Gestione Condomini (PPP) Svizzera
Questa pagina è dedicata ai modelli di Banana Contabilità Plus per l’amministrazione di condomini in Svizzera, anche chiamati PPP, proprietà per piani.
Per capire se questa tipologia di modelli è adatta al tuo caso, consulta la pagina introduttiva Modelli Contabilità Immobiliare Svizzera, dove trovi le differenze tra i modelli per condomini (PPP) e quelli per immobili a reddito.
I modelli presentati in questa pagina sono pensati per gestire in modo strutturato la contabilità di un condominio e coprono le operazioni più comuni, dalla registrazione delle spese alla ripartizione degli importi tra i proprietari. Nel resto della pagina trovi una descrizione dei modelli disponibili e le istruzioni operative per iniziare a lavorare nel programma, con indicazioni passo passo su come creare il file e inserire le prime registrazioni.
Il software di Banana Contabilità Plus propone due modelli utili per la gestione della contabilità dei condomini:
- Modello per condomini | Contabilità Entrate/Uscite: metodo più semplice se non conosci la contabilità in partita doppia.
- Modello per condomini | Contabilità in partita doppia: metodo avanzato, utile se conosci la contabilità classica.
Entrambi includono già il piano dei conti tipico della gestione immobiliare e alcune registrazioni di esempio.
Ciascun modello presenta caratteristiche specifiche che incidono sul modo di procedere nella gestione del condominio. Gli esempi di registrazione sono illustrati nelle pagine di approfondimento dedicate.
Crea il file per la contabilità immobiliare
Per iniziare la contabilità di un condominio, è necessario creare un nuovo file scegliendo il modello più adatto:
- Dalla Startpage clicca su Crea nuovo.
- Filtra per Regione per individuare la tua regione di competenza (in questo caso Svizzera-Italiano).
- Sotto la Categoria seleziona Altro per trovare i modelli per la contabilità immobiliare.
- Nella finestra a destra seleziona, sotto Contabilità in partita doppia o Contabilità entrate / uscite, il modello “Amministrazione di un condominio (PPP)” e clicca su Crea.
Prima di confermare la scelta, puoi leggere la descrizione del modello per ottenere informazioni più specifiche ed eventualmente selezionarne un altro. In caso di dubbio su quale scegliere, consulta il diagramma dedicato.
Cliccando sulla scritta “Maggiori informazioni…” accedi alla pagina di documentazione specifica del modello.
- Dal menu File > Proprietà file, imposta il nome dell'immobile, il periodo contabile con le date di apertura e di chiusura, e la moneta di base. Nella sezione Indirizzo compila invece i campi relativi a chi gestisce l’immobile.
- Dal menu File > Salva con nome, salva il file. È consigliabile indicare nel nome del file, il nome dell'immobile e l'anno, ad esempio "NomeImmobile-2025.ac2".
Per maggiori indicazioni su come organizzare e archiviare i file della contabilità, guarda anche la pagina Organizzare i file della contabilità in locale, su rete e cloud.
Piano dei conti
Nella tabella Conti, e nella tabella Categorie (se usi il modello per la contabilità Entrate-Uscite), trovi già predisposto il piano contabile con i conti e le spese più comuni per gestire la contabilità di un immobile.
Le spese del condominio possono variare in base all’immobile che si gestisce.
Per ottenere un maggiore dettaglio o personalizzare le singole voci di spesa del condominio, puoi aggiungerne di nuove indicando in modo preciso il loro utilizzo. È inoltre possibile ordinare le spese seguendo il criterio che preferisci.
I conti dei proprietari
Nella tabella Conti alla fine del piano dei conti, è presente l'elenco dei “Proprietari” degli appartamenti, ognuno con il proprio conto contabile.
Per ogni proprietario inserisci il numero di conto e completalo con la descrizione, indicando nome e cognome.
Quando aggiungi un conto, devi sempre inserire nella colonna Somma In il codice appropriato al raggruppamento dei conti. Il codice Somma In può essere scelto o modificato in base alle tue esigenze.
