Neues Jahr erstellen | Doppelte Buchhaltung

Vorgänge beim Ausführen des Befehls 'Neues Jahr erstellen'

Der Menübefehl Aktionen > Neues Jahr erstellen führt anhand der von Ihnen festgelegten Einstellungen automatisch die erforderlichen Schritte aus, um die Datei für das neue Buchhaltungsjahr vorzubereiten.

Im Einzelnen führt das Programm folgende Schritte aus:

• Es erstellt eine neue, noch unbenannte Datei mit demselben Kontenplan und denselben Einstellungen wie die geöffnete Datei, jedoch ohne Buchungen.
• Es übernimmt die Endsalden der aktuellen Datei (Spalte Saldo) und übernimmt sie in der neuen Datei als Eröffnungssaldi (Spalte Eröffnung). Dies erfolgt nur für die in den Einstellungen angegebenen Kontenklassen.
• Es addiert den Gewinn oder Verlust des Vorjahres zu den Eröffnungssalden der für die Ergebniszuweisung angegebenen Bilanzkonten. In der Regel wird hierfür das Gewinn-/Verlustvortragskonto angegeben.
• Es übernimmt für alle Bilanzkonten die Saldi der aktuellen Datei (Spalte Saldo) in die Spalte Vorjahr der neuen Datei.
• Es aktualisiert die Dateieigenschaften (Stammdaten) und setzt das neue Anfangs- und Enddatum des Buchhaltungsjahres, jeweils um ein Jahr gegenüber der Ausgangsdatei verschoben.
• Im Abschnitt Optionen:
  • wird der Dateiname des Vorjahres eingetragen;
  • wird die Option aktiviert, mit der die Buchungstexte des Vorjahres für die Autovervollständigung verwendet werden.
• Bei einer Buchhaltung mit Fremdwährungen werden die Schlusswechselkurse des Vorjahres als Eröffnungswechselkurse übernommen.
• Sind in der Tabelle Budget Daten vorhanden, werden die Budgetbuchungen in das neue Jahr übertragen, wobei die festgelegten Einstellungen berücksichtigt werden.
• Ist die Option Segmente aktiviert, werden auch für die Segmente Eröffnungsbuchungen erstellt.

Dialogfenster Saldivortrag

Im Dialogfenster Saldivortrag können die Parameter für die Erstellung der Datei für das neue Buchhaltungsjahr festgelegt werden:

Eröffnungssaldi der Konten übernehmen

Die Eröffnungssaldi der aktivierten Elemente werden übernommen:

Bilanz
Übernimmt die Salden der Aktiv-, Passiv- und Eigenkapitalkonten. Diese Option sollte in der Regel aktiviert sein.

Erfolgsrechnung (nicht empfohlen)
Die Salden der Aufwand- und Ertragskonten sollten NICHT in das neue Jahr übernommen werden.
Aktivieren Sie diese Option nur in besonderen Fällen und wenn Sie sich über die Auswirkungen im Klaren sind.

Wurde diese Option versehentlich aktiviert, ist gemäss der Anleitung Differenzen und Fehler in den Anfangssaldi vorzugehen (siehe unter Lösungen, Punkt 5).

Ausserbilanz 
Übernimmt die Konten mit BKlasse 5 und 6 (aktive und passive Ausserbilanzkonten) sowie 7 bis 10 (andere Ausserbilanzkonten). Sollen die Schlusssalden dieser Konten nicht übernommen werden, deaktivieren Sie die entsprechende Option.

Kostenstellen
Diese Option sollte nur aktiviert werden, wenn die Kostenstellen zur Verwaltung von Positionen verwendet werden, die über das Jahresende hinaus weitergeführt werden müssen, wie beispielsweise Kunden, Lieferanten oder Gesellschafter.

Kostenstellen KS1
Kostenstellen, die mit einem Punkt (.) beginnen.

Kostenstellen KS2
Kostenstellen, die mit einem Komma (,) beginnen.

Kostenstellen KS3
Kostenstellen, die mit einem Strichpunkt (;) beginnen.

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Kosten- und Profitstellen.

Segmente
Die Eröffnungssaldi der Segmente werden durch Eröffnungsbuchungen in der Tabelle Buchungen erstellt.

• Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Segmente.
• Das Programm erstellt für jede Kombination aus Konto und Segment eine Buchung und übernimmt damit die Schlusssituation des Vorjahres exakt.
• Es wird empfohlen, die Eröffnungssaldi der Segmente nicht über die Spalte Eröffnung einzugeben. Wurden sie im Vorjahr auf diese Weise eerfasst, übernimmt das Programm die Salden erneut in die Spalte Eröffnung des neuen Jahres.

