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Die Kosten- und Profitstellen von Banana Buchhaltung Plus dienen dazu, die Leistungen der verschiedenen Bereiche oder Abteilungen eines Unternehmens zu analysieren und zu überwachen, wie etwa Organisationseinheiten, Abteilungen und Filialen, auch wenn diese nicht miteinander verbunden sind. Sie ermöglichen es, die Buchhaltungsdaten nach anderen Kriterien zu strukturieren als in der normalen Buchführung. Das Hauptziel besteht darin, die Betriebskosten zu minimieren, die Einnahmen zu optimieren und gleichzeitig die Qualität sowie Effizienz der Dienstleistungen sicherzustellen. In Banana Buchhaltung Plus ist die Funktion der Kosten- und Profitstellen in allen Applikationen verfügbar.
Kosten- und Profitstellen werden ausschliesslich zu internen Informationszwecken verwendet (um die Betriebskosten zu überwachen und zu kontrollieren) und sind nicht Teil des Jahresabschlusses.
▶ Video: Kosten- und Profitstellen
Falls eine nach Projekten, Sektoren oder Filialen unterteilte Bilanz gewünscht wird, sollten anstelle von Kosten- und Profitstellen Segmente verwendet werden.
Buchen der Bewegungen in den Kosten- und Profitstellen
In Banana Buchhaltung werden die Kosten- und Profitstellen in der Tabelle Buchungen erfasst. In den entsprechenden Spalten werden die Konten angegeben, die mit den in der Tabelle Konten eingerichteten Kosten- und Profitstellen verknüpft sind. Die Kostenstellen werden den Buchungszeilen zugewiesen und können gleichzeitig mit den Segmenten verwendet werden.
Häufige Verwendungszwecke sind:
- Katalogisieren bestimmter Ausgaben
- Vorführungen und Veranstaltungen
- Kunden, Lieferanten, Mitglieder
- Zusätzliche Angaben zu bestimmten Ausgaben (z.B. Nebenkosten)
Die Spalten für die Eingabe von Daten befinden sich in der Ansicht Kostenstellen. Wenn sie nicht sichtbar sind, können sie in jeder Ansicht über das Menü Daten > Spalten einrichten eingeblendet werden. Es stehen drei verschiedene Spalten zur Verfügung: KS1, KS2 und KS3, die jeweils unabhängig voneinander genutzt werden können.
Zum Buchen geben Sie Folgendes ein:
- Datum, Beschreibung und die anderen üblichen Buchungselemente
- Konten Soll und Haben
- Betrag und eventuell MWST-Code
- In der entsprechenden Spalte (KS1, KS2, KS3) das Konto für die Kosten- oder Profitstelle eintragen – ohne vorangestellten Punkt.
- Um im Konto "Kosten- und Profitstellen" im Haben zu buchen, muss die Kostenstelle mit einem vorangestellten Minuszeichen (-) eingetragen werden.
In der Einnahmen-/Ausgabenrechnung und im Cash Manager kann die Option Die Kostenstellen wie die Kategorie buchen (+/-) eingerichtet werden, damit die Kostenstellen dem Vorzeichen der Kategorie folgen.
Wenn ein Gesamtbetrag auf mehrere Kosten- oder Profitstellen auf derselben Ebene aufgeteilt werden soll, müssen mehrere Buchungszeilen erstellt werden. In jeder Zeile wird der Betrag angegeben, der der jeweiligen Kosten- oder Profitstelle zugewiesen werden soll, sowie das entsprechende Konto.
Die Buchung der Kostenstellen in der Einnahmen-/Ausgaben-Buchhaltung und im Cash Manager
In der Einnahmen- und Ausgabenbuchhaltung können die Kostenstellen sowohl in der Tabelle Konten als auch in der Tabelle Kategorien eingerichtet werden, je nachdem, aus welchem Grund sie festgelegt werden:
- Die Kosten- und Profitstellen, die sich auf Kunden/Lieferanten, Mitglieder/Spender beziehen, werden in der Tabelle Konten eingetragen.