Vista Indirizzi
Nella vista Indirizzo della tabella Conti inserisci gli indirizzi e i dati anagrafici dei proprietari. Queste informazioni possono essere utilizzate in seguito per emettere le polizze di versamento degli acconti.
È possibile gestire allo stesso modo anche l'elenco degli artigiani. In questo caso, devi creare la struttura dei conti seguendo lo stesso criterio utilizzato per i proprietari.
Saldi iniziali (Apertura)
Nella colonna Apertura inserisci i saldi di apertura dei conti contabili. I saldi di apertura dei Passivi vanno inseriti con il segno meno davanti.
Se nel piano dei conti sono previsti i centri di costo per gestire i proprietari, puoi inserire i saldi di apertura separati per ciascun proprietario direttamente nella tabella Registrazioni. In questo caso, nella colonna Tipo inserisci il codice “01" (Registrazione di apertura).
Saldi anno precedente
Se stai creando una nuova contabilità e desideri che nei rendiconti compaiano gli importi dell'anno precedente, devi inserirli nella colonna Anno precedente. Vai nella vista Precedente e, nella colonna Anno Precedente, inserisci gli importi.
Inserisci le registrazioni
Nella tabella Registrazioni inserisci tutti i movimenti: gli affitti che incassi, le spese che paghi e altri movimenti. Puoi sempre visualizzarli e riordinarli in base alla data.
Se vuoi velocizzare l'inserimento, puoi utilizzare le diverse funzioni di Banana:
- La funzione dell'Inserimento dei dati con autocompletamento consente di riprendere automaticamente i dati già inseriti in precedenza.
- La funzione delle Registrazioni ricorrenti (menu Azioni) permette di memorizzare in un'apposita tabella le registrazioni che si ripetono con frequenza.
- L'importazione dati dall'estratto bancario ti permette di riprendere in automatico tutti i movimenti della banca.
- Puoi collegare ogni registrazione al relativo giustificativo in formato digitale, e con un semplice clic puoi visualizzare il documento. Vedi anche File di contabilità e giustificativi digitali per organizzare al meglio i tuoi documenti.
- Usa il comando Ordina registrazioni per data, per ordinare le righe in ordine cronologico.
- Usa il Comando Stampa/Anteprima per stampare o esportare il giornale in formato PDF.
Flusso di lavoro per la gestione dei condomini
Banana Contabilità Plus consente di gestire in modo strutturato il flusso di lavoro di un condominio, adattandolo alle proprie esigenze.
Di seguito è riportato un esempio di flusso operativo tipico per la gestione di un condominio:
- A ogni richiesta di acconto:
- Addebita gli acconti: inserisci gli importi che i proprietari devono versare (puoi anche memorizzare la registrazione per non riscriverla ogni volta).
- Controlla gli incassi: verifica immediatamente chi ha pagato, chi ha pagato solo in parte e chi non ha ancora pagato.
- Registra le spese: manutenzioni, lavori di artigiani e bollette pagate.
- Ogni anno:
- Calcola i conguagli: il piano dei conti ti permette di avere già separate tutte le spese del condominio.
- Verifica i saldi: controlla se ci sono differenze ancora non regolate.
- Stampa il rendiconto: ottieni bilancio e conto economico pronti per essere salvati o inviati per e-mail.
Oltre al flusso operativo, sono disponibili diverse funzionalità che facilitano la gestione della contabilità:
- l'importazione degli estratti conto elettronici della banca;
- la registrazione automatica degli estratti conto elettronici della banca con le regole di completamento della contabilità;
- la registrazione automatica dei salari versati al custode, senza dover reinserire le stesse operazioni;
- la creazione di report personalizzati in Excel;
- il salvataggio e l'invio della contabilità con tutti i giustificativi in un unico file PDF.
Approfondisci il flusso di lavoro su Banana Contabilità per la gestione dei condomini. In questo modo, insieme al metodo di fatturazione descritto di seguito, è possibile ridurre lo sforzo di gestione della contabilità e ottimizzare i tempi di lavoro.
Stampa le fatture QR ai proprietari
Banana Contabilità Plus permette di usare la fatturazione integrata per stampare le polizze di versamento con codice QR. Si tratta di fatture per affitti, conguagli spese e altre spese a carico dei proprietari.
