Dans cet article
Pour maintenir la comptabilité de l'entreprise à jour, il est essentiel d'importer régulièrement les écritures bancaires. Ces écritures permettent d'automatiser le processus de comptabilisation, en évitant la saisie manuelle de chaque opération et les éventuelles erreurs.
Où télécharger les écritures
Les documents contenant les écritures bancaires, quelle que soit la méthode d'acquisition, doivent toujours être enregistrés dans le même dossier. Ce dossier peut se trouver dans le dossier principal de la comptabilité ou dans un emplacement externe. Pour une gestion organisée, il est conseillé de structurer les dossiers en créant un dossier général et des sous-dossiers plus spécifiques : cela permet de réduire les risques d'erreurs, surtout si les écritures sont importées manuellement.
En conservant les fichiers toujours au même emplacement, on évite les problèmes d'importation et il n'est pas nécessaire de modifier à chaque fois le chemin par défaut. De plus, il est déconseillé d'ouvrir et de modifier ces fichiers avant l'importation, car cela pourrait compromettre la reconnaissance correcte des écritures.
Différents formats de fichiers pour les écritures bancaires
Notre logiciel propose de nombreuses extensions qui permettent d'importer les données comptables dans différents formats. Parmi les formats les plus courants, on trouve CAMT, CSV et XLSX.
et XLSX.
Le format CAMT (Cash Management), défini par la norme ISO 20022, est utilisé par les banques pour fournir des relevés électroniques structurés. Les fichiers contiennent des informations détaillées telles que la date, le montant, la description et les références de chaque écriture. Il existe différents types de fichiers CAMT :
- camt.052 : relevé intrajournalier (écritures pendant la journée)
- camt.053 : relevé de fin de journée
- camt.054 : notification de débits et crédits avec les détails de chaque opération
Le format CSV (Comma-Separated Values) est un fichier texte qui utilise des virgules pour séparer les données dans les cellules d’un tableau. Ce format est compatible avec la plupart des logiciels. Le format CSV varie selon les banques et est mis à jour régulièrement.
Le format XLSX est un fichier Microsoft Excel utilisé pour stocker des feuilles de calcul. Le fichier XLSX peut contenir des données, des formules, des mises en forme, des graphiques et plusieurs feuilles de calcul dans un seul document.
Nous avons récemment développé une nouvelle extension qui permet d'importer les fichiers CAMT de toutes les banques, rendant l'importation des écritures encore plus simple et rapide.
Méthodes pour télécharger les écritures
Les méthodes principales pour obtenir ces données sont au nombre de trois :
- Le e-banking
- Le multibanking
- Le logiciel de Mammut Soft Computing AG
Selon la méthode utilisée, il faut accorder plus ou moins d’attention à l’emplacement des fichiers. Le téléchargement manuel depuis le portail bancaire nécessite une attention particulière.
E-banking
La méthode manuelle, traditionnelle et la plus répandue, consiste à accéder directement au portail e-banking de votre banque. Une fois connecté, il est possible d’accéder à la section dédiée aux mouvements du compte et de télécharger les fichiers dans l’un des formats standard compatibles avec les logiciels comptables.
Ce processus, bien que simple, demande une interaction manuelle : l’utilisateur doit se connecter à la plateforme bancaire, sélectionner le compte, télécharger et enregistrer les fichiers sur son ordinateur, puis les importer dans le logiciel comptable.
Multibanking
Le multibanking représente une évolution par rapport aux méthodes manuelles traditionnelles, pensée pour les entreprises ou les professionnels qui gèrent de nombreux comptes courants répartis sur différentes banques. Grâce à cette fonctionnalité, il est possible d'accéder à une seule plateforme ou interface d’e-banking qui agrège plusieurs comptes, même appartenant à des établissements différents, simplifiant ainsi l’interaction avec chaque banque. La plupart des solutions de multibanking sont basées sur la norme internationale EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard), qui garantit un échange sécurisé des informations et des ordres de paiement entre les entreprises et les banques.
