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Rechnungen erstellen

Die Fakturierung in Banana Buchhaltung: neue Funktion von Banana 9

In Banana Buchhaltung werden die Rechnungen, die an die Kunden geschickt werden, ausgehend von in der Buchhaltung erfassten Buchungen erstellt. Das Vorgehen unterscheidet sich vom denjenigen anderer Buchhaltungsprogrammen, mit welchen in der Regel zuerst die Rechnung erstellt wird und danach die buchhalterische Erfassung erfolgt.
 

So wird eine neue Rechnung erstellt

  1. Im Kontenplan (Tabelle Konten) wird pro Kunde ein Konto mit Adresse und den anderen benötigten Kundendaten erstellt. Sehen Sie bitte hierzu unsere Anleitung Kundenkonten einrichten.
    Verfügt man über Kunden unterschiedlicher Nationalitäten, besteht die Möglichkeit, für jeden Kunden spezifisch die gewünschte eigene Rechnungssprache zu definieren (siehe Für jeden Kunden die Rechnungssprache definieren). Wird für den Kunden keine spezifische Sprache erfasst, so druckt das Programm die Rechnung in der Dateisprache (Menü Datei -> Eigenschaften (Stammdaten) - Registerkarte 'Verschiedene' (siehe auch Webseite Rechnungen ausdrucken).
     
  2. In der Tabelle Buchungen Buchungszeilen erfassen, welche als Zeilen auf der Rechnung verwendet werden. 
    • Das 'Datum' der Buchung sowie die 'Rechnungsnummer' (um Einzahlungsscheine drucken zu können, sind hier ausschliesslich Ziffern/Zahlen oder eine mit Bindestrich (obligatorisch!) getrennte Kombination von Buchstaben und Zahlen/Ziffern erlaubt (z.B. 1051 oder Rg-1051) angeben. Diese Angaben sind auf den weiteren Zeilen, welche zu derselben Rechnung gehören, zu wiederholen.
    • Als Sollkonto das Kundenkonto angeben. Um Einzahlungsscheine drucken zu können, sind hier ausschliesslich Ziffern/Zahlen erlaubt (z.B. 1001).
    • Das Gegenkonto (Konto Verkäufe, Beratungen oder anderes) sowie den Betrag angeben.
    • Es kann auch ein MwSt/USt-Code angegeben werden: dies erlaubt, den für die Buchung anzuwendenden MwSt/USt-Prozentsatz zu definieren.
       
  3. Der Befehl Rechnungen ausdrucken (aus Menü Buch2 -> Untermenü Kunden) zeigt die Druckvorschau der Rechnung an, für welche die Kundendaten aus der Tabelle Konten sowie die Rechnungsdaten aus den Buchungszeilen (Tabelle Buchungen) verwendet werden.
     

Rechnungen erstellen und MwSt/USt-Abrechnungsmethoden

Auf der Webseite Rechnungsdruck und Umsatzsteuer finden Sie ausführliche Informationen, wie bei effektiver Methode und Saldo-/Pauschalsteuermethode (vereinnahmt und vereinbart) Rechnungen mit MwSt/USt zu erstellen und zu verbuchen sind.
 

Wo sollen Rechnungen verwaltet werden?

Es gibt hierfür zwei Lösungen:

Rechnungen direkt in der Buchhaltungsdatei

Die Buchungen der Rechnungen werden direkt in der Buchhaltungsdatei der Firma eingegeben.
Dieses Vorgehen eignet sich für diejenigen, welche die Rechnung zum Zeitpunkt der Ausstellung in der Buchhaltung erfassen.

  • Immobilienfirmen, welche zu Jahresbeginn die Mietzinsen für das ganze Jahr erfassen.
  • Generell für alle, die die MwSt/USt nach vereinbarten Entgelten abrechnen (MwSt/USt Schuld entsteht zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung).

Es besteht ein direkter Zusammenhang zwischen den Konten der Buchungen und dem Inhalt der Rechnung.
Durch die Eingabe der Buchungen und direktem Ausdruck der Rechnung werden Übernahmefehler vermieden. Voraussetzung für die Erstellung der Rechnungen direkt in Banana Buchhaltung ist somit, über Buchhaltungskenntnisse zu verfügen.

Mittels Befehl Kopieren/Einfügen (copy & paste) kann man ganz einfach mehrere ähnliche Rechnungen erstellen. Um beispielsweise ähnliche Rechnungen für alle Mitglieder eines Vereins zu erstellen, erstellt man zunächst die gleichen Rechnungszeilen und ändert (oder fügt) dann die Kontonummern der verschiedenen Mitglieder.
Es ist auch möglich, die Zeilen in Excel zu erstellen und sie danach in Banana einzufügen (copy & paste).

