Contabilità in Partita Doppia per Amministrazione di un condominio (PPP)

Questo modello presenta un piano dei conti ideato e adattato per la gestione di un condominio nel contesto immobiliare svizzero, basato sul metodo della partita doppia.

Nella contabilità in Partita Doppia, ogni registrazione coinvolge almeno due conti: uno in Dare e uno in Avere. In questo modo, ogni operazione viene registrata in modo completo e il bilancio e il conto economico risultano sempre aggiornati.

I condomini hanno delle spese comuni (ad esempio manutenzioni, pulizie, bollette) che devono essere pagate dai proprietari. Durante l’anno, i proprietari versano degli acconti, cioè dei pagamenti anticipati per coprire queste spese. Se un proprietario non paga un acconto, il programma registra comunque l’importo richiesto, che rimane visibile nei conti.

Le spese vengono ripartite tra i proprietari in base alle regole del condominio. In Svizzera si utilizza generalmente il criterio dei millesimi: l’intero condominio vale 1'000 millesimi e ogni proprietario paga una quota proporzionale.

Alla fine dell’anno si verifica se:

• gli acconti versati coprono tutte le spese,
• manca ancora un importo da pagare,
• i proprietari hanno versato più del necessario.

Le differenze tra acconti e spese si chiamano conguagli: possono essere importi ancora da versare oppure somme da restituire. Dopo la registrazione dei conguagli, tutte le spese dell’anno corrispondono esattamente alla somma dei versamenti dei proprietari. Per questo motivo, un condominio non genera utile né perdita.

Infine, i proprietari dei condomini possono decidere di accantonare somme per le ristrutturazioni future. Queste somme costituiscono il fondo di rinnovamento, che viene registrato nella tabella Conti e conservato finché non viene utilizzato.

Questo modello è specifico per la gestione di un condominio con contabilità in Partita Doppia. Se non sei sicuro che sia il modello adatto al tuo caso, puoi consultare l’introduzione ai modelli per condomini.

Nei paragrafi seguenti sono presentate le registrazioni di esempio più comuni da utilizzare in questo modello.

Registrazioni di esempio comuni

Di seguito trovi le registrazioni di esempio più comuni per contabilizzare le principali operazioni nella gestione di un condominio:

• Richiesta di acconto al proprietario
• Incasso dell'acconto dal proprietario
• Registrazione delle spese pagate
• Richiesta dei conguagli ai proprietari
• Incasso e rimborso di un conguaglio spese al proprietario
• Come calcolare i conguagli per i proprietari
• Richiesta del fondo di rinnovamento
• Incasso del fondo di rinnovamento
• Gestione degli arrotondamenti del risultato d'esercizio (utile o perdita)
• Verifica della ripartizione delle spese ai proprietari

Per ciascuna registrazione di esempio, è necessario indicare almeno due conti: uno nella colonna Dare e uno nella colonna Avere, secondo la logica della partita doppia.
I conti da utilizzare si trovano nella tabella Conti, che comprende tutte le voci del bilancio e del conto economico, come attività, passività, costi e ricavi.

Per tutte le registrazioni di esempio, le operazioni vanno inserite nella tabella Registrazioni.

Richiesta di acconto al proprietario

Gli importi degli acconti dei proprietari devono essere calcolati in base alle ripartizioni previste dal condominio, generalmente basate sui coefficienti millesimali.
Per registrare la richiesta di acconto ai comproprietari, procedi come segue nella tabella Registrazioni:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il numero di conto del comproprietario.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il numero di conto relativo agli incassi per spese condominiali.

Incasso dell'acconto dal proprietario

Quando incassi un acconto, la registrazione riguarda solo conti del Bilancio: si riduce il credito verso il comproprietario e aumenta la liquidità. Il Conto Economico non viene modificato, perché l’acconto era già stato registrato al momento della richiesta.

Nella tabella Registrazioni registra l'operazione come segue:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile della banca, della cassa o di un altro mezzo con cui hai incassato l’importo.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile del comproprietario che ha pagato.

Se il proprietario ha versato meno, puoi vedere facilmente l'importo mancante nel suo conto all'interno della tabella Conti (vista Movimento).

Registrazione delle spese pagate

Registra nella tabella Registrazioni le spese pagate dal condominio nei costi del Conto Economico.

Per registrare una spesa:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile della spesa, cioè un conto di costo del Conto Economico.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile di liquidità, ovvero della banca, della cassa o di altro mezzo con cui è stata pagata la spesa.

Richiesta dei conguagli ai proprietari

Quando hai calcolato i singoli importi di conguaglio da richiedere a ogni comproprietario, registrali in contabilità nella tabella Registrazioni nel seguente modo:

Se il proprietario durante l'anno ha pagato, tramite acconti, meno rispetto alle spese effettive, procedi nel seguente modo:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile del comproprietario.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile relativo agli incassi per spese condominiali.

