Rechnungen für mehrere Empfänger erstellen

Mit der Applikation Offerten und Rechnungen können Sie auf einfache Weise grosse Mengen von Rechnungen ausgehend von einer Excel-Liste erstellen. Ideal für den Versand von Massenrechnungen an Kunden oder Mitglieder eines Vereins.

So vorgehen:

• Die Daten werden in Excel eingegeben.
• Sie werden mit den Importfunktionen in Banana Buchhaltung Plus importiert.
• Die Rechnungen werden in Banana Buchhaltung Plus erstellt und gedruckt.

Voraussetzungen

Um Serienrechnungen mit der App Offerten und Rechnungen erstellen zu können, ist es notwendig... :

• folgende bereits vordefinierte Excel-Datei zu verwenden, um die Kontaktdaten einzugeben.
  • [Download] Vorlage für die Eingabe von Kontaktdaten
• folgende bereits vordefinierte Excel-Datei zu verwenden, um die Rechnungsdaten einzugeben.
  • [Download] Vorlage für die Eingabe von Rechnungsdaten
• die Erweiterung Offerten/Rechnungen-Tools zu verwenden, um die Rechnungsdaten in Banana Buchhaltung zu importieren.

Serienrechnungen erstellen

Die Massenrechnungen werden wie folgt erstellt:

1. Erweiterung Offerten/Rechnungen-Tools installieren  
2. Offerten/Rechnungen-Datei erstellen und Stammdaten einrichten
3. Kontaktdaten eingeben und importieren
4. Rechnungen erstellen und importieren
5. Rechnungen ausdrucken

Erweiterung Offerten/Rechnungen-Tools installieren

Öffnen Sie das Buchhaltungsprogramm Banana Plus und installieren Sie die Erweiterung Offerten/Rechnungen-Tools wie folgt:

• Aus Menü Erweiterungen > Erweiterungen verwalten ausführen
• Aus der Liste der online verfügbaren Erweiterungen Offerten/Rechnungen-Tools auswählen
• Auf die Schaltfläche Installieren klicken.

Offerten/Rechnungen-Datei erstellen und Stammdaten einrichten

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Datei vorzubereiten:

• Eine neue leere Datei erstellen.
  • Den Menübefehl Datei > Neu ausführen
  • Region (Nation), Sprache auswählen
  • Den Dateityp Offerten und Rechnungen anklicken und aus der Liste der Vorlagen Leere Datei > Offerten und Rechnungen auswählen.
• Verwenden Sie Ihre schon vorhandene Offerten/Rechnungen-Datei.

Über das Menü Datei > Eigenschaften (Stammdaten) > Registerkarte Adresse legen Sie die Adresse Ihres Vereins fest, die im Rechnungskopf angezeigt wird.

Wenn Sie ein Logo verwenden möchten, sehen Sie bitte folgende Seite Logo einrichten.

Kontaktdaten eingeben und importieren

Die Kontaktdaten können aus einer Excel-Datei erstellt werden. In dieser Datei werden alle Daten eingegeben und anschliessend in Banana importiert. Hierzu gibt es zwei Methoden:

Methode 1

Die erste Methode wird auf der Seite Datenübernahme aus anderen Programmen > Einmalige Datenmigration mit Excel (One-Time-Importmodus) beschrieben.

• Ordnen Sie in Excel die Spalten so an, wie sie in der Tabelle Kontakte von Banana erscheinen.
• Wählen Sie die zu kopierenden Daten in Excel aus und verwenden Sie den Befehl Kopieren (Ctrl+C oder Kopieren aus Menü Bearbeiten).
• Begeben Sie sich in Banana Buchhaltung und erteilen den Befehl Einfügen (Ctrl+V oder Einfügen aus Menü Bearbeiten).

Methode 2

Bei der zweiten Methode wird der Befehl Zeilen importieren aus Menü Daten verwendet.

