Comment créer une prévision Cash Flow | Cash Manager (Gratuit)

Créer une prévision de liquidité avec Banana Comptabilité, c'est comme la créer avec Excel, mais plus rapide, plus sûr et complètement gratuit. Grâce au modèle de comptes prêts à l'emploi, vous commencez immédiatement, il vous suffit de saisir les données.

Vous savez à l'avance combien de liquidités vous avez et combien de temps elles vont durer, quand et quelles dépenses vous devrez faire face et sur quels revenus vous pourrez compter.  Vous pouvez simuler la réduction des dépenses et voir l'effet qu'elle a sur la liquidité et la rentabilité, comprendre les volumes de vente futurs et savoir si le capital sera suffisant.

Nous avons élaboré ce guide pour vous aider à prévoir vos liquidités et à résoudre vos problèmes financiers. Si vous le suivez en détail, vous y arriverez, car vous pouvez toujours le modifier et le corriger, il est donc facile de mettre à jour votre prévision.

 

Créer un nouveau fichier

• Créez un nouveau fichier à partir de ce modèle (Template ID +10204) en utilisant l'une des méthodes expliquées. 
• Avec la commande Fichier → Propriétés fichier (Données de base), définissez la période, le nom de famille et la devise de base (vous pouvez faire le budget et la comptabilité dans la devise de votre choix).
• Avec la commande Fichier → Enregistrer sous..., enregistrez le fichier. Il est utile d'indiquer dans le nom du fichier, le nom de famille et l'année. Par exemple "entreprise-2022.ac2".

Voir aussi Organiser les fichiers et le cloud.

Adapter les tableaux Comptes et Catégories

Avant de créer votre propre prévision Cash Flow, vous devez rapidement adapter votre compte et vos catégories à vos besoins spécifiques.

Tableau Comptes

Le tableau Comptes ne présente que le compte Caisse, ou plutôt les liquidités en votre possession. Vous pouvez le personnaliser en modifiant le nom du compte, son libellé et son solde d'ouverture.

Tableau Catégories

Ce tableau contient les catégories de revenus et de dépenses ainsi que l'évolution du capital. Vous pouvez modifier ces catégories en ajoutant de nouveaux éléments, en changeant le nom de la catégorie, en modifiant l'ordre et en supprimant les catégories dont vous n'avez pas besoin. À tout moment, vous pouvez voir les soldes actualisés de chaque catégorie.

Les sections utiles Capital Entrant & Capital Sortant vous permettent d'inscrire :

• Injections et remboursements de prêts
• Injections et versements de fonds par les propriétaires
• Ventes et achats d'actifs immobilisés

Pour savoir à tout moment à combien s'élèvera le Cash Flow actuel (quand vous commencerez à saisir les transactions quotidiennes), il vous suffit de regarder la valeur dans la ligne "Variation nette du Cash Flow". De cette façon, vous saurez en un coup d'œil si vous avez une Encaissement ou un Décaissement et le montant exact.

Créez vos prévisions Cash flow

L'innovation intéressante de Banana Comptabilité est la possibilité de créer des prévisions de Cash Flow pour contrôler les liquidités et prendre des décisions opportunes pour votre entreprise.

C'est pourquoi nous vous recommandons maintenant de créer vos propres prévisions de Cash Flow. Allez dans le tableau Budget : ce tableau contient toutes les entrées et sorties de liquidité que vous aurez au cours de l'année.

Pour créer correctement la prévision, suivez ces étapes simples :

• Insérez les revenus de l'opération
• Insérez les dépenses de l'opération
• Insérez le Capital Entrant
• Insérez le Capital Sortant

Pour plus d'informations techniques, veuillez consulter la page de documentation du tableau Budget.

Insérez les revenus de l'opération

Commencez par énumérer tous les revenus de l'opération dont vous disposez et leur montant. Les ventes au comptant constituent le principal revenu, mais il en existe d'autres en fonction de votre activité.

Le revenu de l'opération peut inclure :

• Ventes au comptant
• Recettes diverses en espèces
• Recouvrement des comptes de crédit des clients
• Revenus d'intérêts

Pour insérer une opération dans le budget, vous devez saisir la date (quand vous pensez avoir ce revenu), la date de fin (si nécessaire), la répétition (combien de fois ce revenu est répété, s'il est hebdomadaire, mensuel ou annuel), le libellé, le montant dans la colonne des revenus et la catégorie de revenu.

Dans le modèle, vous pouvez déjà trouver des exemples d'écritures budgétaires que vous pouvez facilement modifier et éliminer, selon vos besoins. Vous pouvez encore en insérer de nouveaux.

Pour être aussi précis que possible avec cette estimation, regardez les valeurs de l'année dernière, en arrondissant le montant vers le bas lorsque vous voulez être plus prudent.

Conseils :

• Ne compter que sur un revenu assuré
• Regroupez les revenus en fonction de leur répétition (hebdomadaire, mensuelle, annuelle, ...)

Insérez les dépenses de l'opération

Il est maintenant temps de dresser la liste de tous les dépenses de l'opération. Comme pour les recettes, vous devez ici estimer les dépenses en vous basant sur les valeurs de l'année dernière, mais en en arrondissant les montants vers le haut lorsque vous voulez être plus prudent. Il est toujours préférable de faire une prévision inexacte en début d'année, plutôt que d'avoir des surprises de dépenses plus élevées.

