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Die Kosten- und Profitstellen (auch nur Kostenstellen genannt) erlauben, im Gegensatz zu den normalen Konten, die Buchungen nach verschiedenen Kriterien zu kategorisieren.
Die Kostenstellen werden normalerweise für die Kategorisierung der Kosten zu bestimmten Aktivitäten benutzt. Sie müssen nicht unbedingt einen Zusammenhang zueinander haben.
- Projekten, Veranstaltungen, Baustellen
- Kunden und Lieferanten, Mitgliedern, Verkäufer
- Zusätzliche Details zu gewissen Ausgaben (z.B. Nebenkosten)
Segmente hingegen, die den Hauptkonten 'Soll' und 'Haben' folgen, dienen als Unterteilung der Einnahmen und Ausgaben.
Kostenstellen und Segmente können gleichzeitig verwendet werden.
Charakteristiken der Kostenstellen
- Die Kosten- und Profitstellen (KS) sind Konten mit voranstehendes Satzzeichen "." oder "," oder ";".
- Es kann bis zu 3 Ebenen von Kostenstellen geben:
- KS1 - Konten mit vorangestelltem Punkt (.)
- KS2 - Konten mit vorangestelltem Komma (,)
- KS3 - Konten mit vorangestelltem Strichpunkt (;)
- Die verschiedenen Ebenen von Kostenstellen sind unabhängig voneinander.
- Jede Ebene kann eine unbegrenzte Anzahl von Kostenstellen haben.
- Es kann eine höhere Ebene benutzt werden, ohne eine niedrigere benutzen zu müssen.
- Die Kostenstellen können alphabetisch oder numerisch sein.
- Die Kostenstellen können eigene Gruppierungen haben, die sich von jenen der normalen Konten unterscheiden.
Für Kostenstellen gleicher Ebenen, können Untergruppen erstellt werden.
Achten Sie darauf, nicht Gruppen von Kostenstellen unterschiedlicher Ebenen zu mischen bzw. Gruppen von Kostenstellen mit normalen Konten oder Segmenten zu mischen. - Für jede Kostenstelle gibt es einen eigenen Kontoauszug mit Bewegungen und Saldo.
- Die Buchung der Kostenstelle (in Soll oder in Haben) ist unabhängig vom Konto der Buchhaltung.
Man kann auf Kostenstellen buchen, selbst wenn kein Konto in der Spalte 'Soll' und 'Haben' vorhanden ist.
Kostenstellen in der Tabelle Konten einrichten
Achtung: Wird mit einem Kassenbuch gearbeitet, so sind die Kosten- und Profitstellen in der Tabelle Kategorien einzurichten!
- Eine eigene Sektion für Kostenstellen einrichten:
Diese Einstellungen braucht es für die Präsentation der Kostenstellen in der formatierten Bilanz nach Gruppen.- Für den Wechsel der Sektion in der Spalte 'Sektion' einen Stern (*) eingeben.
- Auf der nächsten Zeile 03 (oder 04 für eine Profitstelle) schreiben.
- So viele leere Zeilen eingeben, wie Kostenstellen vorgesehen sind.
- In der Spalte Gruppe die Herkunftsgruppe eingeben.
- In der Spalte Konto geben Sie die Konten der Kostenstellen ein, und zwar mit einen Punkt (.) vor denen, die in der Spalte 'KS1' (Tabelle Buchungen) eingegeben werden, mit einem Komma (,) vor denen, die in Spalte 'KS2' eingegeben werden und mit einem Strichpunkt (;) vor denen, die Sie in Spalte 'KS3' eingeben werden.
Wichtig: Die Konten der Kostenstellen können auch nur aus Buchstaben bestehen (z.B. ;MUSTER). - In der Spalte Gr die Gruppe eingeben, worin die Beträge summiert werden.
- In der Buchhaltung mit Fremdwährungen ist auch die Währung des Kontos einzugeben.
- Die Gruppen der Kostenstellen einrichten.
- In einer Gruppe ausschliesslich eine bestimmte Ebene totalisieren.
- Wie bei den normalen Konten, können Sie mehrere Ebenen erstellen.
Achtung: Wird gewünscht, Rechnungen mit Einzahlungsscheine drucken zu können, so sind in der Spalte 'Konten' nebst dem ;(Strichpunkt) nur Zahlen und keine Buchstaben zu erfassen!).
Die Basisdaten (MwSt/USt-Betrag)
Unter Eigenschaften (Stammdaten), Registerkarte MwSt/USt können die Beträge der Kostenstellen mit folgenden Optionen eingerichtet werden:
- Den Betrag der Buchungen benutzen - Den Betrag der Kostenstelle wie den Betrag der Buchung buchen.
- Den Betrag exklusive MwSt/USt benutzen - Den Betrag der Kostenstelle ausschliesslich MwSt/USt buchen.
- Den Betrag inklusive MwSt/USt benutzen - Den Betrag der Kostenstelle einschliesslich MwSt/USt buchen.
Buchungen
Um auf Kostenstellen buchen zu können, sind diese zuvor in der Tabelle Konten einzugeben.
In der Tabelle Buchungen, Ansicht Kostenstellen, Spalten 'KS1', 'KS2', 'KS3' wird das Konto der Kostenstelle ohne voranstehendes Satzzeichen gebucht.
- Um in Haben zu buchen, die Kostenstelle mit einem vorangestellten Minuszeichen (-) erfassen.
- In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und im Kassenbuch, kann unter Menü Datei, Eigenschaften (Stammdaten), Registerkarte Optionen die Option 'Die Kostenstelle wie die Kategorie buchen (+/-) aktiviert werden.
- Um einen Totalbetrag auf mehreren Kostenstellen gleicher Ebene zu buchen, muss pro Kostenstelle eine Zeile erfasst werden.
Wünscht man in der Tabelle Buchungen die Beschreibung der Kostenstelle zu sehen, so ist die dafür entsprechende Spalte KS1 Beschr., KS2 Beschr. oder KS3 Beschr. mittels Befehl Spalten einrichten aus Menü Daten zu aktivieren.
Kontoauszug der Kostenstelle
Die Kostenstelle wird wie jedes andere Konto behandelt. Jede Kostenstelle hat ihren eigenen Kontoauszug mit buchhalterischen Bewegungen und Saldo.
Um alle Kontoauszüge der Kostenstellen anzuzeigen, wird der Befehl Kontoauszüge in Menü Buch1 ausgewählt. Unter 'Filter', Option Kostenstellen auswählen.
Korrelierte Daten: