In dit artikel
Met Banana Boekhouding hebt u voor elk boekjaar een afzonderlijk bestand. Het nieuwe bestand voor het volgende jaar wordt automatisch voorbereid op basis van de gegevens van het huidige boekhoudbestand dat wordt afgesloten. Het huidige bestand wordt niet gewijzigd, zodat de opdracht veilig kan worden uitgevoerd.
Naar het nieuwe boekjaar overgaan
Om naar het nieuwe boekjaar over te gaan, gebruikt u de opdracht Acties > Nieuw jaar aanmaken. Er wordt een nieuw bestand voor het volgende jaar aangemaakt op basis van het boekhoudbestand dat wordt afgesloten.
Bewerkingen uitgevoerd door de opdracht Nieuw jaar aanmaken
De opdracht Acties > Nieuw jaar aanmaken voert, op basis van de door de gebruiker ingestelde parameters, automatisch een reeks bewerkingen uit om het bestand voor het nieuwe boekjaar voor te bereiden.
Het programma voert met name de volgende bewerkingen uit:
- Maakt een nieuw bestand (zonder naam) aan met hetzelfde rekeningschema en dezelfde instellingen als het geopende bestand, maar zonder boekingen.
- Kopieert de eindsaldi van het huidige bestand (kolom Saldo) en voert deze in als Beginsaldi in het nieuwe bestand (kolom Opening), alleen voor de rekeningklassen die in de instellingen zijn opgegeven.
- Draagt de winst of het verlies van het vorige jaar over door het resultaat van het boekjaar toe te voegen aan het beginsaldo van de balansrekening of -rekeningen die voor de toewijzing zijn opgegeven (normaal gesproken de rekening Overgedragen winst/verlies).
- Kopieert de saldi van de balansrekeningen van het huidige bestand (kolom Saldo) naar de kolom Vorig jaar van het nieuwe bestand, voor alle balansrekeningen.
- Werkt de bestandseigenschappen bij door de nieuwe begin- en einddatum van het boekjaar in te stellen, één jaar later dan in het bronbestand.
- In het gedeelte Opties:
- stelt de bestandsnaam van het vorige jaar in;
- activeert de optie waarmee boekingen van het vorige jaar kunnen worden gebruikt voor automatisch aanvullen.
- In een boekhouding met vreemde valuta worden de slotkoersen van het vorige jaar ingevoerd als openingskoersen.
- Als de Budgettabel gegevens bevat, worden de boekingen naar het nieuwe jaar overgedragen, volgens de vastgelegde instellingen.
- Als de optie Segmenten is ingeschakeld, worden ook openingsboekingen voor de segmenten aangemaakt.
Dialoogvenster Saldi overdragen
In het dialoogvenster Saldi overdragen kunt u de parameters voor het aanmaken van het bestand voor het nieuwe jaar instellen:
Beginsaldi van rekeningen overdragen
De beginsaldi van de ingeschakelde onderdelen worden overgedragen:
Balans
Draagt de saldi van activa-, passiva- en eigenvermogensrekeningen over. Deze optie moet normaal gesproken ingeschakeld zijn.
Winst- en verliesrekening (niet aanbevolen)
De saldi van kosten- en opbrengstenrekeningen mogen NIET naar het nieuwe jaar worden overgedragen.
Schakel deze optie alleen in bijzondere gevallen in en alleen als u zeker weet wat dit inhoudt.
Buiten balans
Draagt rekeningen met BClass over (5 en 6 voor activa- en passivarekeningen buiten de balans en 7 - 10 voor andere rekeningen buiten de balans). Als de eindsaldi van deze rekeningen niet moeten worden overgedragen, schakelt u de overeenkomstige optie uit.
Kostenplaatsen
Deze moeten alleen worden ingeschakeld wanneer kostenplaatsen worden gebruikt om posities te beheren die in de tijd moeten doorlopen, zoals klanten, leveranciers en partners.
CC1 Kostenplaatsen
Deze beginnen met een punt ".".
CC2 Kostenplaatsen
Deze beginnen met een komma ",".
CC3 Kostenplaatsen
Deze beginnen met een puntkomma ";".