- Die Kosten- und Profitstellen, die sich auf Ausgaben oder Einnahmen (z.B. Rückerstattungen an Mitglieder, Veranstaltungen, Projekte…) beziehen, werden in der Tabelle Kategorien eingetragen.
Um eine Buchung auf Kosten- und Profitstellen vorzunehmen, muss in der dafür vorgesehenen Spalte das Kürzel oder die Nummer eingetragen werden, die in der Tabelle Konten definiert sind.
Wenn ein Betrag von einer Kosten- oder Profitstelle storniert werden muss, muss dieser in der entsprechenden Spalte mit einem Minuszeichen (-) vor dem Kürzel/der Nummer der Kosten- und Profitstelle gebucht werden.
Im Beispiel:
- In der Profitstelle des Mitglieds 1 wird in der Spalte KS3 das Kürzel MITGLIED 1 (MEMBER 1) eingetragen, um die Forderung gegenüber Mitglied 1 darzustellen.
- Wenn der Beitrag des Mitglieds 1 eingezogen wird, wird in der Spalte KS3 das Kürzel -MITGLIED 1 (-MEMBER 1) eingetragen, damit im entsprechenden Kontenauszug des Mitglieds 1 die Zahlung und somit die Tilgung der Forderung angezeigt wird.
In der Einnahmen-/Ausgaben-Buchhaltung und im Cash Manager kann die Option Die Kostenstellen wie die Kategorie buchen (+/-) aktiviert werden, damit die Kostenstellen das Vorzeichen der Kategorie übernehmen.
Man muss vorsichtig sein, diese Option zu verwenden, da das Programm die Beträge in den entsprechenden Konten der Kosten- und Profitstellen summiert, wenn Buchungen vorliegen, bei denen die Beträge immer in die Spalte für Einnahmen oder Ausgaben gehören, während der Betrag für die Kosten- und Profitstelle eigentlich umgekehrt gebucht werden muss.
Im Beispiel des vorherigen Bildes gibt es die Beträge des Mitgliedsbeitrags (Forderung und Zahlung), bei denen beide Beträge in der Spalte für Einnahmen gebucht sind, während in der Profitstelle MITGLIED 1 (MEMBER 1) der Betrag storniert werden muss, um die Forderung gegenüber Mitglied 1 zu tilgen.
In diesem Fall, wenn die Option Die Kostenstellen wie die Kategorie buchen (+/-) verwendet würde, wäre der Saldo im entsprechenden Profitstelle-Kontenauszug falsch: Da der Betrag in beiden Buchungen immer in der Spalte für Einnahmen gebucht ist, würde der Betrag im entsprechenden Kontoauszug der Profitstelle addiert und nicht storniert, was jedoch für die Tilgung der Forderung gegenüber MITGLIED 1 (MEMBER 1) erforderlich ist. Daher sollte in solchen Fällen diese Option nicht verwendet werden, sondern das Minuszeichen manuell vor der Kosten-/Profitstelle eingetragen werden.
Es wird daher empfohlen, die Option nur in den Fällen zu verwenden, in denen sicher ist, dass der Betrag auf der Kosten-/Profitstelle das Vorzeichen der Kategorie folgt.
Konten der Kosten-/Profitrechnung
Die Konten der Kostenstellen werden in der Tabelle Konten eingefügt, ausser beim Cash Manager, der das Einfügen nur in der Tabelle Kategorie vorsieht.
- Die Kosten- und Profitstellen (KS) sind Konten, denen ein vorangestelltes Satzzeichen wie ein Punkt (.), Komma (,) oder Strichpunkt (;) zugeordnet ist.
- Es gibt drei Stufen von Kostenstellen:
- KS1– Konten mit vorangestelltem Punkt "."
- KS2– Konten mit vorangestelltem Komma ","
- KS3– Konten mit vorangestelltem Strichpunkt ";"
- Jede Stufe ist unabhängig von den anderen.
- In jeder Stufe können beliebig viele Kosten- und Profitstellen eingerichtet werden.
- Es ist möglich, eine höhere Stufe zu verwenden, ohne die tiefere Stufe nutzen zu müssen.
- Sie können entweder alphabetisch oder numerisch angeordnet sein.
