Regels voor het automatisch aanvullen van geïmporteerde transacties

De regels van Banana Boekhouding vullen geïmporteerde banktransacties automatisch aan, waardoor handmatige invoer en repetitieve handelingen worden verminderd. U kunt ze gebruiken om de tegenrekening, de btw-code, kostenplaatsen, segmenten en andere boekhoudgegevens in te vullen.

Een regel geeft aan het programma door welke transacties moeten worden herkend en hoe deze moeten worden aangevuld. U stelt de regel één keer in en gebruikt deze opnieuw bij volgende importbewerkingen, zonder telkens dezelfde gegevens opnieuw te hoeven invoeren.

U bepaalt de criteria, het programma past ze toe. Zo bespaart u tijd bij het invoeren en behoudt u de controle over uw boekhouding.

De regels zijn alleen beschikbaar met het Advanced-abonnement van Banana Boekhouding Plus (vanaf versie 10.1). 

Bekijk de introductievideo over regels en de video's waarin wordt uitgelegd hoe u regels kunt aanmaken:

• ▶ Video: Boekingen automatisch importeren en aanvullen (introductie) - 0'55" (Engelstalig) 
• ▶ Video: Regels voor het aanvullen van geïmporteerde boekingen (dialoogvenster Regels toepassen) - 7'26" (Engelstalig) 
• ▶ Video: Regels voor het aanvullen van geïmporteerde boekingen (tabel Terugkerende boekingen) - 5'54" (Engelstalig) 

Tegenrekening, btw en andere gegevens automatisch invullen

Wanneer u banktransacties importeert in de tabel Boekingen, worden sommige gegevens rechtstreeks uit het bankafschrift overgenomen (bedrag, beschrijving, debet- of creditrekening). De boekhoudgegevens die nodig zijn om de boeking aan te vullen, ontbreken echter nog:

• Debet- of credittegenrekening
• Btw-code
• Kostenplaatsen
• Segmenten
• Eventuele andere boekhoudgegevens.

Voorbeeld: op het bankafschrift staat een betaling aan "Swisscom". De bijbehorende boeking moet worden aangevuld met:

• Debetrekening: Telefoonkosten
• Btw-code: I81.

Met een regel bepaalt u één keer hoe een bepaald type transactie moet worden aangevuld. Banana Boekhouding herkent de geïmporteerde boekingen die aan de ingestelde criteria voldoen en vult automatisch de opgegeven boekhoudgegevens in. U kunt regels vooraf aanmaken of tijdens het aanvullen van geïmporteerde transacties. Zodra de regels zijn opgeslagen, kunt u ze bij volgende importbewerkingen opnieuw gebruiken, zonder telkens dezelfde gegevens opnieuw te hoeven invoeren.

Hoe werken de regels?

Regels zijn vooraf ingestelde boekingsrijen die informatie bevatten waarmee het programma:

• Geïmporteerde boekingen kan identificeren die moeten worden aangevuld
  Als u bijvoorbeeld in de kolom Beschrijving van de regel "Swisscom" invoert, wordt de regel toegepast op geïmporteerde transacties die "Swisscom" bevatten.
• Kan bepalen hoe de boeking moet worden aangevuld.
  Bijvoorbeeld:
  • In de kolom Debetrekening kunt u de rekening "Telefoonkosten" opgeven.
  • In de kolom Btw kunt u de code "I81" opgeven.

De regels voor het aanvullen worden opgeslagen in de tabel Terugkerende boekingen. U kunt ze rechtstreeks in de tabel aanmaken en wijzigen, of tijdens het toepassen van de regels het dialoogvenster Regels toevoegen/wijzigen gebruiken.

Wat kunnen de regels doen?

Banana Boekhouding biedt een geavanceerd regelsysteem waarmee een hoge mate van automatisering mogelijk is, met behoud van nauwkeurigheid, controle en betrouwbaarheid.

• Nauwkeurige toepassingscriteria – Regels kunnen meerdere gegevens gebruiken, zoals tekst, contractnummer of bedrag, om de boekingen waarop ze moeten worden toegepast correct te identificeren. Betalingen aan dezelfde verzekeringsmaatschappij kunnen bijvoorbeeld aan verschillende rekeningen worden toegewezen op basis van het contractnummer.
• Meerdere gegevens aanvullen – Een regel kan tegelijkertijd de tegenrekening, btw-code, kostenplaatsen, segmenten en andere boekingsgegevens aanvullen.
• Meerdere boekingen – Vanuit één banktransactie kunnen meerdere boekingen worden aangemaakt, waardoor ook handelingen die verder gaan dan eenvoudige categorisering kunnen worden geautomatiseerd.
• Uitzonderingen markeren – Regels kunnen transacties markeren die handmatige verwerking vereisen, bijvoorbeeld met kleuren, tijdelijke waarden of notities.
• Voorbeeldweergave en controle – U kunt vooraf controleren welke regels op welke boekingen worden toegepast en op basis van welke gegevens.
• Conflicten controleren – Het programma meldt dubbele of conflicterende regels.
• Ongedaan maken en opnieuw uitvoeren – Het toepassen van regels kan ongedaan worden gemaakt en opnieuw worden uitgevoerd.

