Groupes

Le système de regroupement et de totalisation

Banana a développé un système de regroupement très pratique et immédiat, qui permet de définir dans le tableau Comptes toutes les informations nécessaires pour définir la structure du bilan, du compte de résultat et des autres rubriques de la comptabilité, en indiquant :

  • Les Titres éventuels.
  • Les comptes nécessaires à la comptabilité, y compris les données clients et fournisseurs, les centres de coûts et les segments.
  • Lignes de regroupement pour les totaux et le contrôle, avec jusqu'à 100 niveaux de totaux (bien au-delà de tout besoin).

Le système de regroupement est flexible, et permet de mettre en œuvre n'importe quel plan comptable national et en même temps de l'adapter aux besoins spécifiques de l'entreprise. Il est possible de créer des plans et des présentations du bilan et du compte de résultat, à la fois très simples et très complexes et à plusieurs niveaux. 

Un autre avantage de ce système est qu'il permet immédiatement de voir les résultats. A côté de chaque compte et groupe, vous pouvez directement voir le solde, le mouvement, le budget. Les résultats s'affichent pendant les modifications.

Fonctionnement du système de groupement

Le système de regroupement repose sur deux colonnes du tableau Comptes :

  • Groupe (Ligne de Total)
    Quand, dans une ligne, l'on insère un indicatif de groupe, la ligne devient une ligne de total
    Dans cette ligne, on y trouve le total des montants des lignes, qui dans la colonne Gr, contiennent l'indicatif du groupe.
    Si il y a un groupe, il ne doit pas y avoir de compte.
  • Gr (Additionne cette ligne dans la ligne de total)
    Pour chaque ligne de compte ou de groupe, le groupe dans lequel la ligne doit être totalisée est indiqué.
    Doit être un des chiffres définis dans la colonne Groupe.

Avec ce système, vous indiquez au programme qu'il doit :

  • Totaliser les comptes dans une ligne de groupe.
    Par exemple, le compte Caisse est totalisé dans le groupe Liquidité.
  • Totaliser le groupe dans un autre groupe, qui à son tour est totalisé dans un autre groupe, construisant ainsi la structure de calcul du bilan et du compte de résultat.
    Par exemple, le groupe Liquidité est totalisé dans Actif à court terme, ceux-ci dans Total Actifs, et le total des Actifs dans la ligne de contrôle total.

Ce système de totalisation est très flexible, mais nécessite un peu de pratique pour en tirer le meilleur parti.

Exemple des principaux groupes dans la comptabilité double

Chaque modèle de plan des comptes utilise son propre système de totalisation. Ci-dessous se trouvent les explications des principaux groupes dans la comptabilité en partie double. 

Dans la comptabilité en partie double, la somme des soldes Débits (en positif) et Crédits (en négatif) doit toujours être égale à 0.

  • Le groupe 00 è la ligne où sont additionnés tous les montants.
    C'est la "Summa summarum" de tous les soldes Débits et Crédits.
    Si les colonnes des soldes ne sont pas à zéro, c'est parce qu'il y a une différence Débits et Crédits et donc probablement une erreur. Dans ces cas, il est utile de faire un contrôle de la comptabilité.
  • Dans les colonnes Débits et Crédits de la vue Mouvement (tableau Comptes), il ne s'y trouve que des montants positifs, ainsi, dans la ligne de groupe 00, la somme des mouvements ne pourra pas être 0.

La séquence de calcul pour arriver à 00 est donc la suivante:

  • Le compte 1000 -> groupe 1 (Total Actifs) -> Groupe 00
  • Le compte 2000 -> groupe 2 (Total Passifs) -> Groupe 00
  • Le compte 3000 -> groupe 3 (Total Produits) -> Groupe 02 (résultat du Compte de Résultat) -> Groupe 297 (Bénéfice année courante dans le bilan) -> Groupe 2 (Total Passif) -> Groupe 00.
  • La compte 4000 -> Groupe 4 (Total Charges) -> Groupe 02 (Résultat Compte de Résultat) -> Groupe 297 (Bénéfice année courante dans le bilan) -> Groupe 2 (Total Passifs) -> Groupe 00.

