Contabilità Entrate/Uscite per Amministrazione di un condominio (PPP)

Questo modello presenta un piano dei conti ideato e adattato per la gestione di un condominio nel contesto svizzero, basato sulla contabilità Entrate/Uscite.

Nella contabilità Entrate/Uscite, ogni registrazione indica un movimento di denaro in entrata o in uscita, associato a un conto e a una categoria. In questo modo è possibile registrare in maniera semplice incassi e pagamenti e ottenere una visione chiara della situazione.

I condomini hanno delle spese comuni (ad esempio manutenzioni, pulizie, bollette) che devono essere pagate dai proprietari. Durante l’anno, i proprietari versano degli acconti, cioè dei pagamenti anticipati per coprire queste spese. Se un proprietario non paga un acconto, il programma registra comunque l’importo richiesto, che rimane visibile nei conti.

Alla fine dell’anno si verifica se:

• gli acconti versati coprono tutte le spese,
• manca ancora un importo da pagare,
• i proprietari hanno versato più del necessario.

Confrontando gli acconti con le spese può emergere una differenza, che rappresenta il conguaglio: può trattarsi di importi che i proprietari devono ancora versare oppure, al contrario, di somme che devono essere restituite ai proprietari. Dopo la registrazione dei conguagli, eventuali differenze vengono compensate e i versamenti dei proprietari risultano allineati alle spese dell’anno. Per questo motivo, un condominio non genera né utile né perdita.

Le spese vengono ripartite tra i proprietari in base alle regole del condominio. In Svizzera si utilizza generalmente il criterio dei millesimi: l’intero condominio vale 1'000 millesimi e ogni proprietario paga una quota proporzionale.

Infine, i proprietari dei condomini possono decidere di accantonare somme per le ristrutturazioni future. Queste somme costituiscono il fondo di rinnovamento, che viene registrato nella tabella Conti e conservato finché non viene utilizzato.

Questo modello è specifico per la gestione di un condominio con contabilità Entrate/Uscite. Se non sei sicuro che sia il modello adatto al tuo caso, puoi consultare l’introduzione ai modelli per condomini.

Nei paragrafi seguenti sono presentate le registrazioni di esempio più comuni da utilizzare in questo modello.

Registrazioni di esempio comuni

Di seguito trovi le registrazioni di esempio più comuni per contabilizzare le principali operazioni nella gestione di un condominio:

• Richiesta di acconto al proprietario
• Incasso dell'acconto dal proprietario
• Registrazione delle spese pagate
• Richiesta dei conguagli ai proprietari
• Incasso e rimborso di un conguaglio spese al proprietario
• Come calcolare i conguagli per i proprietari
• Richiesta del fondo di rinnovamento
• Incasso del fondo di rinnovamento
• Gestione degli arrotondamenti del risultato d'esercizio
• Verifica della ripartizione delle spese ai proprietari

Per ciascuna registrazione di esempio, è necessario indicare due conti: uno nella colonna Conto, e uno nella colonna Categoria. I conti da utilizzare si trovano nella tabella Conti (composta da tutte le voci di ciò che possiedi e di ciò che devi) e nella tabella Categorie (contiene le voci che rappresentano i motivi di incasso e spesa).

• La colonna Conto utilizza sempre conti della tabella Conti.
• La colonna Categoria utilizza conti della tabella Categorie oppure, in alcuni casi, conti della tabella Conti.

Per tutte le registrazioni di esempio, le operazioni vanno inserite nella tabella Registrazioni.

Richiesta di acconto al proprietario

Per registrare la richiesta di acconto ai proprietari, procedi come segue nella tabella Registrazioni:

1. Nella colonna Entrate inserisci l’importo dell’acconto.
2. Nella colonna Conto inserisci il conto del proprietario.
3. Nella colonna Categoria inserisci il conto relativo agli incassi per spese condominiali.

Incasso dell'acconto dal proprietario

Quando incassi un acconto, la registrazione avviene utilizzando, nella tabella Registrazioni, solo conti della tabella Conti.

1. Nella colonna Entrate inserisci l’importo incassato.
2. Nella colonna Conto inserisci il conto della banca, della cassa o di un altro mezzo con cui hai incassato l’importo.
3. Nella colonna Categoria inserisci il conto del proprietario che ha pagato.

Se il proprietario ha versato meno, puoi vedere facilmente l'importo mancante nel suo conto all'interno della tabella Conti (vista Base).

Registrazione delle spese pagate

Registra nella tabella Registrazioni le spese pagate dal condominio, indicando nella colonna Categoria il conto di costo appropriato presente nella tabella Categorie.

1. Nella colonna Uscite inserisci l’importo della spesa pagata.
2. Nella colonna Conto inserisci il conto della banca, della cassa o di un altro mezzo con cui è stata pagata la spesa.
3. Nella colonna Categoria inserisci il conto relativo al tipo di spesa pagata.

Richiesta dei conguagli ai proprietari

Quando ottieni i singoli importi di conguaglio da richiedere a ogni proprietario registrali in contabilità nella tabella Registrazioni.

Se il proprietario durante l'anno ha pagato, tramite acconti, meno rispetto alle spese effettive, procedi nel seguente modo:

1. Nella colonna Entrate inserisci l’importo del conguaglio che il proprietario deve pagare.
2. Nella colonna Conto inserisci il conto del proprietario.
3. Nella colonna Categoria inserisci il conto relativo agli incassi per spese condominiali.

