Neues Jahr erstellen | Doppelte Buchhaltung

Mit dem Menübefehl Aktionen > Neues Jahr erstellen wird eine Datei für das neue Jahr erstellt, die auf der Buchhaltungsdatei basiert, die gerade abgeschlossen wird. Der Befehl verändert die aktuelle Datei nicht, sodass er ohne Auswirkungen ausgeführt werden kann.

Die Logik des Übergangs ins neue Jahr

In Banana Buchhaltung wird für jedes Jahr eine eigene Datei verwendet. Wenn ein neues Jahr beginnt, gehen Sie wie folgt vor:

• Mit dem Menübefehl Aktionen > Neues Jahr erstellen legt das Programm eine neue Datei für das neue Jahr an. Dabei werden der gleiche Kontenplan, die gleichen Einstellungen sowie die Salden aus dem laufenden Jahr übernommen, das gerade abgeschlossen wird.
  • Sobald die neue Jahresdatei erstellt wurde, sollten Sie sie unter einem neuen Dateinamen speichern.
  • Wird die Datei nicht gespeichert, kann der Vorgang jederzeit wiederholt werden.
• Sie können gleichzeitig mit beiden Dateien arbeiten:
  • In der neu erstellten Datei erfassen Sie alle Transaktionen des neuen Jahres. Sie können darin auch Änderungen am Kontenplan, an der Mehrwertsteuer oder an anderen Daten vornehmen – ohne dass dies Auswirkungen auf die Datei des Vorjahres hat.
  • In der Datei des Vorjahres können Sie weiterhin Buchungen erfassen, um das Jahr korrekt abzuschliessen, sowie alle typischen Abschlussarbeiten wie Bilanzkontrollen, Ausdrucke usw. durchführen.
• In der Datei des neuen Jahres können Sie über den Befehl Aktionen > Eröffnungssaldi aktualisieren allfällige Änderungen übernehmen, die in der Datei des Vorjahres vorgenommen wurden. Dieser Schritt sollte spätestens erfolgen, wenn im Vorjahr keine weiteren Änderungen mehr nötig sind.

Hinweis: Sobald die Datei für das neue Jahr erstellt wurde, erscheint im Info-Fenster – bei Nutzerinnen und Nutzern mit einem aktiven Professional-Plan von Banana Buchhaltung Plus – die Meldung Advanced-Plan im Demonstrationsmodus, bis 70 Buchungszeilen erfasst wurden.

Kontrolle und Abschluss der Buchhaltung des Vorjahres

Bevor die Anfangssalden aktualisiert werden, ist es wichtig, sicherzustellen, dass alle Kontrollen, Prüfungen und Buchungseinträge des Jahresabschlusses vorgenommen wurden, um Differenzen zwischen den Schluss- und Eröffnungssalden des Folgejahres zu vermeiden.

Im Advanced-Plan von Banana Buchhaltung Plus, gibt es die Filterfunktion, die besonders in der Abschlussphase nützlich ist, um schnell Zeilen mit denselben Texten oder Werten zu finden, basierend auf dem eingegebenen Filterkriterium (Wort, Konto, Betrag usw.). Mit dieser Funktion können Korrekturen direkt an den gefilterten Zeilen vorgenommen werden, ohne die Buchungstabelle durchsuchen zu müssen – besonders zum Jahresende, wenn die Zahl der Buchungen hoch ist.

Für weitere Details siehe bitte die folgenden Seiten:

• Filter (Abschnitt 'Zeilen filtern')
• Kontrolle und Abschluss der doppelten Buchhaltung
• Abschluss und Währungsumrechnung der Buchhaltung mit Fremdwährungen
  Spezifische Informationen zur Festlegung der Schlusskurse und zur Buchung von nicht realisierten Wechselkursgewinnen und -verlusten.

Operationen, die mit dem Befehl 'Neues Jahr erstellen' ausgeführt werden

Der Befehl Neues Jahr erstellen führt die folgenden Aktionen aus, unter Berücksichtigung der vom Benutzer festgelegten Parameter:

