En este artículo
El sistema de agrupación de Banana Contabilidad Plus permite totalizar los importes de cuentas y grupos de forma fácil y rápida. El programa te ofrece la máxima flexibilidad para crear todos los niveles de totalización que necesites.
La agrupación es una herramienta muy potente para calcular los totales de manera automática.
Dónde se utiliza
- En las tablas Cuentas y Categorías para definir la estructura del Balance y del Estado de Resultados.
- En la tabla Códigos de IVA para agrupar los códigos de IVA.
- En la tabla Artículos de la Aplicación Almacén.
- En la tabla Artículos de la Aplicación Registro de bienes amortizables.
▶ Vídeo: Sistema de agrupación y totalización (inglés)
Cómo funciona
La agrupación siempre se basa en dos columnas:
- La columna Grupo, donde se indican los identificadores de los grupos, que pueden ser de texto o numéricos.
- La columna Sumar En, donde para cada fila de cuenta o grupo se indica el Grupo de totalización.
Cada fila del grupo es una fila de totalización, donde:
- Los saldos de los grupos son la suma de las filas que, en la columna Sumar En, contienen el nombre del grupo.
- El programa calcula los totales de todas las columnas que contienen importes (tipo Importe), tanto las predefinidas (Apertura, Saldo, etc.) como las añadidas manualmente.
La agrupación permite crear múltiples niveles de totalización.
Las siguientes imágenes están en inglés, pero el programa también está disponible en español.
La lógica del programa
Para comprender la lógica, presentamos un ejemplo de una pequeña parte del plan de cuentas. Para las cuentas Caja, Correo y Banco creamos el grupo Liquidez:
- En la fila debajo de las cuentas de liquidez, en la columna Grupo, se introduce el nombre del grupo Liquidez.
- En la columna Descripción, se introduce la descripción del grupo.
- Para que el programa pueda actualizar los saldos del grupo Liquidez, es necesario indicar qué cuentas deben ser totalizadas.
En la columna Sumar En de las cuentas Caja, Correo y Banco, se introduce el nombre del grupo Liquidez. Los saldos del grupo se actualizan inmediatamente.
Con la misma lógica, también podemos agrupar grupos. De hecho, los grupos también pueden ser totalizados en otros grupos de nivel superior.
Supongamos que agregamos un grupo para totalizar el grupo Liquidez.
- En la fila debajo del grupo Liquidez, en la columna Grupo, se introduce el nombre del grupo Activos.
- En la columna Descripción, se introduce la descripción del grupo.
- Para que el programa pueda actualizar los saldos del grupo Activos, es necesario indicar qué grupos deben ser totalizados.
En la columna Sumar En del grupo Liquidez, se introduce el nombre del grupo Activos. Los saldos del grupo se actualizan inmediatamente.
Siguiendo esta lógica, es posible crear una estructura con grupos y subgrupos para todo el plan contable, adaptándolo a cualquier país o necesidad específica.
La misma lógica también se puede aplicar para agrupar códigos de IVA en la tabla Códigos de IVA, así como para agrupar artículos en la tabla Artículos del Almacén y del Registro de bienes amortizables.
Uso extendido del sistema de totalización
El sistema de totalización es muy flexible:
- En un grupo se pueden sumar cuentas y grupos.
- Se puede asignar un grupo de pertenencia a los títulos.
- Se puede usar cualquier tipo de numeración (numérica y/o alfabética).
- Se pueden crear hasta 100 niveles de totalización.
- La totalización del grupo es independiente del orden de las filas:
- La fila de total puede definirse antes o después de las filas de cuentas o grupos.
- La fila de total también puede definirse en una posición completamente separada de las filas de cuentas y grupos, como en el caso del subdiario de Clientes/Proveedores.
- La misma cuenta no puede ser totalizada en dos grupos simultáneamente.
- El sistema también se usa para totalizar los Centros de Costo y los Segmentos.
Control y detección de errores
Cuando se crean agrupaciones, el programa controla y señala errores, permitiendo corregirlos de inmediato.
Si en la columna Sumar En se indica un grupo inexistente, el programa muestra el error "Grupo no encontrado". En este caso, es suficiente:
- Crear el grupo en la columna Grupo.
- Revisar la contabilidad con el comando Verificar contabilidad.
- Recalcular todos los totales con el comando Recalcular totales.
Renombrar los grupos
Con el comando Renombrar se pueden cambiar automáticamente los nombres de los grupos ya existentes, sin necesidad de modificar manualmente las correspondencias en las columnas Grupo y Sumar En.
Impresiones
Al imprimir el Balance, el Estado de Resultados u otros informes que contienen agrupaciones, la impresión muestra el orden de los grupos tal como han sido configurados en las diferentes tablas.