Budget und Finanzplanung auf Grundlage von Planbuchungen

Das Budget mit Planbuchungen ist eine Methode zur Finanzplanung in Banana Buchhaltung, mit der Sie die zukünftige Entwicklung Ihres Unternehmens oder Ihrer Geschäftstätigkeit planen können. Sie erstellen Planwerte für die Ertrags-, Vermögens- und Liquiditätslage, indem Sie zukünftige Geschäftsvorgänge in der Tabelle Budget nach derselben Soll-/Haben-Logik wie in der Buchhaltung erfassen.

Dabei verwenden Sie denselben Kontenplan und dieselbe Struktur wie für die laufende Buchhaltung. Die Finanzplanung wird somit nicht getrennt verwaltet: Buchhaltungs- und Plandaten sind Bestandteil desselben Systems.

Aufwände, Erträge, Vermögen und Liquidität bleiben miteinander verknüpft. Banana Buchhaltung berechnet die entsprechenden Planwerte automatisch.

Die Buchhaltung der Zukunft

Die Buchhaltung zeigt strukturiert, was bereits geschehen ist: welche Umsätze erzielt und welche Kosten angefallen sind, welche Beträge die Kunden noch bezahlen müssen, welche Verbindlichkeiten zu begleichen sind und wie viel Liquidität verfügbar ist.

Für fundierte Entscheidungen ist es jedoch ebenso wichtig, vorauszuschauen und Fragen wie diese beantworten zu können:

• Wird das Unternehmen einen Gewinn erzielen?
• Wird in den kommenden Monaten genügend Liquidität vorhanden sein?
• Wann können neue Investitionen getätigt werden?
• Wird eine Finanzierung erforderlich sein?
• Wie viel kann entnommen oder ausgeschüttet werden, ohne Liquiditätsengpässe zu verursachen?

Das Konzept des Budgets mit Planbuchungen ist aus dem Bedürfnis entstanden, solche Fragen strukturiert zu beantworten und die Finanzplanung einfach auf dem aktuellen Stand zu halten.

Viele Unternehmen, insbesondere Neugründungen, geraten nicht deshalb in Schwierigkeiten, weil Kunden fehlen oder ihre Produkte und Dienstleistungen nicht überzeugen, sondern weil ihnen eine verlässliche Planung der zukünftigen Liquidität fehlt oder weil sich diese bei veränderten Geschäftsbedingungen nur schwer auf dem aktuellen Stand halten lässt.

Daraus ergibt sich ein einfaches Prinzip: Für die Planung der Zukunft wird dieselbe Methode verwendet, mit der die Buchhaltung die Vergangenheit abbildet.

Das Budget mit Planbuchungen wendet somit dieselbe Buchungslogik auf zukünftige Geschäftsvorgänge an.

In der Tabelle Budget erfassen Sie die Geschäftsvorgänge, die Sie für die Zukunft erwarten. Dabei verwenden Sie dieselben Konten und dieselbe Soll-/Haben-Logik wie bei gewöhnlichen Buchungen.

Sie können beispielsweise Folgendes planen:

• Verkäufe und Einkäufe
• Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge
• Löhne und andere wiederkehrende Kosten
• Investitionen und Abschreibungen
• Finanzierungen und Rückzahlungen

Das System nutzt somit die Berechnungslogik der Buchhaltung auch für die Zukunft. Aus den Planbuchungen kann es die Entwicklung der Konten berechnen sowie die Bilanz, die Erfolgsrechnung, die Liquiditätsplanung und weitere Berichte erstellen. Dabei wird dieselbe Struktur wie für die Istwerte verwendet.

Die Struktur, mit der die Vergangenheit nachvollzogen wird, wird so zu einem Instrument für die Planung der Zukunft. In der Praxis bedeutet dies, die Buchhaltung der Zukunft bereits heute zu führen. 

Zielgruppe

Das Budget mit Planbuchungen richtet sich an Unternehmen, Start-ups, Unternehmer, Buchhaltungsfachleute, Treuhandunternehmen, Steuerberatende und weitere Beratungsfachpersonen, die eine detaillierte betriebswirtschaftliche und finanzielle Planung in die Buchhaltung integrieren möchten.

Besonders nützlich ist diese Methode für Start-ups und neu gegründete Unternehmen, deren Planung sich vor allem auf die Zukunft richtet. Die Annahmen eines Projekts können in Planbuchungen übertragen werden. Dadurch lässt sich beurteilen, wie sich Verkäufe, Kosten, Investitionen, Finanzierungen, Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge im Laufe der Zeit auf Ertragskraft und Liquidität auswirken.