Werkwijze

1. Banktransacties importeren
   Het programma maakt boekingsrijen aan met datum, beschrijving, bedrag, rekening, documentnummer en wisselkoersen.
2. Maak de regel aan met een van de beschikbare methoden.
3. In de tabel Boekingen vult het programma alle geïmporteerde transacties automatisch aan met de tegenrekening, btw-codes, kostenplaatsen en andere gegevens.
4. In de tabel Terugkerende boekingen slaat het programma de boekingen met de regels op.

Regels aanmaken

We hebben een systeem ontwikkeld waarmee u op verschillende manieren regels kunt aanmaken. U kunt zelf kiezen welke werkwijze u het prettigst vindt:

• Regels vanuit de tabel Boekingen
• Regels vanuit de tabel Terugkerende boekingen
• Regels vanuit het dialoogvenster Regels toepassen

Voordelen van regels

Met regels kunt u:

• geïmporteerde boekingen binnen enkele seconden aanvullen
• handmatige invoer, fouten en vergeten gegevens verminderen
• de vastgelegde boekhoudcriteria consequent toepassen
• controleren hoe bepaalde transacties zijn geboekt
• het importeren en aanvullen van boekhoudgegevens gemakkelijker delegeren
• de accountant of boekhoudverantwoordelijke laten bepalen hoe bepaalde transacties moeten worden geboekt
• automatisering onmiddellijk gebruiken, zonder dat eerst een gegevensbestand nodig is om het systeem te trainen
• regels op elk moment toevoegen, wijzigen of verwijderen.

Overgang naar het nieuwe jaar

Wanneer u via het menu Acties > Nieuw jaar aanmaken het bestand voor het nieuwe jaar aanmaakt, worden alle regels uit de tabel Terugkerende boekingen overgenomen en in het nieuwe bestand ingevoegd.
Wanneer u de transacties uit het bankafschrift importeert, worden de regels meteen toegepast.

U kunt nieuwe regels toevoegen en bestaande regels aanpassen aan nieuwe behoeften, bijvoorbeeld bij:

• wijzigingen in de btw-tarieven
• het toevoegen of verwijderen van rekeningen
• wijzigingen in de boekingscriteria.

Regels van het ene bestand naar het andere kopiëren

Wanneer u een nieuw bestand aanmaakt, kunt u regels vanuit de tabel Terugkerende boekingen van het ene bestand naar het andere kopiëren:

• Ga naar de tabel Terugkerende boekingen.
  Controleer of de kolommen in beide bestanden in dezelfde volgorde staan.
• Selecteer de rijen met de regels die u wilt kopiëren.
• Kopieer de rijen via het menu Bewerken > Rijen kopiëren of met de toetsencombinatie Ctrl + C.
• Plak de gekopieerde rijen in de tabel Terugkerende boekingen van het nieuwe bestand via het menu Bewerken > Gekopieerde rijen invoegen of met de toetsencombinatie Ctrl + V.

Deterministische logica: voorspelbare en controleerbare resultaten

Hierdoor kunt u:

• Complexe boekingen nauwkeurig verwerken door tegelijkertijd de tegenrekening, btw, kostenplaatsen, segmenten en andere gegevens aan te vullen.
• Voorspelbare en controleerbare resultaten verkrijgen, omdat u precies weet welke regel is toegepast en waarom.
• Onmiddellijk inspelen op veranderingen door een regel aan te passen wanneer btw-tarieven, het rekeningschema of andere boekhoudkundige behoeften veranderen.
• Ook minder vaak voorkomende handelingen automatiseren, zonder dat een trainingsfase of een minimumaantal eerdere transacties nodig is.
• Een boekhoudkundige kennisbank opbouwen, waarin regels vastleggen hoe bepaalde transacties moeten worden geboekt en waarin deze regels kunnen worden geraadpleegd, gewijzigd, gekopieerd of verwijderd.

Regels zijn dus niet bedoeld om de boekhouder te vervangen bij het nemen van beslissingen: de boekhouder bepaalt hoe het programma moet werken en krijgt daarmee nauwkeurige, transparante automatisering die volledig onder zijn controle blijft.

Functies die momenteel niet beschikbaar zijn

Momenteel kunt u met regels niet:

• de beschrijving van een boeking automatisch wijzigen om deze korter of eenvoudiger te maken
• bij boekingen over meerdere rijen formules gebruiken die bedragen berekenen op basis van het bedrag van de geïmporteerde transactie
• een regel toepassen op basis van de boekingsdatum, waarbij de kolom Datum als voorwaarde wordt gebruikt.