Vereinsbuchhaltung mit despkriptiven Kontonummern analog SKR49

Mit dieser Buchhaltungsvorlage erstellen und führen Sie eine Vereinsbuchhaltung unter Anwendung der doppelten Buchhaltung ohne Kontonummern beachten zu müssen. Sie können Mitglieds- oder Mitarbeiterkonten führen, Spendenquittungen ausstellen, Projekte abrechnen, eine Finanzplanung anlegen und schöne individuelle Berichte für alle erdenklichen Zwecke erstellen.

Wie mit Banana Buchhaltung üblich, können Sie die Buchhaltungsvorlage vollständig an Ihren Bedarf anpassen. Die deskriptiven Kontonummern sind mit den entsprechenden DATEV Kontonummern verknüpft, so dass ein Export nach DATEV trotzdem ohne weiteres möglich ist.

Wie das alles geht, erfahren Sie in diesem Tutorial.

Neue Vereinsbuchhaltung erstellen

Um eine neue Vereinsbuchhaltung mit deskriptiven Kontonummern anzulegen, wählen Sie Datei->Neu

• Geben Sie bei "Filtern die Nummer dieses Templates beginnend mit einem Pluszeichen ein: +11127
• oder: Wählen Sie Deutschland, Non-Profit und auf der rechten Seite die Buchhaltungsvorlage (Vereinsbuchhaltung mit deskriptiven Kontonummern)
• Öffnen Sie die Vorlage
• Geben Sie die Stammdaten ein, insbesondere den Namen Ihres Vereins und den Buchhaltungszeitraum. Die Basiswährung ist mir EUR voreingestellt, kann aber verändert werden.
• Mit OK ist die Buchhaltungsvorlage fertig für den Einsatz.
• Mit Datei-->Speichern unter…können Sie die Buchhaltungsdatei an einem beliebigen Ort abspeichern. Vergeben Sie hierfür einen beliebigen Dateinamen.

Kontenplan

In Tabelle "Konten" finden Sie Ihren Kontenplan mit deskriptiven Kontonummern. Hier wird Ihnen der Stand aller Konten angezeigt. Der Kontenplan gliedert sich in Anlehnung an den SKR49 in vier Teile, die jeweils untereinander in der Tabelle eingerichtet sind:

1. Bilanz mit Aktiva und Passiva
2. Erfolgsrechnung für die verschiedenen Vereinsaktivitäten, gegliedert in "Ideeller Bereich", "Ertragsneutrale Posten", "Vermögensverwaltung" und "Zweckbetrieb"
3. Kostenstellen für die Projektbuchhaltung
4. Mitgliederkonten

Kontenplan anpassen

Sie können den Kontenplan vollständig an Ihren Bedarf anpassen. Sie können u.a.

• neue Konten hinzufügen, indem Sie Zeilen an der gewünschten Stelle einfügen
• Konten oder ganze Kontenbereiche löschen, die Sie nicht benötigen, indem Sie die entsprechenden Zeilen löschen
• Untergruppen für bestimmte Konten bilden

Buchungen eingeben

Sie buchen in der Tabelle „Buchungen“. Sie benötigen für eine Buchung:

• Datum
• Buchungstext
• Betrag
• Soll-Konto
• Haben-Konto

Buchungen schneller erfassen

• Sich wiederholende Buchungen können als Vorlage angelegt werden, um schneller zu buchen.
• Geldbewegungen Ihres Bankkontos können Sie automatisiert in die Buchhaltung importieren.

Mitgliederbuchhaltung

Die Vereinsmitglieder werden in der Tabelle „Konten“ angelegt, unterhalb der Erfolgsrechnung. Eine Mitgliederliste ist bereits exemplarisch angelegt. Überschreiben Sie die Einträge einfach mit den von Ihnen gewünschten Angaben.

