Contabilità Entrate/Uscite per Amministrazione di un condominio (PPP)

Questo modello presenta un piano dei conti ideato e adattato per il settore immobiliare svizzero.

È un’ottima soluzione per chi vuole tenere la contabilità immobiliare in maniera semplice tramite le Entrate/Uscite.

I condomini hanno delle spese comuni (ad esempio manutenzioni, pulizie, bollette) che devono essere pagate dai proprietari.
Durante l’anno, i proprietari versano degli acconti, cioè dei pagamenti anticipati per coprire queste spese.

Alla fine dell’anno si verifica se:

• gli acconti versati coprono tutte le spese,
• oppure se manca ancora qualcosa da pagare,
• oppure se i proprietari hanno pagato più del necessario.

Queste differenze si chiamano conguagli: possono essere importi ancora da versare oppure somme da restituire.

Il risultato finale è che tutte le spese dell’anno corrispondono esattamente alla somma dei versamenti dei proprietari. Per questo motivo, un condominio non genera utile né perdita.

Se un proprietario non paga un acconto, il programma registra comunque l’importo richiesto, così rimane visibile nei conti.

Le spese vengono divise tra i proprietari in base alle regole del condominio. In Svizzera il criterio più usato è quello dei millesimi: l’intero condominio vale 1000 millesimi e a ciascun proprietario spetta una quota proporzionale.

Infine, i condomini possono anche decidere di raccogliere soldi per le ristrutturazioni future. Queste somme formano il fondo di rinnovamento, che viene conservato finché non serve e registrato nella tabella Conti.

Questo è un modello specifico. Se non sei sicuro da dove iniziare, leggi l’introduzione ai modelli per condomini.

Ecco le registrazioni di esempio più comuni che fanno uso di questo modello.

Registrazioni di esempio comuni

Guarda le registrazioni di esempio specifiche:

• Richiesta di acconto al proprietario
• L’incasso dell'acconto dal proprietario
• La registrazione delle spese pagate
• Richiesta dei conguagli ai proprietari
• L'incasso di un conguaglio
• Il calcolo dei conguagli emessi ai proprietari
• Richiesta del fondo di rinnovamento
• L’incasso del fondo di rinnovamento
• La gestione degli arrotondamenti del risultato di esercizio
• La verifica della ripartizione delle spese ai proprietari

Scopri le basi su come tenere una contabilità immobiliare.

Richiesta di acconto al proprietario

Nella tabella Registrazioni inserisci la registrazione per richiedere gli acconti ai proprietari:

1. Nella colonna Entrate inserisci l’importo dell’acconto da richiedere al proprietario.
2. Nella colonna Conto inserisci il conto del proprietario.
3. Nella colonna Categoria inserisci il conto degli incassi per spese condominiali.

Incasso dell'acconto dal proprietario

Quando incassi un acconto questo è registrato usando solo conti della tabella Conti.

1. Nella colonna Entrate inserisci l’importo incassato.
2. Nella colonna Conto inserisci il conto della banca, contanti o altro mezzo, con cui hai incassato l’importo.
3. Nella colonna Categoria inserisci il conto del proprietario che ha pagato.

Se il proprietario ha versato di meno puoi vedere facilmente l'importo mancante nel suo conto dalla tabella Conti.

Registrazione delle spese pagate

Registra nella tabella Registrazioni le spese pagate dal condominio nei costi presenti nella tabella Categorie.

1. Nella colonna Uscite inserisci l’importo della spesa pagata.
2. Nella colonna Conto inserisci il conto della banca, cassa o altro mezzo, con cui è stata pagata la spesa.
3. Nella colonna Categoria inserisci il conto del tipo di spesa pagata dal condominio.

Richiesta dei conguagli ai proprietari

Quando ottieni i singoli importi di conguaglio da richiedere a ogni proprietario addebitali in contabilità nella tabella Registrazioni.

Se il proprietario durante l'anno ha pagato meno rispetto alle spese effettive procedi nel seguente modo:

1. Nella colonna Entrate inserisci l’importo del conguaglio che il proprietario deve pagare.
2. Nella colonna Conto inserisci il conto del proprietario.
3. Nella colonna Categoria inserisci il conto degli incassi per spese condominiali.

Se il proprietario durante l'anno ha pagato più spese di quelle effettive procedi nel seguente modo:

1. Nella colonna Uscite inserisci l’importo del conguaglio da rimborsare al proprietario.
2. Nella colonna Conto inserisci il conto del proprietario.
3. Nella colonna Categoria inserisci il conto degli incassi per spese condominiali. In questo modo verranno dedotti direttamente nel conto Incassi spese condominiali.