• Er erstellt eine neue Datei (ohne Namen) mit dem Kontenplan und den gleichen Einstellungen wie die geöffnete Datei, jedoch ohne Buchungen.
• Er kopiert die Daten aus der Saldo-Spalte der aktuellen Datei in die Spalte Eröffnung der neuen Datei (nur für die angegebenen Klassen).
• Addiert den Gewinn oder Verlust des Vorjahres zum Eröffnungssaldo des/der für die Zuweisung angegebenen Bilanzkontos/Bilanzkonten (in der Regel wird das Gewinn-/Verlustvortragskonto angegeben).
• Kopiert für alle Bilanzkonten die Daten aus der Saldo-Spalte der aktuellen Datei in die Spalte Vorjahr der neuen Datei.
• Aktualisiert die Dateieigenschaften (Stammdaten):
  • Legt das Anfangs- und Enddatum fest, indem 1 Jahr zu den bestehenden Daten hinzugefügt wird.
  • Gibt in der Registerkarte Optionen den Dateinamen des Vorjahres ein und aktiviert die Option, die Datensätze des Vorjahres für die automatische Vervollständigung zu verwenden.
• Bei Buchführungen in mehreren Währungen müssen als Eröffnungskurse die Schlusskurse des Vorjahres angegeben werden.
• Falls Daten in der Tabelle Budget vorhanden sind, werden die Transaktionen unter Berücksichtigung der Einstellungen in das neue Jahr übertragen.
• Wenn die Option Segmente aktiviert ist, werden Eröffnungseinträge für die Segmente erstellt.

Dialogfenster "Neues Jahr erstellen"

Im Dialogfenster Neues Jahr erstellen können Sie die Parameter für die Erstellung der neuen Jahresdatei festlegen:

Eröffnungssalden der Konten übernehmen

Es werden die Eröffnungssalden der aktivierten Positionen übernommen:

Bilanz
Übernimmt die Salden von Forderungen, Verbindlichkeiten und Eigenkapital. Diese Option sollte generell aktiviert werden.

Erfolgsrechnung (nicht empfohlen)
Die Salden der Einnahmen- und Ausgabenkonten (Aufwand und Ertrag) sollten NICHT auf das neue Jahr übertragen werden.
Aktivieren Sie diese Option nur in besonderen Fällen und nur, wenn Sie sich sicher sind, was Sie tun.

Wurde diese Option versehentlich aktiviert, gehen Sie gemäss der Anleitung Differenzen und Fehler in den Anfangssaldi vor (siehe unter Lösungen den 5. Punkt).

Ausserbilanz 
Überträgt die Konten der Bilanzklasse (BKlasse 5 und 6 für ausserbilanzielle Forderungen und Verbindlichkeiten sowie 7-10 für sonstige ausserbilanzielle Konten). Wenn die Abschlusssalden von ausserbilanziellen Konten nicht vorgetragen werden sollen, ist die entsprechende Option zu deaktivieren.

Kostenstellen
Aktivieren Sie diese Option nur, wenn Kostenstellen zur Verwaltung von Positionen verwendet werden, die über einen längeren Zeitraum bestehen bleiben müssen, z.B. für Kunden, Lieferanten und Partner.

Kostenstellen KS1
Kostenstellen, die mit einem Punkt (.) beginnen.

Kostenstellen KS2
Kostenstellen, die mit einem Komma (,) beginnen.

Kostenstellen KS3
Kostenstellen, die mit einem Strichpunkt (;) beginnen.

Für weitere Informationen besuchen Sie bitte unsere Webseite Kosten- und Profitstellen.

Segmente
Die Eröffnungssalden der Segmente werden durch Eröffnungseinträge in der Tabelle Buchungen erstellt.

• Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Segmente.
• Das Programm erstellt für jede Kombination aus Konto und Segment einen Eintrag, der exakt mit dem Abschlusssaldo des Vorjahres übereinstimmt.
• Es ist ratsam, die Eröffnungssalden für die Segmente nicht in der Spalte 'Eröffnung' einzugeben. Wenn Sie dies im Vorjahr getan haben, wird das Programm den Saldo in der Spalte Eröffnung des neuen Jahres erneut ausweisen.

Hinweis: Bei Abrechnungsvorgängen, wie z.B. der Erfassung und Schliessung von Rechnungsabgrenzungsposten (transitorische Aktiven und Passiven), müssen diese manuell erfasst werden.

Gewinn/Verlust-Verteilung

Beim Übertragen der Eröffnungssalden in das neue Jahr werden die angegebenen Beträge zu den Gewinnvortragskonten addiert.

Totalsumme aufteilen
Das Programm zeigt automatisch den Betrag des zu verteilenden Gewinns oder Verlusts an.

Konten
Wählen Sie das/die Konto/Konten (bis zu drei) aus, auf die der Gewinn oder Verlust verteilt werden soll. Wenn es mehr als ein Konto für die Zuweisung des Jahresergebnisses gibt, muss der Betrag manuell in die entsprechenden Felder eingetragen werden.

Wenn nur ein Konto angegeben ist, wird der Betrag automatisch auf das in der Liste ausgewählte Konto überwiesen.
Das Programm aktualisiert automatisch die Eröffnungssalden.  Die Summe der Aktiven entspricht genau der Summe der Passiven.