• Mitgliedskonten werden als Kostenstelle 3 (KS3) angelegt und beginnen mit Strichpunkt ";"
• Die Vergabe des Kontennamens ist frei wählbar.
• Durch identische Bezeichnungen in Spalte Gruppe und Summ.in (Gr) können alle Mitgliedskonten zu einer Summe totalisiert werden
• Sie können beliebig Untergruppen von Mitgliedern (z.B. aktive und passive Mitglieder) einrichten

In der Ansicht "Adresse" werden die Spalten für die Stammdaten der Mitglieder wie z.B. Adresse, Telefonnummer etc. angezeigt und können dort eingetragen werden. Diese Daten können beispielsweise für die Serienbrieffunktion von MS Word genutzt werden, um Rundschreiben zu erstellen.

Vorgänge Mitgliedern zuordnen

Verbuchen Sie den Geldeingang, z.B. Spende oder Mitgliedsbeitrag wie gewohnt in Tabelle "Buchungen"

• Ordnen Sie in Spalte KS3 den Zahlungseingang dem entsprechenden Mitglied zu
• Zahlungsausgänge, die Mitgliedern zugeordnet werden sollen, erfassen Sie in Spalte KS3 mit negativem Vorzeichen "-"

Spendenbescheinigung

Die Vereinsbuchhaltung in Banana Buchhaltung ermöglicht den Ausdruck von Spendenquittungen gemäss  deutschem Steuerrecht. Installieren Sie hierfür die Erweiterung „Spendenbescheinigung für Deutschland“

Sie drucken die Spendenbescheinigung, indem Sie die Erweiterung aufrufen in Erweiterungen->Spendenbescheinigung für Deutschland

• Wählen Sie den Zeitraum und klicken Sie auf die Schaltfläche OK
• Im nächsten Fenster können Sie die Spendenbescheinigung anpassen. Alle Änderungen, die Sie hier vornehmen, werden gespeichert und sind für diese Datei dauerhaft verfügbar.
• Beachten Sie insbesondere die Texte für den Aussteller (hier Vereinsnamen und Adresse eingeben) sowie die Texte 1-5, die Sie gemäss Ihres spezifischen Vereinszwecks anpassen können.
• Sie können hier auch das Ausstellungsdatum ändern oder eine Bilddatei mit Unterschrift hinzufügen

• Klicken Sie auf die Schaltfläche OK und erhalten Sie den Ausdruck aller Spendenquittungen als PDF oder in einem anderen Format.
• Jede Spendenquittung enthält auf der 2. Seite die Aufstellung der einzelnen Zahlungen.

Projektbuchhaltung

Sie können Ausgaben und Einnahmen bestimmten Projekten oder Aktivitäten zuordnen und übersichtlich auswerten. Legen Sie hierfür Ihre Vereinsaktivitäten als Kostenstellen an. Zwei Beispielprojekte sind bereits angelegt. Sie können diese überschreiben und mit eigenen Bezeichnungen versehen.

• Projekte werden als Kostenstelle 1 (KS1, beginnend mit Punkt ".") oder Kostenstelle 2 (KS2, beginnend mit Komma ",") angelegt.
• Die Vergabe des Kontennamens ist frei wählbar.
• Durch identische Bezeichnungen in Spalte Gruppe und Summ.in (Gr) können Projekte/Aktivitäten zu einer Summe totalisiert werden
• Sie können beliebig Untergruppen von Projekten/Aktivitäten einrichten

Vorgänge Projekten zuordnen

Verbuchen Sie Vorgänge wie gewohnt in der Tabelle "Buchungen"

• Ordnen Sie in Spalte KS1 den Vorgang einem bestimmten Projekt zu. Ohne Vorzeichen wird der Vorgang dem Projekt als Einnahme zugeordnet
• Mit negativem Vorzeichen "-" wird der Vorgang dem Projekt als Ausgabe zugeordnet

Finanzplanung

Völlig unabhängig von Ihrer Buchhaltung erstellen Sie in Tabelle „Budget“ eine Finanzplanung. Hierfür buchen Sie zukünftige zu erwartende finanzielle Vorgänge genau so wie Sie das in Ihrer gewöhnlichen Buchhaltung tun. Regelmässige, sich wiederholende Zahlungen werden in Spalte „Wiederholung“ entsprechend gekennzeichnet.