Die eigene Buchhaltungsdatei anpassen, um Rechnungen zu erfassen und zu drucken

  1. Im Menü Datei -> Eigenschaften (Stammdaten) unter Registerkarte Adresse die Adresse des eigenen Unternehmens erfassen. Diese wird als Absender der mit Banana erstellten Rechnungen übernommen.
  2. In der Tabelle Konten das Postenbuch Kunden einrichten sowie mittels Menü 'Buch2', Befehl 'Kunden' - 'Einstellungen' die Kundeneinstellungen vornehmen.
  3. Wiederum in der Tabelle Konten die Ansicht Adresse auswählen und die Adressen der Kunden in den hierfür vorgesehenen Spalten erfassen. Falls die Ansicht Adresse nicht verfügbar ist, ist sie mittels Menü Werkzeuge -> Befehl 'Neue Funktionen hinzuzufügen' zu aktivieren. Im Dialogfenster 'Wert auswählen' ist hierzu die Option Spalten Adressen in der Kontentabelle hinzufügen auszuwählen.
  4. In der Tabelle Buchungen die neue Zeile oder mehrere Zeilen einfügen und die entsprechende Rechnungsnummer auf jeder Zeile in der Spalte Rechnung eingeben. Falls die Spalte nicht bereits sichtbar ist, kann sie mittels Menü Daten -> Befehl Spalten einrichten, durch Aktivieren der Option RechnungBeleg sichtbar gemacht werden.
  5. Um weitere Details hinzufügen zu können, sind zusätzliche Spalten ('Anzahl', 'Preis', 'Einheit') verfügbar, welche wiederum mittels Menü Werkzeuge -> Neue Funktionen hinzufügen -> Artikel-Spalten in der Tabelle Buchungen hinzufügen aktiviert werden können. Um die Spalte 'Typ' anzuzeigen über Menü Daten -> Befehl Spalten einrichten und Aktivierung der Option 'BelegTyp'.
  6. Um das Firmenlogo auf der Rechnung oder auf dem Ausdruck zu verwenden, konsultieren Sie bitte den Absatz 'Logo auf der Rechnung oder auf dem Ausdruck' der Anleitung Tabelle Dokumente.

Sollten man noch über keine Buchhaltungsdatei verfügen, so kann über Menü Datei mittels Befehl Neu eine Buchhaltung erstellt werden. Es stehen bereits Dateivorlagen mit vorhandenem Kundenpostenbuch zur Verfügung. Die Buchhaltungsdateitypen, welche die Erstellung von Rechnungen unterstützen, sind die doppelte Buchhaltung sowie die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (beide Typen können die Optionen 'MwSt/USt' und 'Fremdwährungen' enthalten oder nicht).

 

Separate Datei ausschliesslich für die Rechnungen

Es wird eine neue Datei erstellt, welche von derjenigen der Buchhaltung komplett separat ist, in dessen Kontenplan (Tabelle Konten) nur die Kundenkonten und die für die Fakturierung notwendigen Konten erfasst werden.

Dieses Vorgehen ist geeignet für:

  • Diejenigen, die Rechnungen für die MwSt/USt-Abrechnung vereinnahmt erfassen. In der Buchhaltungsdatei wird nur der einkassierte Betrag registriert.
  • Diejenigen, die eine komplett separate Rechnungsverwaltung wünschen. Zum Beispiel für den Versand von Mitgliederrechnungen eines Vereins.


Eine separate Datei für die Fakturierung erstellen

  1. Die Beispieldatei herunterladen, öffnen und den eigenen Bedürfnissen anpassen.
    Alternativ kann mit jeder anderen Musterdatei begonnen werden und diese wie zuvor beschrieben den persönlichen Bedürfnissen angepasst werden.

Die für Rechnungen spezifischen Spalten der Buchungen-Tabelle

Esempio registrazione per fattura

Datum
Die Rechnung wird über das in dieser Spalte angegebene Datum verfügen. Alle Zeilen, welche zum Dokument gehören, müssen über dasselbe Datum verfügen.

Rechnung
Für die Verwaltung der Rechnungen ist es obligatorisch, eine Rechnungsnummer und ein Konto des Postenbuches Kunden anzugeben. Um Einzahlungsscheine drucken zu können, sind für die Kunden-Nr. nur Ziffern [0-9] erlaubt und für die Rechnungsnummer ausschliesslich Ziffern/Zahlen oder eine mit Bindestrich (obligatorisch!) getrennte Kombination von Buchstaben und Zahlen/Ziffern erlaubt (z.B. 1051 oder Rg-1051)!

