Nachfolgend wird das Verfahren zur Anwendung der Regeln sowie deren Funktionsweise erläutert. Der Prozess lässt sich in drei Schritte gliedern:

1. Importieren der Bankbewegungen aus Kontoauszügen in die Tabelle Buchungen
2. Erstellen der Regeln
3. Anwenden der Regeln zur automatischen Vervollständigung importierter Datensätze

1. Bankbewegungen importieren

Beim Importieren von Bankbewegungen aus Kontoauszügen (z.B. Bank oder Postfinance) fügt das Programm zunächst ein temporäres Gegenkonto [CA] ein. Normalerweise muss das Gegenkonto für jede Buchung manuell ergänzt werden.

In der obigen Abbildung ist in der Tabelle Buchungen Folgendes zu sehen:

• (1) - Die Zellen enthalten ein temporäres Gegenkonto, das mit Verkäufen über Twint verbunden ist.
• (2) - Die Zelle enthält ein temporäres Gegenkonto, das den monatlichen Ausgaben im Mai zugeordnet ist.
• (3) - Die Zelle enthält ein temporäres Gegenkonto, das mit den Telefonkosten bei Swisscom verknüpft ist.
• (4) - Die Zelle enthält ein temporäres Gegenkonto, das mit Versicherungskosten (Policennummer 892-948) verbunden ist.
• (5) - Die Zelle enthält ein temporäres Gegenkonto, das mit Versicherungskosten (Policennummer 987-650) verbunden ist.

2. Regeln erstellen

Die Regeln werden verwendet, um alle temporären Gegenkonten der importierten Datensätze automatisch zu vervollständigen, indem MWST/USt-Codes, Kostenstellen, Verknüpfungen (Links) usw. hinzugefügt werden.

Dabei handelt es sich um vollständig definierte Musterbuchungen, die in der Tabelle Wiederholende Buchungen gespeichert werden.

Um eine Regel zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

• Geben Sie in der Spalte Beschreibung (Description) den Text (ein oder mehrere Schlüsselwörter) ein, den der importierte Datensatz enthalten muss.
• Geben Sie in den Spalten KtSoll (Debit A/C) oder KtHaben (Credit A/C) das Gegenkonto an, das das temporäre Konto ersetzt.

Wir haben ein System entwickelt, das verschiedene Methoden zur Erstellung von Regeln anbietet:

• Regeln aus dem Dialogfenster Regeln anwenden
• Regeln aus der Tabelle Buchungen
• Regeln aus der Tabelle Wiederholende Buchungen

Unabhängig von der verwendeten Methode werden alle erstellten Regeln automatisch in der Tabelle Wiederholende Buchungen gespeichert.

Im folgenden Beispiel wurde in der Tabelle Wiederholende Buchungen eine Regel für die nachstehenden Buchungen erstellt:

• (1) - Für die Buchung "Twint" ersetzt die Regel das temporäre Gegenkonto durch das Konto Verkauf ("Sales") und fügt den MWST/USt-Code hinzu.
• (2) - Für die Buchung "Interac Electronics" ersetzt die Regel das temporäre Gegenkonto durch das Konto Warenaufwand ("Goods") und fügt den MWST/USt-Code hinzu.
• (3) - Für die Buchung "Swisscom" ersetzt die Regel das temporäre Gegenkonto durch das Konto Telefon ("Admin").
• (4) - Für die Buchung "Best insurance" mit der Policennummer "892-948" ersetzt die Regel das temporäre Gegenkonto durch das Konto Krankenversicherung ("Insurance Health").
• (5) - Für die Buchung "Best insurance" mit der Policennummer "987-650" ersetzt die Regel das temporäre Gegenkonto durch das Konto Autoversicherung ("Insurance Car").

Wichtig: Wenn eine Vertragsnummer, Policennummer, Kundennummer usw. vorhanden ist, empfiehlt es sich, vor der Regel ein "+" hinzuzufügen.
Das "+" ermöglicht es der Regel, einzelne Wörter (oder Zahlenfolgen) unabhängig von ihrer Position innerhalb der Beschreibung der importierten Buchung zu erkennen.

3. Anwendung der Regeln zur automatischen Vervollständigung importierter Datensätze (Ergebnis)

In der Tabelle Buchungen vervollständigt das Programm die importierten Datensätze automatisch, indem es das Gegenkonto, die MWST/USt-Codes und weitere Angaben hinzufügt – unabhängig davon, auf welche Weise die Regeln erstellt wurden.

Im Beispiel wurden in der Tabelle Buchungen die importierten Buchungen automatisch vervollständigt – die in den Regeln definierten Gegenkonten wurden anstelle der temporären Gegenkonten [CA] eingefügt:

• (1) - Für die Buchungen "Twint" ersetzt die Regel [CA] durch das Konto Verkauf ("Sales") und ergänzt den MWST/USt-Code.
• (2) - Für die Buchung "Interac Electronics" ersetzt die Regel [CA] durch das Konto Warenaufwand ("Goods") und ergänzt den MWST/USt-Code.
• (3) - Für die Buchung "Swisscom" ersetzt die Regel [CA] durch das Konto Telefon ("Admin").
• (4) - Für die Buchung "Best insurance" mit der Policennummer "892-948" ersetzt die Regel [CA] durch das Konto Krankenversicherung ("Insurance Health").
• (5) - Für die Buchung "Best insurance" mit der Policennummer "987-650" ersetzt die Regel [CA] durch das Konto Autoversicherung ("Insurance Car") .

Darüber hinaus erkennt das Programm Buchungen mit einem MWST/USt-Code und vervollständigt automatisch alle Spalten, die mit der Mehrwertsteuer verknüpft sind (MWST/USt-Konto und MWST-Beträge).

Eine der Methoden zur Erstellung von Regeln erfolgt über das Dialogfenster Regeln anwenden.