I principali vantaggi sono:
- pagamento più semplice da parte dei proprietari;
- importi versati corretti, con minore rischio di errore;
- contabilità automatizzata per chi emette le polizze di versamento con numero di riferimento.
Con la fatturazione integrata è inoltre possibile stampare in ogni momento eventuali richieste di rimborso (sempre con codice QR) per spese anticipate dal proprietario ma a carico della comunione dei proprietari.
Stampa il Bilancio e Conto economico
Per visualizzare e stampare in qualsiasi momento il Bilancio e il Conto economico, clicca sul menu Report > Bilancio abbellito con gruppi. Puoi personalizzare i report scegliendo le colonne da visualizzare oppure ottenere rendiconti riferiti a uno specifico periodo.
Particolarità del modello per condomini (PPP)
Per comprendere il funzionamento del modello PPP, è utile chiarire il principio contabile su cui si basa.
Principio del condominio (PPP)
Il condominio sostiene delle spese che devono essere coperte da un importo equivalente di incassi. Gli incassi sono versati dai proprietari sotto forma di acconti. I proprietari sono chiamati anche comproprietari.
Per fare in modo che, alla fine dell'anno, gli incassi corrispondano alle spese effettive, viene calcolato un conguaglio che copre le differenze tra le spese effettive sostenute dal condominio e gli acconti richiesti ai proprietari.
Di conseguenza, il condominio (PPP - Proprietà Per Piani) non genera né utile né perdita, poiché le spese sono compensate dagli incassi.
Richieste di acconti ai proprietari
Il numero di acconti è stabilito da ciascun condominio e viene definito sulla base di un preventivo di spesa annuale.
Le richieste di acconto vengono registrate in contabilità. In questo modo, anche se un proprietario non versa un acconto, l’importo risulta comunque visibile nel suo conto.
Come ripartire le spese tra i proprietari
I condomini possono prevedere diverse modalità di ripartizione delle spese tra i proprietari, attraverso l'uso di coefficienti. In Svizzera, il principale criterio di ripartizione è rappresentato dai millesimi. L’intero condominio corrisponde a 1000/1000 (mille millesimi).
Nel diagramma si vede come, alla fine dell'anno, una volta richiesti i conguagli ai proprietari, le spese corrispondano esattamente agli incassi (costituiti dagli acconti richiesti durante l’anno più il conguaglio finale a fine anno).
Di seguito sono riportati alcuni esempi di spese di un condominio (PPP) ripartite tra i proprietari:
Il fondo di rinnovamento
Nei condomini vengono solitamente raccolti contributi dai proprietari per costituire un fondo destinato a future ristrutturazioni o interventi straordinari sull’immobile. Questo fondo è comunemente chiamato fondo di rinnovamento. Nelle registrazioni di esempio presenti in ciascun modello puoi vedere come viene contabilizzato.
Calcolo e suddivisione delle spese condominiali
Per capire come calcolare e suddividere le spese del condominio tra i proprietari, invitiamo a leggere la pagina dedicata.
Modelli Svizzera Gestione Condomini
Mettiamo a disposizione un paio di modelli per la gestione di uno stabile PPP (Proprietà Per Piani), sia con la contabilità Entrate/Uscite (più semplice), sia con la contabilità tradizionale in partita doppia:
Contabilità Entrate/Uscite per Amministrazione di un condominio (PPP)
Contabilità Entrate/Uscite per Amministrazione di un condominio (PPP)Questo modello presenta un piano dei conti ideato e adattato per la gestione di un condominio nel contesto svizzero, basato sulla contabilità Entrate/Uscite.
Nella contabilità Entrate/Uscite, ogni registrazione indica un movimento di denaro in entrata o in uscita, associato a un conto e a una categoria. In questo modo è possibile registrare in maniera semplice incassi e pagamenti e ottenere una visione chiara della situazione.
I condomini hanno delle spese comuni (ad esempio manutenzioni, pulizie, bollette) che devono essere pagate dai proprietari. Durante l’anno, i proprietari versano degli acconti, cioè dei pagamenti anticipati per coprire queste spese. Se un proprietario non paga un acconto, il programma registra comunque l’importo richiesto, che rimane visibile nei conti.