Hinweis: Abschlussbuchungen, wie beispielsweise die Abgrenzung und Auflösung von Rechnungsabgrenzungsposten, müssen manuell erfasst werden.

Gewinn-/Vertlust-Verteilung
Das Programm zeigt automatisch den zu verteilenden Gewinn oder Verlust an.

Konten
Wählen Sie die Konten (bis zu drei) aus, auf welche das Jahresergebnis verteilt werden soll. Soll das Jahresergebnis auf mehrere Konten verteilt werden, müssen die entsprechenden Beträge manuell in die dafür vorgesehenen Felder eingegeben werden.

Wird nur ein Konto angegeben, wird der Betrag automatisch dem aus der Liste ausgewählten Konto zugewiesen.
Das Programm aktualisiert die Eröffnungssaldi automatisch. Die Totalsumme der Aktiven entspricht genau der Totalsumme der Passiven.

Verteilung des Jahresergebnisses auf mehr als drei Konten
In diesem Fall das Jahresergebnis zunächst nur automatisch dem Konto Gewinn-/Verlustvortrag zuweisen und mit der Erstellung des neuen Jahres fortfahren.
Anschliessend ist in der neuen Datei in der Tabelle Buchungen manuell eine Sammelbuchung zu erfassen, um das Jahresergebnis vom Konto Gewinn-/Verlustvortrag auf die gewünschten Konten umzubuchen.

Verteilung des Jahresgewinns oder -verlusts aufschieben

Wenn das Jahresergebnis noch nicht verteilt werden soll, können Sie trotzdem mit der Erstellung der Datei für das neue Buchhaltungsjahr fortfahren, indem Sie auf die Schaltfläche OK klicken. 
Die Verteilung des Jahresergebnisses kann später über den Menübefehl Aktionen > Eröffnungssaldi aktualisieren vorgenommen werden. Das Programm zeigt dasselbe Dialogfenster an wie beim Befehl Neues Jahr erstellen.

Neue Datei speichern

Das Programm erstellt eine neue Buchhaltungsdatei für das neue Jahr:

• Überprüfen und bestätigen Sie die Eigenschaften (Stammdaten) des neuen Jahres. Das Programm übernimmt die Angaben aus dem Vorjahr und trägt das Anfangs- und Enddatum des neuen Buchhaltungsjahres automatisch ein.

• Wählen Sie den Menübefehl Datei > Speichern unter und geben Sie den Ordner an, in dem die neue Buchhaltungsdatei gespeichert werden soll. Es wird empfohlen, den Firmennamen und das Jahr als Dateinamen zu verwenden. 
  Siehe auch Buchhaltungsdateien organisieren.

Falls Differenzen oder andere Fehlermeldungen auftreten, müssen Sie die neu erstellte Datei nicht speichern. Sie können die Erstellung der Datei für das neue Jahr zu einem späteren Zeitpunkt wiederholen.

Gleichzeitig in mehreren Buchhaltungsjahren arbeiten

Da jedes Buchhaltungsjahr in einer separaten Datei geführt wird, können Sie auch nach der Erstellung der neuen Buchhaltungsdatei weiterhin in den Dateien der Vorjahre arbeiten.

• Datei des neuen Jahres
  • Erfassen Sie die Buchungen des neuen Buchhaltungsjahres.
  • Sie können den Kontenplan, die MWST/USt und die Segmente ändern, ohne dass sich dies auf Vorjahresdateien auswirkt.
  • Wenn Sie nachträglich Änderungen in der Datei des unmittelbar vorangehenden Jahres vorgenommen haben, verwenden Sie den Befehl Aktionen > Eröffnungssaldi aktualisieren, um die Eröffnungssaldi des neuen Jahres zu aktualisieren.
• Dateien der Vorjahre
  • Vervollständigen Sie die Buchungen.
  • Führen Sie Abschlussarbeiten, Überprüfungen, Ausdrucke und Kontrollen durch.

Meldung beim Professional-Abo mit Advanced-Funktionen bis 70 Zeilen

Wenn Sie für Banana Buchhaltung Plus das Professional-Jahresabo verwenden, erscheint nach der Erstellung der neuen Buchhaltungsdatei folgende Meldung:

Ihr aktiver Plan: Professional-Plan. Die Funktionen des Advanced-Plans sind bis zu 70 Buchungszeilen verfügbar.

Die Meldung weist lediglich darauf hin, dass die Advanced-Funktionen bis zu 70 Zeilen zusätzlich zur Verfügung stehen.
Die Nutzung des Professional-Abos wird dadurch in keiner Weise eingeschränkt und die Anzahl der Buchungen bleibt unbegrenzt.
Sobald mehr als 70 Buchungszeilen vorhanden sind, wird die Meldung automatisch nicht mehr angezeigt.