- Sie können eine eigene Gruppierung haben, die sich von der Gruppierung der normalen Konten unterscheidet.
Für Kostenstellen gleicher Stufe können Untergruppen erstellt werden.
Achten Sie darauf, dass Sie keine Gruppen von Kostenstellen unterschiedlicher Stufen mit anderen Gruppen, normalen Konten oder Segmenten kombinieren. - Für jede Kostenstelle gibt es einen eigenen Kontoauszug mit Bewegungen und Saldo.
- Die Buchung auf einer Kostenstelle ist unabhängig vom Konto, das im Soll oder im Haben geführt wird.
Eine Kostenstellenbuchung kann auch dann vorgenommen werden, wenn kein Konto in der Soll- oder Habenspalte vorhanden ist (z.B. im Fall des Kunden-/Lieferantenbuchs mit Mehrwertsteuer auf erhaltene Barmittel).
Kostenstellen in der Tabelle Konten einrichten
Die Kosten- und Profitstellenkonten werden in der Tabelle Konten wie folgt eingerichtet:
- Erstellen Sie am Ende des Kontenplans einen speziellen Abschnitt für Kostenstellen:
- Geben Sie eine Sektion mit einem Sternchen (*) für den Wechsel der Sektion ein und tragen Sie in der Spalte Beschreibung den Titel Kosten- und Profitstellen ein.
- In der folgenden Zeile tragen Sie in der Spalte Sektion den Wert 03 für die Kostenstellen und 04 für die Profitstellen sowie deren Beschreibung ein.
- Fügen Sie Zeilen für die Kostenstellen in der Buchungen-Tabelle hinzu:
- In der Spalte Gruppe geben Sie die Herkunftsgruppe ein.
- In der Spalte Konto fügen Sie die Kosten- oder Profitstellen ein:
- Mit einem vorangestellten Punkt (.) für die Einträge in Spalte KS1.
- Mit einem Komma (,) für die Buchungen in Spalte KS2.
- Mit einem Semikolon bzw. Strichpunkt (;) für die Buchungen in Spalte KS3.
- In der Spalte Summ. in geben Sie an, in welcher Gruppe die Beträge summiert werden sollen.
- In der Buchhaltung mit Fremdwährungen müssen Sie ausserdem die Währung des Kontos in der Spalte Währung angeben (z.B. EUR).
- Gruppen der Kostenstellen einrichten:
- In einer Gruppe sollten ausschliesslich Posten einer bestimmten Ebene summiert werden.
- Wie bei normalen Konten können auch für Kostenstellen mehrere Ebenen erstellt werden.
MWST/USt-Betrag mit den Kosten- und Profitstellen
Unter Eigenschaften (Stammdaten), Registerkarte MWST/USt, können die Beträge der Kostenstellen mit den folgenden Optionen eingerichtet werden:
- Den Betrag der Buchungen benutzen – Der Betrag der Kostenstelle wird genauso wie der Betrag der Buchung verbucht.
- Den Betrag exklusive MWST/USt benutzen – Der Betrag der Kostenstelle wird ohne die MWST/USt verbucht.
- Den Betrag inklusive MWST/USt benutzen – Der Betrag der Kostenstelle wird inklusive MWST/USt verbucht.
Kontoauszug der Kostenstelle
Die Kostenstelle wird wie jedes andere Konto behandelt und hat ihren eigenen Kontoauszug mit buchhalterischen Bewegungen und Saldo.
Im Gegensatz zu anderen Konten verfügt die Kostenstelle jedoch nicht über ein Gegenkonto. Wenn Sie den Gegenposten anzeigen möchten, empfehlen wir, die Segmente zu verwenden.
Um alle Kontoauszüge der Kostenstellen anzuzeigen, klicken Sie im Menü Berichte > Kontoauszüge > Kostenstellen (Option Filter).
Unterschiede zwischen Kosten- und Profitstellen und Segmenten
Kosten- und Profitstellen sind Einheiten, denen Kosten und Erträge zugewiesen werden können. Diese werden kumuliert, um bestimmte Bereiche des Unternehmens (z.B. Abteilungen, Bereiche, Projekte, Betriebseinheiten oder sogar einzelne Maschinen) zu überwachen. Ziel ist es, die Effizienz und das Kostenmanagement zu verbessern und eine interne Kontrolle zu ermöglichen.