Se l’importo di conguaglio spese è a favore del comproprietario, cioè ha pagato più rispetto alle spese effettive, registra l'operazione al contrario:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile relativo agli incassi per spese condominiali.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile del comproprietario.

Dopo la registrazione dei singoli importi di conguaglio spese ai comproprietari, il risultato d'esercizio (utile o perdita) nella tabella Conti deve essere pari a zero.

Se il risultato d’esercizio non si azzera completamente, consulta la sezione Gestione degli arrotondamenti del risultato d'esercizio (utile o perdita) e quella di Verifica della ripartizione delle spese ai comproprietari.

Incasso e rimborso di un conguaglio spese al proprietario

Quando un conguaglio spese già registrato viene pagato dal proprietario o viene rimborsato al proprietario, registra l’operazione nella tabella Registrazioni.

Se il proprietario ha pagato il conguaglio spese, registra l’incasso nel seguente modo:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile di liquidità, ovvero della banca, della cassa o di un altro mezzo con cui hai incassato il conguaglio spese.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile del comproprietario che ha pagato il conguaglio.

Se hai rimborsato il proprietario, procedi nel seguente modo:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile del comproprietario a cui hai rimborsato il conguaglio.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile di liquidità, ovvero della banca, della cassa o di un altro mezzo con cui hai rimborsato il conguaglio.

Come calcolare i conguagli per i proprietari

Alla fine dell’anno si calcola la differenza tra tutte le spese sostenute e tutti gli acconti versati dai comproprietari. Questa differenza rappresenta il totale dei conguagli da ripartire tra i comproprietari.

Quando registri in contabilità tutti i conguagli, l’utile o la perdita del condominio si azzera: i versamenti dei comproprietari risultano uguali alle spese effettive.

La suddivisione delle spese segue sempre le regole stabilite dal condominio.
In genere, in Svizzera, si usa il criterio dei millesimi: l’intero condominio vale 1000 millesimi, e ogni comproprietario paga una quota proporzionale ai millesimi che possiede.

Richiesta del fondo di rinnovamento

Il fondo di rinnovamento è una somma di denaro accantonata per le future ristrutturazioni del condominio. In contabilità è registrato nella tabella Conti.

Di solito il fondo viene depositato su un conto bancario dedicato. Il saldo di questo conto deve sempre corrispondere al saldo del conto di accantonamento registrato in contabilità, inclusi eventuali interessi maturati.

In Svizzera, il fondo di rinnovamento viene richiesto ai proprietari in base ai millesimi. L’assemblea del condominio stabilisce ogni anno l’importo da versare.

Quando sono definiti gli importi del fondo di rinnovamento da richiedere a ciascun proprietario, registrali nella tabella Registrazioni come segue:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile del comproprietario.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto di Bilancio del fondo di rinnovamento.
3. Nella colonna Importo inserisci l'importo da richiedere al comproprietario secondo la ripartizione.

Incasso del fondo di rinnovamento

Quando incassi una quota del fondo da un proprietario, registra l’operazione nella tabella Registrazioni nel seguente modo:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile di liquidità, ovvero della banca, della cassa o di un altro mezzo utilizzato per l'incasso.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile del comproprietario che ha effettuato il pagamento.

Gestione degli arrotondamenti del risultato d'esercizio (utile o perdita)

Quando registri i conguagli in contabilità, può capitare che restino pochi centesimi di utile o di perdita.

Questo accade perché l’importo è troppo piccolo per essere suddiviso in modo uniforme tra tutti i comproprietari.

In questi casi, registra la differenza in un conto dei costi, se si tratta di una perdita, oppure in un conto dei ricavi, se si tratta di un utile. In questo modo la differenza viene arrotondata e il risultato si azzera.

Verifica della ripartizione delle spese ai proprietari

Per verificare se le spese sono state suddivise correttamente tra i comproprietari, controlla il risultato finale del condominio:

• Se, dopo aver registrato i conguagli, il risultato (l'utile o la perdita) si azzera, le spese sono state ripartite correttamente e non manca nessun importo.
• Se rimane solo una piccola differenza (utile o perdita trascurabile), le spese sono state suddivise correttamente. Puoi sistemare la differenza consultando la sezione Gestione degli arrotondamenti del risultato d'esercizio (utile o perdita).
• Se invece rimane un importo positivo o negativo rilevante, significa che le spese non sono state ripartite correttamente. In questo caso è necessario ricontrollare i calcoli e i coefficienti utilizzati per la ripartizione dei conguagli.