Das System kann sowohl für die eigene Geschäftstätigkeit als auch für diejenige von Kunden eingesetzt werden.

Es ermöglicht insbesondere:

• die zukünftige Geschäftstätigkeit zu planen
• die wirtschaftliche und finanzielle Tragfähigkeit eines Projekts zu prüfen
• Ertragskraft und Liquidität zu überwachen
• Investitionen und Finanzierungen zu beurteilen
• einen möglichen Finanzierungsbedarf frühzeitig zu erkennen
• nach Aufnahme der Geschäftstätigkeit die Planwerte mit den Istwerten zu vergleichen

Buchhaltungsfachleute können damit über die Erfassung und Analyse vergangener Geschäftsvorgänge hinausgehen und ihre Fachkenntnisse auch zur Unterstützung zukünftiger Entscheidungen einsetzen.

Vorteile des integrierten Systems

Das Budget ist direkt in die Buchhaltung integriert. Dies bietet verschiedene Vorteile:

• Ein einziges System und eine einzige Datei. Buchhaltungs- und Plandaten werden gemeinsam verwaltet. Buchhaltung, Budget und Finanzplanung müssen nicht getrennt geführt werden.
• Budget nach dem Prinzip der doppelten Buchhaltung. Die Planbuchungen verwenden dieselbe Soll-/Haben-Logik wie die normalen Buchungen.
• Derselbe Kontenplan – ohne Zuordnungen. Für die Plan- und Istwerte werden dieselben Konten verwendet. Zuordnungen zwischen dem Kontenplan und einer separaten Budgetstruktur sind daher nicht erforderlich.
• Zwei Möglichkeiten zur Budgetplanung. Sie können zusammengefasste Planwerte in der Spalte Budget der Tabelle Konten oder Kategorien erfassen oder mithilfe der Planbuchungen in der Tabelle Budget eine detaillierte Finanzplanung nach Zeiträumen erstellen.

• Formeln und automatische Berechnungen. In der Tabelle Budget können Sie Formeln, Mengen und Preise verwenden, um die Planbeträge automatisch zu berechnen. Die Formeln können auch auf Istsalden der Konten und bereits berechnete Planwerte zugreifen. Dadurch lassen sich die verschiedenen Elemente der Finanzplanung miteinander verknüpfen.

• Automatische Neuberechnung abhängiger Werte. Wenn sich ein Wert ändert, berechnet Banana Buchhaltung alle davon abhängigen Planwerte automatisch neu.
• Direkter Vergleich zwischen Plan- und Istwerten. Sie können die Plan- und Istwerte in den Berichten vergleichen und die einzelnen Buchungen in den Kontoauszügen detailliert analysieren.
• Berichte ohne Datenübertragung. Bilanz, Erfolgsrechnung, Liquiditätsplanung und weitere Berichte werden direkt aus denselben Daten erstellt. Exporte, Importe, Zuordnungen oder Abstimmungen zwischen unterschiedlichen Systemen sind nicht erforderlich.

Planung der Ertrags-, Vermögens- und Finanzlage

Finanzplanung bedeutet nicht nur, Aufwände und Erträge vorauszuplanen.

Jede unternehmerische Entscheidung kann sich gleichzeitig auf das Geschäftsergebnis, das Vermögen und die Liquidität auswirken. Das Budget mit Planbuchungen verknüpft diese Auswirkungen mithilfe der Buchungslogik miteinander.

Dadurch erhalten Sie automatisch:

• die Plan-Erfolgsrechnung
• die Planbilanz
• die Entwicklung der Liquidität
• den Vergleich zwischen Planwerten und tatsächlichen Werten (Istwerten)

Jede Planbuchung erzeugt die entsprechenden buchhalterischen Auswirkungen und hält die verschiedenen Bestandteile der Finanzplanung aufeinander abgestimmt.

Beispiel: vom Verkauf zur Liquidität

Nehmen wir an, Sie planen einen Verkauf mit späterer Zahlung.

Die Buchung des Verkaufs führt zu:

• dem geplanten Ertrag
• der Forderung gegenüber dem Kunden

Wenn Sie zusätzlich den erwarteten Zahlungseingang erfassen, berechnet das System:

• die Verringerung der Forderung gegenüber dem Kunden
• die Erhöhung der Liquidität

So sehen Sie nicht nur, welchen Ertrag Sie erwarten, sondern auch, wann der entsprechende Zahlungseingang erwartet wird.

Liquiditätsorientierte Finanzplanung

Ein positives Geschäftsergebnis bedeutet nicht zwangsläufig, dass genügend liquide Mittel zur Begleichung fälliger Zahlungen vorhanden sind.

