Ricostruzione della situazione contabile e finanziaria

Questa pagina introduce alle particolarità dell'attività di ricostruzione contabile finanziaria, dette anche di Forensic Accounting, che pur avendo molte similirità con la tenuta contabile abituale, presenta molte diversità,. 
Spiega i come usare al meglio Banana Contabilità in questo ambito e ottere velocemente i risultati desiderati. 
 

Particolarità della ricostruzione contabile

L'attività di ricostruzione contabile è un progetto a se stante, che, da un punto di vista operativo, si differenzia dalla normale tenuta contabile:

• Ha degli obiettivi più specifici (non necessariamente strumento di controllo di gestione).
• Il lavoro viene svolto da un numero limitato di specialisti che ha generalmente accesso illimitato ai dati (situazione diversa rispetto a un ERP).
• Gli specialisti possono non avere o avere poche conoscenze circa l'attività da investigare.
• L'attività viene svolta in un periodo di tempo definito e non ha carattere ricorrente.
• Si ha la possibilità e necessità di elaborare tutti i dati in blocco.
• I dati da trattare non sono stati necessariamente predisposti per servire allo scopo e devono quindi essere rielaborati.

Queste particolarità aiutano a comprendere perché non tutti i software di contabilità, e in particolare gli ERP, siano adatti.
Banana Contabilità, invece, grazie alla sua flessibilità e modularità, è un software ideale per le ricostruzioni contabili e finanziarie di qualsiasi genere.

Fasi per la ricostruzione della situazione finanziaria

La ricostruzione finanziari e generalmente strutturata in più fasi: 

1. Definizione degli obiettivi dell’indagine.
2. Raccolta documenti, estratti conti bancari e altre informazioni finanziarie.
3. Ripresa dei movimenti in un sistema contabile, completamento e categorizzazione.
4. Verifica, valutazione e analisi dei dati.
5. Presentazione delle informazioni economico finanziarie.
6. Valutazioni economico e legali, con preparazione dei rapporti. 

Durante la fase di verifica e valutazione dei dati, può rilevarsi un'insufficienza di elementi e la necessità di raccogliere ulteriori dati e informazioni. 

Organizzare i dati del progetto

La ricostruzione contabile consiste principalmente nel categorizzare i movimenti finanziari relativi a una determinata attività, con l’obiettivo di accertare la provenienza dei fondi o il modo in cui sono stati utilizzati. Si tratta quindi di esaminare documenti che testimoniano i movimenti finanziari, individuare gli elementi più rilevanti e inserirli in un sistema contabile, affinché possano essere classificati ed elaborati per ottenere le analisi e i report necessari.

La ricostruzione contabile parte dunque da un insieme di informazioni digitali o cartacee, che potranno eventualmente essere digitalizzate. Nel corso di un’indagine ci si troverà a gestire una quantità significativa di informazioni digitali, e quindi di file. Idealmente, è opportuno creare una cartella di progetto nel proprio sistema informatico, all’interno della quale salvare tutti i documenti, organizzandoli in sotto-cartelle. Si presume che la gestione degli accessi avvenga tramite le funzioni del sistema operativo, e che gli utenti con accesso ai file siano anche autorizzati a prenderne visione. Se così non fosse, sarà necessario creare cartelle separate, in modo da suddividere i dati e regolare l’accesso in base alle autorizzazioni.

Banana Contabilità è un software che lavora localmente e presuppone che i file contabili su cui opera siano accessibili localmente, direttamente o tramite collegamenti di rete o sistemi di sincronizzazione:

• Come gestire le cartelle e i file della contabilità

Ovviamente la situazione di un’indagine è generalmente diversa, ma è utile tenerne conto per comprendere la logica di funzionamento del programma e il collegamento con i giustificativi.

Raccolta e digitalizzazione dei documenti

Ogni contabilità si basa su dei giustificativi contabili e quindi il primo passo per avviare un'indagine finanziaria è quello di raccogliere tutti i dati necessari, come   

• Giustificativi contabili, come ricevute, fatture, note spese e tutte le informazioni che certificano un cambiamento nella situazione finanziaria.
• Estratti conto bancari, dei clienti o dei fornitori.
• Contratti di diverso genere.

È inutile evidenziare che i risultati di un indagine dipendono in larga misura dalla possibilità di avere informazioni il più possibile precise e dettagliate. Queste devono poi essere valutate e categorizzate, generalmente facendo uso di software atti alla ricostruzione contabile. 

Se le informazioni non sono disponibili in formato digitale, sarà necessario riprenderli, tramite degli scanner e software in grado di trasformare delle immagini in dati che possono essere più facilmente trattati. Se il volume di dati è limitato, come può essere il caso di una situazione di un'anziano, i datti possono anche essere ripresi manualmente. Se invece si l'indagine richiede di valutare una grande quantità di informazioni ecco che saranno indispensabili degli strumenti che possano ridurre i tempi e contenere i costi. 