Segmente hingegen beziehen sich auf Teile der Geschäftstätigkeit, die für die externe Berichterstattung und strategische Analyse verwendet werden. Sie dienen dazu, Gewinne und andere Finanzkennzahlen über verschiedene Geschäftsbereiche, Sektoren, Tochtergesellschaften, Projekte, Märkte, Kunden und andere Unternehmensdimensionen hinweg zu analysieren, um die wirtschaftliche Leistung zu bewerten.
- Kostenstellen KS3 in Banana Buchhaltung: Diese werden bei der MWST-Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten für die Verwaltung von Kunden und Lieferanten sowie für Vereine und gemeinnützige Gesellschaften zur Mitgliederverwaltung verwendet.
Unterschiede in den Einstellungen und Buchungen
In Banana Buchhaltung unterscheiden sich die Einstellungen und Buchungen für Kosten- und Profitstellen und Segmente.
Tabelle Konten
- Es können bis zu drei Arten von Kosten- und Profitstellen eingerichtet werden (KS1, KS2 und KS3).
Jede dieser Arten von Kosten- und Profitstellen kann eine unbegrenzte Anzahl an Kosten- und Profitstellen enthalten. Sie werden in der Spalte Konto der Tabelle Konten mit einem Komma, Punkt oder Strichpunkt (KS1, KS2 bzw. KS3) vor der Kontonummer (oder dem Konto-Kürzel) erfasst. - Zusätzlich können bis zu 10 Ebenen von Segmenten eingerichtet werden, wobei jede Ebene eine unbegrenzte Anzahl von Segmenten enthalten kann. Diese werden ebenfalls in der Spalte Konto der Tabelle Konten eingetragen, wobei der Abkürzung oder Nummer, die das Segment definiert, ein oder mehrere Doppelpunkte (:, ::, ::: usw.) vorangestellt werden.
Tabelle Buchungen
- Kosten- und Profitstellen werden ausschliesslich in den Spalten KS1, KS2 und KS3 der Ansicht Kostenstellen erfasst.
Das Kürzel oder die Nummer der Kosten- bzw. Profitstelle wird ohne das vorangestellte Interpunktionszeichen (z.B. Punkt, Komma oder Strichpunkt) erfasst. - Um auf Kosten- und Profitstellen im Haben zu buchen, muss die Kostenstelle mit einem vorangestellten Minuszeichen erfasst werden.
- Segmente werden in den Spalten Soll und Haben nach dem Hauptkonto erfasst (z.B. 4000:P1). Das bedeutet, dass der in der Spalte Betrag erfasste Betrag sowohl dem Konto 4000 als auch dem Segment P1 zugeordnet wird. Alternativ können Segmente auch in der spezifischen Spalte Segment der Tabelle Konten erfasst werden.
- Die Beträge der Segmente folgen der Soll- oder Haben-Zuordnung der Konten.
Berichte
- Bei Verwendung von Kosten- und Profitstellen ist es nicht möglich, eine Bilanz, Erfolgsrechnung oder einen allgemeinen Buchhaltungsbericht zu erstellen.
- Kosten- und Profitstellen ermöglichen es jedoch, für jede einzelne Kosten- und Profitstelle einen Kontoauszug zu erstellen.
- In der Tabelle Konten können Sie die Totalsummen für die verschiedenen Gruppen von Kosten- und Profitstellen einsehen.
- Mit Segmenten können die Bilanz und die Erfolgsrechnung mit einer Aufschlüsselung der Ebenen erstellt werden, die den Gewinn oder Verlust pro Segment anzeigen.
- In der Tabelle Konten können Sie auch die Summe der verschiedenen Gruppen von Segmenten einsehen. Es können Kontoauszüge für die diversen Segmente erstellt werden, und auch Buchhalterische Berichte sind möglich.
- Mit Segmenten können Sie zusätzlich einen mehrstufigen Bericht erstellen, der sowohl Konten als auch Segmente kombiniert. Hierfür sind spezifische Erweiterungen erforderlich.