Ein Unternehmen kann einen Gewinn erzielen und dennoch in Schwierigkeiten geraten, wenn die Zahlungseingänge erst nach den fälligen Zahlungen erfolgen. Auch Investitionen, die Rückzahlung von Finanzierungen oder andere Ausgaben können die verfügbare Liquidität vorübergehend stark beanspruchen.

Daher ist die Liquidität ein zentraler Bestandteil der Finanzplanung.

Indem Sie Aufwände, Erträge, Forderungen, Verbindlichkeiten, Investitionen, Finanzierungen, Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge miteinander verknüpfen, können Sie erkennen, wie sich die geplanten Geschäftsvorgänge im Laufe der Zeit auf die verfügbaren finanziellen Mittel auswirken.

Die Finanzplanung wird damit zu einem Hilfsmittel, mit dem sich mögliche Liquiditätsengpässe frühzeitig erkennen und Entscheidungen rechtzeitig prüfen lassen, beispielsweise die Verschiebung einer Investition, die Änderung der Zahlungsbedingungen oder die Aufnahme einer Finanzierung.

So erstellen Sie die Finanzplanung

Die Grundlage des Budgets mit Planbuchungen bildet die Tabelle Budget. In dieser Tabelle erfassen und organisieren Sie die Geschäftsvorgänge, die Sie für die Zukunft erwarten.

Die Tabelle Budget funktioniert ähnlich wie die Tabelle Buchungen: Jede Zeile entspricht einer Buchung und verwendet dieselben Konten wie in der Buchhaltung. Der Unterschied besteht darin, dass Sie keine bereits erfolgten, sondern erwartete zukünftige Geschäftsvorgänge erfassen.

Für jede Planbuchung können Sie unter anderem Folgendes festlegen:

• Datum
• Beschreibung
• Soll- und Habenkonto
• Betrag
• Wiederholungscode
• Enddatum der Wiederholung

Bei Bedarf können Sie auch MWST/USt-Codes, Kosten- und Profitstellen, Segmente, Formeln, Mengen und Preise verwenden.

Banana Buchhaltung verarbeitet die in der Tabelle Budget erfassten Planbuchungen und berechnet daraus die Planwerte der Konten sowie deren zeitliche Entwicklung. Aus denselben Daten können Sie die Planbilanz, die Plan-Erfolgsrechnung, die Liquiditätsplanung und weitere Berichte zur Finanzplanung erstellen.

Der Ablauf lässt sich vereinfacht wie folgt darstellen:

• Kontenplan → Tabelle Budget → Planbuchungen → Planwerte → Berichte zur Finanzplanung → Vergleich mit den Istwerten

Ausführliche Informationen zu den verfügbaren Spalten und Funktionen finden Sie auf der Seite Tabelle Budget.

Weitere Informationen zur Erfassung und Organisation zukünftiger Geschäftsvorgänge finden Sie auf der Seite Planbuchungen.

Finanzplanung automatisieren

Viele geplante Geschäftsvorgänge wiederholen sich im Laufe der Zeit oder hängen von Werten ab, die automatisch berechnet werden können.

Banana Buchhaltung bietet verschiedene Funktionen, mit denen sich die Finanzplanung einfacher einrichten und leichter aktualisieren lässt.

Wiederkehrende Planbuchungen

Geschäftsvorgänge wie Mieten, Löhne, Versicherungen, Ratenzahlungen und andere wiederkehrende Zahlungen müssen nicht für jeden Zeitraum manuell erfasst werden.

Sie können die Planbuchung einmal erfassen und in der Spalte Wiederholen Folgendes festlegen:

• den Wiederholungscode
• das Enddatum der Wiederholung

Banana Buchhaltung berechnet daraus automatisch die entsprechenden Planwerte für die folgenden Zeiträume.

Anzahl, Preis/Einheit und Formeln

Wenn ein Betrag von anderen Werten abhängt, können Sie Anzahl, Preis/Einheit und Berechnungsformeln verwenden.

Sie können beispielsweise:

• eine Anzahl und einen Preis pro Einheit angeben
• einen Betrag mithilfe einer Formel automatisch berechnen
• Variablen für die Berechnungen definieren
• bereits berechnete Planwerte verwenden

Dadurch können Sie Finanzplanungen erstellen, bei denen bestimmte Beträge automatisch aktualisiert werden, wenn sich die Planungsannahmen ändern.

Planwerte der Konten in Berechnungen verwenden

Bei der Berechnung des Budgets aktualisiert Banana Buchhaltung fortlaufend die Planwerte der Konten.

