Rechnungen in den Buchungszeilen eingeben

Die Rechnungsdaten werden in der Tabelle Buchungen eingetragen. Für jede neue Rechnung ist eine zusätzliche Rechnungszeile einzufügen und wie folgt vorzugehen:

• Buchungsdatum eingeben
• Rechnungsnummer (frei definierbar) eingeben
• Beschreibung (Produkte, Dienstleistungen, Beratungen ...), die auf der Rechnung des Kunden erscheinen soll, eingeben
• Als Soll-Konto die Kundennummer eingeben
• Als Haben-Konto das Gegenkonto (Verkauf, Beratung oder anderes Konto) eingeben
• Für eventuelle optionale Spalten (Anzahl, Einheit usw) siehe am Ende dieser Seite
• Betrag eingeben
• Bei Mehrwertsteuerpflicht den MwSt/USt-Code mit dem entsprechenden MwSt/USt-Prozentsatz eingeben. Siehe auch Rechnungsdruck und Umsatzsteuer.

Rechnung mit mehreren Zeilen/Artikeln

Wenn mehrere Artikel in Rechnung gestellt werden müssen (verschiedene Artikel oder Dienstleistungen oder beides), müssen sie auf mehreren aufeinander folgenden Zeilen gebucht werden (ein Artikel pro Zeile):

• Für jeden Artikel, der auf die Rechnung gedruckt werden soll, eine neue Buchungszeile eingeben.
• In jeder darauffolgenden Zeile das Datum und die Rechnungsnummer (frei definierbar), die den vorherigen Zeilen entsprechen, wiederholen.

Rechnungs-Spalten der Basisansicht der Tabelle Buchungen

Datum
Die Rechnung wird über das in dieser Spalte angegebene Datum verfügen. Alle Zeilen, welche zum Dokument gehören, müssen über dasselbe Datum verfügen.

Rechnung
Für die Erstellung der Rechnungen ist es obligatorisch, eine Rechnungsnummer (frei definierbar) in der Spalte Rechnung und ein Konto des Postenbuches Kunden in der Spalte KtSoll [oder KS3, wenn Sie Kunden nach vereinnahmter Methode (Kassenprinzip) verwalten], einzugeben. Um Einzahlungsscheine drucken zu können, sind für die Kunden-Nr. nur Ziffern [0-9] erlaubt und für die Rechnungsnummer ausschliesslich Ziffern/Zahlen oder eine mit Bindestrich (obligatorisch!) getrennte Kombination von Buchstaben und Zahlen/Ziffern erlaubt (z.B. 1051 oder Rg-1051)!

Für das Erfassen von Skonti oder Rabatte verweisen wir Sie auf die Seite Skonti oder Rabatte buchen und für das Buchen von Gutschriften sehen Sie bitte die dafür vorgesehene Seite Gutschriften.

Zum Ausdrucken der Rechnung, sehen Sie bitte unsere Anleitung Rechnungen ausdrucken.

 Optionale Spalten

Typ
In der Spalte Typ kann man die Zeilendetails definieren (z.B. Zwischensummen oder spezifische Zahlungskonditionen einer Rechnung). Diese Spalte wird nicht standardmässig angezeigt, sie ist über das Menü Daten → Spalten einrichten und aktivieren von BelegTyp sichtbar zu machen.

Anzahl (Anz.)
In dieser Spalte wird die Anzahl der Ware oder Dienstleistungen angegeben. Um die Spalte Anz. hinzuzufügen, aus Menü Werkzeuge → Funktionen hinzufügen/entfernen... ausführen und im Dialogfenster 'Wert auswählen' die Funktion Artikel-Spalten in der Tabelle Buchungen hinzufügen auswählen.

Wenn Sie die Spalten Anzahl und Preis/Einheit auf der Rechnung angezeigt haben wollen, muss immer auch die Spalte Einheit verwendet werden, es muss also ein Text (z.B. Stk.) eingegeben werden. Danach können Sie in den Layout-Einstellungen entscheiden, ob diese Spalte mitgedruckt werden soll oder nicht.

Einheit
In dieser Spalte wird die Art der Einheit (z.B. Stck. oder Stk. für Stück) erfasst.

Preis/Einheit
Hier wird der Stückpreis der Ware oder Dienstleistung angegeben. In diesem Fall berechnet das Programm automatisch den Totalbetrag aufgrund der in der Spalte Menge erfassten Mengen.