Le spese vengono ripartite tra i proprietari in base alle regole del condominio. In Svizzera si utilizza generalmente il criterio dei millesimi: l’intero condominio vale 1'000 millesimi e ogni proprietario paga una quota proporzionale.
Alla fine dell’anno si verifica se:
- gli acconti versati coprono tutte le spese,
- manca ancora un importo da pagare,
- i proprietari hanno versato più del necessario.
Confrontando gli acconti con le spese può emergere una differenza, che rappresenta il conguaglio: può trattarsi di importi che i proprietari devono ancora versare oppure, al contrario, di somme che devono essere restituite ai proprietari. Dopo la registrazione dei conguagli, eventuali differenze vengono compensate e i versamenti dei proprietari risultano allineati alle spese dell’anno. Per questo motivo, un condominio non genera né utile né perdita.
Infine, i proprietari dei condomini possono decidere di accantonare somme per le ristrutturazioni future. Queste somme costituiscono il fondo di rinnovamento, che viene registrato nella tabella Conti e conservato finché non viene utilizzato.
Questo modello è specifico per la gestione di un condominio con contabilità Entrate/Uscite. Se non sei sicuro che sia il modello adatto al tuo caso, puoi consultare l’introduzione ai modelli per condomini.
Nei paragrafi seguenti sono presentate le registrazioni di esempio più comuni da utilizzare in questo modello.
Registrazioni di esempio comuni
Per ciascuna registrazione di esempio, è necessario indicare due conti: uno nella colonna Conto, e uno nella colonna Categoria. I conti da utilizzare si trovano nella tabella Conti (composta da tutte le voci di ciò che possiedi e di ciò che devi) e nella tabella Categorie (contiene le voci che rappresentano i motivi di incasso e spesa).
- La colonna Conto utilizza sempre conti della tabella Conti.
- La colonna Categoria utilizza conti della tabella Categorie oppure, in alcuni casi, conti della tabella Conti.
Per tutte le registrazioni di esempio, le operazioni vanno inserite nella tabella Registrazioni.
Di seguito trovi le registrazioni di esempio più comuni per contabilizzare le principali operazioni nella gestione di un condominio. Le registrazioni sono organizzate in base a queste fasi:
- Registrazioni durante l'anno
- Richiesta di acconto al proprietario
- Incasso dell'acconto dal proprietario
- Registrazione delle spese pagate
- Richiesta del fondo di rinnovamento
- Incasso del fondo di rinnovamento
- Registrazioni di chiusura
- Come calcolare i conguagli per i proprietari
- Registrazione dei conguagli spese dei proprietari (non ancora incassati o rimborsati)
- Incasso e rimborso di un conguaglio spese al proprietario
- Registrazioni di controllo
- Gestione degli arrotondamenti del risultato d'esercizio (utile o perdita)
- Verifica della ripartizione delle spese ai proprietari
Registrazioni durante l'anno
Richiesta di acconto al proprietario
Per registrare la richiesta di acconto ai proprietari, procedi come segue nella tabella Registrazioni:
- Nella colonna Entrate inserisci l’importo dell’acconto.
- Nella colonna Conto inserisci il conto del proprietario.
- Nella colonna Categoria inserisci il conto relativo agli incassi per spese condominiali.
Incasso dell'acconto dal proprietario
Quando incassi un acconto, la registrazione avviene utilizzando, nella tabella Registrazioni, solo conti della tabella Conti.
- Nella colonna Entrate inserisci l’importo incassato.
- Nella colonna Conto inserisci il conto della banca, della cassa o di un altro mezzo con cui hai incassato l’importo.
- Nella colonna Categoria inserisci il conto del proprietario che ha pagato.
Se il proprietario ha versato meno, puoi vedere facilmente l'importo mancante nel suo conto all'interno della tabella Conti (vista Base).
Registrazione delle spese pagate
Registra nella tabella Registrazioni le spese pagate dal condominio, indicando nella colonna Categoria il conto di costo appropriato presente nella tabella Categorie.