Die Hauptvorteile dieser Methode sind:

• Sie können alle importierten Bankbewegungen einsehen.
• Die importierten Bankbewegungen sind in eingehende und ausgehende Transaktionen unterteilt – jeweils mit und ohne angewendete Regeln.
• Für jede Gruppe identischer Bewegungen wird die angewendete Regel fett hervorgehoben.
• Doppelte oder sich widersprechende Regeln werden angezeigt.
• Sie können neue Regeln hinzufügen sowie bestehende Regeln ändern oder löschen.
• Wenn Sie die Bedingungen einer Regel ändern (z.B. Beschreibung, Betrag, Konto), wird sofort eine Liste der Bewegungen angezeigt, die diesen Bedingungen entsprechen.
• Sie haben die Möglichkeit zu entscheiden, welche Regeln aktiviert oder deaktiviert werden sollen.

Im Folgenden wird die vollständige Vorgehensweise zur Erstellung von Regeln über das Dialogfenster Regeln anwenden beschrieben.

1. Befehl 'In Buchhaltung importieren' ausführen

Bevor Sie zum Dialogfenster Regeln anwenden gelangen, müssen Sie die Bank-, Post- oder anderen Bewegungen wie folgt importieren:

• Begeben Sie sich in das Menü Aktionen > In Buchhaltung importieren und wählen Sie im Pulldown-Menü 'Importieren' die Option Buchungen aus.
• Wählen Sie das passende Dateiformat aus (z.B. 'XML-Bankkontoauszug (ISO 20022)' oder 'Bankauszug Camt ISO 20022 (Schweiz) und klicken Sie auf die Schaltfläche Blättern, um die Datei mit den zu importierenden Bewegungen auszuwählen.
• Im sich öffnenden Dialogfenster müssen folgende Angaben gemacht werden:
  • Zielkonto – Wählen Sie das Konto aus, das dem Bankkontoauszug entspricht (z.B. ein Bank- oder Postkonto, für das Sie die Bewegungen importieren möchten). Im Beispiel unten handelt es sich um das Konto 1030 PostFinance.
  • Bewegungen auswählen (Zeitraum) – Geben Sie das Anfangs- und Enddatum der zu importierenden Bewegungen an.
  • Temporäres Gegenkonto – Falls nötig, können Sie das temporäre Gegenkonto ändern. Standardmässig wird "[CA]" verwendet. Sie können auch ein beliebiges anderes Konto angeben.
    Wird das Konto in eckige Klammern gesetzt (z.B. [1020]), wird es beim Verbuchen nicht berücksichtigt – es dient dann lediglich als Platzhalter.
  • Option 'Regeln anwenden' - Aktivieren Sie diese Option, um Regeln direkt beim Import anzuwenden. 
    Hinweis: Diese Funktion ist nur mit dem Advanced-Plan von Banana Buchhaltung Plus verfügbar.
  • Bestätigen Sie mit OK.

2. Dialogfenster 'Regeln anwenden'

Nach dem Import öffnet das Programm das Dialogfenster Regeln anwenden, in dem die Importbuchungen erstellt werden.

In diesem Dialogfenster werden folgende Elemente angezeigt:

• Das zuvor eingegebene oder standardmässig verwendete temporäre Gegenkonto "[CA]".
• Das im vorherigen Dialogfenster ausgewählte Bank- oder Postkonto, auf dem alle importierten Bewegungen von Ihrem Bank- oder Postkonto verbucht werden.
• Die aus dem Bankkontoauszug importierten Bewegungen, unterteilt in:
  • Zahlungseingänge ohne Regeln (Money in rows without rules)
  • Zahlungsausgänge ohne Regeln (Money out rows without rules)
  • Zahlungseingänge mit Regeln (Money in rows with rules)
  • Zahlungsausgänge mit Regeln (Money out rows with rules)

Im Bereich Zahlungseingänge mit Regeln und Zahlungsausgänge mit Regeln (Money in with rules und Money out with rules) werden zunächst keine Buchungen angezeigt, da noch keine Regeln definiert wurden.

3. Neue Regeln erstellen

So erstellen Sie eine neue Regel:

• Positionieren Sie sich auf einen der importierten Datensätze, für den Sie eine Regel erstellen möchten.
• Bewegen Sie sich nach rechts, bis das Drei-Punkte-Menü ("...") erscheint.
• Klicken Sie auf Neue Regel hinzufügen.

Das Dialogfenster Regeln anwenden - Regel hinzufügen wird geöffnet.

In diesem Dialog müssen Sie folgende Angaben eingeben:

• In der Beschreibung: Das Programm schlägt automatisch einen Text aus der importierten Buchung vor, oft sehr detailliert (z.B. mit Rechnungsnummer, Referenzen usw.).

  ⚠️ Warnung: Wenn Sie den Text unverändert übernehmen, ist die Regel zu spezifisch (sie gilt nur für diese einzelne Buchung) und verliert dadurch ihre Wirksamkeit.

  Um eine effektive Regel zu erstellen, wird empfohlen:

  1. zu spezifische Teile zu entfernen (z.B. Rechnungsnummern, eindeutige Referenzen) und nur die wesentlichen Elemente (wiederkehrende Schlüsselwörter) beizubehalten, wie z.B.:
       - Firmenname
       - Firmenbezeichnung / Rechtsform
       - Ort
       - ggf. Kunden-, Policen- oder ID-Nummer

  2. bei Bedarf das Symbol "+" vor dem ersten Wort der Beschreibung zu verwenden.

  Beispiel:

• Best Insurance Contract 892-948
  gilt nur für Zeilen, die genau diesen Text in derselben Reihenfolge enthalten (1. Position = Best; 2. Position = Insurance; 3. Position = Contract; 4. Position = 892-948).
• +Best Insurance Contract 892-948
  durch das "+" gilt die Regel für Zeilen, die diese Wörter "Best", "Insurance" "Contract" und "892-948" enthalten:
  - auch in anderer Reihenfolge (z.B. Insurance Best Contract 892-948 usw.)
  - auch wenn sie durch andere Wörter getrennt sind (z.B. Best … 892-948 … Insurance) 
• Das Gegenkonto, das das temporäre Gegenkonto (z.B. [CA]) ersetzt.
• Weitere Angaben (optional) – z.B. Kostenstelle, MWST/USt-Code, Buchungstext usw.