Ci sono molti software che si concentrano sulla digitalizzazione e l'estrazione di dati da documenti esistenti, per poi mettere a disposizioni le informazioni in un formato leggibile da Excel, programmi di analisi o software di contabilità. 

Creazione del file di contabilità

Il primo passo consiste nel creare un file di contabilità che conterrà il piano dei conti e nel quale saranno registrati e categorizzati i movimenti finanziari. Ciò che rende Banana Contabilità particolarmente adatto all’ambito del forensic accounting è il fatto di essere uno strumento contabile professionale di livello internazionale, modulare e altamente flessibile, che consente di creare contabilità perfettamente adattate alle esigenze specifiche delle indagini, rendendo il lavoro più semplice, rapido e accurato.

È possibile creare un numero illimitato di contabilità, ognuna in lingue e valute diverse, utilizzando sia il metodo delle Entrate e Uscite sia quello della Partita Doppia. Si tratta di una soluzione molto efficace, poiché permette di utilizzare lo stesso strumento per ricostruire qualsiasi tipo di situazione finanziaria: di imprese, fondazioni, associazioni o privati, oppure per analizzare in modo mirato attività specifiche, come la gestione dei fondi di un singolo progetto.

Banana Contabilità è stato concepito per contabilità di piccole imprese, ma teoricamente non esistono limiti al numero di registrazioni o conti che si possono gestire. Il programma tiene tutti i dati in memoria, quindi le prestazioni sono dipendenti dalla quantitià di memoria (RAM) del computer e dalla potenza del processore. Alcuni nostri clienti gestiscono con successo contabilità molto estese, con anche decine di migliaia di conti e centinaia di migliaia di movimenti.
 

Creare una contabilità partendo da un modello 

Il modo più veloce per creare una contabilità è quello di scegliere un fra i tanti modelli disponibili nel Template store:

• Menu File > Nuovo.
  Ti appare un dialogo dove scegliere il modello in base alla regione e tipo di contabilità.
• Modelli per specifiche Regioni.
  • Sono impostati secondo degli schemi contabili nazionali.
  • Il piano dei conti ha l’identificativo dei conti generalmente numerico, usato nella nazione.
• Modelli Universali.
  • Sono per un uso più generale.
  • L’identificativo dei conti è generalmente testuale (conti descrittivi).

Il periodo contabile e numero di file

Generalmente con Banana Contabilità si crea un file di contabilità per ogni anno contabile, pertanto nei dati base della contabilità, la data inizio e fine corrisponderà all'anno civile o fiscale. 

Per una ricostruzione contabile che riguarda più anni, può comunque risultare più facile tenere un file unico con tutte le registrazioni. In questo modo si potranno vedere e modificare direttamente tutte i movimenti. Ai fini della reportistica si sceglierà poi il periodo di reporting.
Tenere dei file separati per più anni può risultare utile, specialmente se vi è una gran mole di dati. Con più file separati più persone possono dividersi il lavoro e ciascuno può lavorare così indipendentmente dagli altri. In questi casi è comunque utile tenere un piano dei conti che è identico, così che si può anche creare un file riassuntivo nel quale sono integrati tutti gli anni contabili.

Impostazione del Piano dei conti 

Dopo aver scelto il modello più adatto alle tue esigenze, dovrai personalizzare la tabella Conti, modificando, aggiungendo o rimuovendo conti. L’adattamento del piano dei conti e la modifica dei raggruppamenti possono essere eseguiti in qualsiasi momento.

Puoi creare dei piani dei conti con strutture di raggruppamento che riprendono quella di una contabilità esistente gestita con altri programmi.

Inserimento dei saldi d'apertura

Se stai ricostruendo una contabilità dovrai probabilmente inserire i saldi iniziali utilizzando la colonna “Apertura” nella tabella Conti.

Considera che Banana Contabilità, nella contabilità in partita doppia, visualizza gli importi esattamente seguendo la logica interna dei programmi di contabilità, quindi gli importi in Dare sono in positivo e gli importi in Avere sono in negativo. I saldi di apertura in Avere devono quindi essere inseriti in negativo.

Multi-moneta, Criptocurrency, Gestione titoli e altro

Come accennato in precedenza, Banana Contabilità è uno strumento estremamente modulare. Si possono creare contabilità molto semplici, con solo gli elementi essenziali, ma, quando necessario, è possibile aggiungere un’ampia gamma di funzionalità aggiuntive, tra cui la gestione:

• Gestione Clienti e fornitori.
• Gestione IVA.
• Gestione quantitativi e magazzino integrata in contabilità.
• Contabilità Titoli. 
  Questa funzionalità è generalmente disponibili sono il software contabili specializzati e con costi molto alti.
• Tabelle note.
  Puoi integrare direttamente in contabilità informazioni che hai raccolto.

