Cashflow prognose voor freelancers en kleine bedrijven | Cash Manager (Free)

Het maken van een cashflowprognose met Banana Boekhouding is als het maken van een prognose met Excel, maar dan sneller, veiliger en volledig gratis. Dankzij het kant-en-klare model begint u meteen, u hoeft alleen maar de gegevens in te voeren.

U weet op voorhand hoeveel liquiditeit u heeft en hoelang u ermee kunt doen, wanneer en welke uitgaven u zult moeten doen en op welke inkomsten u kunt rekenen.  U kunt de vermindering van de kosten simuleren en zien welk effect dit heeft op uw liquiditeit en winstgevendheid, inzicht krijgen in toekomstige verkoopvolumes en of uw kapitaal voldoende zal zijn.

We hebben deze leidraad opgesteld om u te helpen bij het maken van uw cashflowprognose en het oplossen van uw financiële problemen. Als u deze handleiding tot in detail volgt, zult u hierin slagen, want u kunt dit model altijd aanpassen en corrigeren, dus het is gemakkelijk om uw verwachtingen bij te stellen.

Maak uw bestand aan

• Maak een nieuw bestand aan door en kies dit model (Template ID  +11044), gebruik een van de uitgelegde methodes.
• Stel met het commando Bestand → Bestands- en boekhoudingseigenschappen de periode, bedrijfsnaam en de basis munteenheid in.
• Sla het bestand op met het commando Bestand → Opslaan als.... Het is handig de bedrijfsnaam en het jaar in de bestandsnaam op te nemen.
  Bijvoorbeeld "bedrijf-2020.ac2".

Zie ook Beheer boekhoudbestanden lokaal, online of in de cloud

Pas rekening- en categorieëntabellen aan

Voordat u uw eigen cashflow overzicht creëert moet u even uw rekeningen en categorieën naar uw wensen aanpassen.

Rekeningentabel

De rekeningentabel laat alleen de contanten rekening zien, of eigenlijk, de hoeveelheid geld in uw bezit. U kunt deze aanpassen door de rekeningnaam, de beschrijving en het beginsaldo aan te passen.

Categorieëntabel

Deze tabel bevat de inkomsten en uitgaven categorieën en de veranderingen in kapitaal. U kunt de categorieën veranderen door nieuwe toe te voegen, namen en volgorde te veranderen en categorieën te verwijderen die u niet nodig heeft. U kunt op elk moment de bijgewerkte saldi van iedere categorie zien.

Met de handige kapitaal in & kapitaal uit secties kunt u registreren:

• Injecties voor leningen en aflossingen
• Injecties door eigenaren en uitbetalingen
• Aan- en verkopen van vaste activa

Om op elk moment te weten hoeveel de cashflow is (wanneer u begint met het invoeren van de dagelijkse transacties) hoeft u alleen maar te kijken naar het bedrag in de rij "Netto verandering in kapitaal". Op deze manier weet u in een oogwenk of u een Instroom of een Uitstroom heeft en het exacte bedrag.

 

Creëer uw  cashflow prognose

De bijzondere innovatie van Banana Boekhouding is de mogelijkheid om cashflowprognoses op te stellen om de liquiditeit te controleren en tijdig beslissingen te nemen voor uw bedrijf.

Daarom raden we u aan om uw eigen cashflowprognose aan te maken. Ga naar de budgettabel: deze tabel bevat alle geldstromen in- en uitgaand die u gedurende het jaar heeft.

Volg deze eenvoudige stappen om de prognose correct aan te maken:

• Voer bedrijfsinkomsten in
• Voer bedrijfkosten in
• Voer inkomend kapitaal in
• Voer uitgaand kapitaal in

Bedrijfsinkomsten invoeren

Begin met een lijst van al uw bedrijfsinkomsten en de bedragen ervan. Contante verkopen is het belangrijkste inkomen maar er zijn nog andere afhankelijk van uw activiteiten.

Bedrijfsinkomsten kunnen zijn:

• Contante verkopen
• Diverse contante ontvangsten
• Incasso's van klantenkredieten
• Rentes

Om een transactie in het budget toe te voegen moet u de datum (wanneer u de inkomsten verwacht), de einddatum (indien nodig), de herhaling (hoe vaak deze inkomsten worden herhaald, wekelijks, maandelijks of jaarlijks), de beschrijving, het bedrag in de kolom inkomsten en de inkomstencategorie invoeren.

In het model vind al kant en klare transacties waar u alleen maar even de bedragen hoeft in te voeren. U kunt ook nieuwe transacties invoeren, en bestaande aanpassen of verwijderen.

Om een zo nauwkeurig mogelijke schatting te maken kijkt u naar de waardes van het laatste jaar waarbij u het bedrag naar beneden afrond om voorzichtig te zijn.

Tips:

• Vertrouw alleen op zekere inkomsten
• Groepeer de inkomsten volgens hun herhaling (wekelijks, maandelijks of jaarlijks, ...)

 

Bedrijfskosten invoeren

Nu is het tijd om alle bedrijfskosten in te voeren. Zoals u deed voor de inkomsten moet u hier de uitgaven schatten door naar de bedragen van het laatste jaar te kijken, maar de bedragen af te ronden naar boven als u voorzichtig wilt zijn. Het is altijd beter om een onnauwkeurige prognose te maken aan het begin van het jaar dan verrast te worden door hogere uitgaven.

Bedrijfskosten kunnen zijn:

• Salarissen
• Vergoedingen
• Huur
• Verzekeringen
• Adverteren en promotie
• Nutsvoorzieningen
• Reizen
• Telefoon
• Bankkosten
• Rentes
• …

Tip:

• Groepeer de uitgaven volgens hun herhaling (wekelijks, maandelijks of jaarlijks, ...)