Wichtig: Wenn eine Vertragsnummer, Policennummer, Kundennummer usw. vorhanden ist, empfiehlt es sich, vor der Regel ein "+" hinzuzufügen.
Das "+" ermöglicht es der Regel, einzelne Wörter (oder Zahlenfolgen) unabhängig von ihrer Position innerhalb der Beschreibung der importierten Buchung zu erkennen.

Das Programm zeigt sofort die Bewegungen an, die mit den eingegebenen Bedingungen übereinstimmen und auf die die neue Regel angewendet wird. Im Beispiel wird nur eine einzige Buchung angezeigt.

• Bestätigen Sie mit OK.

4. 'Regeln anwenden' bestätigen

Im Dialogfenster Regeln anwenden wird folgendes angezeigt:

• Die neue Regelzeile mit dem Hinweis ("NEW"), in der das temporäre Gegenkonto [CA] sowie alle weiteren eingegebenen Felder der Regel aufgeführt sind.
• Direkt darunter: die Bewegungszeilen, auf die die Regel angewendet wurde.

Sie entscheiden selbst, wann der Befehl Regeln anwenden ausgeführt werden soll: 

• Sie können die Regeln gezielt anwenden und mit den übrigen Transaktionen unverändert fortfahren.
• Sie können den Dialog 'Regeln anwenden' schliessen und zu einem späteren Zeitpunkt erneut öffnen.
• Sie können die Anwendung der Regeln abbrechen und später erneut ausführen.

Hinweis: Der Befehl Regeln anwenden speichert auch alle Änderungen, die Sie an den Regeln vorgenommen haben.

Wenn Sie die Regeln erstellt haben, stehen Ihnen zwei Schaltflächen zur Verfügung:

• Regeln anwenden
  • Das Programm übernimmt die neuen Regeln in die Tabelle Wiederholende Buchungen.
  • Das Programm vervollständigt automatisch die importierten Datensätze in der Tabelle Buchungen.
  • Das Dialogfenster bleibt geöffnet, sodass Sie weitere Regeln auf andere Bewegungen anwenden können.
• OK
  • Bestätigt die erstellten Regeln und schliesst das Dialogfenster Regeln anwenden.

Vorgenommene Änderungen rückgängig machen

Sobald das Dialogfenster Regeln anwenden geschlossen ist, sehen Sie die vervollständigten Bewegungen in der Tabelle Buchungen.
Falls erforderlich, können Sie die vorgenommenen Änderungen rückgängig machen:

• Führen Sie den Menübefehl Bearbeiten > Rückgängig: Bearbeiten aus (oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg+Z).
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Abbrechen (grüner Pfeil).

Um auch den Datenimport der Bankbewegungen abzubrechen, müssen Sie den Befehl Abbrechen ein zweites Mal ausführen.

Andere Datensätze mit temporärem Gegenkonto vervollständigen

Nach dem Import der Bankbewegungen sollten Sie alle Buchungen vervollständigen, sodass keine Buchungen mit dem temporären Gegenkonto [CA] verbleiben.

Dazu stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Manuelles Vervollständigen der verbleibenden Datensätze – geeignet für Einzelfälle, die sich nicht wiederholen.
• Erstellen neuer Regeln, indem Sie eine der folgenden Methoden wählen:
  • Regeln im Dialogfenster Regeln anwenden erstellen
  • Regeln direkt in der Tabelle Wiederholende Buchungen erstellen

Zusätzliche Informationen zu abgeschlossenen Buchungen mit Regeln hinzufügen

Zusätzliche Angaben zu abgeschlossenen Buchungen mit Regeln können direkt in der Tabelle Wiederholende Buchungen ergänzt werden.
 

Eine weitere Methode zur Erstellung von Regeln erfolgt direkt über die Tabelle Buchungen.

Die Hauptvorteile dieser Methode sind:

• Sie arbeiten direkt in der Tabelle Buchungen, die Sie bereits regelmässig nutzen – eine Umgebung, mit der Sie vertraut sind.
• Sie sehen alle Spalten der Buchungen auf einen Blick.
• Sie erstellen Regeln ganz unkompliziert, indem Sie die importierten Buchungen manuell vervollständigen.
  Dies ist nur einmal nötig – bei späteren Importen erkennt das Programm die neuen Buchungen automatisch anhand der bereits erstellten Regeln.
• Schnelligkeit bei der Regelerstellung.
  Wählen Sie die vervollständigten Buchungszeilen aus und erstellen Sie mit nur einem Klick automatisch alle zugehörigen Regeln in der Tabelle Wiederholende Buchungen. Anschliessend müssen Sie lediglich die Beschreibung jeder Regel anpassen, um eine präzise Übereinstimmung bei künftigen Buchungen sicherzustellen.
• Sie müssen keine Regeln manuell über separate Dialogfenster eingeben.
• Kein manuelles Erfassen in der Tabelle 'Wiederholende Buchungen' erforderlich – das Programm übernimmt die Daten direkt aus den vervollständigten Buchungen.

Nachfolgend wird die vollständige Vorgehensweise zur Erstellung von Regeln aus der Tabelle Buchungen beschrieben. 

Bankbewegungen importieren

In der Tabelle Buchungen importieren Sie Bewegungen aus Ihrem Bank-, Post- oder Kreditkartenauszug.  

Importierte Datensätze vervollständigen

Für jede importierte Transaktion geben Sie das Gegenkonto, den MWST/USt-Code, die Kostenstelle oder andere erforderliche Informationen ein.

