Abschluss und Neues Jahr

Bevor Ende Jahr Bilanz und  Erfolgsrechnung ausgedruckt und archiviert werden, sind gewisse Kontroll-Prozeduren durchzuführen.
Informationen hierzu im Kapitel Doppelte Buchhaltung - Buchhaltung nachkontrollieren. Bei Buchhaltung mit Fremdwährungen sind per 31.12.die Wechselkursdifferenzen zum offiziellen Kurs zu berechnen.

Steuerliche Aspekte

Um die Buchhaltung buchhalterisch abzuschliessen, ist eine Reihe von Operationen mit steuerlichen Auswirkungen notwendig. Das Warenkonto ist zu korrigieren, Abschreibungen sind zu verbuchen, Aktiv- und Passivzinsen sind zu verbuchen, die Mehrwertsteuerabrechnung ist zu erstellen, es ist festzulegen, auf welche Konten der Gewinn verteilt werden soll und viele weitere Verifizierungen und Kontrollen sind vorzunehmen.

Vom Programm her spielt es keine Rolle, wie klein oder gross der Gewinn per Jahresende ist. Aus steuertechnischer Sicht macht dies jedoch einen grossen Unterschied. Diese Aspekte sind mit Ihrem Steuerberater oder Treuhänder zu überprüfen. Speziell wenn zum ersten Mal eine Buchhaltung geführt wird, kann es hilfreich sein, sich vor dem Abschluss der Buchhaltung von einem Experten beraten zu lassen und zu verstehen, was die Bedürfnisse sind. Die Treuhänder sind anfangs Jahr und der Zeitspanne vor der Fälligkeitstermin der Steuerabrechnung sehr beschäftigt. Deshalb kann es ratsam sein, sich bereits einige Monate vor Abschluss mit Ihrem Treuhänder zu treffen oder ihm die Buchhaltung zuzustellen, um sich zu informieren, wie vorzugehen ist.
 

Ein neues Jahr erstellen

Um ein neues Jahr anfangen und darin buchen zu können, wird vom aktuellen Jahr aus gehend mit dem Befehl Neues Jahr erstellen aus Menü Buch2 eine neue Buchhaltungsdatei erstellt. Wurde das neue Jahr erstellt, kann in der Datei des neuen Jahres sowie in der Datei des Vorjahres gearbeitet werden.

Die neue Datei kann somit vor Abschluss des noch zu vervollständigenden Jahres erstellt werden. Nachdem die Abschlussarbeiten des Vorjahres abgeschlossen sind, werden mit dem Befehl Eröffnungssaldi aktualisieren (Menü Buch2) die Eröffnungssaldi angepasst und der Gewinn oder Verlust erneut verteilt.
 

Ausgeführte Operationen

Der Befehl Neues Jahr erstellen (Menü Buch2):

  • erstellt eine neue Datei (ohne Namen) mit dem gleichen Kontenplan und mit den gleichen Einstellungen wie die der schon offenen Datei, ohne Buchungen
  • übernimmt die Daten der Spalte 'Saldo' der aktuellen Datei in die Spalte 'Eröffnung' der neuen Datei (nur für die angegebenen Klassen)
  • addiert zum Eröffnungssaldo der Konten 'Gewinn/Verlust-Verteilung' den angegebenen Betrag
  • kopiert die Daten der Spalte 'Saldo' der aktuellen Datei in die Spalte 'Vorjahr' der neuen Datei (für alle Konten)
  • aktualisiert in Eigenschaften (Stammdaten) das 'Anfangsdatum' und das 'Schlussdatum'
  • übernimmt in der Buchhaltung mit Fremdwährungen die Abschlusswechselkurse des Vorjahres als Eröffnungswechselkurse.


Befehl Neues Jahr erstellen

  • Aktuelle Datei öffnen und aus Menü Buch2 den Befehl Neues Jahr erstellen auswählen. Es öffnet sich ein Fenster, worin eine dem noch nicht verteiltem Gewinn oder Verlust entsprechende Differenz gemeldet wird.
  • Auf der Liste, das Konto oder die Konten auswählen, auf welche/s man das Betriebsergebnis verteilen will, oder direkt mit OK bestätigen, wenn man die Verteilung des Betriebsergebnisses auf einen späteren Zeitpunkt verschieben will.
     


