Die Tabelle Buchungen ist bereits mit einer Reihe von Spalten und Ansichten voreingestellt.

Die Spalten der Tabelle Buchungen

Die folgenden Spalten, mit * gekennzeichnet, sind normalerweise nicht sichtbar. Um diese Spalten sichtbar zu machen, den Befehl Daten > Spalten einrichten verwenden.

Datum
Das Datum, welches das Programm verwendet, um die Buchung einem zeitlichen Rahmen zuzuordnen.
Das Datum muss in der Rechnungsperiode liegen, die in Eigenschaften (Stammdaten) definiert worden ist.
In Optionen kann man angeben, dass das Datum obligatorisch ist, sonst darf das Feld leer sein.
Wenn es gesperrte Buchungen gibt, meldet das Programm einen Fehler, wenn man ein Datum eingibt, das älter, als das der Sperre oder gleich wie das der Sperre ist.

*Datum Beleg
Man kann das Datum des Dokuments angeben, z.B. das Ausstellungsdatum einer Rechnung.

*Datum Valuta
Man kann das Valutadatum der Bankbewegung angeben. Der Wert wird aus einem elektronischen Kontoauszug importiert.

Beleg
Die Belegnummer wird in der Regel zur Identifizierung der Buchung angegeben und ist die gleiche wie die auf dem Papierbeleg. Es ist ratsam, eine fortlaufende Nummer auf dem Dokument anzugeben, damit man sofort von der Buchung auf den Beleg zurückgreifen kann.
Die Autovervollständigungsfunktion schlägt progressive Werte und Buchungscodes vor, die zuvor in der Tabelle der sich wiederholenden Buchungen festgelegt wurden.

Das Programm schlägt die nächste Belegnummer mit der Taste F6 oder (je nach Computer) Tastenkombination Fn+F6 vor.

• Numerische Reihenfolge, das Programm erhöht einfach den höchsten Wert, der in der Spalte Dok. gefunden wird.
• Alphanumerische Reihenfolge. Das Programm inkrementiert den letzten numerischen Teil, was nützlich ist, wenn Sie eine separate Nummerierung für die Kasse oder die Bank wünschen:
  • Wenn C-01 eingegeben worden ist und man C schreibt, schlägt das Programm C-02 vor.
  • Wenn B104 eingegeben worden ist und man B schreibt, schlägt das Programm B105 vor.
  • Wenn Sie zuvor D10-04 eingegeben haben und Sie beginnen, D zu tippen, schlägt das Programm D10-05 vor.

In der Tabelle Wiederkehrende Buchungen kann man Buchungsgruppen erfassen, die mit Hilfe eines Codes in der Tabelle Buchungen übernommen werden können

Will man im Nachhinein viele Belegnummern hinzufügen, so kann Excel hinzugezogen werden. In Excel kann man die gewünschte Anzahl Belegnummern kreieren und diese durch Kopieren und Einfügen in der Spalte Beleg der Tabelle Buchungen von Banana Buchhaltung übernehmen.

*Beleg Protokoll
Eine zusätzliche Spalte für den Fall, dass den Buchungen oder Belegen eine andere Nummerierung zugeordnet werden soll. Die Funktion der automatischen Vervollständigung schlägt progressive Werte vor, wie in der Spalte Beleg. Wird zum Beispiel verwendet:

• Wenn es erforderlich ist, den Buchungen eine fortlaufende Nummer zuzuweisen, die nicht die Belegnummer ist.
• Wenn die Buchungen von anderen Personen mit einer anderen Datei eingegeben werden und diese dann in die Buchhaltung importiert werden. Auf diese Weise können Sie sowohl eine fortlaufende Nummer bezüglich Buchhaltung bekommen als auch die ursprüngliche Nummer.

*Belegtyp
Enthält einen Code, den das Programm benutzt, um eine Art von Buchung zu identifizieren. Wenn Sie Ihre eigenen Codes benutzen wollen, sollten Sie eine neue Spalte hinzuzufügen.

• 01 Diese Buchung wird in Berichten (wie z.B. im Kontoauszug) als Eröffnungsbuchung betrachtet und erscheint deshalb nicht in der Rechnungsperiode, sondern in den Eröffnungssaldi.
• von 10 bis 19 Codes für Rechnungen an Kunden
• von 20 bis 29 Codes für Rechnungen von Lieferanten
• von 30 bis 1000 Codes für künftige Zwecke reserviert.

*Rechnungsnummer
Die Rechnungsnummer des Kunden oder Lieferanten wird angegeben. Diese Spalte ist sehr wichtig, da sie in Verbindung mit der Funktion Rechnungskontrolle Kunden und Lieferanten verwendet wird.