Wenn Sie eine Bewegung importieren, die auf mehrere Buchungszeilen aufgeteilt werden muss, fügt das Programm zunächst eine einzige Buchungszeile mit dem Gesamtbetrag und dem temporären Gegenkonto [CA] ein

Vorgehensweise:

• Entfernen Sie das temporäre Gegenkonto [CA] aus der ursprünglichen Buchung.
• Fügen Sie neue Zeilen direkt unterhalb der betreffenden Transaktion ein. Geben Sie in jeder Zeile die vollständigen Buchungsinformationen an: Beschreibung, Gegenkonto, Betrag, ggf. MWST/USt-Code und Kostenstelle.
  
  

Regeln erstellen

Ausgehend von den vervollständigten Buchungszeilen können Sie Regeln erstellen, die künftig automatisch angewendet werden.

Vorgehensweise:

• Wählen Sie in der Tabelle Buchungen die Zeilen aus, für die Sie eine Regel erstellen möchten.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Buchung ohne vorhandene Regel und wählen Sie Regeln aus Auswahl erstellen.
  Alternativ über das Menü Aktionen > Sich wiederholende Buchungen > Regeln aus Auswahl erstellen.
  
  

Alle ausgewählten Buchungen werden automatisch in die Tabelle 'Wiederholende Buchungen' übernommen – genau so, wie sie zuvor in der Tabelle Buchungen vervollständigt wurden.

Regeln vervollständigen

Die Regeln müssen in der Tabelle Wiederholende Buchungen wie folgt ergänzt werden:

• Spalte 'Beschreibung' bearbeiten
  In der Spalte Beschreibung geben Sie den Text ein, nach dem das Programm in den importierten Buchungen sucht. Zunächst übernimmt das Programm automatisch die Beschreibung aus der ursprünglichen Transaktion.
  Ersetzen Sie diesen Text durch ein oder mehrere Schlüsselwörter, damit das Programm die Buchung bei künftigen Importen korrekt zuordnen kann (z.B. +Versicherung Best Insurance).
  Siehe auch den Abschnitt Bedingung zur Beschreibung.
• Spalten Sollkonto und Habenkonto
  In den Spalten Soll und Haben werden der Gegenposten und das importierte Bankkonto angezeigt.
  • Überprüfen Sie zuerst, ob der angegebene Gegenposten bereits korrekt ist; andernfalls passen Sie ihn entsprechend an.
  • Das Hauptimportkonto, das zur Identifikation der entsprechenden Buchungen verwendet wird, darf nicht als kommentiertes Konto angegeben werden (Konto in eckigen Klammern).
    Wenn das Konto dem Hauptkonto der Bank entspricht, aus dem die Transaktionen importiert werden, und als kommentiertes Konto angegeben ist, müssen die Klammern entfernt werden, da die Regel sonst nicht korrekt angewendet wird.
    Dies kann bei Detailbuchungen aus dem Kontoauszug auftreten, für die noch keine spezifischen Regeln definiert sind.
  • Alternativ kann das Hauptimportkonto entfernt und nur der Gegenposten belassen werden. In diesem Fall wird die Regel basierend auf der Spalte Beschreibung angewendet (Übereinstimmung mit der Transaktionsbeschreibung) und gilt für alle importierten Bankkonten.
• Für Buchungen, die sich über mehrere Zeilen aufteilen – sogenannte Sammelbuchungen (Split Rows) –, bearbeiten Sie die Spalte Beleg (Doc).
  In der ersten Buchungszeile geben Sie in der Spalte Gegenkonto leere eckige Klammern [] ein.
  In den folgenden Zeilen tragen Sie in der Spalte Beleg (Doc) den Eintrag !RuleSplit ein (siehe Zeilen 7, 8 und 9 in der folgenden Abbildung).
  
  

Die beschriebene Vorgehensweise muss nur einmal durchgeführt werden, um die Regeln einzurichten. Bei späteren Importen werden die bereits definierten Regeln automatisch angewendet. Sie müssen nur jene neu importierten Bewegungen ohne Regel vervollständigen, die noch kein Gegenkonto zugewiesen bekommen haben – und zwar mit demselben Verfahren.
Um in der Tabelle Buchungen alle importierten Bewegungen zu finden, die noch keine Regel haben, können Sie die temporäre Zeilenfilterfunktion verwenden. Geben Sie dazu den Text "[CA]" in das Filterfeld ein.

Auf die Regeln greifen Sie über den Menübefehl über Aktionen > Sich wiederholende Buchungen > Tabelle wiederholende Buchungen zu. 

• Regelzeilen sind jene Zeilen, die in der Spalte Beleg (Doc) den Eintrag !Rule oder !RuleSplit enthalten.
• In Regelzeilen haben die Spalten eine abweichende Bedeutung, je nach Funktion:
  • Bedingungsspalten
    Diese Spalten enthalten die Werte, die verglichen werden, um zu bestimmen, ob die Regel angewendet werden soll.
    Folgende Spalten gelten als Bedingungsspalten: Beleg (Doc), Datum, Beschreibung, Konto Soll/Haben, Betrag.
  • Aktions- / Ersetzungsspalten
    Diese Spalten enthalten die Werte, die bei Anwendung der Regel eingefügt und zum Vervollständigen der importierten Zeilen verwendet werden.
    Alle Spalten, die nicht als Bedingung verwendet werden, gelten als Ersetzungsspalten.

Bedingungsspalten

Die Spalten Bedingungen (auch Suchspalten genannt) enthalten die Werte, die für den Abgleich mit den importierten Bewegungen verwendet werden.