Überprüfungen im neuen Buchhaltungsjahr

Nachdem Sie die neue Buchhaltungsdatei erstellt haben:

• Führen Sie den Befehl Buchhaltung nachkontrollieren aus.
• Überprüfen Sie die automatisch übertragenen Eröffnungssaldi.
• Überprüfen Sie, ob der Gewinn oder Verlust des Vorjahres korrekt verbucht wurde.
• Löschen Sie im neuen Jahr keine Konten, die im Vorjahr einen Schlusssaldo aufweisen.
• Wenn Sie eine doppelte Buchhaltung mit Fremdwährungen führen, stellen Sie sicher, dass die Wechselkursdifferenzen im Vorjahr automatisch berechnet und verbucht wurden.

Eröffnungssaldi aktualisieren

Nachdem Sie die Buchhaltungsdatei für das neue Jahr gespeichert und nachträglich Änderungen im Vorjahr vorgenommen wurden, wählen Sie den Menübefehl Aktionen > Eröffnungssaldi aktualisieren, um die veränderten Schlussaldi neu als Eröffnungssaldi zu übernehmen und den Gewinn oder Verlust neu zu verteilen.

Dieser Vorgang kann mehrmals wiederholt und sicher ausgeführt werden. Die Datenintegrität beim Wechsel in das neue Jahr bleibt gewährleistet und es gehen keine Daten verloren.

Wenn mit dem neuen Buchhaltungsjahr zu einer anderen Art von Buchhaltung gewechselt werden möchte (z.B. zu einer Buchhaltung mit Fremdwährungen oder mit MWST/USt), erstellen Sie die vorerst die neue Datei und verwenden Sie anschliessend den Menübefehl Werkzeuge > Datei in neue konvertieren.

Wenn Sie hingegen eine Kopie der Datei erstellt werden soll, ohne die Salden zu übernehmen, verwenden Sie den Befehl Werkzeuge > Kopie der Datei erstellen.

Übertragene Saldi ändern

Nachdem die Saldi in das neue Jahr (neue Datei) übertragen wurden, können Sie die übertragenen Saldi bei Bedarf manuell ändern. Passen Sie dazu die Beträge in den folgenden Spalten bzw. Tabellen an:

• Eröffnung in der Tabelle Konten
• Vorjahr in der Tabelle Konten, Ansicht Vorhergehende, für die Saldi des Vorjahres
• Buchungen In der Tabelle Buchungen, wenn Eröffnungssaldi mit Segmenten übertragen wurden.

Wenn Sie nachträglich Änderungen in der Datei des Vorjahres vorgenommen haben, verwenden Sie den Menübefehl Aktionen > Eröffnungssaldi aktualisieren, um die Eröffnungssaldi erneut zu übernehmen und zu aktualisieren.

Regeln in der Tabelle 'Wiederholende Buchungen' überprüfen

Beim Ausführen des Befehls Neues Jahr erstellen übernimmt das Programm alle Buchungen mit Regeln in die Datei des neuen Jahres.

Bevor Sie mit dem Verbuchen der Buchungen des neuen Jahres beginnen, empfiehlt es sich, alle Buchungen mit Regeln in der Tabelle Wiederholende Buchungen zu überprüfen und zu aktualisieren.

Sind die Bedingungen nicht mehr gültig, können Sie:

• Konto, Gegenkonto, MWST/USt-Code, KS3 oder Segmente ändern
• Nicht mehr aktuelle Buchungen löschen

• Neue Buchungen mit Regeln hinzufügen.

Wenn Sie in der Tabelle Wiederholende Buchungen neben den Buchungen mit Regeln auch folgende Buchungen gespeichert haben, müssen Sie diese ebenfalls überprüfen und aktualisieren:

• Sich wiederholende/wiederkehrende Buchungen, die über die Spalte 'Beleg' identifiziert werden
• Automatische Buchungen mit regelmässigen Fristen.

Wenn Sie diese Kontrolle gleich zu Beginn durchführen, lassen sich Fehler und spätere Korrekturen sowohl in der Tabelle Buchungen als auch in der Tabelle Wiederholende Buchungen vermeiden.

Übernahme von Texten ins neue Jahr / Smart Fill

Beim Erstellen eines neuen Buchhaltungsjahres werden auch die Beschreibungstexte des Vorjahres übernommen. Diese Funktion erleichtert und beschleunigt die Erfassung der Buchungen im neuen Jahr.

Wenn Sie die Beschreibungstexte des Vorjahres nicht automatisch übernehmen möchten, deaktivieren Sie einfach die Funktion Smart Fill über Menübefehl Datei > Dateieigenschaften (Stammdaten) > Optionen.