Optionale Spalten (können in der Tabelle Buchungen über Menü Daten, Befehl 'Spalten einrichten' sichtbar gemacht werden):

Typ
In der Spalte Typ kann man die Zeilendetails definieren (z.B. Zwischensummen oder spezifische Zahlungsbedingungen einer Rechnung).

Anzahl (Anz.)
In dieser Spalte wird die Anzahl der Ware oder Dienstleistungen angegeben. Um die Spalte 'Anz.' hinzuzufügen, aus Menü Werkzeuge den Befehl Neue Funktionen hinzufügen ausführen und im Dialogfenster 'Wert auswählen' die Funktion Spalte Anzahl in Tabelle Buchungen hinzufügen auswählen.

Einheit
In dieser Spalte wird die Art der Einheit (z.B. Stck. oder Stk. für Stück) erfasst.

Preis/Einheit
Hier wird der Stückpreis der Ware oder Dienstleistung angegeben. In diesem Fall berechnet das Programm automatisch den Totalbetrag aufgrund der in der Spalte Menge erfassten Mengen.
 

Rechnungen ausdrucken

Nach dem Erfassen der Rechnungsbuchungen

Druckvorschau einer Rechnung


Für jeden Kunden die Rechnungssprache definieren

Wie bereits weiter oben erwähnt, muss zum Erfassen (und anschliessenden Drucken) von Rechnungen die Ansicht Adresse in der Tabelle Konten ausgewählt werden. Weiterhin in der Ansicht Adresse gibt es mehrere Spalten, die sich auf die Kundendaten beziehen: Name, Adresse, Tel, ..... eine dieser Spalten ist die Spalte Sprache.

Wird für den Kunden keine spezifische Sprache erfasst (Spalte Sprache bleibt leer), so druckt das Programm die Rechnung in der Dateisprache (Menü Datei -> Eigenschaften (Stammdaten) -> Registerkarte 'Verschiedene').

Wenn es in der Spalte Sprache einen bestimmten Sprachcode (ist in Kurzform zu erfassen (z.B. de oder DE); siehe auch Abbild) gibt, verwendet das Programm die für den Rechnungsdruck angegebene Sprache. Dadurch ist es möglich, Rechnungen in verschiedenen Sprachen für verschiedene Kunden zu drucken.

Es ist auch möglich, für jede Sprache vordefinierte Texte einzurichten, die am Ende der Rechnung angezeigt werden (z.B. Grussformeln oder Bankverbindungen (weitere Informationen sind auf der Seite Rechnungen ausdrucken verfügbar).


 

Fälligkeitsdatum der Rechnung definieren

Das Fälligkeitsdatum einer Rechnung kann auf drei Arten festgelegt werden:

  • im Allgemeinen
    Im Dialogfenster Einstellungen (aus Menü Buch2 -> Untermenü Kunden) wird die Frist (in Tagen) angegeben, nach deren Ablauf die Rechnung als überfällig gilt. Wenn Sie beispielsweise 10 Tage angeben, wenn das Datum des Dokuments der 10. Mai ist, ist das Fälligkeitsdatum der 20. Mai. Die Tage werden ab dem Datum des Dokuments oder, falls kein Dokument vorhanden ist, ab dem Buchungsdatum berechnet.
  • auf Kundenebene
    In der Tabelle Konten kann die Spalte ZahlungskonditionInTagen aktiviert werden, in welcher der Zeitraum (in Tagen) anzugeben ist, nach deren Ablauf die Rechnung als überfällig gilt. Um diese Spalte sichtbar zu machen, ist das Kundenkonto in der Tabelle Konten zu markieren und danach aus Menü Daten den Befehl Spalten einrichten auszuführen und das Feld der Spalte ZahlungskonditionInTagen mit einem Visum zu versehen. Hier die Anzahl Tage eingeben, die zu dem Datum, an dem das Dokument ausgestellt wird, hinzugefügt werden.
  • auf Dokumentebene
    In der Tabelle Buchungen, in der Ansicht Fälligkeitsdaten, ist eine Spalte Fälligkeit sichtbar, in welcher das Verfallsdatum direkt angegeben werden kann.

     

Häufig gestellte Fragen

  • Wieso wird die Rechnung in einer anderen Sprache ausgedruckt? Wie können die Sprache für den Rechnungsausdruck ändern?
    Die Sprache für den Rechnungsausdruck wird in der Spalte 'Sprache' der Ansicht 'Adressen' des Kundenkontos oder Kundenkostenstelle definiert.
  • Wieso wird eine Rechnungszeile mit Nullbetrag doppelt ausgedruckt?
    Bitte stellen Sie sicher, dass Sie auschliesslich 'Datum', 'Rechnung' (Rechnungsnummer) und 'Beschreibung erfassen und KEINE Konten bzw. Kategorien.

     

Andere Ressourcen:

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