• Spalte Beleg (Doc) (obligatorisch)
  • Muss den Eintrag !Rule oder !RuleSplit enthalten:
    • !Rule – Kennzeichnet die Zeile als Regel.
    • !RuleSplit – Gibt an, dass die zugehörige Regel eine Buchung auf mehreren Zeilen (Split Rows) – auch Sammelbuchung genannt – erzeugt.
• Spalte Beschreibung (obligatorisch)
  • Die Spalte Beschreibung muss den Text enthalten, nach dem in der Beschreibung der importierten Bewegungen gesucht werden soll.
  • Wenn der Beschreibungstext mit einem Ausdruck in eckigen Klammern [ ] beginnt, wird dieser als Regelname verwendet. Der Regelname ist optional und dient der besseren Identifikation in der Tabelle.
• Spalte Konto (empfohlen)
  • In der doppelten Buchhaltung: Verwenden Sie die Spalte KtSoll (Soll-Konto), um Einnahmen zu filtern, oder KtHaben (Haben-Konto) für Ausgaben.
  • In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Verwenden Sie die Spalte Konto.
  • In der Regel handelt es sich um das Bankkonto, von dem die Bewegungen importiert wurden.
• Spalte Datum (optional)
  • Begrenzt die Anwendung der Regel auf einen bestimmten Zeitraum.
• Spalte Betrag (optional)
  • Begrenzt die Anwendung der Regel auf einen bestimmten Betrag oder einen Betragsbereich.
  • In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Verwenden Sie die Spalte Einnahmen (für Geldeingänge) oder Ausgaben (für Geldausgänge).

Ersetzungsspalten

Die Spalten für die Vervollständigung (Ersetzung) enthalten zusätzliche Informationen, die beim Import automatisch in die Buchung eingefügt werden sollen.

• Spalte Link (DokLink)
  Hier können Sie Verknüpfungen zu Dokumenten einfügen.
• Spalte Gegenkonto
  Geben Sie hier das Konto an, das das temporäre Gegenkonto [CA] ersetzt oder das im Dialogfenster "Regeln anwenden" ausgewählte temporäre Gegenkonto.
  • In der doppelten Buchhaltung: Verwenden Sie die Spalte Haben, um Einnahmen zu filtern, oder Soll für Ausgaben.
  • In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Verwenden Sie die Spalte Kategorie.
• Spalte MWST/USt-Code
  Geben Sie den MWST/USt-Code an, der auf die importierte Bewegung angewendet werden soll.
  Das Programm ergänzt automatisch alle mehrwertsteuerbezogenen Spalten entsprechend dem gewählten Code.
• Spalten Kostenstellen "KS1, KS2 oder KS3" (CC1, CC2, CC3)
  Geben Sie den Kostenstellen-Code an, der der Bewegung zugewiesen werden soll.
• Spalte Anmerkung (Notizen)
  Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen hinzu, die beim Import in die Bewegung übernommen werden sollen.
• Andere Spalten
  Alle Spalten, die nicht als Bedingungsspalten definiert sind (mit Ausnahme von ExternalReference), gelten als Ersetzungsspalten.
  Hinweis: Die Spalte ExternalReference ist eine reservierte Systemspalte, die beim Bankimport verwendet wird, um jede Bewegung eindeutig zu identifizieren und Duplikate zu vermeiden.

Die Spalte Link (DokLink)

In dieser Spalte kann kein direkter Link zu einem spezifischen Dokument eingefügt werden, da jede Buchung mit einem eigenen Beleg verknüpft wird. Sie können jedoch eine Anmerkung in eckigen Klammern (z.B. "[Doc]") einfügen, um Zeilen zu kennzeichnen, die später mit einem digitalen Dokument verknüpft werden sollen.

Nach dem Import der Bewegungen kann es erforderlich sein, diese mit den entsprechenden Belegen zu verbinden. Um diesen Vorgang zu beschleunigen, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

• Verwenden Sie in der Spalte Link (DokLink) der Tabelle Wiederholende Buchungen einen Text in eckigen Klammern [ ].
• Geben Sie innerhalb der eckigen Klammern einen Begriff ein, der im Dateinamen des Dokuments enthalten ist, mit dem die Buchung verknüpft werden soll.
  
  

• In der Tabelle Buchungen werden die Bewegungen eingefügt, wobei in der Spalte Link ein Text in eckigen Klammern steht.
  
  

• Geben Sie in der Tabelle Buchungen mithilfe der temporären Zeilenfilterfunktion den Suchbegriff "!link![ ]" ein. Damit werden alle Zeilen angezeigt, bei denen die Spalte Link (DokLink) eckige Klammern enthält – also Bewegungen, bei denen der Link zum Beleg noch ergänzt werden muss.
• Beim Bearbeiten der Spalte Link (DokLink) in der Buchungen-Tabelle zeigt das Programm in der Autovervollständigung automatisch alle Belegdateien an, die noch nicht mit einer Buchung verknüpft sind und den Text enthalten, der innerhalb der eckigen Klammern steht.
  Beispiel: Wenn Sie in der Spalte 'Link' den Text "[Rechnung]" eingeben, zeigt das Programm alle Dateien, deren Dateiname "Rechnung" enthält und die noch keiner Buchung zugeordnet wurden.  

Schnelle Suche und Vervollständigung von importierten Datensätzen

Nach dem Import der Datensätze mithilfe der definierten Regeln kann es vorkommen, dass einzelne Buchungen manuell mit zusätzlichen Informationen ergänzt werden müssen.

Um solche Buchungen schnell zu finden, können Sie eine der folgenden Methoden verwenden:

• Verwendung der Spalte 'Bemerkungen'
  Zur schnellen Identifikation von Datensätzen, die noch ergänzt werden müssen, empfiehlt es sich, temporäre Suchbegriffe einzugeben, die das Filtern erleichtern.
  Zum Beispiel:
  • Geben Sie in der Spalte Bemerkungen der Tabelle Wiederholende Buchungen – oder in einer beliebigen anderen Spalte der Regelzeile (ausser den Standardspalten für Regeln) – einen Hashtag ein – z.B. #city.
  • Verwenden Sie anschliessend in der temporären Zeilenfilterfunktion der Tabelle Buchungen denselben Hashtag (#), um gezielt alle Regelzeilen anzuzeigen, die Sie noch vervollständigen möchten.
• Regelzeilen farbig markieren
  In der Tabelle Wiederholende Buchungen können Regelzeilen individuell farblich hervorgehoben werden. Jede Buchung, die einer solchen Regel entspricht, wird in der Tabelle Buchungen ebenfalls mit denselben Merkmalen (inkl. Farbe) dargestellt.
  Um nur die farbig markierten Regelzeilen anzuzeigen, verwenden Sie in der temporären Zeilenfilterfunktion den Suchbegriff "!_co!".