10 Min Tutorial Video.

Sie können nun Ihre tatsächliche aktuelle Buchhaltung, also Ihre Bilanz oder Ergebnisrechnung mit Ihrer Finanzplanung vergleichen.

• Die Planungsdaten werden in der Spalte "Budget" angezeigt. Dort finden Sie für jedes Konto den Planbetrag bezogen auf den in den Stammdaten der Buchhaltungsdatei erfassten Buchhaltungszeitraum, normalerweise also ein Jahr.
• Die Budgetdifferenz zeigt den bis zum Jahresende verbleibenden Budgetbetrag an, verglichen mit dem aktuellen Stand der laufenden Buchhaltung.

Sie können die laufende Buchhaltung verglichen mit der Planung für einzelne Konten oder Kontengruppen im Zeitverlauf grafisch anzeigen lassen:

• Wählen Sie im Kontenplan die Zeile des Kontos oder Totals aus, das Sie anzeigen wollen.
• Wählen Sie im Infofenster "Diagramme" die von Ihnen gewünschte Darstellungsform.

Berichtsausdrucke

In Banana Buchhaltung können eine Vielzahl von Berichten und Ausdrucken generiert werden, die Sie alle individuell konfigurieren und nach Ihrem Bedarf einstellen und gliedern können. Entsprechend haben Sie vielfältige Möglichkeiten auszuwählen, welche Informationen Sie darstellen wollen und welche nicht.

Sie können beispielsweise:

• den Berichtszeitraum ändern
• die Unterteilung ändern, z.B. quartals- oder halbjahresweise Abrechnung
• die anzuzeigenden Kontenbereiche oder Sektionen des Kontenplans, z.B. ob Sie auch Mitgliedskonten ausdrucken wollen oder nicht
• Ein Logo hinzufügen
• das Design der Vorlage ändern

Für die Vereinsbuchhaltung sind in dieser Vorlagendatei unter Menü Berichte → Formatierte Bilanz nach Gruppen vier verschiedene Berichtstypen als Anpassung bereits voreingestellt:

1. Budgetvergleich 1 Jahr

Zeigt die laufende Buchhaltung an im Vergleich mit dem Budget der Periode, sowie die Differenz zwischen beiden Grössen.

• Am Jahresende werten Sie so Planungsabweichungen aus.
• Während des Jahres bestimmen Sie so verbleibende Budgets.

2. Finanzbericht 1 Jahr

Eine einfache und übersichtliche Darstellung des laufenden Ergebnisses und der aktuellen Bestände.

3. Finanzbericht 4 Quartale

Der Finanzbericht aufgeschlüsselt in einzelne Quartale sowie die Jahressummen.

4. Finanzplanung 8 Quartale

Aus den Einträgen in Tabelle "Budget" können auch Finanzpläne generiert werden, die über ein Jahr hinausgehen.

DATEV-Export

Für die Übermittlung von Buchhaltungsdaten an ein Steuerberaterbüro steht der DATEV-Export zur Verfügung. Installieren Sie hierfür die Erweitung "DATEV-Export".

Der DATEV-Export ist auch möglich bei Verwendung von deskriptiven Kontonummern. Die Verknüpfung mit den entsprechenden Kontonummern des SKR49 erfolgt in der Spalte "DATEV Konto". Bitte beachten Sie beim manuellen Hinzufügen von Konten diese Kontenzuordnung vorzunehmen, wenn Sie den DATEV-Export nutzen wollen.

Den DATEV-Export starten Sie mit Erweiterung->DATEV-Export->Buchungsdaten exportieren. Sie erstellen dadurch eine csv-Datei, die Sie bequem per E-Mail an Ihr Steuerberaterbüro versenden können.

• Geben Sie die Mandanten- und Beraternummer ein, die Sie von Ihrem Steuerberaterbüro erhalten
• Setzen Sie den Haken bei "DATEV-Kontenzuordnung verwenden", um die Kontonummern des SKR49 für den Export zu aktivieren
• Stellen Sie den Zeitraum ein, für den Sie Buchungen exportieren wollen