Inserire e importare registrazioni 

Una volta impostato il file di contabilità, ti rimane la parte principale del lavoro di ricostruzione finanziaria, ovvero importare o inserire nella tabella Registrazioni i movimenti contabili, competandoli e categorizzandoli:

• Puoi inserirli e modificarli manualmente.
• Nella tabella Registrazioni ricorrenti puoi impostare movimenti che si ripetono.
• Puoi copiare e incollare da Excel o altri programmi. 
  Vedi Riprendere dati da altri programmi.
• Puoi importarli da file CSV o di altro genere.
• Puoi importarli da estratti bancari digitali.
  • Ci sono diverse estensioni di importazioni.
  • Puoi creare delle Regole di importazione che completano in automatico la contropartita e altri elementi.

In poco tempo la contabilità è fatta! Quando inserisci o importi i movimenti, il programma ti segnala eventuali errori o differenze.

Categorizzazione dei movimenti

Elemento centrale di un'indagine forense è la categorizzazione dei movimenti. Se si sospetta una frode i movimenti leciti verranno registrati sui conti considerati leciti, mentre quelli sospetti su altri conti specifici.  Se invece se dovrà ricostruire la contabilità per delle indagini tributarie, si dovrà categorizzare i movimenti in base alle specifiche necessità di rendicontazione. 

Il primo livello di categorizzazione offerto da Banana Contabilità è quello relativo ai conti impostati nel piano dei conti. I movimenti bancari verranno quindi registrati sul conto apposito e poi si sceglierà il conto di contropartita.  Se un'importo deve essere assegnato a più conti di spesa o entrata, la registrazione dovrà usare più righe, ciascuno con il proprio conto e importo.
Con questa categorizzazione tipica di tutti software contabili si avranno già importanti informazioni relativamente alla situazione patrimoniale (Bilancio) e all'evoluzione finanziaria (Conto Perdite e Profitti). Ovviamente si avrà poi l'estratto conto che mostra tutti i movimenti del conto. Se si necessitano di categorizzare con un maggiore livello di dettaglio si possono creare più conti, per esempio, creare un conto "Benzina", in aggiunto a quello "Spese auto" e modificare le registrazioni di conseguenza. 

Banana Contabilità consente però anche di categorizzare contemporaneamente gli importi anche usando altre logiche. Ci sono diversi possibilità.

• Puoi evidenziare e colorare le righe, oppure metterle in grassetto o cambiare la dimensione del carattere.
• Centri di costo e profitto,
  Permettono di categorizzare i movimenti logiche diverse da quelle contabili. 
  Sono certamente quelli più adatti per una ricostruzione contabile, perché sono facilmente utilizzabili e danno una visione immediata di certe situazioni.
• Segmenti
  Permettono di suddividere l’attività per ambiti, succursali o altro.
• Colonne Note e altre predefinite.
  Con il comando Menu Dati > Disponi colonne puoi rendere visibili diverse colonne predisposte per inserire altre informazioni, come la data valuta, note, ecc.
• Sempre con Menu Dati > Disponi colonne puoi aggiungere nuovi tipi di colonne.

Collegamento ai documenti digitali

Ogni riga di qualsiasi tabella ha una colonna già predisposta dove inserire il collegamento a un documento digitale.

• Collegamenti ai documenti (giustificativi) digitali.
• Con un semplice click puoi visualizzare la fatura o la ricevuta collegata a un movimento.

Se vuoi collegare più documenti, puoi aggiungere altre colonne per collegamenti.

Completamento e categorizzazione automatica 

Banana Contabilità mette a disposizione un sistema di regole deterministiche, impostate dal contabile, per categorizzare e completare in automatico i movimenti importati dagli estratti conto bancari. Grazie a queste regole, è possibile processare velocemente un grande volume di operazioni. Le Regole applicate sono sempre visibili nella tabella Registrazioni ricorrenti, dove possono essere stampate e verificate da periti. Rimane comunque una buona prassi controllare sempre le singole schede.

Esistono numerosi programmi che digitalizzano documenti cartacei e che, grazie all’uso dell’intelligenza artificiale, estraggono informazioni, analizzano e categorizzano i contenuti basandosi su logiche probabilistiche. Questi strumenti possono essere molto utili e permettere un notevole risparmio di tempo. Bisogna però considerare che la categorizzazione fondata su logiche probabilistiche non rappresenta una fonte sicura e richiede sempre una verifica puntuale.