Buchungen auf mehreren Zeilen (split rows)

Normalerweise wird beim Import von Bewegungen aus einem Kontoauszug mithilfe einer Regel nur eine einzelne Gegenbuchung erstellt. Wenn der Gesamtbetrag jedoch auf mehrere Gegenkonten verteilt werden soll, können Sie eine mehrzeilige Regel (split rows) erstellen.
Regeln mit !RuleSplit können ausschliesslich in der Tabelle Wiederholende Buchungen erfasst werden. Diese Funktion ist im Dialogfenster Regel erstellen/bearbeiten nicht verfügbar und wird dort auch nicht angezeigt, wenn eine Regel mit !RuleSplit verknüpft ist.

Beispiele:

• Sie erhalten regelmässig eine Zahlung in Höhe von 550, die auf drei verschiedene Konten – und damit auf drei Buchungszeilen – verteilt werden muss:
  • 550 – Gesamte Mieteinnahme, verbucht auf dem Bankkonto, das im Kontoauszug erscheint und in der Regel definiert ist.
  • 500 – Ertrag aus Miete (Mietzins) – (Gegenposten Ertragskonto für 'Miete')
  • 50   – Ertrag aus Nebenkosten (Gegenposten Konto für 'Nebenkosten')

Aufbau einer mehrzeiligen Regel (Split Rows):

Alle zusätzlichen Zeilen müssen direkt unter der Regelzeile eingefügt werden.

• Erste Regelzeile (Hauptzeile) enthält den Gesamtbetrag:
  • In der Spalte Beleg (Doc) muss der Text !Rule stehen.
  • In der Spalte Beschreibung geben Sie den Text ein, nach dem in den importierten Buchungen gesucht werden soll.
  • In der Spalte Gegenkonto tragen Sie entweder das gewünschte Konto ein oder eckige Klammern " [] ", wenn das Feld (Konto) leer bleiben soll.
• Nachfolgende Zeilen (Split-Zeilen):
  • In der Spalte Beleg (Doc) geben Sie den Text !RuleSplit ein.
  • In der Spalte Beschreibung tragen Sie den Text ein, der in der Buchung angezeigt werden soll.
  • In den Spalten Soll-Konto und Haben-Konto geben Sie die gewünschten Konten ein – oder lassen Sie sie leer, falls kein Konto verwendet werden soll.
  • In der Spalte Betrag geben Sie den entsprechenden Teilbetrag der Buchung ein.
    Hinweis: Der Betrag ist derzeit fix – es ist nicht möglich, Formeln zu verwenden, die sich dynamisch am importierten Betrag orientieren.
  • In allen weiteren Spalten geben Sie die Werte ein, die in den zusätzlichen Zeilen enthalten sein sollen. 
    Im folgenden Beispiel sehen Sie die Verwendung einer "Kostenstelle des Mieters".

Im Beispiel der mehrzeiligen Buchung (Sammelbuchung) für die Miete wird angenommen, dass der eingegangene Mietbetrag immer 550 beträgt. Wenn der effektive Betrag abweicht, muss die Buchung manuell angepasst werden.

Regeln in der Tabelle 'Wiederholende Buchungen' ändern

Alle bestehenden Regeln zur automatischen Vervollständigung importierter Datensätze, die in der Tabelle 'Wiederholende Buchungen' gespeichert sind – einschliesslich jener, die Sie über das Dialogfenster Regeln anwenden (nur im Advanced-Plan) erstellt haben – können bearbeitet, gelöscht oder durch neue Regeln ergänzt werden. So können Sie auch im Voraus Regeln definieren, um einen zukünftigen Import vorzubereiten, für den derzeit noch keine Regel existiert.

Importierte Buchungstexte ändern – mit der Spalte 'Bemerkungen'

Alle importierten Buchungen übernehmen in der Spalte Beschreibung der Tabelle Buchungen den Text aus dem Bankkontoauszug. In der Regel handelt es sich dabei um sehr detaillierte Beschreibungen.

Zum Zeitpunkt des Imports ist es nicht möglich, diese Beschreibung automatisch zu ändern.

Wenn Sie die importierte Buchungsbeschreibung anpassen möchten, können Sie dafür die Spalte Bemerkungen in der Tabelle Wiederholende Buchungen verwenden.
Achtung: Wenn die Spalte Bemerkungen bereits für eigene Notizen, Anmerkungen/Bemerkungen oder interne Hinweise genutzt wird, kann sie nicht gleichzeitig zur Ersetzung der Beschreibung verwendet werden. In diesem Fall empfiehlt es sich, eine eigene zusätzliche Spalte zu erstellen (siehe Neue Spalte).

So gehen Sie vor, wenn die Spalte "Bemerkungen" noch nicht verwendet wird:

• Öffnen Sie über das Menü Aktionen > Sich wiederholende Buchungen > Tabelle wiederholende Buchungen.
• Machen Sie die Spalte Bemerkungen über den Menübefehl Daten > Spalten einrichten sichtbar.
• Geben Sie in der Spalte Bemerkungen den gewünschten Buchungstext ein, der später in der Spalte Beschreibung der Tabelle Buchungen angezeigt werden soll.
  Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Buchungen, die angepasst werden müssen.
  
  
   
• Bankbewegungen importieren
• Nach dem Import der Bewegungen in die Tabelle Buchungen öffnen Sie den Menübefehl Daten > Spalten einrichten und blenden die Spalte Bemerkungen ein.
  In der Spalte Bemerkungen werden die Einträge oder Hinweise angezeigt, die zuvor in der Tabelle Wiederholende Buchungen definiert wurden.
  
  
   
• Übertragen Sie für jede Buchung den Text aus der Spalte Bemerkungen in die Spalte Beschreibung.
  
