In questo articolo
Con Banana Contabilità+ puoi gestire una contabilità di condominio con il flusso di lavoro descritto in questa pagina e che comprende:
- la importazione degli estratti conto elettronici bancari.
- la registrazione automatica degli estratti attraverso la gestione delle regole di completamento delle registrazioni.
- la registrazione automatica dei salari versati al custode senza riscrivere o copiare le registrazioni più volte.
- la creazione di report completamente personalizzati in Excel.
- il salvataggio e l'invio della contabilità completa dei giustificativi in un unico file PDF.
Guarda nel dettaglio ognuna di queste possibilità che hai a disposizione su Banana Contabilità Plus.
Importa gli estratti conto elettronici della banca
Puoi richiedere alla tua banca di fornirti l'estratto conto elettronico in formato XML (tipo di estratto Camt.053). Se necessario chiedi anche alla tua banca di continuare a ricevere anche l'estratto conto in formato PDF.
L'estratto conto elettronico in formato XML ti permette di ottenere la contabilità sempre aggiornata e di emettere richiami di pagamento in qualsiasi momento.
Quando il file XML è disponibile scaricalo dall'e-banking e salvalo sul computer. Potresti riceverlo giornalmente, settimanalmente o mensilmente in base a come lo hai richiesto.
Usa l’estensione Importazione estratto bancario SEPA/ISO 20022 per importare il file appena scaricato.
Quando importi un estratto conto elettronico puoi registrare automaticamente sia gli incassi ricevuti che i pagamenti effettuati grazie all'uso delle regole di completamento delle registrazioni contabili. A ogni importazione puoi creare tutte le regole necessarie. Con il tempo ti basterà importare gli estratti conto per registrare automaticamente tutta la contabilità.
Crea le regole per automatizzare la contabilità
Banana Contabilità Plus, con l'abbonamento al piano Advanced, permette di registrare automaticamente la contabilità secondo i criteri che desideri.
Per esempio puoi registrare tutte le fatture pagate a Azienda SA in un conto contabile specifico tramite il nome dell'azienda a cui paghi.
Quando nell'estratto conto elettronico appare quel nome di azienda e corrisponde a un'uscita, Banana Contabilità Plus lo registra nel conto contabile da te impostato.
Se paghi una fattura per un contratto stipulato con Azienda SA (per esempio per un'assicurazione, una fornitura di energia, ecc.) puoi aggiungere il segno + e il numero di contratto, come per esempio +Azienda SA 101.200.14, dove 101.200.14 è il numero di contratto stipulato.
Il segno + indica che è necessario trovare tutte le informazioni, in qualsiasi ordine, all'interno dell'estratto conto elettronico. In questo modo puoi distinguere più contratti diversi con la stessa azienda.
Allo stesso modo puoi registrare automaticamente gli incassi usando i nomi dei proprietari dai quali incassi.
Con le regole registri automaticamente tutte le entrate e le uscite da tutti i proprietari in maniera molto precisa.
Se desideri puoi anche indicare uno specifico importo alla regola. In questo modo distingui sempre di più le registrazioni, sia in entrata che in uscita.
Per usare le regole è necessario inserire nella colonna Doc della tabella Registrazioni ricorrenti il codice !Rule come negli esempi di regole seguenti.
In questa tabella è anche possibile usare il codice !RuleSplit per inserire regole che registrano automaticamente con registrazioni composte da più righe.
In questo modo riduci notevolmente il tempo di registrazione contabile.
Registra automaticamente i salari del custode
Attraverso la tabella Registrazioni ricorrenti puoi contabilizzare i salari del custode su più righe inserendo per esempio nella colonna Doc il codice univoco salari per ogni riga della registrazione contabile.
Inserisci la descrizione di ogni riga inclusa nella registrazione, inserisci i rispettivi conti Dare e Avere e gli importi che si ripetono.
Una volta impostata una registrazione usala nella tabella Registrazioni:
- Compila la colonna Data.
- Inizia a scrivere nella colonna Doc la parola salari.
- Seleziona la registrazione ricorrente trovata da Banana Contabilità.
La registrazione contabile del salario composta da più righe apparirà completata nella contabilità.
Se importi l'estratto conto elettronico puoi salvare la registrazione composta da più righe come regola per il completamento automatico delle registrazioni e registrare automaticamente durante l'importazione dell'estratto.
Per farlo nella colonna Doc inserisci i codici !Rule e !RuleSplit al posto del nome salari riportato nell'esempio precedente. Guarda l'immagine seguente.
Crea report personalizzati in Excel con l'Add-in di Banana Contabilità
Con Banana Contabilità+ è possibile collegare Microsoft Excel attraverso l'uso dell'Add-in apposito per creare report completamente personalizzati.
In questo modo puoi ripartire i preventivi e i consuntivi o generare i conguagli spese per i comproprietari.
Direttamente all'interno di Excel, tra i suoi componenti aggiuntivi, puoi trovare l'Add-in di Banana Contabilità e iniziare subito a generare i tuoi report.
Per maggiori informazioni guarda le pagine di documentazione relative all'Add-in Excel di Banana Contabilità+.
Salva e invia la contabilità con i giustificativi in unico file PDF
Nella tabella Registrazioni puoi abilitare la colonna Link per allegare a ogni registrazione contabile il relativo giustificativo, come per esempio una fattura ricevuta o una fattura emessa.
Abilita la colonna Link con la seguente procedura:
- Fai doppio clic sulle intestazioni delle colonne nella tabella Registrazioni.
- Spunta la casella DocLink nella colonna sinistra della finestra che si apre come da immagine seguente.
- Conferma cliccando sul bottone Ok in basso a destra nella finestra.
Ora allega i giustificativi dalla tabella Registrazioni facendo doppio clic sulla cella della colonna Link appena abilitata e scegli il file da allegare salvato sul tuo computer.
Quando desideri crea il dossier PDF con la seguente procedura:
- Clicca dal menu File la voce Crea dossier PDF.
- Spunta in basso a sinistra la casella "Includi allegati" nella finestra che si apre come da immagine seguente.
- Clicca il bottone Ok in basso a destra e salva il file PDF in una posizione del computer dove preferisci.
Questo modo di operare ti permette di creare un unico file PDF con il bilancio, il conto economico, le schede conto e tutti i giustificativi in unico file PDF, che puoi successivamente inviare anche per e-mail.
Scarica e guarda un esempio di dossier PDF (alcuni browser non permettono la visualizzazione degli allegati, salvalo e aprilo con Adobe Acrobat Reader che è gratuito).
Clicca sulle icone a forma di graffetta per accedere agli allegati del file PDF scaricato, come nell'esempio seguente.
Con questa funzionalità puoi inviare il file PDF con la contabilità completa anche per e-mail o decidere di conservarlo secondo le norme vigenti.