Voor meer informatie, zie de pagina Kostenplaatsen en winstcentra
Segmenten
De beginsaldi van segmenten worden aangemaakt met openingsboekingen in de Transactiestabel.
- Voor meer informatie, zie de pagina Segmenten.
- Het programma maakt één boeking aan voor elke combinatie van rekening en segment, zodat de eindsituatie van het vorige jaar exact wordt gereproduceerd.
- Het is beter om de beginsaldi van segmenten niet via de kolom Opening in te voeren. Als dit in het vorige jaar wel is gedaan, draagt het programma het saldo opnieuw over naar de kolom Opening van het nieuwe jaar.
Opmerking: correctieboekingen, zoals het boeken en afsluiten van overlopende rekeningen, moeten handmatig worden ingevoerd.
Totaal toe te wijzen
Het programma geeft automatisch het bedrag van de toe te wijzen winst of het toe te wijzen verlies aan.
Rekeningen
Selecteer de rekening of rekeningen (maximaal drie) waaraan het resultaat van het boekjaar moet worden toegewezen. Als het resultaat van het boekjaar aan meerdere rekeningen moet worden toegewezen, moet het bedrag handmatig in de betreffende velden worden ingevoerd.
Als slechts één rekening wordt opgegeven, wordt het bedrag automatisch ingevoerd op de rekening die in de lijst is geselecteerd.
Het programma werkt de beginsaldi automatisch bij. Het totaal van de activa komt exact overeen met het totaal van de passiva.
Het resultaat van het boekjaar aan meer dan drie rekeningen toewijzen
Wijs in dit geval het resultaat van het boekjaar automatisch alleen toe aan de rekening Overgedragen winst/verlies en ga verder met het aanmaken van het nieuwe jaar.
Voer in het nieuwe jaar (nieuw bestand), in de Transactiestabel, een samengestelde boeking in om het resultaat van het boekjaar van de rekening Overgedragen winst/verlies naar de gewenste rekeningen over te boeken.
De toewijzing van de winst of het verlies van het boekjaar uitstellen
Als u het resultaat van het boekjaar nog niet wilt toewijzen, kunt u toch doorgaan met het aanmaken van het nieuwe jaar door op de knop OK te klikken. U kunt het resultaat van het boekjaar later toewijzen via het menu Acties > Beginsaldi bijwerken. Het programma toont hetzelfde venster als bij de opdracht Nieuw jaar aanmaken.
Het nieuwe bestand opslaan
Het programma maakt een nieuw boekhoudbestand voor het nieuwe jaar aan:
- Bevestig de Basisgegevens voor het nieuwe jaar. Het programma neemt de kopteksten van het vorige jaar over en voert automatisch de begin- en einddatum van het nieuwe jaar in.
- Klik op het menu Bestand > Opslaan als en geef de map op waarin u het nieuwe boekhoudbestand wilt opslaan. Wij raden aan de bedrijfsnaam en het jaar als bestandsnaam te gebruiken.
Zie ook Boekhoudbestanden organiseren.
Als er verschillen of andere foutmeldingen zijn, kunt u ervoor kiezen het aangemaakte bestand niet op te slaan en de bewerking om het bestand voor het nieuwe jaar aan te maken later opnieuw uit te voeren.
Tegelijkertijd aan twee jaren werken
Nadat u het nieuwe bestand hebt aangemaakt, kunt u parallel aan beide jaren werken:
- Bestand van het nieuwe jaar
- Voer de boekingen voor het nieuwe boekjaar in.
- U kunt het rekeningschema, de btw en de segmenten wijzigen zonder dat dit invloed heeft op het vorige jaar.
- Als u wijzigingen hebt aangebracht in het bestand van het vorige jaar, gebruikt u de opdracht Acties > Beginsaldi bijwerken.
- Bestand van het vorige jaar
- Voltooi de boekingen.
- Voer de afsluitingsbewerkingen, controles en afdrukken uit.
Bericht van het Professional-plan met Advanced-functies tot 70 rijen
Als u Banana Boekhouding Plus – Professional-plan gebruikt, verschijnt na het aanmaken van het nieuwe bestand het volgende bericht:
Actief abonnement: Professional-plan. De functies van het Advanced-plan zijn beschikbaar tot 70 boekingen.