• Laden Sie die vordefinierte Excel-Datei für die Eingabe von Kontaktdaten herunter.
  • Die Datei beinhaltet bereits alle Spalten, die für die Dateneingabe erforderlich sind.
  • Zeile 1 - enthält die Spaltenüberschriften. Diese Zeile darf nicht gelöscht werden, und die Spaltennamen dürfen nicht geändert werden.
  • Die nachfolgenden Zeilen enthalten Beispiele von Kundendaten.
  • Um die Bearbeitung der Datei zu aktivieren, klicken Sie in der gelben Leiste oben auf "Bearbeitung aktivieren".
• Öffnen Sie die Datei und geben Sie die Daten Ihrer Kunden in die entsprechenden Spalten ein. Folgende Spalten stehen zur Auswahl:
  • RowId: Die eindeutige Identifizierungsnummer des Kontakts (-ID)
  • OrganisationName: Der Name der Organisation oder des Unternehmens.
  • FirstName: Der Vorname
  • FamilyName: Der Nachname
  • Street: Die Strasse und Hausnummer
  • PostalCode: Die Postleitzahl
  • Locality: Die Ortschaft 
  • CountryCode: Der zweistellige Ländercode (z.B. CH, DE, IT, FR - siehe ISO 3166-1-Norm)
  • LanguageCode: Die Sprache des Kontakts, die zur Erstellung der Rechnungen verwendet wird. Die Rechnungstexte werden in der Sprache des Kunden gedruckt, sofern diese in der entsprechenden Spalte erfasst wurde ((it = Italienisch, de = Deutsch, en = Englisch, fr = Französisch; ISO-Code, welcher in der Regel aus 2 Kleinbuchstaben besteht).
    
    
     
• Speichern Sie die Datei.
• Wählen Sie alle Zeilen aus und verwenden Sie zum Kopieren den Befehl Kopieren aus dem Menü Bearbeiten oder die Tastenkombinationen Strg+C.
• Importieren Sie Ihre Kontakte in Banana. So vorgehen:
  • Öffnen Sie in Banana den Dateityp Offerten und Rechnungen
  • Wählen Sie die Tabelle Kontakte aus
  • Wählen Sie im Menü Daten > Zeilen importieren... aus
  • Im Dialogfenster, das sich öffnet, aktivieren Sie die Option Daten importieren aus der Zwischenablage und bestätigen Sie mit OK.

Rechnungen erstellen und importieren

Die Rechnungsdaten können aus einer Excel-Datei erstellt werden. In dieser Datei werden alle Daten eingegeben und dann in Banana importiert.

• Laden Sie die vordefinierte Excel-Datei für die Eingabe von Rechnungsdaten herunter.
  • Die Datei beinhaltet bereits alle Spalten, die für die Dateneingabe erforderlich sind.
  • Zeile 1 - enthält die Spaltenüberschriften. Diese Zeile darf nicht gelöscht werden, und die Spaltennamen dürfen nicht geändert werden.
  • Die nachfolgenden Zeilen enthalten Beispiele von Rechnungsdaten.
  • Um die Bearbeitung der Datei zu aktivieren, klicken Sie in der gelben Leiste oben auf "Bearbeitung aktivieren".
• Öffnen Sie die Datei und geben Sie die Daten der Rechnungen in die entsprechenden Spalten ein.
  • Weitere Informationen zu den Spalten finden Sie auf folgender Seite Offerten/Rechnungen-Datei importieren.  
  • Jede Zeile stellt eine Rechnung dar.
  • Sie können eine Rechnung mit mehreren Positionen erfassen. Für jeden Artikel wird in der Rechnung eine separate Zeile hinzugefügt (siehe im Bild unten die Zeilen 5-6).
    
    
     
• Speichern Sie die Datei.
• Wandeln Sie die Excel-Rechnungsdatei in eines der beiden Formate *.csv oder *.txt, die den Datenimport in Banana Plus ermöglichen.
  • Öffnen Sie die Excel-Datei mit den Rechnungsdaten
  • Klicken Sie auf Datei > Speichern unter...
  • Wählen Sie die Option CSV (durch Komma getrennt), wenn Sie das Format *.csv verwenden wollen; oder wählen Sie Text (durch einen Tab getrennt), wenn Sie das Format *.txt verwenden wollen.
  • Speichern Sie die Datei. Wir empfehlen, die soeben erstellte Datei nicht zu öffnen, um unbeabsichtigte Änderungen zu vermeiden, die den Import in der Software Banana Buchhaltung Plus beeinträchtigen könnten).
• So importieren Sie Rechnungen in Banana:
  • Öffnen Sie im Buchhaltungsprogramm Banana Plus die Datei des Typs Offerten und Rechnungen
  • Begeben Sie sich in die Tabelle Rechnungen
  • Über das Menü Erweiterungen > Offerten/Rechnungen-Tools > Rechnungen importieren auswählen.
  • Wählen Sie die *.csv- oder *.txt-Datei aus, die Sie gespeichert haben.
  • In einem Dialog werden die Änderungen angezeigt, die an der Banana-Datei vorgenommen werden. Mit 'OK' bestätigen.

Rechnungen ausdrucken

Erfahren Sie, wie Sie die Offerten und Rechnungen ausdrucken und den Rechnungsausdruck individuell gestalten können.

Fehlermeldungen und Problemlösung

Bei Fehlermeldungen während des Imports lesen Sie bitte folgenden Absatz Fehlermeldungen und Problemlösung der Seite 'Offerten/Rechnungen-Tools'.