Se il proprietario durante l'anno ha pagato, tramite acconti, più rispetto alle spese effettive, procedi nel seguente modo:

1. Nella colonna Uscite inserisci l’importo del conguaglio da rimborsare al proprietario.
2. Nella colonna Conto inserisci il conto del proprietario.
3. Nella colonna Categoria inserisci il conto relativo agli incassi per spese condominiali. In questo modo gli importi vengono dedotti direttamente da questo conto.

Dopo la registrazione dei conguagli, il risultato d’esercizio nella tabella Categorie deve essere pari a zero.
Di conseguenza, anche il saldo complessivo nella tabella Conti risulta pareggiato.

Se il risultato d’esercizio (l'utile o la perdita) non si azzera completamente, consulta la sezione Gestione degli arrotondamenti del risultato di esercizio e quella di Verifica della ripartizione delle spese ai comproprietari.

Incasso e rimborso di un conguaglio spese al proprietario

Quando un conguaglio spese già registrato viene pagato dal proprietario o viene rimborsato al proprietario, registra l’operazione nella tabella Registrazioni.

Se il proprietario ha pagato il conguaglio registra l'incasso nel seguente modo:

1. Nella colonna Entrate inserisci l’importo incassato.
2. Nella colonna Conto inserisci il conto della banca, della cassa o di un altro mezzo con cui hai incassato il conguaglio.
3. Nella colonna Categoria inserisci il conto del proprietario che ha pagato il conguaglio.

Se hai rimborsato il proprietario, procedi nel seguente modo:

1. Nella colonna Uscite inserisci l’importo del conguaglio rimborsato al proprietario.
2. Nella colonna Conto inserisci il conto della banca, della cassa o di un altro mezzo, con cui hai rimborsato il conguaglio.
3. Nella colonna Categoria inserisci il conto del proprietario a cui hai rimborsato il conguaglio.

Come calcolare i conguagli per i proprietari

Alla fine dell’anno si calcola la differenza tra tutte le spese sostenute e tutti gli acconti versati dai proprietari. Questa differenza rappresenta il totale dei conguagli da ripartire tra i proprietari.

Quando registri in contabilità tutti i conguagli, l’utile o la perdita del condominio si azzera: i versamenti dei proprietari risultano uguali alle spese effettive.

La suddivisione delle spese segue sempre le regole stabilite dal condominio.
In genere, in Svizzera, si usa il criterio dei millesimi: l’intero condominio vale 1000 millesimi, e ogni proprietario paga una quota proporzionale ai millesimi che possiede.

Richiesta del fondo di rinnovamento

Il fondo di rinnovamento è una somma di denaro accantonata per le future ristrutturazioni del condominio. In contabilità è registrato nella tabella Conti.

Di solito il fondo viene depositato su un conto bancario dedicato. Il saldo di questo conto deve sempre corrispondere al saldo del conto di accantonamento registrato in contabilità, inclusi eventuali interessi maturati.

In Svizzera, il fondo di rinnovamento viene richiesto ai proprietari in base ai millesimi. L’assemblea del condominio stabilisce ogni anno l’importo da versare.

Quando sono definiti gli importi del fondo di rinnovamento da richiedere a ciascun proprietario, registrali nella tabella Registrazioni come segue:

1. Nella colonna Entrate inserisci l’importo della quota dovuta dal proprietario.
2. Nella colonna Conto inserisci il conto del fondo.
3. Nella colonna Categoria inserisci il conto del proprietario che deve pagare la quota.

Incasso del fondo di rinnovamento

Quando incassi una quota del fondo da un proprietario, registra l’operazione nella tabella Registrazioni come segue:

1. Nella colonna Entrate inserisci l’importo incassato.
2. Nella colonna Conto inserisci il conto della banca, della cassa o di altro mezzo utilizzato per l'incassato.
3. Nella colonna Categoria inserisci il conto del proprietario che ha effettuato il pagamento.

Gestione degli arrotondamenti del risultato d’esercizio

Quando registri i conguagli in contabilità, può capitare che restino pochi centesimi di utile o perdita.

Questo accade perché l’importo è troppo piccolo per essere suddiviso in modo uguale tra tutti i proprietari.

In questi casi, registra la differenza in un conto dei costi, se si tratta di una perdita, oppure in un conto dei ricavi, se si tratta di un utile. In questo modo la differenza viene arrotondata e il risultato si azzera.

Verifica della ripartizione delle spese ai proprietari

Per verificare se le spese sono state suddivise correttamente tra i proprietari, controlla il risultato finale del condominio:

• Se, dopo aver registrato i conguagli, il risultato (l'utile o la perdita) si azzera, le spese sono state ripartite correttamente e non manca nessun importo.
• Se rimane solo una piccola differenza (utile o perdita trascurabile), le spese sono state suddivise correttamente. Puoi sistemare la differenza consultando la sezione Gestione degli arrotondamenti del risultato d'esercizio.
• Se invece rimane un importo positivo o negativo rilevante, significa che le spese non sono state ripartite correttamente. In questo caso è necessario ricontrollare i calcoli e i coefficienti utilizzati per la ripartizione dei conguagli.