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Le tableau des Écritures est déjà préréglé avec une série de colonnes et de vues.
Les colonnes
Les colonnes listées ci-dessous et précédées d'un * ne sont normalement pas visibles. Pour les rendre visibles, utiliser la commande Données → Organiser colonnes.
Date
La date qui est insérée dans cette colonne, est celle que le programme utilise pour attribuer l'écriture à une période. La date doit être située dans la période comptable définie dans Propriétés Fichiers (Données de base) de la comptabilité, où dans les options elle peut être indiquée comme obligatoire, autrement la valeur peut être vide. Si des écritures ont été bloquées, le programme signalera une erreur lorsque l'on insère une date inférieure ou égale à la date du bloc.
*Date Pièce
On peut y indiquer la date de la pièce, par exemple, la date d'émission d'une facture.
*Date valeur
On peut y indiquer la date valeur de l'opération bancaire. La valeur est importée d'un extrait de compte en format électronique.
Pièce
Le numéro de la pièce justificative qui est la base pour l'écriture comptable. Quand vous introduisez les écritures, il est conseillé d'indiquer un numéro progressif sur le document, de façon à pouvoir facilement retrouver la pièce comptable.
La fonction de saisie semi-automatique suggère des valeurs progressives et des codes d'écriture définis précédemment dans le tableau Écritures répétées.
Le programme propose le numéro suivant du document, qui peut être repris avec la touche F6.
- Numérotation numérique, le programme incrémente simplement la valeur plus élevée trouvée dans la colonne Doc;
- Numérotation alphanumérique, le programme incrémente la partie numérique finale; cette fonction est utile si l'on veut tenir des numérotations séparées pour la caisse ou la banque.
- Si précédemment C-01 a été inséré, et vous commencez à taper C, le programme propose C-02.
- Si précédemment B104 a été inséré, et vous commencez à taper B, le programme propose B105.
- Si précédemment D10-04 a été inséré, et vous commencez à taper D, le programme propose D10-05.
Dans les écritures répétées vous pouvez prédisposer des groupes d'écritures qui seront reprises au moyen d'un code dans le tableau Écritures.
Pour ajouter une grande quantité de numéros, vous pouvez éventuellement profiter d'Excel. Créez dans Excel la quantité désirée de numéros de pièces et copier et coller dans la colonne Pièce du tableau Écritures de Banana Comptabilité.
*PièceProtocole
Une colonne supplémentaire si l'on veut attribuer une autre numération aux écritures ou au document. La fonction de saisie semi-automatique suggère une valeur progressive qui fonctionne de la même façon que la colonne Pièce. Il est utilisé par exemple :
- Lorsque vous devez attribuer un numéro progressif aux écritures, qui est différent du numéro de document.
- Si les écritures sont saisies par d'autres personnes, à l'aide d'un autre fichier, puis elles sont importées dans la comptabilité. De cette façon, vous pouvez avoir à la fois une numérotation progressive se référant à la comptabilité et le numéro d'origine.
*PièceType
Contient un code que le programme utilise pour identifier un type d'écriture. Si l'on préfère utiliser des codes personnels, il vaut mieux ajouter une autre colonne.
- 01 - Dans les rapports, cette écriture est considérée comme une écriture d'ouverture, donc elle ne figure pas dans la période, mais dans les Soldes d'ouverture.
- du 10 au 19 codes pour les factures clients
- du 20 au 29 codes pour les factures fournisseurs
- du 30 au 1000 codes réservés à des fins futures
*Numéro de la facture
Un numéro de facture émise ou payée qui est utilisé avec la fonction de contrôle-factures pour Clients et Fournisseurs.
*PièceOriginal
Le numéro de référence présent sur une pièce; pour insérer, par exemple, le numéro d'une note de crédit.
*PièceLien menant à un fichier externe
Dans cette colonne, vous insérez un lien vers un fichier externe, généralement vers la fiche comptable. Voir Insertion, modification et ouverture de liens.
- Lorsqu'un lien a été inséré dans la cellule, une petite icône apparaît et lorsque vous cliquez dessus, le programme ouvre le document, mais uniquement s'il s'agit d'une extension considérée comme sûre.
- L'autre petite icône permet d'insérer et de modifier le lien
*Référence Externe
Numéro de référence éventuel attribué par un programme qui a généré cette opération. Cette valeur peut servir à s'assurer qu'une même opération ne soit pas importée deux fois.
Libellé
Le texte de l'écriture.
La fonction de saisie semi-automatique suggère le texte d'une écriture déjà insérée, ou insérée l'année précédente si l'option appropriée est active.
En pressant la touche F6, le programme reprend les données de la ligne précédente avec le même libellé et complète les champs de la ligne actuelle.