Gli strumenti basati sull’AI danno la possibilità di esportare i dati in formato CSV o Excel, così da poterli facilmente importare in Banana Contabilità per poi essere controllati, modificati e completati manualmente.

Verifica e modifiche a mano 

Gli strumenti di automazione sono molto utili, ma non possono di certo sostituire il controllo e la verifica dei dati da parte dello specialista. Il fatto di essere simile a Excel, di potere vedere tutti i conti, i movimenti e gli estratti conti e molti report disposti in tabella rende le verifiche molto più facile. 
Si possono infatti scorrere i dati Banana Contabilità, selezionare celle e completare o apportare modifiche molto velocemente, grazie anche a delle funzionalità che pochi software di contabilità hanno:

• La funzione Filtro righe temporaneo ti mostra solo le righe che contengono un determinato testo. C’è però anche una sintassi avanzata, che permette ricerche molto più potenti.
  Quando il Filtro è attivo, puoi modificare il contenuto dei movimenti, selezionando e copiando e incollando celle esattamente come fai con Excel.
• Con l'Ordine temporaneo delle righe 
  Visualizzi le righe nell’ordine ascendente o discendente di una colonna. Diversamente da Excel, dove il sort è definitivo, con Banana Contabilità puoi togliere l'ordine temporaneo per ritornare alla sequenza originale delle righe.
• Cerca e sostituisci.
• Il comando Copia e Incolla.
• Il comando Copia righe che è un anche un copia incolla potenziato, in quanto include anche le intestazioni colonne. Così quando incolli i dati in Excel, hai già le intestazioni per applicare facilmente filtri o creare tabelle pivot.
• La colonna Saldo nella tabella Registrazioni indica se vi è uno sbilancio fra Dare e Avere, dovuto ad errori nella codifica dei conti oppure a registrazioni su più conti che non si compensano.
• I grafici nella finestrra Info che mostrano l'evoluzione di un conto o gruppi nel tempo.

Filtra righe

È certamente una delle funzioni più utili nella ricostruzione contabile, poiché consente di ricercare e modificare rapidamente le operazioni di interesse.
Offre inoltre comandi di filtro avanzati, per esempio per visualizzare solo le righe colorate o le celle che contengono un testo specifico.

Un aspetto molto importante è che, anche quando si applica un filtro o un ordinamento temporaneo, è possibile continuare a utilizzare le funzioni di selezione e copia-incolla. Si possono, per esempio, cercare tutte le righe che contengono un determinato nome e sostituire il conto di tutte le righe in un’unica operazione.
 

Comando Controlla contabilità 

Quando si ricostruisce una contabilità capita spesso che non tutte le operazioni possano essere completate, vengano lasciate in sospeso e che magari si cambi anche in modo importante la struttura del piano dei conti. 

Banana Contabilità mette però a disposizione il comando che permette di lavorare con la massima libertà e tranquillitaà.

• Comando Controlla contabilità 

Che azzera tutti i valori e ricalcola e ricontrolla il piano dei conti e tutte le operazioni come se si stessero inserendo manualmente. Se ci sono operazioni in sospeso, errori o differenze queste vengono nuovamente segnalate. 

Scheda conto 

Il vantaggio principale di Banana Contabilità rispetto a Excel è che, una volta inserite le registrazioni, ottieni in automatico il Bilancio, il Conto Economico, le schede con i movimenti di ogni conto, principale o centro di costo o profitto. 

L'estratto conto è ovviamente uno strumento insostituibile in contabilità, perché puoi vedere l'elenco di movimenti specifici che sono stati categorizzati in un preciso conto e quindi avere tutti i dettagli.

Bilanci e Conto economico

Nella tabella Conti hai una visione immediata di tutti i conti e i gruppi, con i movimenti e i saldi aggiornati. Così vedi a colpo d'occhio la situazione aggiornata del Bilancio e del Conto economico. Rimane naturalmente fondamentale verificare che i saldi bancari corrispondano a quelli registrati in contabilità.

Estensioni 

Banana Contabilità, come Excel, mette a disposizione un linguaggio di programmazione che consente di effettuare elaborazioni di ogni genere. 
Viene generalmente usato per creare dei report personalizzati, ma può anche essere usato ad esempio per creare estensioni di importazione o che modificano i dati esistenti:

• Creare estensioni per Banana Contabilità (in inglese)
• Informazioni per importare dati in Banana Contabilità (in inglese)
• Informazioni per esportare dati da Banana Cobtabilità (in inglese)

Abbiamo anche creato degli assistenti in ChatGPT che ti permettono di creare delle estensioni per generare report. Le estensioni vengono poi eseguite localmente da Banana, pertanto non si devono inviare i dati all’Assistente AI cloud.