- Nella colonna Uscite inserisci l’importo della spesa pagata.
- Nella colonna Conto inserisci il conto della banca, della cassa o di un altro mezzo con cui è stata pagata la spesa.
- Nella colonna Categoria inserisci il conto relativo al tipo di spesa pagata.
Richiesta del fondo di rinnovamento
Il fondo di rinnovamento è una somma di denaro accantonata per le future ristrutturazioni del condominio. In contabilità è registrato nella tabella Conti.
Di solito il fondo viene depositato su un conto bancario dedicato. Il saldo di questo conto deve sempre corrispondere al saldo del conto di accantonamento registrato in contabilità, inclusi eventuali interessi maturati.
In Svizzera, il fondo di rinnovamento viene richiesto ai proprietari in base ai millesimi. L’assemblea del condominio stabilisce ogni anno l’importo da versare.
Quando sono definiti gli importi del fondo di rinnovamento da richiedere a ciascun proprietario, registrali nella tabella Registrazioni come segue:
- Nella colonna Entrate inserisci l’importo della quota dovuta dal proprietario.
- Nella colonna Conto inserisci il conto del fondo.
- Nella colonna Categoria inserisci il conto del proprietario che deve pagare la quota.
Incasso del fondo di rinnovamento
Quando incassi una quota del fondo da un proprietario, registra l’operazione nella tabella Registrazioni come segue:
- Nella colonna Entrate inserisci l’importo incassato.
- Nella colonna Conto inserisci il conto della banca, della cassa o di altro mezzo utilizzato per l'incassato.
- Nella colonna Categoria inserisci il conto del proprietario che ha effettuato il pagamento.
Registrazioni di chiusura
Come calcolare i conguagli per i proprietari
Alla fine dell’anno si calcola la differenza tra tutte le spese sostenute e tutti gli acconti versati dai proprietari. Questa differenza rappresenta il totale dei conguagli da ripartire tra i proprietari.
Quando registri in contabilità tutti i conguagli, l’utile o la perdita del condominio si azzera: i versamenti dei proprietari risultano uguali alle spese effettive.
La suddivisione delle spese segue sempre le regole stabilite dal condominio.
In genere, in Svizzera, si usa il criterio dei millesimi: l’intero condominio vale 1000 millesimi, e ogni proprietario paga una quota proporzionale ai millesimi che possiede.
Registrazione dei conguagli spese dei proprietari (non ancora incassati o rimborsati)
Dopo aver calcolato i singoli importi dei conguagli spese secondo la suddivisione delle spese condominiali, gli importi possono risultare sia a carico del proprietario (e quindi costituire una nostra richiesta di pagamento), sia a suo favore (e quindi un importo che dobbiamo rimborsare). Quando ottieni i singoli importi di conguaglio da richiedere o rimborsare a ciascun proprietario, registrali in contabilità nella tabella Registrazioni.
Conguaglio a carico del proprietario
Se il proprietario durante l'anno ha pagato, tramite acconti, meno rispetto alle spese effettive, procedi nel seguente modo:
- Nella colonna Entrate inserisci l’importo del conguaglio che il proprietario deve pagare.
- Nella colonna Conto inserisci il conto del proprietario.
- Nella colonna Categoria inserisci il conto relativo agli incassi per spese condominiali.
Conguaglio a favore del proprietario
Se il proprietario durante l'anno ha pagato, tramite acconti, più rispetto alle spese effettive, procedi nel seguente modo:
- Nella colonna Uscite inserisci l’importo del conguaglio da rimborsare al proprietario.
- Nella colonna Conto inserisci il conto del proprietario.
- Nella colonna Categoria inserisci il conto relativo agli incassi per spese condominiali. In questo modo gli importi vengono dedotti direttamente da questo conto.
Dopo la registrazione dei conguagli, il risultato d’esercizio (utile o perdita) nella tabella Categorie deve essere pari a zero.
Di conseguenza, anche il saldo complessivo nella tabella Conti risulta pareggiato.
Se il risultato d’esercizio non si azzera completamente, consulta la sezione Gestione degli arrotondamenti del risultato di esercizio (utile o perdita) e quella di Verifica della ripartizione delle spese ai comproprietari.
