Segments

Les segments sont une fonctionnalité de Banana Comptabilité Plus disponible dans toutes les applications.

Les Segments sont utilisés pour avoir une séparation systématique des charges et des produits par unité, département ou succursale. En utilisant les segments on peut donc obtenir le Compte de Résultat par unité, département ou succursale, sans créer des comptes spécifiques pour chaque unité.
Un musée, par exemple, peut utiliser les segments pour connaître le montant des recettes, les charges du personnel, et l'organisation de chaque exposition individuelle.

Dans les écritures, les segments suivent le compte contrairement aux Centres de coût, qui sont spécifiques à l'écriture et sont utilisés pour des catégorisations moins structurées (par exemple, toutes les dépenses liées à un événement ou les achats pour un objectif spécifique).

• Voir aussi les différences entre Segments et Centres de coût

On peut utiliser les centres de cout et les segments en même temps.

• ▶ Vidéo: Segments

Caractéristiques des Segments

• Les segments sont des comptes précédés d'un double-point ":".
• Pour la désignation des comptes, on peut utiliser soit les chiffres que les lettres.
• Il peuvent y avoir jusqu'à 10 niveaux de segments.
• Le nombre de double-points qui précèdent le sigle pour le segment indique le niveau.
  • :LU segment du niveau 1
  • ::P1 segment du niveau 2
  • :::10 segment du niveau 3
• Pour chaque niveau, il peut y avoir un nombre illimité de segments.
• Les différents niveaux sont indépendants les uns des autres.
• Les segments n'ont pas de Bclasse et n'ont pas de sigle de devise.
• Les calculs des segments se font dans la devise de base.
• Dans les écritures, les segments suivent le compte débit et crédit.
  Il n'est pas possible d'enregistrer sur des segments sans avoir un compte.
• On peut obtenir des fiches de comptes des écritures sur les segments individuels.

Configurer les Segments

Les segments doivent être configurés dans le tableau Comptes, colonne compte, à la fin du plan comptable.

• Insérer un astérisque dans la colonne Section, pour définir la section pour les segments.
• Dans la colonne Libellé, insérer le titre des Segments.
• Insérer la description des segments du premier niveau et dans la colonne Compte insérer:
  • Enumérer les segments du premier niveau, en insérant pour chacun, dans la colonne Compte, un code pour l'identification, précédé par : ( deux points).
  • Continuer en insérant les segments du deuxième niveau (et éventuellement du troisième niveau), de la même façon comme ceux du premier niveau, avec la différence que dans la colonne Compte, les codes des segments doivent être précédés de :: ou de :::, selon le niveau.

Segment non affecté

Si vous saisissez le compte Débit ou Crédit dans les écritures sans spécifier de segment, la valeur est saisie dans le segment "vide" ou non affecté.
Dans le plan comptable, vous pouvez donner une description au segment non attribué en saisissant le texte ":{}" comme compte.

Solde et fiche de compte de segment

Le segment est une subdivision de ce qui est enregistré sur un compte. 

• La valeur d'un segment est donc toujours relative à un compte.
  En général, le segment est utilisé pour diviser le bilan ou le compte de résultat.
  Menu Rapports > Rapport Comptable ou Bilan formaté par groupes > Section Subdivision, activer l'option Subdivision par Segment.
• Le solde du segment figurant dans le tableau des comptes est le total des mouvements sur le segment.
  • Le solde résulte toutefois à "zéro" (vide) si, dans l'écriture, le segment est saisi dans la colonne Segment.
  • Le solde ne sera présent que si vous utilisez le segment uniquement avec des comptes du Compte de Résultat ou du Bilan.
• Sur la fiche de compte du segment, apparaissent toutes les opérations.
  • Si sur la même écriture le segment est utilisé à la fois avec le compte débit et le compte crédit, ou si le segment est saisi dans la colonne Segment, l'écriture apparaîtra deux fois, une fois en débit et une fois en crédit.

Écritures

Les segments s’enregistrent dans le Tableau Écritures, en faisant suivre le compte principal par celui du segment.

Quand on doit enregistrer un segment qui appartient à plusieurs niveaux, il faut d’abord insérer le compte principal, puis le segment du premier niveau et ensuite celui du deuxième niveau.

Colonne Segment

Cette colonne vous permet de saisir les segments de manière totalement indépendante du compte.