Les principales étapes pour la mise en œuvre du multibanking sont :
- Mise à jour du contrat avec la banque principale
La première étape consiste à contacter la banque principale pour demander l’activation du service multibanking. Il sera nécessaire de signer un avenant au contrat existant, autorisant la banque à agir comme gestionnaire de plusieurs comptes bancaires. - Signature des mandats avec les banques connectées
Pour chaque banque tierce que l’on souhaite connecter, il faut signer une autorisation permettant à la banque principale d’accéder aux informations des comptes concernés. - Activation technique et fourniture des identifiants
Une fois les étapes contractuelles terminées, il faut suivre les instructions techniques pour activer l’accès via API ou des outils tiers. Cela peut inclure la fourniture des identifiants ou l’activation de modes d’authentification spécifiques.
Une fois toutes les connexions bancaires établies, il est possible de télécharger les mouvements et données bancaires de manière centralisée, et de traiter les paiements à partir d’un seul outil. Bien que cela reste partiellement un processus manuel, le multibanking permet d’optimiser le temps et les ressources, en réduisant le nombre d’accès et en simplifiant la gestion globale.
Logiciel de Mammut Soft Computing AG
Une solution plus moderne et entièrement automatisée est offerte par le logiciel développé par Mammut Soft Computing AG. Ce système, une fois mis en œuvre, permet d’éliminer complètement le téléchargement manuel des fichiers bancaires, car l’enregistrement est effectué automatiquement dans un dossier défini lors de l’installation.
Le logiciel se concentre sur les interfaces d’échange de données entre les banques et les entreprises, offrant la connexion à de nombreuses banques dans le monde et récupérant de manière sécurisée et automatique les données bancaires dans les formats nécessaires. Ces données sont ensuite synchronisées automatiquement avec le logiciel comptable, rendant inutile l’intervention de l’utilisateur.
Les étapes à suivre pour commencer à utiliser le logiciel Mammut Soft Computing AG sont les suivantes :
- Choix de la solution
Selon les besoins, vous pouvez opter pour une solution cloud ou une installation locale, cette dernière étant une installation physique sur les appareils de l'utilisateur. - Configuration des connexions bancaires
Pour configurer et activer les connexions avec les banques, il est nécessaire de signer les contrats bancaires correspondants. Ces connexions (EBICS, SWIFT, API) permettent de télécharger les relevés de compte et d’envoyer des paiements. Mammut fournit une assistance pour l’activation auprès des banques. - Autorisation d’accès aux comptes
Le client, pour lequel la comptabilité est tenue, donne accès à ses données au fiduciaire afin que toutes les informations nécessaires soient disponibles. - Intégration avec le logiciel comptable/ERP
Le logiciel est connecté au système comptable ou de gestion interne pour l’exportation et l’importation automatiques des données bancaires.
La véritable valeur ajoutée du logiciel est la mise à jour constante de la comptabilité : les téléchargements automatisés depuis toutes les banques et la synchronisation directe avec le système comptable garantissent que les données sont toujours à jour et prêtes à l'emploi.
Importation et comptabilisation automatisée
Une fois que nous disposons des écritures, il est possible d’exploiter les différentes fonctionnalités offertes par Banana. Quelle que soit la méthode choisie pour télécharger les données bancaires, la fonction « Importer les écritures bancaires au format ISO 20022 (avancé) [BETA] » permet d’automatiser la mise à jour de la comptabilité en mode en partie double ou recettes/dépenses à l’aide des fichiers CAMT (052/053/054). Le programme lit les fichiers XML depuis un dossier défini, les enregistre dans une base de données locale, identifie les écritures nouvelles non encore enregistrées et les propose à l’importation, en évitant les doublons.
Une fois importées, les écritures bancaires sont automatiquement transformées en écritures comptables complètes grâce à nos règles de saisie automatique (plan Advanced), ce qui permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs de saisie. La comptabilité est ainsi réalisée de manière plus rapide, efficace et précise.