Diese Werte können in Formeln verwendet werden, um die Beträge weiterer Planbuchungen automatisch zu berechnen.

So können Sie beispielsweise Berechnungen für folgende Werte festlegen:

• MWST/USt-Salden und die entsprechenden Zahlungen
• Abschreibungen
• Rückstellungen
• weitere Beträge, die von den bis zu diesem Zeitpunkt berechneten Planwerten abhängen

Wenn Sie eine Planbuchung ändern, können auch die davon abhängigen Werte automatisch neu berechnet werden.

Die Formeln und Berechnungsfunktionen werden auf den entsprechenden Seiten dieses Tutorials ausführlicher erläutert.

Detaillierte Finanzplanung nach Zeiträumen

Mit dem Budget erhalten Sie nicht nur Planwerte für das gesamte Jahr.

Jede Planbuchung wird dem Zeitraum zugeordnet, in dem der entsprechende Geschäftsvorgang voraussichtlich stattfindet. Dadurch können Sie detaillierte Berichte nach Monaten, Quartalen, Jahren oder anderen Zeiträumen erstellen.

Fallen beispielsweise Kosten nur in den Monaten Juni, Juli und August und in jeweils unterschiedlicher Höhe an, können Sie die entsprechenden Planbuchungen mit dem jeweiligen Datum und Betrag erfassen.

In den Berichten zeigt Banana Buchhaltung die jeweiligen Kosten im entsprechenden Zeitraum an, ohne dass sich dies auf die anderen Monate auswirkt.

Die Finanzplanung berücksichtigt somit, wann ein Geschäftsvorgang stattfindet und in welcher Höhe, anstatt einen Jahresbetrag pauschal auf zwölf Monate zu verteilen.

Kontinuierliche Finanzplanung: Rolling Budget

Die Finanzplanung sollte kein statisches Dokument sein, das nur einmal im Jahr erstellt wird.

Im Laufe der Geschäftstätigkeit ändern sich die Bedingungen: Neue Aufträge kommen hinzu, bestimmte Kosten steigen, Investitionen werden vorgezogen oder verschoben und Zahlungseingänge erfolgen möglicherweise zu anderen Zeitpunkten als ursprünglich erwartet.

Sie können die Finanzplanung jederzeit aktualisieren, indem Sie:

• Beträge ändern
• Datumsangaben anpassen
• neue Planbuchungen hinzufügen
• nicht mehr gültige Planbuchungen löschen

Banana Buchhaltung berechnet die Planwerte und die entsprechenden Berichte automatisch neu.

Dadurch können Sie das System für eine kontinuierliche Finanzplanung, ein sogenanntes Rolling Budget (rollierendes Budget), verwenden und die Planwerte regelmässig anhand der neu verfügbaren Informationen aktualisieren.

Das Budget bleibt somit keine Momentaufnahme vom Anfang des Jahres, sondern entwickelt sich als operative Arbeitsgrundlage gemeinsam mit der Geschäftstätigkeit weiter.

Plan- und Istwerte im selben System

Während die Buchhaltung laufend aktualisiert wird, können Sie Folgendes vergleichen:

• die ursprünglich geplanten Werte
• die tatsächlichen Werte (Istwerte)
• die entsprechenden Abweichungen

Der Vergleich ist sowohl in den Berichten als auch in den Kontoauszügen möglich, da für die Plan- und Istwerte derselbe Kontenplan und dieselbe Buchhaltungsstruktur verwendet werden.

Dadurch können Sie die Abweichungen bis auf die Ebene der einzelnen Konten analysieren, deren Ursachen ermitteln und die gewonnenen Erkenntnisse nutzen, um die weitere Finanzplanung laufend zu aktualisieren und zu verbessern.

Sie müssen Daten aus unterschiedlichen Systemen weder importieren noch manuell aufeinander abstimmen: Der Vergleich erfolgt direkt anhand der Buchhaltungs- und Plandaten, die in derselben Datei enthalten sind.

Ein leistungsfähiges System

Das Budget mit Planbuchungen nutzt die Buchungslogik, um Planwerte für die Ertrags-, Vermögens- und Finanzlage zu erstellen und miteinander zu verknüpfen.

Damit Sie die Möglichkeiten dieses Systems vollständig nutzen können, sind Kenntnisse in Buchhaltung, Finanzplanung sowie im Bereich der Zahlungsströme hilfreich.

Im Vergleich zu einem einfachen Jahresbudget ermöglicht diese Methode eine wesentlich detailliertere Finanzplanung. Zudem lassen sich die Auswirkungen zukünftiger Entscheidungen auf die Ertragskraft, das Vermögen und die Liquidität konsistent analysieren.