  

Eine andere Beschreibung als die importierte festlegen – Eigene Spalte

In der Tabelle Wiederholende Buchungen können eigene Spalten nicht direkt hinzugefügt werden. 

Um in dieser Tabelle eine eigene Spalte verwenden zu können, müssen Sie die gewünschte Spalte zuerst in der Tabelle Buchungen hinzufügen.

Sobald die eigene Spalte in der Tabelle Buchungen erstellt wurde, erscheint sie automatisch auch in der Tabelle Wiederholende Buchungen und kann dort verwendet werden, um eine alternative Beschreibung zur importierten festzulegen.

Die Eingabe erfolgt auf dieselbe Weise wie im Abschnitt Importierte Buchungstexte bearbeiten – Spalte 'Bemerkungen' beschrieben.

Neues Jahr mit Regeln erstellen

Beim Übergang ins neue Jahr – über den Menübefehl Aktionen > Neues Jahr erstellen – werden alle vorhandenen Regeln aus der Tabelle Wiederholende Buchungen automatisch in die Datei des neuen Jahres übernommen.

Buchhaltungen mit gleichen Regeln

Wenn Sie mehrere ähnliche Buchhaltungen verwalten (zum Beispiel für Kunden mit ähnlichen Eigenschaften), kann es nützlich sein, bereits erstellte Regeln wiederzuverwenden und sie nicht jedes Mal neu zu schreiben.

Wenn die Buchhaltungen den gleichen Kontenplan oder zumindest eine kompatible Struktur haben, können Sie die Regeln von einer Datei in eine andere kopieren.

So kopieren Sie die Regeln

• Öffnen Sie die Quelldatei (diejenige, die die Regeln enthält).
• Zeigen Sie die Tabelle Wiederholende Buchungen über den Menübefehl Aktionen > Sich wiederholende Buchungen > Tabelle wiederholende Buchungen.
• Wählen Sie die Zeilen aus, die Sie kopieren möchten.
• Verwenden Sie den Menübefehl Bearbeiten > Zeilen kopieren.
• Öffnen Sie die Zieldatei und zeigen Sie die Tabelle Wiederholende Buchungen an.
• Fügen Sie die Regeln mit dem Menübefehl Bearbeiten > Kopierte Zeilen einfügen in die Tabelle Wiederholende Buchungen ein.

Sie können auch eine eigene Buchhaltungsdatei erstellen, die als Regelbibliothek dient.
So können Sie bei der Erstellung einer neuen Buchhaltung einfach den benötigten Regelblock kopieren und in die Zieldatei einfügen.

Die Bedingungen einer Regel sind Kriterien, die festlegen, wann eine Vervollständigungsregel automatisch auf eine Buchung angewendet wird.

Sie werden beim Erstellen oder Bearbeiten einer Regel im Dialogfenster Regeln anwenden festgelegt – oder direkt in der Tabelle wiederholende Buchungen.

Die Bedingungen können sich auf die Beschreibung, das Konto, den Betrag oder das Datum beziehen.

Eine Regel wird nur angewendet, wenn alle festgelegten Bedingungen erfüllt sind. Wird auch nur eine Bedingung nicht erfüllt, wird die Regel nicht ausgeführt. Nicht ausgefüllte Bedingungen werden ignoriert.

Bedingung zur Beschreibung

Geben Sie ein Stichwort oder einen kurzen Ausdruck als Schlüsselwort ein, um Buchungen zu identifizieren, die automatisiert werden sollen – basierend auf dem Text in der Spalte 'Beschreibung' des Kontoauszugs.

Banana Buchhaltung vergleicht automatisch den Beschreibungstext jeder importierten Buchung mit dem in der Regel angegebenen Text. Wird  eine Übereinstimmung gefunden, wird die entsprechende Regel angewendet.

Um bessere Ergebnisse zu erzielen, empfiehlt es sich, nur wenige, aber aussagekräftige Schlüsselwörter zu verwenden – zum Beispiel den Namen des Lieferanten oder Dienstleisters. So kann die Regel auf mehrere ähnliche Buchungen angewendet werden.

Die Suchbegriffe können auf verschiedene Arten eingegeben werden:

• Genaues Wort oder exakte Formulierung
  • Wenn Sie zum Beispiel "Best Insurance 892-948" eingeben, sucht das Programm nach importierten Buchungen, die genau diesen Text ("Best Insurance 892-948") enthalten.
  • Wenn Sie nur "Insurance" als Bedingung eingeben, sucht das Programm nach Buchungen, die dieses Wort ("Insurance") enthalten.
• Alle Wörter in beliebiger Reihenfolge (mit dem Sonderzeichen "+" am Anfang)
  • Wenn Sie "+Best Insurance 892-948" als Bedingung eingeben, sucht das Programm nach importierten Buchungen, die die Wörter oder Werte "Best", "Insurance" und die Nummer "892-948" enthalten – in beliebiger Reihenfolge.
  • Alle Wörter oder Werte müssen in der Beschreibung der Buchung vorhanden sein, die Reihenfolge spielt jedoch keine Rolle.
  • Das Symbol "+"-Symbol wird bei der Suche nicht berücksichtigt.

Wichtig: Wenn eine Vertragsnummer, Policennummer, Kundennummer usw. vorhanden ist, empfiehlt es sich, vor der Regel ein "+" hinzuzufügen.
Das "+" ermöglicht es der Regel, einzelne Wörter (oder Zahlenfolgen) unabhängig von ihrer Position innerhalb der Beschreibung der importierten Buchung zu erkennen.

• Liste von Wörtern (mit "|" als Trennzeichen)
  • Wenn Sie "Kaffee|Restaurant" eingeben, sucht das Programm nach importierten Buchungen, die entweder das Wort "Kaffee" oder "Restaurant" enthalten.
    Diese Methode ist hilfreich, um mehrere Kategorien gleichzeitig zu erkennen, ohne dafür separate Suchregeln erstellen zu müssen.
• Gross- und Kleinschreibung
  • Bei der Textsuche wird nicht zwischen Gross- und Kleinbuchstaben unterschieden. Der eingegebene Text wird unabhängig von der Schreibweise (ob gross- oder kleingeschrieben) angewendet.
    Der vollständige Text, den Sie im Feld Beschreibung eingeben, wird in der Spalte Beschreibung der Tabelle wiederholende Buchungen angezeigt.