*Beleg Original
Die auf einem Dokument vorhandene Referenznummer, zum Beispiel Nummer einer Gutschrift.

*DokLink Verbindung zu externer Datei
In dieser Spalte wird ein Link zu einer externen Datei eingefügt, in der Regel zum Buchungsbeleg. Siehe Einfügen, Bearbeiten und Öffnen von Links.

• Wenn eine Verknüpfung in die Zelle eingefügt wurde, erscheint ein kleines Symbol, und wenn Sie darauf klicken, wird das Dokument geöffnet, aber nur wenn es sich um eine sichere Erweiterung handelt
• Mit dem anderen kleinen Symbol können Sie den Link einfügen und bearbeiten.

 *Externe Referenz
Eventuelle Referenznummer, von einem Programm, das diese Operation erzeugt hat. Damit eine Operation nicht zweimal importiert wird.

Beschreibung
Der Text der Buchung.
Die Funktion der automatischen Vervollständigung schlägt den Text einer bereits eingegebenen Buchung oder einer Vorjahresbuchung vor, wenn die betreffende Option ausgewählt worden ist.
Wenn man Taste F6 auswählt, übernimmt das Programm die Daten der vorherigen Zeile mit gleicher Beschreibung und vervollständigt die Felder der aktuellen Zeile.

Wenn die Beschreibung mit #CheckBalance beginnt, wird die Buchung als Buchung für die Prüfung des Saldos betrachtet.
Informationen finden Sie auf der Seite Kontrolle des Saldos.

*Anmerkung
Fussnoten der Buchungen.

Konto Soll
Das Konto, welches belastet wird.

• Im Konto Soll können auch Segmente eingegeben werden. Diese werden in der Regel mit einem ":" oder "-" getrennt.
  Wenn man in der Liste der Konten die Taste mit dem Trennzeichen der Segmente auswählt, gelangt man sofort zum nächsten Segment.
• Wenn man die Entertaste drückt, wird die Eingabe beendet und man gelangt zur nächsten Spalte.
• Die Funktion der automatischen Vervollständigung schlägt die Konten und Segmente vor, die im Kontenplan sind.
• Man kann auch einen Suchtext eingeben, worauf das Programm alle Konten anzeigt, welche diesen in einer der Spalten enthalten.
• [Kommentar]. Ein Wert in eckigen Klammern […] wird als Kommentar betrachtet und der Inhalt nicht berücksichtigt – ausser in besonderen Situationen.

*Konto Soll Beschreibung
Die aus dem Kontenplan übernommene Beschreibung des eingegebenen Kontos.

Konto Haben
Das Konto, welches gutgeschrieben wird.
Es gelten die gleichen Hinweise wie für das Soll-Konto.

*Konto Haben Beschreibung
Die aus dem Kontenplan übernommene Beschreibung dieses Kontos.

Betrag
Der Betrag, welcher auf dem Konto Soll und Haben gebucht wird.

*Saldo
Die Spalte Saldo gibt die Summe aus Soll und Haben an. Ein Betrag wird daher nur bei Buchungen auf mehreren Konten angezeigt. Am Ende der Buchung muss der Saldo gleich Null sein. Wenn ein Betrag wiederholt wird, bedeutet dies, dass ein Fehler vorliegt.

Die MWST/USt-Spalten
Mehr Informationen zu den MWST-Spalten auf Seite Buchungen mit MWST/USt.

KS1
Das Konto einer Kostenstelle, dem ein "." vorangestellt ist, wird ohne "." eingegeben.

• Wenn der Abkürzung das Minuszeichen "-P1" vorangestellt ist, wird der Betrag in Haben verbucht.
• [Kommentar]. Ein Wert in eckigen Klammern […] wird als Kommentar betrachtet und der Inhalt nicht berücksichtigt – ausser in besonderen Situationen.

*KS1 Beschreibung
Die aus dem Kontenplan übernommene Beschreibung der Kostenstelle.

KS2
Das Konto einer Kostenstelle, vor dem ein "," steht, wird ohne "," eingegeben.

• Wenn der Abkürzung das Minuszeichen "-P2" vorangestellt ist, wird der Betrag in Haben verbucht.
• [Kommentar]. Ein Wert in eckigen Klammern […] wird als Kommentar betrachtet und der Inhalt nicht berücksichtigt, ausser in besonderen Situationen.

*KS2 Beschreibung
Die aus dem Kontenplan übernommene Beschreibung der Kostenstelle.

KS3
Das Konto einer Kostenstelle, vor dem ein ";" steht, wird ohne ";" eingegeben.

