Voorwaarden voor regels

De voorwaarden van regels zijn criteria die bepalen wanneer een regel voor het automatisch aanvullen van een boeking moet worden toegepast.

U stelt deze in tijdens het aanmaken of wijzigen van een regel in het dialoogvenster Regels toepassen, of rechtstreeks in de tabel Terugkerende boekingen.

De voorwaarden kunnen betrekking hebben op de Beschrijving, de Rekening, het Bedrag en de Datum.

Een regel wordt alleen toegepast als aan alle ingestelde voorwaarden is voldaan. Als zelfs maar aan één voorwaarde niet wordt voldaan, wordt de regel niet uitgevoerd. Lege voorwaarden worden genegeerd.

Voorwaarde voor de beschrijving

Voer een woord of een korte zin in als trefwoord om de transacties te identificeren die u wilt automatiseren, op basis van de tekst in de kolom Beschrijving van het bankafschrift.

Banana Boekhouding vergelijkt automatisch de beschrijving van elke transactie met de tekst die in de regel is opgegeven en past de bijbehorende regel toe als er een overeenkomst wordt gevonden.

Voor betere resultaten raden wij aan slechts enkele kenmerkende trefwoorden te gebruiken (bijvoorbeeld de naam van de leverancier of de dienst), zodat de regel op meerdere vergelijkbare transacties kan worden toegepast.

U kunt de zoekteksten op verschillende manieren invoeren:

• Exact woord of exacte woordgroep
  • Als u bijvoorbeeld "Best Insurance 982-948" invoert, zoekt het programma naar geïmporteerde transacties die exact "Best Insurance 982-948" bevatten.
  • Als u bijvoorbeeld alleen "Insurance" invoert, zoekt het programma naar geïmporteerde transacties die het woord "Insurance" bevatten.
• Alle woorden in willekeurige volgorde (+ aan het begin)
  • Als u "+Best Insurance 892-948" invoert, zoekt het programma naar geïmporteerde transacties die de woorden "Best", "Insurance" en het nummer "892-948" in willekeurige volgorde bevatten.
  • Alle woorden moeten in de beschrijving van de boeking voorkomen, maar de volgorde is niet belangrijk.
  • Het teken "+" wordt niet meegenomen in de zoekopdracht.

Belangrijk: wanneer een contractnummer, polisnummer, klantnummer enzovoort voorkomt, raden wij aan een "+" vóór de regel te plaatsen. Dankzij het plusteken kan de regel afzonderlijke woorden (of cijferreeksen) zoeken, ongeacht hun positie in de beschrijving van de geïmporteerde transactie.

• Lijst met woorden (met |)
  • Als u "café|restaurant" invoert, zoekt het programma naar geïmporteerde transacties die het woord "café" of "restaurant" bevatten.
    Deze methode is handig om meerdere categorieën te identificeren zonder afzonderlijke zoekopdrachten te moeten aanmaken.
• Hoofdletters en kleine letters
  • Bij het zoeken naar tekst wordt geen onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters. De ingevoerde tekst wordt herkend ongeacht het gebruik van hoofdletters of kleine letters.
    Alle tekst die in het veld Beschrijving wordt ingevoerd, wordt overgenomen in de kolom Beschrijving van de tabel Terugkerende boekingen.

Let op: gebruik NIET de volledige beschrijving van het bankafschrift, omdat deze uniek is voor die specifieke transactie.

Voorwaarde voor de rekening

• Voer de rekening in waarvan de transacties worden geïmporteerd (bank, postrekening enz.).
• Het programma boekt automatisch aan de debet- of creditzijde, afhankelijk van het type transactie.
• Als het veld Rekening leeg blijft, wordt de regel toegepast op alle rekeningen die voldoen aan de voorwaarde voor de beschrijving.