Aufteilung des Betriebsergebnisses auf mehr als drei Konten
In diesem Fall weisen Sie das Betriebsergebnis automatisch nur dem Gewinn- und Verlustkonto zu und fahren mit der Erstellung des neuen Jahres fort.
Im neuen Jahr (neue Datei) nehmen Sie in der Tabelle Buchungen einen Mehrfacheintrag vor, um den Betriebsüberschuss zu stornieren.

Aufschub der Gewinn- oder Verlustverteilung

Wenn Sie den Gewinn oder Verlust noch nicht verbuchen möchten, können Sie mit der Erstellung des neuen Jahres fortfahren, indem Sie auf die Schaltfläche OK klicken. Sie können den Betriebsüberschuss dann später über das Menü Aktionen > Eröffnungssaldi aktualisieren verteilen. Das Programm zeigt das gleiche Fenster an, das auch beim Befehl Neues Jahr erstellen erscheint.

Speichern der neuen Datei

Das Programm erstellt eine neue Buchhaltungsdatei für das Neue Jahr:

• Bestätigen Sie die Eigenschaften (Stammdaten) für das neue Jahr.  Das Programm übernimmt die Überschriften des Vorjahres und fügt automatisch das Anfangs- und Enddatum des neuen Jahres ein.
• Klicken Sie auf das Menü Datei > Speichern unter und geben Sie den Ordner an, in dem Sie die neue Buchhaltungsdatei speichern möchten. Wir empfehlen, als Dateinamen den Firmennamen und das Jahr zu verwenden. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Organisieren von Dateien.

Falls Differenzen oder andere Fehlermeldungen auftreten, können Sie die erstellte Datei auch nicht speichern und den Vorgang zur Erstellung der Datei für das neue Jahr später wiederholen.

Eröffnungssaldi aktualisieren

Nachdem Sie die Datei für das neue Jahr gespeichert und Änderungen im Vorjahr vorgenommen haben, klicken Sie auf das Menü Aktionen > Eröffnungssaldi aktualisieren, um die Eröffnungssalden zu übernehmen und den Gewinn neu zu verteilen.

Dieser Vorgang kann mehrfach wiederholt werden und ist sicher, da die Integrität der Daten während der Umstellung auf das neue Jahr gewährleistet bleibt und es zu keinem Datenverlust kommt.

Wenn Sie mit dem neuen Jahr zu einer anderen Art von Buchhaltung wechseln möchten (z.B. mit mehreren Währungen oder mit MwSt/USt), erstellen Sie die neue Datei und verwenden Sie dann den Befehl Werkzeuge > Datei in neue konvertieren.

Wenn Sie eine Kopie der Datei ohne die Bilanzen erstellen möchten, verwenden Sie den Befehl Werkzeuge > Kopie der Datei erstellen.

Veränderung des Saldovortrags

Nachdem die Salden in das neue Jahr übertragen wurden (neue Datei), können die Eröffnungssalden manuell angepasst werden, indem die Beträge in den folgenden Spalten geändert werden:

• Eröffnung in der Tabelle Konten
• Vorhergehende für die Salden in der Tabelle Konten
• In der Tabelle Buchungen für die Segmente

Wenn Sie in der Vorjahresdatei Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf das Menü Aktionen > Eröffnungssaldi aktualisieren, um die Eröffnungssalden zu übernehmen und zu aktualisieren.

Überprüfung der Tabelle 'Wiederholende Buchungen'

Beim Ausführen des Befehls Neues Jahr erstellen übernimmt das Programm automatisch alle in der Tabelle Wiederholende Buchungen gespeicherten Buchungen in die Datei des neuen Jahres.

Bevor Sie mit der Verbuchung der Buchungen im neuen Jahr beginnen, empfiehlt es sich, alle gespeicherten Einträge in der Tabelle Wiederholende Buchungen sorgfältig zu prüfen:

Zu überprüfen sind insbesondere:

• Regeln für die automatische Vervollständigung von Buchungen
• Sich wiederholende Buchungen, die über die Spalte Beleg identifiziert werden
• Automatische Buchungen mit regelmässigen Fristen.

Wenn die Bedingungen nicht mehr aktuell sind, nehmen Sie folgende Anpassungen vor:

• Konto, Gegenkonto, MWST/USt-Code, Kosten- und Profitstellen (z.B. KS3) oder Segmente anpassen
• Nicht mehr gültige Buchungen löschen
• Neue Buchungen mit Regeln oder anderen gespeicherten Buchungstypen hinzufügen

Diese Kontrolle frühzeitig durchzuführen, hilft, Fehler und nachträgliche Korrekturen in den Tabellen Buchungen und Wiederholende Buchungen zu vermeiden.