Incasso e rimborso di un conguaglio spese al proprietario
Quando un conguaglio spese già registrato viene pagato dal proprietario o viene rimborsato al proprietario, registra l’operazione nella tabella Registrazioni.
Incasso conguaglio dal proprietario
Se il proprietario ha pagato il conguaglio registra l'incasso nel seguente modo:
- Nella colonna Entrate inserisci l’importo incassato.
- Nella colonna Conto inserisci il conto della banca, della cassa o di un altro mezzo con cui hai incassato il conguaglio.
- Nella colonna Categoria inserisci il conto del proprietario che ha pagato il conguaglio.
Rimborso conguaglio al proprietario
Se hai rimborsato il proprietario, procedi nel seguente modo:
- Nella colonna Uscite inserisci l’importo del conguaglio rimborsato al proprietario.
- Nella colonna Conto inserisci il conto della banca, della cassa o di un altro mezzo, con cui hai rimborsato il conguaglio.
- Nella colonna Categoria inserisci il conto del proprietario a cui hai rimborsato il conguaglio.
Registrazioni di controllo
Gestione degli arrotondamenti del risultato d’esercizio (utile o perdita)
Quando registri i conguagli in contabilità, può capitare che restino pochi centesimi di utile o perdita.
Questo accade perché l’importo è troppo piccolo per essere suddiviso in modo uguale tra tutti i proprietari.
In questi casi, registra la differenza in un conto dei costi, se si tratta di una perdita, oppure in un conto dei ricavi, se si tratta di un utile. In questo modo la differenza viene arrotondata e il risultato si azzera.
Verifica della ripartizione delle spese ai proprietari
Per verificare se le spese sono state suddivise correttamente tra i proprietari, controlla il risultato finale del condominio:
- Se, dopo aver registrato i conguagli, il risultato (l'utile o la perdita) si azzera, le spese sono state ripartite correttamente e non manca nessun importo.
- Se rimane solo una piccola differenza (utile o perdita trascurabile), le spese sono state suddivise correttamente. Puoi sistemare la differenza consultando la sezione Gestione degli arrotondamenti del risultato d'esercizio (utile o perdita).
- Se invece rimane un importo positivo o negativo rilevante, significa che le spese non sono state ripartite correttamente. In questo caso è necessario ricontrollare i calcoli e i coefficienti utilizzati per la ripartizione dei conguagli.
Contabilità in Partita Doppia per Amministrazione di un condominio (PPP)
Contabilità in Partita Doppia per Amministrazione di un condominio (PPP)Questo modello presenta un piano dei conti ideato e adattato per la gestione di un condominio nel contesto immobiliare svizzero, basato sul metodo della partita doppia.
Nella contabilità in Partita Doppia, ogni registrazione coinvolge almeno due conti: uno in Dare e uno in Avere. In questo modo, ogni operazione viene registrata in modo completo e il bilancio e il conto economico risultano sempre aggiornati.
I condomini hanno delle spese comuni (ad esempio manutenzioni, pulizie, bollette) che devono essere pagate dai proprietari. Durante l’anno, i proprietari versano degli acconti, cioè dei pagamenti anticipati per coprire queste spese. Se un proprietario non paga un acconto, il programma registra comunque l’importo richiesto, che rimane visibile nei conti.
Le spese vengono ripartite tra i proprietari in base alle regole del condominio. In Svizzera si utilizza generalmente il criterio dei millesimi: l’intero condominio vale 1'000 millesimi e ogni proprietario paga una quota proporzionale.
Alla fine dell’anno si verifica se:
- gli acconti versati coprono tutte le spese,
- manca ancora un importo da pagare,
- i proprietari hanno versato più del necessario.
Le differenze tra acconti e spese si chiamano conguagli: possono essere importi ancora da versare oppure somme da restituire. Dopo la registrazione dei conguagli, tutte le spese dell’anno corrispondono esattamente alla somma dei versamenti dei proprietari. Per questo motivo, un condominio non genera utile né perdita.