Le résultat du Compte de Résultat est totalisé dans le Capital Propre

Comme on peut le voir dans l'exemple, le Groupe 02 (Bénéfice/Perte du Compte de Résultat), est regroupé dans le groupe 297 (Résultat Année Courante). 
Avec ce regroupement nous avons l'avantage que:

  • Dans le Bilan, le résultat de l'exercice de l'année courante est affiché
  • Le total des Passifs reflète le total des Actifs (en présupposant qu'il n'y aucune erreur comptable)

Ajouter ou éliminer des sous-groupes 

Ajouter un niveau de totalisation

Avec ce système on peut facilement ajouter des niveaux de totalisation.
Si nous désirons obtenir le sous-groupe des comptes des liquidités:

  • Insérer une ligne vide juste après le compte bancaire
    • Insérer dans la colonne Groupe la valeur 10
    • Insérer dans la colonne Gr la valeur 1
  • Dans les comptes 1000 et 1001 indiquer le Gr=10
  • La séquence de calcul deviendra:
    Le comptes 1000  -> Groupe 10 (Liquidités)  -> Groupe 1 (Total Actifs)  -> Groupe 00

Si l'on désire insérer un autre sous-groupe "Substance Circulante" il faudra procéder de la même façon.

  • Ajouter une ligne vide avant les Actifs
  • Dans la nouvelle ligne:
    • Indiquer dans la colonne Groupe le chiffre 11
    • Indiquer dans la colonne Gr le chiffre 1
  • Dans les lignes Liquidités, Clients et Inventaire marchandises indiquer le Gr 11

Lignes du titre (avec Gr)

Dans les lignes de titre, il est également utile d'indiquer le Gr (le groupe de la ligne du total) auquel il appartient.
De cette façon, dans les impressions du bilan formaté par groupes, si les comptes sont à zéro, le titre ne sera pas imprimé.

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Eliminer des sous-groupes

Si le plan Comptable présente des sous-groupes non désirés, il est possible de les éliminer; pour ce, il suffit d'éliminer la ligne du sous-groupe et de changer le Gr de chaque compte qui en faisait partie.

Contrôle de la structure

Une fois que le plan comptable est bien défini, il faut exécuter la commande Contrôler Comptabilité  du menu Compta1. Si il s'y trouve des erreurs, le programme les signalera.

Erreur Récurrence Infinie

Cette erreur apparaît lorsqu'un groupe est totalisé dans un Groupe de niveau inférieur; raison pour laquelle une erreur de récurrence infinie se crée. 
Par exemple, il y aurait eu une erreur de récurrence infinie si dans l'exemple précédent le Groupe actif (1) était additionné dans le Groupe 10.
Le programme, après avec calculé le Groupe 1 aurait additionné le montant dans le groupe 10 qui, à son tour, s'additionnerait dans le Groupe 1 et ensuite dans le 10 et cela à l'infini.

Compte de Résultat avec bénéfice brut

On peut aussi réaliser un Compte de Résultat à différents niveaux qui commence avec le Total Chiffres d'affaires et qui ensuite déduit les charges.
L'exemple qui suit, est issu du Plan Comptable PMI suisse.

Vaste usage du système de totalisation

Le système de totalisation est très flexible:

  • Dans un groupe, il est possible d'additionner aussi bien des comptes que des groupes
    Voir l'exemple plus haut où le Groupe Liquidités (10) et les comptes (1100 et 1300) sont additionnés dans les Actifs
  • On peut aussi attribuer aux titres le groupe auquel ils appartiennent. 
    De cette façon, si le groupe n'est pas imprimé dans l'impression parce qu'il est à zéro, le titre n'est pas non plus imprimé. 
  • On peut utiliser n'importe quel genre de numérotation (chiffres et/ou lettres)
  • On peut créer jusqu'à 100 niveaux de totalisation
  • La totalisation est indépendante de la séquence: 
    • La ligne de total peut être positionnée après la ligne
    • La ligne de total peut être positionnée avant la ligne
    • La ligne de total peut être positionnée dans une position complètement détachée
      Ceci sert à créer des registres.
  • Le compte et les Groupes peuvent être totalisés dans un seul autre Groupe
    Le même compte ne peut être totalisé simultanément dans deux Groupes.
  • Le système est aussi utilisé pour totaliser les Centre de Coûts et les Segments.
    Il faut, toutefois, faire attention à ne pas utiliser des Groupes différents pour les comptes normaux et pour les centres de coûts, parce que les montants ne seront pas exacts. 

Totalisation des colonnes Montant

La procédure de calcul additionne les colonnes Type Montant. 

  • Les colonnes Montant définies par le système sont totalisées
  • Les colonnes Montant ajoutées par l'utilisateur sont totalisées

La séquence de Calcul

Le programme calcule les totaux comme suit:

  • Remet à zéro les valeurs des colonnes Montant des lignes de Groupe
  • Additionne les montant des lignes des Comptes dans les lignes de Groupe (premier niveau de calcul)
  • Additionne le solde des lignes des Groupes dans les Groupes de niveau supérieur
    Répète l'opération jusqu'à ce que tous les niveaux soient calculés
Documents corrélés

 

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