• La colonne Segment est masquée et si vous voulez l'utiliser, il faut la rendre visible, via le menu Données > Organiser colonnes.
• Les segments insérés dans la colonne Segment sont appliqués aux comptes utilisés dans l'écriture, dans les colonnes CtDébit, CtCrédit et Compte TVA, si un segment n'a pas été spécifié pour eux.
• Vous pouvez utiliser la colonne Segment et également insérer des segments dans les colonnes CtDébit et CtCrédit.
• Lorsqu'on utilise la colonne Segment, le montant est enregistré sur le segment à la fois en débit et en crédit, c'est pourquoi le solde du segment dans le tableau Comptes sera nul.

Mouvements entre les Segments

En général, la subdivision des charges se fait pour chaque écriture comptable individuelle. Cependant, dans certaines situations, il est préférable d'enregistrer les charges dans un seul compte, pour ensuite les subdiviser en segments à la fin de l'année. C'est le cas par exemple des frais administratifs, qui sont répartis en pourcentage entre les différents secteurs de l'entreprise.
C'est ainsi que cela se passe :

• Au cours de l'année, les mouvements sont enregistrés en indiquant les comptes dans la colonne Débit et Crédit, mais en laissant le segment vide, ou en attribuant la totalité du montant à un seul segment.
  Par exemple, tous les frais de papeterie seront enregistrés sans le segment.
• À la fin de l'année vous insérez des écritures pour affecter la part de chaque secteur à un compte de charges ou de produits spécifique :
  • Dans l’écriture, dans la colonne Débit et Crédit, c'est toujours le même compte qui est enregistré.
  • Les segments de provenance (qui peut ou non être présent) et de destination sont indiqués. 
  • Par exemple, pour l'attribution des frais de papeterie aux différents secteurs:
    • Il doit y avoir autant d'écritures que de segments.
    • Pour chaque ligne, le compte Crédit n'a pas de segment.
    • Le compte Débit a le segment lié au secteur.
    • Le montant correspond à la part des frais de papeterie à attribuer au secteur spécifique.
  • Ces écritures sont effectuées pour répartir la part des charges non encore attribuées à chaque secteur.

Soldes d’ouverture des Segments

Les soldes d'ouverture des segments doivent de préférence être saisis en tant qu'écritures, car ce n'est qu'ensuite qu'ils peuvent être affectés à un compte. Si le solde d'ouverture d'un segment est saisi dans la colonne Ouverture (tableau Comptes), ceux-ci sont affectés au segment "{} non affecté "

Afin d'affecter les soldes d'ouverture aux différents segments et au compte correspondant, des écritures d'ouverture doivent être saisies (tableau Écritures).

• Dans la colonne PièceType la valeur 01 doit être présente.
• La date doit être la même que la date de début de la comptabilité.

Avec l'écriture d'ouverture de segment, le montant est retiré du segment "vide" et attribué au segment spécifique.
Si le solde à répartir est négatif (crédit), le compte sans le segment doit apparaître dans la colonne CtDébit et le compte avec le segment dans la colonne CtCrédit.

Exemple d'écriture d'ouverture de segment

Supposons que le solde d'ouverture du compte 1000 est de 100.00 (pas de segment, donc le montant est attribué au segment vide) et doit être attribué à deux segments (segment 01 pour 80.00 et segment 02 pour 20.00), procéder comme il suit:

• Les écritures d'ouverture ont la date de début de la comptabilité et dans la colonne PièceType la valeur 01.
• La première écriture d'ouverture du segment a le compte 1000:EVENTS dans la colonne CtDébit et le compte 1000 dans la colonne CtCrèdit. Le montant est de 80.00. 
• La deuxième écriture d'ouverture a le compte 1000:COURSES dans la colonne CtDébit et le compte 1000 dans la colonne CtCrédit. Le montant est de 20.00.

Commande Créer nouvelle année

La commande Créer nouvelle année ou Mettre à jour soldes d'ouverture crée automatiquement les écritures d'ouverture de tous les niveaux de segment.
Si vous ne voulez pas reporter les soldes d'un niveau de segment, vous devez supprimer les écritures d'ouverture respectifs que le programme a créés automatiquement.

Usage du signe "-" comme séparateur

Dans les écritures, on peut utiliser le signe (-) comme séparateur, en lieu du ":".

• Dans les Propriétés Fichier (données de base), activer l’option Utilise le signe moins (-) comme séparateur des segments.
• Par conséquent, utilisez le signe moins comme séparateur dans les écritures.
• Si vous utilisez le signe "-" comme séparateur de segment, n'utilisez pas des comptes qui contiennent des traits d'union.