• Wenn der Abkürzung das Minuszeichen "-P3" vorangestellt ist, wird der Betrag in Haben verbucht.
• [Kommentar]. Ein Wert in eckigen Klammern […] wird als Kommentar betrachtet und der Inhalt nicht berücksichtigt, ausser in besonderen Situationen.

*KS3 Beschreibung
Die aus dem Kontenplan übernommene Beschreibung der Kostenstelle.

*Datum Fälligkeit
Das Datum bis zu dem die Rechnung spätestens bezahlt werden muss. Weitere Informationen finden Sie unter Kunden und Lieferanten.

*Datum Zahlung
Das Datum der Bezahlung wird eingegeben, in Kombination mit dem Befehl Fälligkeiten anzeigen.
Wenn man die Funktionen zur Kontrolle der Kunden- und Lieferantenrechnungen benutzen will, muss man eine Buchung für die Ausstellung der Rechnung und eine Buchung für die Bezahlung eingeben.

*Sperre Nummer, Sperre Betrag, Sperre Fortlaufend, Sperre Zeile
Siehe Funktion Buchungen sperren.

Zusätzliche Spalten

Über das Menü Werkzeuge > Funktionen hinzufügen/entfernen > Artikel-Spalten in der Tabelle Buchungen hinzufügen werden die folgenden Spalten hinzugefügt.
Weitere Informationen finden Sie auch unter Artikel-Spalten in der Tabelle Buchungen.

Artikel-ID

• Die eindeutige dem Artikel in der der Tabelle Artikel zugeordnete Identifikation. Wenn ein Artikel eingegeben wird, der in der Tabelle Artikel vorhanden ist, werden die für ihn definierte Beschreibung, Einheit, Stückpreis, MwSt/USt-Code und Konto automatisch übernommen.

Anzahl

• Die Menge, die mit dem Stückpreis multipliziert den Buchungsbetrag ergibt. Sie kann auch negativ sein.
• Wenn die Tabelle Artikel vorhanden ist:
  • Ein positiver Wert (+) wird zur Artikelmenge addiert.
  • Ein negativer Wert (–) wird von der Artikelmenge abgezogen.
  • Ein neutraler Wert (±) wird zur Berechnung des Buchungsbetrags verwendet, verändert jedoch den Mengenbestand in der Tabelle Artikel nicht.
    Neutrale Werte werden in der Wertschriftenverwaltung verwendet, um Gewinne oder Verluste zu buchen. Sie können die Menge und den Gewinn- oder Verlustbetrag für eine einzelne Wertschrift angeben, ohne den verfügbaren Wertschriftenbestand zu verändern. Um das Symbol "±" einzugeben, tippen Sie zuerst "+" und danach "-". Das Programm wandelt diese Zeichenfolge automatisch in "±" um.
• Wenn eine Menge und ein Buchungsbetrag eingegeben werden, das Feld für den Stückpreis jedoch leer bleibt, wird der Stückpreis automatisch berechnet.

Einheit

• Eine Bezeichnung, die sich auf die Menge bezieht, zum Beispiel: m², t, Stk.

Preis/Einheit

• Der Preis pro Einheit, der mit der Menge multipliziert den Gesamtbetrag ergibt (kann auch negativ sein).
• Die Anzahl der Dezimalstellen kann mit dem entsprechenden Befehl im Menü Werkzeuge > Funktionen hinzufügen/entfernen geändert werden.

Buchungsbetrag

• Wenn ein Wert in der Spalte Menge oder Stückpreis eingegeben wurde, wird der Buchungsbetrag auf Grundlage dieser beiden Spalten berechnet und in einen positiven Wert umgewandelt.

Neue Spalten hinzufügen

Mit dem Befehl Spalten einrichten können Spalten sichtbar gemacht, versteckt, in der Reihenfolge verschoben oder neue hinzugefügt werden. Oder man gibt an, dass eine Spalte nicht ausgedruckt wird.

• Die in der Tabelle Buchungen hinzugefügten Spalten werden auch in den Tabellen Sich wiederholende Buchungen, Kontoauszug, MWST/USt-Zusammenfassung hinzugefügt werden, ohne dass sie sichtbar sind.
  Um diese Spalten in den anderen Tabellen sichtbar zu machen, muss man Befehl Spalten einrichten verwenden.
• Wird eine Spalte Betrag im Kontoauszug hinzugefügt, werden die eingegebenen Beträge zusammengezählt.

Ansichten

Wenn man eine neue Buchhaltung öffnet, werden folgende Ansichten automatisch erstellt und angezeigt:

• Basis - hauptsächliche Spalten
• Kostenstellen - Spalten KS1, KS2 und KS3
• Fälligkeiten - Spalten Datum Fälligkeit und Datum Zahlung
• Sperre - Spalten der Sperre

Mit dem Befehl Ansichten einrichten können die Ansichten personalisiert und eigene Ansichten erstellt werden.
Mit dem Befehl Seite einrichten kann der Druckmodus der Ansicht verändert werden.

Um die ausgestellten Schecks zu buchen, müssen Sie in den Passiven ein neues Konto Ausgestellte Schecks einfügen.

Der Scheck wird zum Zeitpunkt der Bezahlung des Lieferanten ausgestellt. Daraufhin wird er dem Kontokorrent der Bank belastet.

Der Kontoauszug Ausgestellte Schecks nach dem Buchen.

Banana Buchhaltung Plus enthält im Befehl Buchhaltung nachkontrollieren und neu berechnen die Funktion Saldoprüfung (#CheckBalance). Damit können die Kontensalden mit den effektiven Salden überprüft und abgestimmt werden.

Diese Kontrolle ist grundlegend für die Richtigkeit der Buchhaltung. Es wird empfohlen, die Saldoprüfung nicht nur am Ende des Geschäftsjahres, sondern auch regelmässig zum Monatsende durchzuführen, um zu vermeiden, dass falsche Salden von Monat zu Monat weitergeführt werden.

Gehen Sie wie folgt vor, um die Kontrolle durchzuführen:

• Erfassen Sie das Datum, auf das sich der Saldo bezieht.
• Tragen Sie in der Spalte Beschreibung #CheckBalance ein, gefolgt vom Währungskürzel und dem Betrag des zu überprüfenden Saldos (z.B. effektiver Kassenbestand oder  Banksaldo gemäss Kontoauszug).
• Geben Sie in der Spalte Soll das Konto an, das überprüft wird (z.B. Bankkonto, Kasse, MWST/USt-Konto oder ein anderes zu prüfendes Konto).
• Die Zelle in der Spalte Betrag muss leer bleiben.

Mit diesem Befehl meldet das Programm bei Nichtübereinstimmung der Salden entsprechende Warnungen. Die betroffenen Konten werden im Meldungen-Fenster aufgeführt. 

Die #CheckBalance-Buchungen sind zudem in Kombination mit dem Befehl Buchungen sperren sehr nützlich.

Il conto privato è un conto finanziario, utilizzato nella contabilità per registrare quelle transazioni che non riguardano direttamente l'azienda, ma il patrimonio personale del titolare.  Questo conto tiene traccia dei prelievi e degli apporti del titolare a scopi privati; pertanto serve per tenere separate le finanze aziendali da quelle personali, evitando confusione contabile.

Prelievi dall'azienda del privato/socio

I prelievi personali vengono registrati come diminuzione del patrimonio netto. Se il titolare/socio utilizza fondi aziendali per spese personali, l'importo viene addebitato al conto privato.

Esempio di scrittura contabile per un prelievo in contanti:

• Dare: Conto privato (per il prelievo del titolare/socio)
• Avere: Cassa/Banca (per l'importo prelevato).

Apporti nell'azienda dal privato/socio

Gli apporti personali del titolare (es. aumento di capitale o versamenti per coprire spese) vengono registrati come incremento del patrimonio netto.

Esempio di scrittura contabile per un apporto in contanti:

• Dare: Cassa/Banca (per l'importo versato dal titolare/socio)
• Avere: Conto privato (per l'apporto del titolare/socio).

Utili prelevati

Se il titolare/socio preleva utili maturati:

• Dare: Conto utili a nuovo (o Risultato di esercizio)
• Avere: Conto privato

Saldo del Conto Privato/socio

• Saldo positivo: indica che il titolare ha un credito verso l'azienda.
• Saldo negativo: indica che il titolare ha debito verso l'azienda.

Akontozahlung auf Kreditkarte

Wenn Sie Kreditkarteneinzahlungen vornehmen, müssen Sie sicherstellen, dass das Konto Kreditkarte in der Tabelle Konten vorhanden ist, andernfalls müssen Sie es in den Passiva eingeben.

Das Kreditkartenkonto wird der Gruppe oder Untergruppe der kurzfristigen Schulden hinzugefügt; falls es keine Untergruppen gibt, muss es in den Passiva aufgeführt werden.

Beispiel:

Es wurde ein Betrag von 1'000.- auf das Kreditkartenkonto überwiesen.