Les dépenses de l'opération peuvent inclure

• Salaires
• Traitement des salaires
• Loyer
• Assurances
• Publicité et promotion
• Services publiques
• Déplacements
• Téléphone
• Frais bancaires
• Intérêts
• …

Conseils :

• Regroupez les dépenses en fonction de leur répétition (hebdomadaire, mensuelle, annuelle, ...)

Insérez le Capital entrant et le Capital sortant

Cette section est très utile pour avoir une prévision de Cash Flow net et pas seulement une prévision opérationnelle. Vous devez ensuite saisir les entrées et sorties de capitaux prévues, les investissements et les désinvestissements en immobilisations.

Le Capital Entrant peut inclure :

• Injections de prêts
• Injections de fonds par les propriétaires
• Ventes d'actifs immobilisés

Le Capital Sortant peut inclure :

• Remboursements de prêts
• Versements en espèces aux propriétaires
• Achats d'actifs immobilisés

Contrôlez vos prévisions Cash Flow

Il est important de savoir immédiatement si votre entreprise, grâce à vos estimations, génère un Cash Flow positif ou non. Vous êtes curieux, n'est-ce pas ? La génération du rapport de prévision vous donnera la réponse !

Pour ce faire, il est très simple : rendez-vous au menu  Rapports → Rapport formaté par groupes, et dans la liste qui apparaît, choisissez le Rapport annuel comparé aux Prévision. Appuyez sur OK pour afficher le rapport de prévision.

L'objectif de toute activité est certainement d'avoir un Cash Flow positif, car c'est la seule façon de survivre, ou plutôt de payer les fournisseurs, de rembourser les dettes, ... Vérifiez le poste Variation nette du Cash Flow (en bas du rapport) et assurez-vous que vous avez un résultat positif (Entrées). Si c'est le cas, vous pouvez être content, car vous gérez bien votre entreprise !
En revanche, si vous avez un Cah flow négatif (Outflow), cela signifie que votre entreprise a malheureusement des difficultés à gérer ses liquidités. Ce que vous devez faire dans ce cas, c'est tout d'abord bien vérifier vos estimations de recettes et de dépenses, s'il y a des ajustements à faire ou des erreurs à corriger, qui améliorent le Cash Flow. Si vous avez toujours un Cash Flow négatif, vous devez réfléchir aux mesures à prendre pour améliorer la gestion des liquidités à partir de l'année prochaine ou lorsque la période de prévision commence. Vous devrez très probablement essayer de réduire vos dépenses de gestion-

En plus des prévisions annuelles, toujours dans le menu  Rapports → Rapport formaté par groupes, pour avoir un contrôle encore plus détaillé de l'évolution des liquidités (par exemple comment elles se comportent pendant l'année), vous pouvez choisir des rapports trimestriels et quadriennaux, ou créer votre propre rapport.

Enregistrer les écritures

Une fois les prévisions de Cash Flow sous contrôle, vous pouvez commencer à enregistrer les différentes écritures de liquidité réelles et les comparer de temps en temps avec les valeurs attendues.

Enregistrer les écritures de liquidité

Les écritures quotidiennes doivent être insérées dans le tableau Écritures. La saisie se fait de la même manière que pour la prévision dans le tableau Budget (la seule différence est que vous n'avez pas la colonne de répétition). Le tableau contient également quelques exemples que vous pouvez supprimer et modifier.

Vérifier les mouvements avec les fiches de compte

Lorsque vous saisissez progressivement vos écritures, il peut être utile de vérifier comment le compte de caisse ou une catégorie de dépenses particulière a évolué au fil du temps. Pour ce faire, vous pouvez consulter la fiche de compte/catégorie correspondante.
Par exemple, en sélectionnant la fiche du compte de caisse, vous aurez un résumé de tous ses mouvements. En cliquant également sur l'option Graphiques en bas, vous avez une vue encore plus immédiate de l'évolution du compte.

Conseil : Vérifiez votre compte Caisse au moins une fois par mois pour voir immédiatement sa progression et le comparer avec les mois précédents.

Vérifier la différence entre le solde et le budget

Pour plus de contrôle sur vos performances, vous pouvez aller dans le tableau Compte ou Catégories, en sélectionnant la vue Budget et regarder la colonne Diff.Budget, qui vous montre la différence entre les soldes réels et les valeurs que vous aviez prévues au budget. Vous disposez ainsi d'un indicateur supplémentaire pour comprendre si vous suivez bien le budget et pour prendre de meilleures décisions.

Comparer et créer une nouvelle prévision

Au cours de l'année, vous pouvez comparer à tout moment votre situation actuelle avec les prévisions, pour comprendre si et où vous dépensez plus, afin de prendre des décisions à l'avance. À la fin de l'année, vous pouvez effectuer la comparaison finale entre le rapport réel et les prévisions pour voir si vous avez atteint le Cash Flow net prévu.

Créez le rapport de contrôle à partir du menu Rapports → Rapport formaté par groupes → Rapport annuel comparé aux Prévisions.

Si vous souhaitez avoir une vue plus précise et plus ciblée, vous pouvez créer des rapports avec une subdivision trimestrielle, qui comprennent également la différence entre le solde et la valeur du budget de chaque mois. Cela vous donne une vue d'ensemble des mois où vous avez eu le plus de difficultés de liquidité et de ceux où vous avez gagné le plus.

Vous êtes arrivés à la fin de l'année, vous devez donc maintenant planifier la suivante en créant une nouvelle prévision de Cash Flow, exactement comme vous l'avez fait jusqu'à présent. Ne vous arrêtez pas, ce n'est que de cette manière que vous verrez votre Cash Flow s'améliorer de plus en plus !