Infine, i proprietari dei condomini possono decidere di accantonare somme per le ristrutturazioni future. Queste somme costituiscono il fondo di rinnovamento, che viene registrato nella tabella Conti e conservato finché non viene utilizzato.
Questo modello è specifico per la gestione di un condominio con contabilità in Partita Doppia. Se non sei sicuro che sia il modello adatto al tuo caso, puoi consultare l’introduzione ai modelli per condomini.
Nei paragrafi seguenti sono presentate le registrazioni di esempio più comuni da utilizzare in questo modello.
Registrazioni di esempio comuni
Per ciascuna registrazione di esempio, è necessario indicare almeno due conti: uno nella colonna Dare e uno nella colonna Avere, secondo la logica della partita doppia.
I conti da utilizzare si trovano nella tabella Conti, che comprende tutte le voci del bilancio e del conto economico, come attività, passività, costi e ricavi.
Per tutte le registrazioni di esempio, le operazioni vanno inserite nella tabella Registrazioni.
Di seguito trovi le registrazioni di esempio più comuni per contabilizzare le principali operazioni nella gestione di un condominio. Le registrazioni sono organizzate in base a queste fasi:
- Registrazioni durante l'anno
- Richiesta di acconto al proprietario
- Incasso dell'acconto dal proprietario
- Registrazione delle spese pagate
- Richiesta del fondo di rinnovamento
- Incasso del fondo di rinnovamento
- Registrazioni di chiusura
- Come calcolare i conguagli per i proprietari
- Richiesta dei conguagli ai proprietari
- Incasso e rimborso di un conguaglio spese al proprietario
- Registrazioni di controllo
- Gestione degli arrotondamenti del risultato d'esercizio (utile o perdita)
- Verifica della ripartizione delle spese ai proprietari
Registrazioni durante l'anno
Richiesta di acconto al proprietario
Gli importi degli acconti dei proprietari devono essere calcolati in base alle ripartizioni previste dal condominio, generalmente basate sui coefficienti millesimali.
Per registrare la richiesta di acconto ai comproprietari, procedi come segue nella tabella Registrazioni:
- Nella colonna del Conto Dare inserisci il numero di conto del comproprietario.
- Nella colonna del Conto Avere inserisci il numero di conto relativo agli incassi per spese condominiali.
Incasso dell'acconto dal proprietario
Quando incassi un acconto, la registrazione riguarda solo conti del Bilancio: si riduce il credito verso il comproprietario e aumenta la liquidità. Il Conto Economico non viene modificato, perché l’acconto era già stato registrato al momento della richiesta.
Nella tabella Registrazioni registra l'operazione come segue:
- Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile della banca, della cassa o di un altro mezzo con cui hai incassato l’importo.
- Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile del comproprietario che ha pagato.
Se il proprietario ha versato meno, puoi vedere facilmente l'importo mancante nel suo conto all'interno della tabella Conti (vista Movimento).
Registrazione delle spese pagate
Registra nella tabella Registrazioni le spese pagate dal condominio nei costi del Conto Economico.
Per registrare una spesa:
- Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile della spesa, cioè un conto di costo del Conto Economico.
- Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile di liquidità, ovvero della banca, della cassa o di altro mezzo con cui è stata pagata la spesa.
Richiesta del fondo di rinnovamento
Il fondo di rinnovamento è una somma di denaro accantonata per le future ristrutturazioni del condominio. In contabilità è registrato nella tabella Conti.
Di solito il fondo viene depositato su un conto bancario dedicato. Il saldo di questo conto deve sempre corrispondere al saldo del conto di accantonamento registrato in contabilità, inclusi eventuali interessi maturati.
In Svizzera, il fondo di rinnovamento viene richiesto ai proprietari in base ai millesimi. L’assemblea del condominio stabilisce ogni anno l’importo da versare.
Quando sono definiti gli importi del fondo di rinnovamento da richiedere a ciascun proprietario, registrali nella tabella Registrazioni come segue:
- Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile del comproprietario.
- Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto di Bilancio del fondo di rinnovamento.
- Nella colonna Importo inserisci l'importo da richiedere al comproprietario secondo la ripartizione.