Eröffnungssaldi der Konten übertragen

Es werden die Eröffnungssaldi der markierten Felder übertragen.
Die Option 'Bilanz' aktivieren, um die Anfangssaldi zu übertragen. Normalerweise werden die Eröffnungssaldi der Konten der Erfolgsrechnung nicht übertragen; bei Bedarf (in Ausnahmefällen) kann die Option aktiviert werden.

Gewinn/Verlustverteilung

Totalsumme aufteilen
Das Programm zeigt automatisch den zu verteilenden Gewinn oder Verlust an.

Konten
Wird nur ein Konto angegeben, wird der Betrag automatisch übernommen.
Das Konto oder die Konten (max. drei) auswählen, in welche/s das Betriebsergebnis zu verteilen ist. Handelt es sich um mehrere Konten, sind die Beträge von Hand einzugeben.
Das Programm aktualisiert automatisch die Anfangssaldi und die Totalsumme der Aktiven stimmt mit der Totalsumme der Passiven überein.

Gewinn/Verlustverteilung auf mehr als drei Konten
In diesem Fall die Gewinn-/Verlustverteilung automatisch nur auf das Konto "Gewinnvortrag / Verlustvortrag" vornehmen und mit der Erstellung des neuen Jahres weiterfahren.
Im neuen Jahr (neue Datei), in der Tabelle Buchungen manuell mit einer Sammelbuchung den Gewinn/Verlust auf dem Konto 'Gewinnvortrag / Verlustvortrag' stornieren und auf die gewünschten Konten übertragen.

  • Die Stammdaten (Menü Datei) des neuen Jahres bestätigen. Das Programm übernimmt die Überschriften aus dem Vorjahr.
  • Aus Menü Datei den Befehl Speichern unter auswählen und den Ordner anwählen, in dem die neue Datei zu speichern ist.

Hinweis: Die Buchungen können auch gesperrt und mit digitalen Kontrollziffern versehen werden. Das Sperren der Buchungen kann auch vor Abschluss der Buchhaltung ausgeführt werden, denn es hat keinen Einfluss auf die Erstellung des neuen Jahres. Siehe auch Empfohlene Operationen Ende Jahr.
 

Befehl Eröffnungssaldi aktualisieren

Der Befehl Eröffnungssaldi aktualisieren (Menü Buch2):

  • übernimmt die Abschlussdaten aus der angegebenen Datei
  • fügt die übernommenen Vorjahresdaten in die aktuelle Datei ein (siehe Befehl Neues Jahr erstellen).

Der Befehl Eröffnungssaldi aktualisieren hat keine Auswirkungen auf die bereits erfassten Buchungen. Es ist als ob das Jahr neu erstellt wird, jedoch im selben Jahr gebucht wird.


Der Befehl Eröffnungssaldi aktualisieren dient in den folgenden Fällen:

  • Wenn ein neues Jahr erstellt wurde und danach weitere Buchungen oder Korrekturen in der Vorjahresdatei vorgenommen wurden.
  • Wenn das Betriebsergebnis (Gewinn oder Verlust) des Vorjahres noch nicht verteilt wurde.

So wird aktualisiert:

  • Die aktuelle Datei öffnen und im Menü Buch2 den Befehl Eröffnungssaldi aktualisieren auswählen.
  • Mittels Schaltfläche Blättern die Vorjahresdatei auswählen.
  • Wie beim Erstellen des neuen Jahres vorgehen (siehe Seitenanfang).
     
 
 

Empfohlene Operationen Ende Jahr

  • Bei Buchhaltungen mit Fremdwährungen sind vor Abschluss die Wechselkursdifferenzen per 31.12. zum offiziellen Kurs zu berechnen.
  • Mittels Befehl Buchungen sperren die Buchungen der abgeschlossenen Buchhaltung sperren und mit Kontrollziffern versehen.
  • Buchhaltungsdaten mittels Befehl PDF-Dossier erstellen speichern und archivieren.

 

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