Si le libellé commence par #CheckBalance, l'écritures est considérée comme une écriture pour le contrôle du solde. Pour de plus amples informations, nous vous renvoyons vers la page d'explications Contrôler la Comptabilité.
*Notes
Sert à ajouter des notes à l'écriture.
Compte Débit
Le compte qui sera débité.
- Dans le compte Débit, on peut aussi insérer des segments, habituellement séparés d'un ":" ou d'un "-".
En pressant la touche du signe de séparateur de segment on passe immédiatement au segment suivant. - Si, par contre, vous pressez la touche Enter, l'introduction se termine et le programme passe à la colonne suivant.
- La fonction de saisie semi-automatique propose les comptes et les segments présents dans le plan comptable.
- On peut aussi insérer un texte de recherche et le programme affichera tous les comptes qui contiennent ce texte dans une des colonnes.
*Compte Débit Description
La description du compte inséré, reprise du plan comptable
Compte Crédit
Le compte qui sera crédité. Pour le reste, nous renvoyons l'utilisateur à l'explication sous "Compte Débit".
*Compte Crédit Description
La description de ce compte, reprise du plan comptable
Montant
Le montant qui sera inséré sur le compte Débit et le compte Crédit.
*Solde
La colonne Solde indique la somme du Débit et du Crédit. Un montant n'est donc affiché que pour les entrées sur plusieurs comptes. A la fin de l'écriture, le solde doit être nul. Si un montant est répété, cela signifie qu'il y a une erreur.
Les colonnes TVA
Pour une explication des colonnes TVA, veuillez consulter la page Écritures de la gestion TVA.
CC1
Le compte d'un centre de coût précédé par "." à insérer toutefois sans le ".".
Si le sigle est précédé du signe moins "-P1", le montant sera écrit en crédit.
*CC1 Description
La description du centre de coût, reprise du plan comptable
CC2
Le compte d'un centre de coût précédé par "," à insérer toutefois sans le ",".
Si le sigle est précédé du signe moins "-P2), le montant sera écrit en crédit.
*CC2 Description
La description du centre de coût reprise du plan comptable
CC3
Le compte d'un centre de coût précédé par ";" à insérer toutefois sans le ";".
Si le sigle est précédé du signe moins (-P3), le montant sera écrit en crédit.
*CC3 Description
La description du centre de coût, reprise du plan comptable
*Date d'échéance
La date pour laquelle cette facture doit être payée. Consultez les sous-menus Clients et Fournisseurs
*Date Paiement
Utilisée en combinaison avec la commande "Afficher échéances".
En revanche, pour utiliser les fonctions de contrôle clients et fournisseurs pour le paiement, il faut enregistrer une écriture pour l'émission de la facture et une autre pour le paiement.
*Bloc Numéro, Bloc Montant, Bloc Progressif, Bloc Ligne
Voir la fonction Bloquer écritures.
Colonnes supplémentaires
Avec la commande Outils -> Ajouter de nouvelles fonctions -> Ajouter la colonne Articles dans le tableau Écritures, les colonnes suivantes sont ajoutées :
ProduitsId
L'identificateur de l'article dans le tableau Articles. Si vous insérez un poste dans le tableau Articles, la description, l'unité, le prix unitaire, le code TVA et le compte sont pris en compte.
Quantité
La quantité multipliée par le prix unitaire donne le montant total (peut aussi être un nombre négatif).
Unité
Une description se référant à la quantité, par exemple : m², tonne, pcs.
Prix/Unité
Le prix de chaque unité, qui multiplié par la quantité donne le montant total (peut aussi être un nombre négatif).
Si une valeur a été saisie dans les colonnes Quantité ou Prix unitaire, le montant est calculé en fonction du contenu de ces deux colonnes et converti en une valeur positive.
Ajouter de nouvelles colonnes
Avec la commande Organiser colonnes, des colonnes vous pouvez afficher, masquer, déplacer les séquences, et ajouter d'autres colonnes ou indiquer de ne pas imprimer certaines colonnes.
- Les colonnes ajoutées dans le tableau Écritures seront aussi ajoutées dans les tableaux Écritures répétées, Fiche de compte, Résumé TVA sans être affichées.
Pour afficher ces colonnes dans les autres tableaux, il faut utiliser la commande Organiser colonnes. - Si vous ajoutez une colonne Montant, les montants insérés seront inclus dans la fiche de compte.
Vues
Quand une nouvelle comptabilité est créée, les vues suivantes sont automatiquement créées.
- Base: les colonnes principales.
- Centres de coût: les colonnes CC1, CC2 et CC3.
- Échéances: les colonnes Date d'échéance et Date de paiement.
- Bloc: les colonnes du Bloc.
La commande Organiser vues, permet de personnaliser les vues et il est également possible d'en créer d'autres.
La commande Mise en page, permet de modifier le mode d'impression de la vue.