Warnung: Verwenden Sie NICHT den vollständigen Text aus dem Kontoauszug als Beschreibung, da er für jeden Buchungseintrag einzigartig ist und sich nicht für mehrere Buchungen wiederverwenden lässt.

Bedingung zum Konto

• Geben Sie das Konto ein, von dem die Buchungen importiert werden (z.B. Bank, Post usw.).
• Das Programm verbucht den Betrag automatisch im Soll oder Haben, je nach Art der importierten Buchung.
• Wenn das Feld "Konto" leer bleibt, wird die Regel auf alle Konten angewendet, die die Bedingung zur Beschreibung erfüllen.

Bedingung zum Betrag (oder Betrag in Fremdwährung)

• Diese Option ermöglicht es, eine Regel nur dann anzuwenden, wenn die Buchung einen bestimmten Betrag aufweist.
• Alternativ – wenn der genaue Betrag nicht bekannt ist – kann ein Betragsbereich definiert werden, indem ein Minimalwert, ein Maximalwert oder ein konkreter Wertebereich angegeben wird, für den die Regel gilt.
  • Verfügbar ab Version 10.2.3 von Banana Buchhaltung Plus – Dev-Channel
  • Die Bedingung muss folgende Kriterien erfüllen:
    • mit dem Symbol "!" beginnen
    • in eckige Klammern [ ] gesetzt sein
    • den unformatierten Betrag verwenden (ohne Tausendertrennzeichen, mit Punkt als Dezimaltrennzeichen)
      (andere Formate werden nicht erkannt)
    • erlaubte Operatoren: > (grösser als), < (kleiner als), >= (grösser oder gleich), <= (kleiner oder gleich), <> (ungleich)
  • Beispiel: Um Buchungen mit einem Betrag von CHF 1’000.00 oder mehr auszuwählen, geben Sie Folgendes ein:
    [!>=1000.00]

Die Abbildung zeigt das Dialogfenster "Regeln anwenden", in dem Sie das Feld Betrag auswählen und einen Zahlenbereich definieren können.
Im folgenden Beispiel wird das Konto 1510 Mobilien und Einrichtungen auf Buchungen angewendet, bei denen die Beschreibung "Kauf Büromaterial" lautet und der Betrag grösser oder gleich CHF 1’000.00 ist.
Die Verwendung dieses Filters ist besonders hilfreich, wenn unterschiedliche Gegenkonten abhängig vom Buchungsbetrag zugewiesen werden sollen.

Beispiele für Bedingungen zum Betrag (Spalte 'Betrag')

Bedingung zum Datum

Ab Version 10.2.3 von Banana Buchhaltung Plus – Dev-Channel können Sie eine Regel auf Buchungen anwenden, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums liegen (z.B. nur Buchungen aus dem Januar).

Vorgehen:

• Fügen Sie eine neue Regel hinzu, wie auf der Seite Dialogfenster Regeln anwenden – Regel hinzufügen beschrieben.
• Wählen Sie das Feld Datum aus.
• Geben Sie die Filterbedingung im Feld Kommentar ein.
  Die Bedingung muss:
  • mit dem Symbol "!" beginnen
  • in eckige Klammern [ ] gesetzt sein
  • das Datum im ISO-Format YYYY-MM-DD enthalten 
    (andere Formate werden nicht erkannt)
• Beispiel: Um Buchungen mit einem Datum vor dem 1. April 2025 auszuwählen, geben Sie Folgendes ein:
  [!<2025-04-01]

Die Abbildung zeigt das Dialogfenster "Regeln anwenden", in dem Sie das Feld Datum auswählen und einen Datumsbereich festlegen können.
Im folgenden Beispiel wird die Regel auf Buchungen angewendet, die vor dem 1. April 2025 liegen.
Die Verwendung dieses Filters ist besonders hilfreich, wenn Vorgänge nach Monat, Quartal oder Jahr unterschieden werden sollen – zum Beispiel, wenn bis zu einem bestimmten Datum ein bestimmter MWST/USt-Code gilt und danach ein anderer, etwa beim Wechsel zu einer neuen MWST/USt-Methode. 

Beispiele für Bedingungen zum Datum (Spalte 'Datum')

So definieren Sie Bedingungen in der Tabelle wiederholende Buchungen

Bedingungen können direkt in der Tabelle wiederholende Buchungen eingegeben werden – mit derselben Syntax wie in den vorherigen Abschnitten beschrieben.

Gewicht der Regeln und Konfliktauflösung

Das Gewicht einer Autovervollständigungsregel wird durch die Anzahl der in der Regel definierten Bedingungen bestimmt. Je mehr Bedingungen angegeben sind, desto höher ist das der Regel zugewiesene Gewicht.

Wenn mehrere Regeln auf dieselbe Buchung anwendbar sind, wählt Banana Buchhaltung die Regel mit dem höchsten Gewicht aus, da sie als spezifischer betrachtet wird. Dadurch können allgemeine Regeln und detailliertere Regeln definiert werden; bei einem Konflikt wird immer die spezifischere Regel angewendet.

Zum Beispiel können in der Tabelle Wiederholende Buchungen die folgenden Regeln vorhanden sein:

Wenn eine Buchung mit der Beschreibung "Gutschrift Fratelli Bernasconi" auf das Konto 1030 importiert wird, sind beide Regeln anwendbar. Die zweite Regel hat jedoch ein höheres Gewicht, weil sie eine zusätzliche Bedingung für das Feld Sollkonto enthält. Da sie spezifischer ist, wird sie vorrangig vor der ersten Regel angewendet.