 

Inkomend & uitgaand kapitaal invoeren

Deze sectie is erg handig om een netto cashflow prognose te hebben en niet alleen een bedrijfsmatige. U moet in dit geval de verwachte inkomende en uitgaande kapitaal transacties invoeren en de investeringen in en verkopen van vaste activa.

Ingaand kapitaal kan zijn:

• Injecties voor leningen
• Cash injecties door eigenaren
• Verkoop van vaste activa

Uitgaand kapitaal kan zijn:

• Aflossing van leningen
• Uitbetalingen aan de eigenaren
• Aankoop van vaste activa

 

Beheer uw cashflowprognose

Het is belangrijk meteen te weten of uw zaak, met uw schattingen, een positieve cashflow genereert of niet.
U bent toch ook nieuwsgierig? Het prognoseoverzicht geeft u het antwoord!

Deze controle is heel gemakkelijk: ga naar Rapporten → Uitgebreide rekening op groepen en kies van de lijst die verschijnt het overzicht Planning per jaar. Klik OK om de prognose te zien.

Een doel van elk bedrijf is zeker een positieve cashflow te hebben omdat men alleen daarmee kan overleven, of gewoon om leveranciers te betalen of schulden af te lossen. ... Controleer het item Netto verandering cash (onderaan het overzicht) en verzeker u ervan dat u een positief resultaat heeft (Instroom). In dat geval kunt u blij zijn omdat u uw bedrijf goed beheert!
Als u echter een negatieve netto cashflow heeft (Uitstroom) betekent dat helaas dat uw bedrijf een probleem heeft met het beheer van de liquiditeit. Wat u in dit geval eerst moet doen is opnieuw uw geschatte inkomsten en uitgaven controleren om te zien of er aanpassingen gemaakt moeten worden of fouten gecorrigeerd waardoor de cashflow verbeterd wordt. Als u nog steeds een negatieve cashflow heeft moet u nadenken over acties die gedaan kunnen worden om het liquiditeitsbeheer voor het volgende jaar, of wanneer de budgetperiode start, te verbeteren. Het meest waarschijnlijke is dat u moet proberen uw bedrijfskosten te verlagen.

Als u naast de jaarprognose een nog betere greep wilt hebben op de liquiditeitsontwikkeling (bijvoorbeeld hoe deze zich gedurende het jaar ontwikkelt) kunt u kiezen voor maand-, kwartaal- en 4-jaars overzichten, of uw eigen overzicht creëren. Dit alles altijd via Rapporten → Uitgebreide rekening op groepen.

 

De transacties invoeren

Met de cashflowprognose onder controle kunt u starten met het boeken van de diverse geldtransacties en deze van tijd tot tijd vergelijken met de verwachte bedragen.

De geldtransacties invoeren

Dagelijkse transacties moeten ingevoerd worden in de transactiestabel. Het doen van een boeking gaat op dezelfde manier als u deed voor de prognose in de budgettabel (het enige verschil is dat u geen kolom "herhalen" heeft). Er zijn in ook de transactiestabel van het model enkele voorbeelden die u kunt aanpassen of verwijderen.

Controleer de mutaties met de rekeningkaarten

Bij het geleidelijk aan invoeren van uw transacties kan het handig zijn te controleren hoe de contantenrekening of een specifieke categorie zich in de tijd ontwikkeld heeft. Dit kunt u doen door de betreffende rekening/categorie kaart te bekijken. Bijvoorbeeld, door de Contanten rekeningkaart te selecteren krijgt u een overzicht van alle mutaties ervan. Door ook op het tabblad grafieken onderaan te klikken krijgt u een nog beter zicht op de prestatie van de rekening.

Tip: Controleer uw contantenrekening minstens eenmaal per maand om direct de vooruitgang te zien en deze te vergelijken met die van de laatste maanden.

Controleer het verschil tussen saldo en budget

Voor nog meer controle over uw bedrijfsvoering kunt u naar de rekening- of categorieëntabel gaan, de weergave budget kiezen en kijken naar de kolom Verschil budget. Deze laat u het verschil zien tussen de werkelijke saldi en de waardes die u heeft gebudgetteerd. Op deze manier heeft u een extra indicator waarmee u kunt zien of u het budget goed volgt en waarmee u betere beslissingen kunt nemen.

 

Vergelijk de prognose met het overzicht

Gedurende het jaar kunt u op elk moment uw huidige situatie vergelijken met de prognose, om te begrijpen of en waar u meer uitgeeft, om vooraf beslissingen te kunnen nemen. Aan het einde van het jaar kunt u de uiteindelijke vergelijking maken tussen de actuele rapportage en de prognose om te zien of u de verwachte netto cashflow heeft bereikt.

Maak het controle overzicht aan met menu Rapporten → Uitgebreide rekening op groepen → Jaarlijks verslag vergeleken met planning.

Als u een nauwkeuriger en doelgerichter beeld wilt hebben, kunt u rapporten maken met een maandelijkse onderverdeling, waarin ook het verschil tussen het saldo en de begrotingswaarde van elke maand is opgenomen. Dit geeft u een overzicht van de maanden waarin u de meeste liquiditeitsproblemen had en de maanden waarin u het meeste verdiende.

U bent aan het einde van het jaar aangekomen, dus u zult nu het volgende jaar opnieuw moeten plannen om een nieuwe cashflowprognose te maken, precies zoals u tot nu toe hebt gedaan. Stop niet, alleen op deze manier zult u uw cashflow meer en meer zien verbeteren!