Rapports

Les rapports des segments peuvent être obtenus automatiquement avec:

• Bilan formaté par groupes 
• Rapport comptable
• Fiche de compte
• Rapports multi-niveaux
  Pour obtenir des rapports qui combinent des comptes et des segments (par exemple, tous les frais de la succursale LU pour Pr1), il faut utiliser les fonctionnalités des Extensions Banana.

Rapport subdivision par niveau

Dans le Bilan formaté par groupes, dans la section Subdivision, indiquez le niveau de segment que vous voulez utiliser.

Rapport en résumé

Ceci est un résumé de tous les segments, configurés dans la section Plan comptable, avec une éventuelle subdivision par période ou par segment.

Rapport segment non affecté

Le segment « vide » regroupe tous les montants enregistrés sans spécifier un segment. Vous pouvez définir le titre de ce segment l'indiquant dans le tableau Comptes. En outre, sélectionnez l’option En-tête segment: Libellé dans la section Subdivision.
 

Différences entre Segments et Centres de coût 

Les segments sont attribués à une partie de l'activité de l'entreprise à des fins de reporting externe et d'analyses stratégiques. Ils sont utilisés pour analyser les bénéfices et d'autres indicateurs financiers dans différentes zones de l'entreprise, sur les marchés, les clients et d'autres dimensions pour évaluer leur performance économique.

Les centres de coûts et de profits sont des unités où sont attribués et accumulés des coûts ou des profits dans le but de surveiller une zone spécifique de l'entreprise (services, divisions, projets, unités opérationnelles ou même des machines spécifiques) pour améliorer l'efficacité et la gestion des dépenses, et ils ont une finalité interne de contrôle.

• Objectif : les segments se concentrent sur l'évaluation des performances financières globales, tandis que les centres de coûts se concentrent sur la gestion et le contrôle des coûts.
• Focus : les segments sont souvent utilisés pour le reporting externe et les décisions stratégiques, tandis que les centres de coûts sont généralement utilisés pour des analyses internes détaillées des coûts.
• Structure : les segments sont définis en fonction de critères stratégiques tels que les gammes de produits ou les marchés, tandis que les centres de coûts peuvent être n'importe quelle unité opérationnelle interne supportant des coûts.
• Comptabilité : les segments sont plus pertinents dans la comptabilité de gestion et financière, tandis que les centres de coûts sont principalement pertinents dans la comptabilité analytique.

Différences dans les paramètres et les écritures

Dans Banana Comptabilité, les paramètres et les écritures des centres de coût/profit et des segments sont différents :

Tableau Comptes

• Les segments peuvent être configurés jusqu'à 10 niveaux et chaque niveau peut avoir un nombre illimité de segments. Ils sont insérés dans la colonne "Compte" du tableau des comptes, avec un double point (:, ::, :::, etc.) devant l'abréviation ou le numéro qui définit le segment.
• Il est possible de configurer jusqu'à 3 centres de coûts/profits CC1, CC2, CC3 et pour chacun, un nombre illimité de centres de coûts/profits peut être défini. Ils sont insérés dans la colonne "Compte" du tableau des comptes avec une virgule, un point et un point-virgule (respectivement CC1, CC2, CC3) devant le numéro de compte (ou l'abréviation du compte).

Tableau Ecritures 

• Les segments sont enregistrés dans les colonnes "Débit" et "Crédit", après le compte principal (par exemple, 4000:P1). Cela signifie que le montant enregistré dans la colonne "Montant" est attribué au compte 4000 ainsi qu'au segment P1. Alternativement, ils peuvent être enregistrés dans la colonne spécifique "Segment" du tableau des comptes.
• Les centres de coûts/profits sont enregistrés uniquement dans les colonnes CC1, CC2, CC3 de la vue "Centres de coûts". Le compte est enregistré sans la ponctuation devant.

Rapports

• Avec les segments, il est possible d'obtenir un bilan avec la répartition des niveaux, indiquant le bénéfice ou la perte par segment.
• Dans le tableau des comptes, le total des différents groupes de segments est également visible, et il est possible de visualiser les fiches de compte des différents segments. Des rapports comptables sont également possibles.
• Avec les segments, on peut également obtenir un rapport multiniveaux qui combine comptes et segments, mais des extensions spécifiques doivent être utilisées. Avec les centres de coûts/profits, il n'est pas possible d'obtenir un bilan et un rapport comptable.
• Cependant, avec les centres de coûts/profits, il est possible d'obtenir la fiche de compte pour chaque centre de coûts et de profits.
• Dans le tableau des comptes, il est possible de visualiser le total des différents groupes de centres de coûts et de profits.

Approfondissements

•  Gérer différents secteurs