Voorwaarde voor het bedrag (of bedrag in valuta)

• Hiermee kunt u een regel alleen toepassen wanneer een boeking een bepaald bedrag heeft.
• Als het bedrag niet precies bekend is, kunt u ook een bedragbereik definiëren door een minimumwaarde, maximumwaarde of een specifiek bereik op te geven waarbinnen de regel moet worden toegepast.
  • Beschikbaar vanaf versie 10.2.3 van Banana Boekhouding Plus (Dev Channel).
  • De voorwaarde moet:
    • beginnen met het teken !
    • tussen vierkante haken [ ] staan
    • het niet-opgemaakte bedrag gebruiken, dus zonder scheidingsteken voor duizendtallen en met een punt als decimaalteken
      (andere formaten worden niet herkend)
    • De volgende operatoren kunnen worden gebruikt: groter dan >, kleiner dan <, groter dan of gelijk aan >=, kleiner dan of gelijk aan <=, ongelijk aan <>
  • Voorbeeld:  om boekingen te selecteren met een bedrag groter dan of gelijk aan CHF 1'000.00: 
    [!>=1000.00]

De afbeelding toont het dialoogvenster Regels toepassen, waarin u het veld Bedrag kunt selecteren en een bedragbereik kunt instellen (in dit voorbeeld wordt rekening 1510 Meubilair en installaties toegepast op boekingen met de beschrijving 'Aankoop van kantoormateriaal' en een bedrag groter dan of gelijk aan CHF 1'000).
Dit filter is handig wanneer u verschillende tegenrekeningen wilt toewijzen op basis van het bedrag van de boeking.

Voorbeelden van voorwaarden voor de kolom Bedrag

Voorwaarde voor de datum

Vanaf versie 10.2.3 van Banana Boekhouding Plus (Dev Channel) kunt u  een regel toepassen op boekingen binnen een bepaalde periode (bijvoorbeeld alleen boekingen van januari).

Ga als volgt te werk:

• Voeg een nieuwe regel toe, zoals uitgelegd op de pagina Dialoogvenster Regels toepassen - Regel toevoegen.
• Selecteer het veld Datum.
• Voer de filtervoorwaarde in het veld Commentaar in.
  De voorwaarde moet:
  • beginnen met het teken !
  • tussen vierkante haken [ ] staan
  • de datum in het ISO-formaat YYYY-MM-DD gebruiken
    (andere formaten worden niet herkend)
• Voorbeeld:  om boekingen met een datum vóór 01.04.2025 te selecteren: 
  [!<2025-04-01]
   

De afbeelding toont het dialoogvenster Regels toepassen, waarin u het veld Datum kunt selecteren en een datumbereik kunt instellen (in dit voorbeeld wordt de regel toegepast op boekingen met een datum vóór 1 april 2025).
Dit filter is handig wanneer u de verwerking per maand, kwartaal of jaar wilt onderscheiden. Bijvoorbeeld wanneer tot een bepaalde datum een btw-code wordt toegepast en deze daarna verandert vanwege de overgang naar een nieuwe btw-methode.

Voorbeelden van voorwaarden voor de kolom Datum

Voorwaarden definiëren in de tabel Terugkerende boekingen

U kunt de voorwaarden rechtstreeks invoeren in de tabel Terugkerende boekingen, met dezelfde syntaxis als in de voorgaande paragrafen.

Gewicht van regels en oplossen van conflicten

Het gewicht van een regel voor automatisch aanvullen wordt bepaald door het aantal voorwaarden dat in de regel is vastgelegd. Hoe meer voorwaarden zijn opgegeven, hoe hoger het gewicht van de regel.

Wanneer meerdere regels op dezelfde boeking van toepassing zijn, selecteert Banana Boekhouding de regel met het hoogste gewicht, omdat deze als specifieker wordt beschouwd. Hierdoor kunt u zowel algemene als gedetailleerdere regels definiëren. Bij een conflict wordt altijd de meest specifieke regel toegepast.

In de tabel Terugkerende boekingen kunnen bijvoorbeeld de volgende regels voorkomen:

Als een boeking met de beschrijving "Bijschrijving Gebroeders Bernasconi" op rekening 1030 wordt geïmporteerd, zijn beide regels van toepassing. De tweede regel heeft echter een hoger gewicht omdat deze een extra voorwaarde bevat in het veld Debetrekening. Omdat deze specifieker is, krijgt deze voorrang op de eerste regel.