•     In Soll erfassen wir das Kreditkartenkonto
•     In Haben erfassen wir das Bankkonto, mit dem die Zahlung getätigt wurde

Die Kreditkartenabrechnung buchen

Nach Erhalt der Kreditkartenabrechnung müssen alle auf der Kreditkarte aufgeführten Kosten erfasst werden und der Kredit ist auf dem Kreditkartenkonto zu stornieren.

Beispiel:

Wir erhalten die Kreditkartenabrechnung über insgesamt CHF 749.00 (Details: CHF 479.00 für Computerkauf, CHF 150.00 für Hotelspesen, CHF 120.00 für Büromaterial) (Dok.10).

Sie buchen auf mehreren Zeilen:

• In Soll erfassen Sie alle Kosten, die mit den in der Kreditkarte aufgelisteten Ausgaben in Zusammenhang stehen; pro Zeile erfassen Sie einen Kostenpunkt
• In Haben erfassen Sie das Kreditkartenkonto

Den Saldo des Kreditkartenkontos überprüfen

Immer, wenn Sie im voraus Akontos  auf Ihrer Kreditkarte leisten und Sie alle auf Ihrer Kreditkarte aufgeführten Kosten erfasst haben, müssen Sie überprüfen, ob der Saldo auf Ihrem Kreditkartenkonto mit der noch vorhandenen Verfügbarkeit auf Ihrer Kreditkarte übereinstimmt.

Banana Buchhaltung bietet die Möglichkeit, Kreditkartenbewegungen in die Hauptbuchhaltungsdatei zu importieren.

Dabei ist darauf zu achten, dass der Kontenplan die Konten Kreditkarte und Transferkonto (Durchlaufkonto für Anzahlungen) enthält.

Die passende Importerweiterung installieren

Damit der Import durchgeführt werden kann, muss das vom ausstellenden Kreditkarteninstitut bereitgestellte Datenformat mit den von Banana Buchhaltung unterstützten Import-Erweiterungen kompatibel sein.

Um die Erweiterung für das Format der von der ausstellenden Bank bereitgestellten Daten zu installieren, gehen Sie wie folgt vor:

• Menü Erweiterungen > Erweiterungen verwalten
• Wählen Sie die passende Erweiterung für das Format aus, in dem das Kreditkarteninstitut die Bewegungsdaten der Kreditkarte zur Verfügung stellt  (.CSV oder – beim Professional-Plan das internationale Standardformat ISO 20022). Klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche Installieren.
  Das Format wird im Dialogfenster In Buchhaltung importieren angezeigt.

Bewegungen auf der Kreditkarte importieren

Nachdem Sie die Erweiterung für das mit Banana kompatible Datenformat installiert haben, gehen Sie wie folgt vor, um die Daten zu importieren:

• Menü Aktionen > In Buchhaltung importieren > Buchungen
  • Wählen Sie das Format der Bank, die die Kreditkarte ausgestellt hat.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Blättern, um die von der Bank übermittelte Datei auszuwählen, und bestätigen Sie mit OK.
• Geben Sie den gewünschten Zeitraum sowie das Kreditkartenkonto ein, und klicken Sie auf OK.
  Alle Bewegungen werden nun in die Tabelle Buchungen importiert.
• Ergänzen Sie in jeder Zeile das Gegenkonto, das der jeweiligen Buchung entspricht.

Bewegungen auf der Kreditkarte mit Anzahlungen importieren

Wenn auf die Kreditkarte Anzahlungen geleistet wurden, werden diese in der Buchhaltung erfasst. Nach dem Import der Kreditkartendaten entsteht in diesem Zusammenhang ein Problem: Die Anzahlungen werden doppelt verbucht.
Das Kreditkartenkonto erscheint nämlich in zwei verschiedenen Bewegungen:

• als Gegenkonto zu den Bankbelastungen für die Einzahlungen auf die Kreditkarte,
• und gleichzeitig in den importierten Bewegungen der Kreditkarte selbst.

Um diese Doppelbuchung zu vermeiden, wird beim Import das Transferkonto (Durchlaufkonto) verwendet.

So führen Sie den Import durch:

• Gehen Sie im Menü Aktionen > In Buchhaltung importieren > im Pulldown-Menü 'Importieren: Buchungen' auswählen.
  • Wählen Sie das Format der Bank, die die Kreditkarte ausgestellt hat.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Blättern, um die von der Bank übermittelte Datei auszuwählen, und bestätigen Sie mit OK.
• Geben Sie den gewünschten Zeitraum sowie das Transferkonto (Durchlaufkonto) an und bestätigen Sie erneut mit OK.
  Die Bewegungen werden in die Tabelle Buchungen importiert.
• Ergänzen Sie in jeder Zeile das Gegenkonto, auf das sich die jeweilige Bewegung bezieht.