Regels aanmaken vanuit de tabel Transacties

Een van de manieren om regels aan te maken is vanuit de tabel Boekingen. De belangrijkste voordelen zijn:

• U werkt rechtstreeks in de tabel Boekingen, die u al regelmatig gebruikt en waarmee u vertrouwd bent.
• U ziet alle kolommen.
• U maakt regels aan door eenvoudigweg de geïmporteerde boekingen aan te vullen.
  U hoeft de boekingen alleen de eerste keer handmatig aan te vullen, wanneer u de regels aanmaakt. Bij volgende importbewerkingen past het programma de eerder aangemaakte regels automatisch toe op de nieuw geïmporteerde transacties.
• Snel regels aanmaken.
  U selecteert de rijen met de aangevulde boekingen en maakt met één klik alle regels aan in de tabel Terugkerende boekingen. U hoeft alleen de beschrijving van elke regel aan te passen om ervoor te zorgen dat toekomstige transacties correct worden herkend.
• U hoeft de regels niet via extra dialoogvensters in te voeren.
• U hoeft niet alle gegevens van de regels handmatig in de tabel Terugkerende boekingen in te voeren.

Hieronder wordt de volledige procedure beschreven om regels aan te maken vanuit de tabel Boekingen.

Transacties importeren

Importeer de transacties van uw bankafschrift, postrekeningafschrift of creditcardafschrift in de tabel Boekingen.

Geïmporteerde boekingen aanvullen

Voer voor elke geïmporteerde boeking de tegenrekening, de btw-code, de kostenplaats of andere gegevens in.

Wanneer u een transactie importeert die op meerdere rijen moet worden geboekt, voegt het programma één boeking toe met het totale bedrag en de tijdelijke tegenrekening [CA].

Ga als volgt te werk:

• Verwijder de tijdelijke tegenrekening [CA] uit de boeking.
• Voeg nieuwe rijen toe onder de boeking. Voer voor elke rij de volledige boeking in, met beschrijving, tegenrekening, bedrag en eventueel de btw-code en kostenplaats.
  
  

Regels aanmaken

Op basis van de aangevulde boekingen kunt u regels aanmaken:

• Selecteer in de tabel Boekingen de boekingen waarvoor u regels wilt aanmaken.
• Klik met de rechtermuisknop op een transactie zonder regels  > Regels aanmaken vanuit selectie.
  U kunt ook het menu Acties > Terugkerende boekingen > Regels aanmaken vanuit selectie gebruiken.
  
  

Alle geselecteerde boekingen worden overgebracht naar de tabel Terugkerende boekingen, precies zoals ze in de tabel Boekingen zijn aangevuld.

Regels aanvullen

In de tabel Terugkerende boekingen moet u de regels verder aanvullen:

• Wijzig de kolom Beschrijving.
  Pas de beschrijving aan die in de transacties van het geïmporteerde bankafschrift moet worden gezocht. Aanvankelijk neemt het programma automatisch de beschrijving over van de geïmporteerde transactie.
  Vervang deze tekst door een of meer trefwoorden, zodat het programma overeenkomsten kan vinden in de beschrijving van de geïmporteerde transactie (bijvoorbeeld + Verzekering Best Insurance).
  Zie ook Voorwaarde voor de beschrijving.
• Kolommen Debetrekening en Creditrekening
  In de kolommen Debet en Credit worden de tegenrekening en de bankrekening gebruikt voor de import weergegeven.
  • Controleer eerst of de opgegeven tegenrekening de gewenste rekening is. Als dit niet het geval is, pas deze dan aan.
  • De hoofdrekening voor de import, die wordt gebruikt om overeenkomende boekingen te identificeren, mag geen rekening als commentaar zijn (een rekening tussen vierkante haken). 
    Als de rekening overeenkomt met de hoofdrekening van de bank waarvan de transacties worden geïmporteerd en tussen vierkante haken staat, moet u de vierkante haken verwijderen. Anders wordt de regel niet correct toegepast.
    Dit kan voorkomen bij gedetailleerde transacties die uit het bankafschrift zijn geïmporteerd en waarvoor nog geen specifieke regels bestaan.
  • U kunt ook de importrekening verwijderen en alleen de tegenrekening behouden. In dat geval wordt de regel toegepast op basis van de kolom Beschrijving (overeenkomst met de beschrijving van de transactie) en is deze geldig voor alle bankrekeningen die voor de import worden gebruikt.
• Wijzig bij boekingen op meerdere rijen de kolom Doc.
  Voer op de eerste boekingsrij in de kolom van de tegenrekening lege vierkante haken [] in.
  Voer op de volgende rijen in de kolom Doc !RuleSplit in (zie rijen 7, 8 en 9 in de onderstaande afbeelding).
  
  

U hoeft deze procedure alleen de eerste keer uit te voeren om de regels in te stellen. Bij volgende importbewerkingen worden de gevonden regels automatisch toegepast op de geïmporteerde transacties. U hoeft alleen de nieuwe geïmporteerde transacties waarvoor nog geen regel bestaat, volgens dezelfde procedure aan te vullen.
Om alle geïmporteerde transacties in de tabel Boekingen te vinden waarvoor nog geen regel bestaat, kunt u de functie Rijen filteren gebruiken door de tekst "[CA]" in te voeren.