Regeln aus der Tabelle Buchungen

Eine der Methoden zur Erstellung von Regeln erfolgt über die Tabelle Buchungen.

Die Hauptvorteile sind die folgenden:

• Sie arbeiten direkt in der Tabelle Buchungen, die Sie bereits regelmässig nutzen. Sie sind mit der Tabelle bereits vertraut.
• Sie sehen alle Spalten.
• Sie erstellen die Regeln ganz einfach, indem Sie die importierten Buchungen vervollständigen.
  Die Buchungen müssen nur beim ersten Erstellen der Regeln manuell vervollständigt werden. Für nachfolgende Importe wendet das Programm die bereits erstellten Regeln auf die neuen importierten Datensätzen an.
• Schnelligkeit bei der Erstellung von Regeln.
• Sie wählen die Zeilen mit den vervollständigten Buchungen aus und mit einem einzigen Klick erstellen Sie alle Regeln in der 'Tabelle wiederholende Buchungen'. Sie müssen nur die Beschreibung jeder Regel anpassen, um eine genaue Übereinstimmung für zukünftige Buchungen zu gewährleisten.
• Sie müssen keine Regeln über zusätzliche Dialoge einfügen.
• Sie müssen die Daten der Regeln nicht manuell in der 'Tabelle wiederholende Buchungen' eingeben.

Nachfolgend wird die vollständige Vorgehensweise zur Erstellung von Regeln aus der Tabelle Buchungen beschrieben. 

Bankbewegungen importieren

In der Tabelle Buchungen importieren Sie Bewegungen aus dem Bank-, Post- oder Kreditkartenauszug.  

Importierte Datensätzen vervollständigen

Für jede importierte Transaktion geben Sie das Gegenkonto, den MWST/USt-Code, die Kostenstelle oder andere erforderliche Informationen ein.

Wenn Sie eine Bewegung importieren, die auf mehreren Zeilen erfasst werden muss, fügt das Programm eine einzige Buchungszeile mit dem Gesamtbetrag und einem temporären Gegenkonto [CA] ein

So vorgehen:

• Entfernen Sie das temporäre Gegenkonto [CA] aus der Buchung.
• Fügen Sie neue Zeilen nach der Transaktion hinzu. Für jede Zeile geben Sie die vollständige Buchung mit Beschreibung, Gegenkonto, Betrag, ggf.  MWST/USt-Code und Kostenstelle ein.
  
  

Regeln erstellen

Ausgehend von den vervollständigten Datensätzen können Sie Regeln erstellen:

• Wählen Sie in der Tabelle Buchungen die Buchungen aus, auf die Sie die Regeln anwenden möchten.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Bewegung ohne Regel > Regel aus der Buchung erstellen.
  Alternativ können Sie über das Menü Aktionen > Sich wiederholende Buchungen > Regel aus der Buchung erstellen ausführen.
  
  

Alle ausgewählten Buchungen werden in die Tabelle wiederholende Buchungen übernommen, genau so, wie sie in der Tabelle Buchungen vervollständigt wurden.

Regeln vervollständigen

Die Regeln sind in der Tabelle wiederholende Buchungen zu vervollständigen und zwar wie folgt:

• Spalte 'Beschreibung' bearbeiten
• In der Spalte Beschreibung geben Sie den Text ein, nach dem in den importierten Buchungen gesucht werden soll. Zunächst verwendet das Programm automatisch die Beschreibung, die in der importierten Transaktion gefunden wurde.
  Ersetzen Sie diesen Text mit einem oder mehreren Schlüsselwörtern, damit das Programm Übereinstimmungen in der Beschreibung der importierten Transaktion finden kann (z.B. + Versicherung Best Insurance).
• Für Buchungen auf mehreren Zeilen (Sammelbuchungen/split rows) bearbeiten Sie die Spalte Beleg (Doc).
  In der ersten Regelzeile geben Sie in der Spalte Gegenkonto Eckklammern [] ein.
  In den folgenden Regelzeilen geben Sie in der Spalte Beleg (Doc) !RuleSplit ein (siehe Zeilen 7, 8, 9 in der folgenden Abbildung).
  
  

Die beschriebene Vorgehensweise muss nur einmal durchgeführt werden, um die Regeln einzurichten. Bei späteren Importen der Datensätzen werden die gefundenen Regeln automatisch angewendet. Sie müssen nur neue importierte Bewegungen ohne Regel mit demselben Verfahren vervollständigen.
Um alle importierten Bewegungen in der Tabelle Buchungen zu finden, die keine Regel haben, können Sie die temporäre Zeilen- Filterfunktion verwenden, wobei Sie den Text [CA] eingeben.