delle singole registrazioni ed eventuali errori.
Dove scaricare i movimenti
I documenti contenenti le transazioni bancarie, indipendentemente dalla modalità di acquisizione, dovrebbero essere sempre salvati nella stessa cartella. Questa può trovarsi all’interno della cartella principale della contabilità oppure in una esterna. Per una gestione ordinata, è consigliabile dare una struttura alle cartelle creando una cartella generale e sottocartelle più specifiche: in questo modo si riduce il rischio di errori, soprattutto nel caso si decida di importare i movimenti manualmente.
Mantenendo i dati sempre nella stessa posizione, si evitano problemi di importazione e non è necessario aggiornare ogni volta il percorso predefinito per l’importazione. Inoltre, è sconsigliato aprire e modificare questi file prima dell’importazione, poiché ciò può causare errori nel riconoscimento delle transazioni.
Diversi formati dei file con movimenti bancari
Il nostro software offre numerose estensioni che permettono di importare i dati contabili in diversi formati. Tra i formati più comuni troviamo CAMT, CSV e XLSX.
Il formato CAMT (Cash Management), definito dallo standard ISO 20022, è utilizzato dalle banche per fornire estratti conto elettronici in modo strutturato. I file contengono informazioni dettagliate come data, importo, descrizione e riferimenti di ogni transazione. Sono disponibili diverse tipologie di file CAMT:
- camt.052: estratto conto intraday (movimenti durante la giornata)
- camt.053: estratto conto di fine giornata
- camt.054: notifica di addebiti e accrediti con dettagli delle singole operazioni
Il formato CSV (Comma-Separated Values) è un file di testo che utilizza le virgole per separare i dati contenuti all'interno delle singole celle di una tabella. Questo formato è compatibile con la maggior parte dei software. Il formato CSV è diverso per ogni banca e viene aggiornato regolarmente.
Il formato XLSX è un file di Microsoft Excel utilizzato per archiviare fogli di calcolo. Il file XLXS è in grado di contenere dati, formule, formattazioni, grafici e più fogli di lavoro all’interno dello stesso documento.
Di recente abbiamo sviluppato una nuova estensione che consente di importare i file CAMT di tutte le banche, rendendo l’acquisizione dei movimenti ancora più semplice e immediata.
Modalità per scaricare i movimenti
Le modalità principali per ottenere questi dati sono tre:
- L'online banking
- Il multibanking
- Il software della Mammut Soft Computing AG
A dipendenza della modalità adottata, bisogna prestare più o meno attenzione alla collocazione dei file. Lo scaricamento manuale dal portale bancario richiede maggiore attenzione.
Online banking
Il metodo manuale, tradizionale e più diffuso, prevede l’accesso diretto al portale di online banking della propria banca. Una volta effettuato il login, è possibile navigare alla sezione dedicata ai movimenti del conto e scaricare i file in uno dei formati standard compatibili con i software di contabilità.
Questo processo, seppur semplice, richiede un’interazione manuale: l’utente deve accedere alla piattaforma bancaria, selezionare il conto e scaricare e salvare i file sul proprio computer per poi importarli nel software contabile.
Multibanking
Il multibanking rappresenta un'evoluzione rispetto ai metodi manuali tradizionali, pensata per aziende o professionisti che gestiscono innumerevoli conti correnti distribuiti su banche diverse. Grazie a questa funzionalità, è possibile accedere a una sola piattaforma o interfaccia di e-banking che aggrega più conti, anche appartenenti a istituti differenti, semplificando così l’interazione con ciascuna banca. La maggior parte delle soluzioni multibanking si basa sullo standard internazionale EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard), che garantisce uno scambio sicuro di informazioni e ordini di pagamento tra le aziende e le banche.