Het bericht geeft alleen aan dat de Advanced-functies gratis beschikbaar zijn tot 70 rijen.
Dit heeft geen enkele invloed op het gebruik van het Professional-plan, dat onbeperkt blijft wat het aantal boekingen betreft.
Het bericht verdwijnt automatisch zodra 70 rijen worden overschreden.
Controles in het nieuwe boekjaar
Nadat u het nieuwe bestand hebt aangemaakt:
- Voer de opdracht Nieuw jaar aanmaken uit.
- Controleer de beginsaldi die automatisch zijn overgedragen.
- Controleer of de winst of het verlies van het boekjaar correct is geboekt.
- Verwijder in het nieuwe jaar geen rekeningen die in het vorige jaar een eindsaldo hebben.
- Als u een boekhouding met vreemde valuta gebruikt, controleer dan of u de wisselkoersverschillen automatisch hebt berekend en geboekt.
Beginsaldi bijwerken
Nadat u het bestand voor het nieuwe jaar hebt opgeslagen en wijzigingen in het vorige jaar hebt aangebracht, klikt u op Acties > Beginsaldi bijwerken om de beginsaldi opnieuw over te nemen en de winst opnieuw toe te wijzen.
Deze bewerking kan meerdere keren worden herhaald en kan veilig worden uitgevoerd. De integriteit van de gegevens tijdens de overgang naar het nieuwe jaar is gegarandeerd en er gaan geen gegevens verloren.
Als u met het nieuwe jaar wilt overstappen naar een ander type boekhouding (met vreemde valuta of btw), maakt u het nieuwe bestand aan en gebruikt u vervolgens de opdracht Extra > Naar nieuw bestand converteren.
Als u daarentegen een kopie van het bestand wilt maken zonder de saldi over te dragen, gebruikt u de opdracht Extra > Bestandskopie aanmaken.
Overgedragen saldi wijzigen
Nadat de saldi naar het nieuwe jaar (nieuw bestand) zijn overgedragen, kunt u de beginsaldi indien nodig handmatig wijzigen door de bedragen in de volgende kolommen aan te passen:
- Opening in de tabel Rekeningen.
- Vorig jaar (tabel Rekeningen > weergave Vorig jaar), voor saldi die betrekking hebben op het vorige jaar.
- In de Transactiestabel voor Segmenten.
Als u wijzigingen hebt aangebracht in het bestand van het vorige jaar, klikt u op Acties > Beginsaldi bijwerken om de beginsaldi opnieuw over te nemen en bij te werken.
De Regels in de tabel Terugkerende transacties opnieuw controleren
Wanneer u de opdracht Nieuw jaar aanmaken uitvoert, draagt het programma alle boekingen met Regels over naar het bestand van het nieuwe jaar.
Voordat u de boekingen voor het nieuwe jaar invoert, is het raadzaam om alle Boekingen met Regels in de tabel Terugkerende transacties te controleren en bij te werken.
Als de voorwaarden niet meer geldig zijn, kunt u:
- De rekening, tegenrekening, btw-code, CC3 of segmenten wijzigen.
- Boekingen verwijderen die niet meer actueel zijn.
- Nieuwe boekingen met Regels toevoegen.
Als u in de tabel Terugkerende transacties, naast boekingen met Regels, ook het volgende hebt opgeslagen:
- Terugkerende boekingen die via de kolom Doc zijn geïdentificeerd
- Boekingen met een regelmatige vervaldatum.
moet u ook deze controleren en bijwerken.
Door deze controle onmiddellijk uit te voeren, voorkomt u fouten en latere correcties in zowel de Transactiestabel als de tabel Terugkerende transacties.
Teksten overdragen naar het nieuwe jaar / Smart Fill
Wanneer een nieuw jaar wordt aangemaakt, worden ook de beschrijvende teksten van het vorige jaar overgedragen. Deze functie maakt het invoeren van boekingen in het nieuwe jaar eenvoudiger en sneller.
Als u niet wilt dat de beschrijvende teksten van het vorige jaar automatisch worden overgedragen, schakelt u eenvoudig de functie Smart Fill uit:
- via het menu Bestand > Bestandseigenschappen (Basisgegevens) > Opties.