Dopo l’addebito dei singoli importi di conguaglio ai proprietari le tabelle Conti e Categorie non devono più avere utili o perdite.

Se l'utile o la perdita non si azzera completamente guarda la sezione Gestisci gli arrotondamenti del risultato di esercizio e quella di Verifica della ripartizione delle spese ai comproprietari.

Incasso e rimborso di un conguaglio spese al proprietario

Quando incassi un conguaglio spese già emesso al proprietario registra l’incasso.

Se il proprietario paga il conguaglio procedi nel seguente modo:

1. Nella colonna Entrate inserisci l’importo incassato.
2. Nella colonna Conto inserisci il conto della banca, cassa o altro mezzo, con cui hai incassato il conguaglio.
3. Nella colonna Categoria inserisci il conto del proprietario che ha pagato il conguaglio.

Se hai rimborsato il proprietario procedi nel seguente modo:

1. Nella colonna Uscite inserisci l’importo del conguaglio rimborsato al proprietario.
2. Nella colonna Conto inserisci il conto della banca, cassa o altro mezzo, con cui hai rimborsato il conguaglio.
3. Nella colonna Categorie inserisci il conto del proprietario a cui hai rimborsato il conguaglio.

Come calcolare i conguagli ai proprietari

Alla fine dell’anno la differenza tra tutte le spese e gli acconti dei proprietari presenti nella tabella Categorie rappresenta il totale dei conguagli dei proprietari. 

Quando si registrano in contabilità tutti i conguagli, l'utile o la perdita del condominio si azzera perché il totale dei versamenti dei proprietari corrisponde al totale delle spese pagate.

Per suddividere le spese con i conguagli ai proprietari si seguono le norme stabilite del condominio.

Di solito le spese si dividono tra i proprietari usando i millesimi: l’intero condominio vale 1000 millesimi, e ognuno paga la sua parte in base ai millesimi che possiede.

Richiesta del fondo di rinnovamento

Il fondo di rinnovamento è un accantonamento di soldi per le ristrutturazioni future del condominio e si trova nella tabella Conti. 

Normalmente questo fondo viene versato su un conto bancario apposito. Il saldo del conto bancario apposito deve sempre corrispondere con il conto di accantonamento creato in contabilità, compreso gli eventuali interessi maturati.

In Svizzera il fondo di rinnovamento viene richiesto ai proprietari suddividendolo in millesimi. L'importo da richiedere annualmente viene deciso dall'assemblea del condominio.

Quando abbiamo i singoli importi da richiedere ai proprietari registrali nella tabella Registrazioni nel seguente modo:

1. Nella colonna Entrate inserisci l’importo della parte di fondo che il proprietario deve pagare.
2. Nella colonna Conto inserisci il conto del fondo.
3. Nella colonna Categoria inserisci il conto del proprietario che deve pagare la parte del fondo.

Incasso del fondo di rinnovamento

Quando incassi una parte del fondo da un proprietario registra l’incasso nel seguente modo:

1. Nella colonna Entrate inserisci l’importo che hai incassato dal proprietario.
2. Nella colonna Conto inserisci il conto della banca, cassa o altro mezzo, con cui hai incassato la parte del fondo.
3. Nella colonna Categoria inserisci il conto del proprietario che ha pagato la parte del fondo.

Gestisci gli arrotondamenti

Può succedere che quando si registrano i conguagli in contabilità restano dei centesimi di utile o di perdita.

Questo succede perché si tratta di un importo talmente piccolo che non può essere suddiviso in modo uguale tra tutti i proprietari.

In questo caso sposta l’importo restante presente nell’utile o nella perdita in un conto dei costi. In questo modo arrotondi la differenza e azzeri l’utile o la perdita.

Verifica della suddivisione delle spese ai proprietari

L'azzeramento dell’utile o della perdita è un metodo molto comodo per verificare la corretta suddivisione delle spese ai proprietari.

Se resta un utile o perdita del condominio trascurabile guarda la sezione Gestisci gli arrotondamenti del risultato di esercizio.

Se resta un importo positivo o negativo troppo grande sicuramente non sono state suddivise correttamente le spese ai proprietari. In questo caso è consigliato fare una verifica dei calcoli e dei coefficienti usati per la suddivisione delle spese che hai usato per creare i conguagli.

Se invece l'utile o la perdita si azzera dopo l’addebito dei conguagli spese, sicuramente sono state suddivise correttamente le spese senza tralasciare nessun importo.