Verschiedene Operationen Kunden

Um Kunden besser verwalten zu können, erklären wir im Folgenden einige sehr wichtige Funktionen und Einstellungen, um die Arbeit zu beschleunigen und die Berichte korrekt zu erhalten.

• Spalte Rechnung in der Tabelle Buchungen anzeigen
• Rechnungsdaten automatisch vervollständigen
• Rechnungszeilen extrahieren und Verknüpfung von Rechnungen öffnen
• Spalten für Adressen aktivieren (fakultativ)
• Fälligkeitsdatum der Rechnungen definieren
• Einstellungen Kunden vornehmen
   

 Spalte Rechnung in der Tabelle Buchungen anzeigen

Wenn die Spalte Rechnung in der Tabelle Buchungen nicht sichtbar ist, kann sie über das Menü Daten → Spalten einrichten → Spalte DocRechnung aktiviert werden.

Die Eingabe der Rechnungsnummer ist für verschiedene Automatismen des Programms sehr wichtig, die die Verarbeitung der verschiedenen Berichte und den Abschluss des Betrags in der Kundendatei betreffen, wenn die Rechnung eingezogen wird.

Wenn Sie in der Spalte Rechnung auf die Zelle klicken, gelangen Sie zu der im PDF-Format gespeicherten Rechnung.

 Automatische Vervollständigung der Rechnungsdaten

Beim Buchen einer Zahlung oder einer Berichtigung von einer ausgestellten Rechnung macht das Programm Vorschläge zur Vervollständigung der Buchung auf automatische Art. Dabei wird wie folgt vorgegangen:

• Erstellen Sie eine neue Eingabezeile und fügen Sie das Datum und eine eventuelle Belegnummer hinzu.
• In der Spalte Rechnung die Taste F2 drücken:
  • worauf die Liste der noch offenen Rechnungen erscheint. Wird eine Rechnungsnummer oder eine Kundennummer eingeben, wird die Liste anhand dies eingegebenen Textes gefiltert.
  • Wählen Sie die gewünschte Rechnung aus der Liste aus und drücken Sie die Eingabetaste. Das Programm vervollständigt den Eintrag automatisch mit der Beschreibung, dem Soll- oder Habenkonto und dem Betrag. Natürlich können die Daten auch manuell bearbeitet werden.
•  Es ist möglich, nicht nur das Datum, sondern auch das Kundenkonto anzugeben, bevor Sie die Taste F2 drücken, um die Liste der offenen Rechnungen anzuzeigen; in diesem Fall wird die Liste nach dem in der Erfassungszeile vorhandenen Kundenkonto gefiltert.

Hinweis

Die in der Spalte Rechnung angezeigte Liste enthält sowohl Kunden- wie auch Lieferantenrechnungen. Eine Lieferantenrechnung kann dieselbe Nummer haben wie eine von einem anderen Lieferanten, da das Anzeigekriterium nicht nur die Rechnungsnummer, sondern auch die Kontonummer des Lieferanten berücksichtigt.

 Rechnungszeilen extrahieren und Verknüpfung von Rechnungen öffnen

Der Befehl Rechnungszeilen extrahieren zeigt die Bewegungen der ausgewählten Rechnung an.
Der Befehl ist durch Klicken auf das blaue Symbol in der rechten oberen Ecke der Zelle oder mit der rechten Maustaste verfügbar.

Der Befehl Rechnungslink öffnen führt den in den Kundeneinstellungen (Berichte → Kunden → Einstellungen → Erweitert → Link zum Rechnungsdokument) definierten Text aus.

In der Befehlszeile können Sie auch andere Spalten in der Tabelle mit ihrem XML-Namen angeben.

Wenn die Meldung Datei mit Erweiterung gilt als unsicher erscheint, fügen Sie die Erweiterung (z. B. .doc) über den Befehl Werkzeuge → Programmoptionen, Registerkarte Erweitert, Dateierweiterung hinzu.

 Spalten für Adressen aktivieren ( fakultativ))

Sie können dafür sorgen, dass im Kontenplan Spalten zur Eingabe der Adresse und anderer Kundendaten vorhanden sind:

• Aus dem Menü Werkzeuge den Befehl Neue Funktionen hinzufügen auswählen.
• Die Option Spalten Adressen in der Kontentabelle hinzufügen auswählen.
  (Sollte diese Option nicht in der Liste erscheinen, so bedeutet dies, dass sie bereits aktiviert wurde).

Das Programm fügt der Tabelle Konten folgendes hinzu:

• Eine Ansicht Adressen, in welcher die hinzugefügten Spalten sichtbar sind.
• Spalten zum Erfassen der Adressen und anderer Informationen.
  • Aus dem Menü Daten den Befehl Spalten einrichten benutzen, um eine oder mehrere dieser Spalten auch in den anderen Ansichten sichtbar zu machen.
  • Um andere Ansichten mit nur bestimmten Spalten zu kreieren, den Befehl Tabellen einrichten aus dem Menü Daten benutzen.

In der Tabelle Konten, Ansicht Adressen auswählen und für die Kundenkonten die gewünschten Informationen hinzufügen.

 Fälligkeitsdatum der Rechnungen definieren

Um Fälligkeitsdaten für Rechnungen festzulegen/zu ändern, können Sie auf drei Ebenen vorgehen, wobei die erste Ebene höhere Priorität hat. Die Fälligkeitsdaten werden im Zahlungsplan angezeigt und auf den Rechnungsdokumenten ausgedruckt.

1. Ebene - Fälligkeitsdatum auf dem einzelnen Rechnungsdokument festlegen

In der Buchungszeile der Rechnung (Tabelle Buchungen → Ansicht Fälligkeitsdaten) gibt es eine Spalte Fälligkeiten. Wird hier ein Datum festgelegt, so hat es Vorrang vor dem in der zweiten und dritten Ebene festgelegten Datum.

2. Ebene - Fälligkeitsdatum für das einzelne Kunden- bzw. Lieferantenkonto festlegen

Um ein allgemeines Fälligkeitsdatum auf Kundenebene festzulegen, z. B. +20 Tage ab dem Ausstellungsdatum des Dokuments, wählen Sie das Kundenkonto in der Tabelle Konten, Ansicht Adresse, Spalte Tage (PaymentTermInDays), und legen die gewünschte Anzahl von Tagen fest.

3. Ebene - im Allgemeinen

Mit dem Befehl Berichte → Kunden →Einstellungen können Sie die Fristen festlegen, die für die gesamte Gruppe der Kunden/Lieferanten gelten sollen.

 Einstellungen Kunden vornehmen

• Wählen Sie den Befehl Berichte → Kunden →Einstellungen
• Es ist wichtig, unter "Gruppe oder Konto" die Gruppe des Kontenplans anzugeben, in der die verschiedenen Kundenkonten gruppiert sind
• Eine Erklärung der verschiedenen Optionen finden Sie unter Einstellungen Kunden/Lieferanten