Le principali fasi per l’implementazione del multibanking sono:
- Aggiornamento del contratto con la banca principale
Il primo passo consiste nel contattare la banca principale per richiedere l’attivazione del servizio multibanking. Sarà necessario sottoscrivere un’integrazione al contratto esistente, che autorizza la banca ad agire come gestore di più conti bancari. - Sottoscrizione dei mandati con le banche collegate
Per ogni banca terza che si desidera collegare, è necessario firmare un’autorizzazione che consenta alla banca principale di accedere alle informazioni dei conti corrispondenti. - Abilitazione tecnica e fornitura delle credenziali
Una volta completati i passaggi contrattuali, sarà necessario seguire le istruzioni tecniche per abilitare l’accesso tramite API o strumenti di terze parti. Questo potrà includere la fornitura delle credenziali o l’attivazione di specifiche modalità di autenticazione.
Una volta collegate tutte le relazioni bancarie, è possibile scaricare in modo centralizzato i movimenti e i dati bancari, ed elaborare le operazioni di pagamento da un unico strumento. Pur restando in parte un processo manuale, il multibanking consente di ottimizzare tempi e risorse, riducendo il numero di accessi e semplificando la gestione complessiva.
Software della Mammut Soft Computing AG
Una soluzione più moderna e completamente automatizzata è offerta dal software sviluppato dalla Mammut Soft Computing AG. Questo sistema, una volta implementato, permette di saltare completamente il passaggio manuale di download dei file bancari perché il salvataggio avviene automaticamente in una cartella stabilita durante l’implementazione.
Il software è focalizzato sulle interfacce di scambio dati tra le banche e le aziende, offrendo il collegamento a molteplici banche nel mondo e recuperando in modo sicuro e automatizzato i dati bancari nei formati necessari. Questi dati vengono poi sincronizzati automaticamente con il gestionale contabile, rendendo superfluo l'intervento dell’utente.
I passaggi da seguire per iniziare a utilizzare il software Mammut Soft Computing AG sono i seguenti:
- Scelta della soluzione
In base alle esigenze, si può optare per la soluzione in cloud o l’installazione on-premise, quest’ultima consiste nell’installazione fisica sui dispositivi dell'utente. - Configurazione delle connessioni bancarie
Per consentire la configurazione e l’attivazione del collegamento con le banche, è necessario sottoscrivere i relativi contratti bancari. Questi collegamenti con le banche (EBICS, SWIFT, API) permettono di scaricare estratti conto e inviare pagamenti. Mammut fornisce assistenza per l’attivazione presso le banche. - Autorizzazione per l'accesso ai conti
Il cliente, per il quale viene tenuta la contabilità, concede al fiduciario l’accesso ai propri dati, affinché tutte le informazioni necessarie siano disponibili. - Integrazione con il software contabile/gestionale
Il software viene collegato al sistema contabile o gestionale interno per l’esportazione e l’importazione automatica dei dati bancari.
Il vero valore aggiunto del software è il costante aggiornamento della contabilità: download automatizzati da tutte le banche e sincronizzazione diretta con il sistema contabile assicurano che i dati siano sempre aggiornati e pronti all’uso.
Importazione e contabilizzazione automatizzata
Una volta che abbiamo a disposizione i movimenti, è possibile usufruire delle diverse funzionalità offerte da Banana. Qualsiasi sia la modalità stabilita per lo scaricamento dei dati bancari, la funzione “Importa movimenti bancari in formato ISO 20022 (avanzato) [BETA]” permette di automatizzare l’aggiornamento della contabilità in modalità partita doppia o entrate/uscite sfruttando i file CAMT (052/053/054). Il programma legge i file XML da una cartella designata, li salva in un database locale, identifica le transazioni nuove non ancora registrate e le propone per l’importazione, evitando duplicati.
I movimenti bancari, una volta importati, grazie alle nostre regole di completamento automatico (piano Advanced) vengono trasformati automaticamente in operazioni contabili complete, risparmiando tempo ed evitando errori di inserimento. In questo modo la contabilità viene effettuata in maniera più veloce, efficiente ed accurata.