Incasso del fondo di rinnovamento
Quando incassi una quota del fondo da un proprietario, registra l’operazione nella tabella Registrazioni nel seguente modo:
- Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile di liquidità, ovvero della banca, della cassa o di un altro mezzo utilizzato per l'incasso.
- Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile del comproprietario che ha effettuato il pagamento.
Registrazioni di chiusura
Come calcolare i conguagli per i proprietari
Alla fine dell’anno si calcola la differenza tra tutte le spese sostenute e tutti gli acconti versati dai comproprietari. Questa differenza rappresenta il totale dei conguagli da ripartire tra i comproprietari.
Quando registri in contabilità tutti i conguagli, l’utile o la perdita del condominio si azzera: i versamenti dei comproprietari risultano uguali alle spese effettive.
La suddivisione delle spese segue sempre le regole stabilite dal condominio.
In genere, in Svizzera, si usa il criterio dei millesimi: l’intero condominio vale 1000 millesimi, e ogni comproprietario paga una quota proporzionale ai millesimi che possiede.
Richiesta dei conguagli ai proprietari
Quando hai calcolato i singoli importi di conguaglio da richiedere a ogni comproprietario, registrali in contabilità nella tabella Registrazioni nel seguente modo:
Se il proprietario durante l'anno ha pagato, tramite acconti, meno rispetto alle spese effettive, procedi nel seguente modo:
- Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile del comproprietario.
- Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile relativo agli incassi per spese condominiali.
Se l’importo di conguaglio spese è a favore del comproprietario, cioè ha pagato più rispetto alle spese effettive, registra l'operazione al contrario:
- Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile relativo agli incassi per spese condominiali.
- Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile del comproprietario.
Dopo la registrazione dei singoli importi di conguaglio spese ai comproprietari, il risultato d'esercizio (utile o perdita) nella tabella Conti deve essere pari a zero.
Se il risultato d’esercizio non si azzera completamente, consulta la sezione Gestione degli arrotondamenti del risultato d'esercizio (utile o perdita) e quella di Verifica della ripartizione delle spese ai comproprietari.
Incasso e rimborso di un conguaglio spese al proprietario
Quando un conguaglio spese già registrato viene pagato dal proprietario o viene rimborsato al proprietario, registra l’operazione nella tabella Registrazioni.
Se il proprietario ha pagato il conguaglio spese, registra l’incasso nel seguente modo:
- Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile di liquidità, ovvero della banca, della cassa o di un altro mezzo con cui hai incassato il conguaglio spese.
- Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile del comproprietario che ha pagato il conguaglio.
Se hai rimborsato il proprietario, procedi nel seguente modo:
- Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile del comproprietario a cui hai rimborsato il conguaglio.
- Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile di liquidità, ovvero della banca, della cassa o di un altro mezzo con cui hai rimborsato il conguaglio.
Registrazioni di controllo
Gestione degli arrotondamenti del risultato d'esercizio (utile o perdita)
Quando registri i conguagli in contabilità, può capitare che restino pochi centesimi di utile o di perdita.
Questo accade perché l’importo è troppo piccolo per essere suddiviso in modo uniforme tra tutti i comproprietari.
In questi casi, registra la differenza in un conto dei costi, se si tratta di una perdita, oppure in un conto dei ricavi, se si tratta di un utile. In questo modo la differenza viene arrotondata e il risultato si azzera.
Verifica della ripartizione delle spese ai proprietari
Per verificare se le spese sono state suddivise correttamente tra i comproprietari, controlla il risultato finale del condominio:
- Se, dopo aver registrato i conguagli, il risultato (l'utile o la perdita) si azzera, le spese sono state ripartite correttamente e non manca nessun importo.
- Se rimane solo una piccola differenza (utile o perdita trascurabile), le spese sono state suddivise correttamente. Puoi sistemare la differenza consultando la sezione Gestione degli arrotondamenti del risultato d'esercizio (utile o perdita).
- Se invece rimane un importo positivo o negativo rilevante, significa che le spese non sono state ripartite correttamente. In questo caso è necessario ricontrollare i calcoli e i coefficienti utilizzati per la ripartizione dei conguagli.