Datei für die Fakturierung einrichten

Die Datei für die Fakturierung kann auf zwei Arten erstellt werden:

  1. Neue Buchhaltungsdatei aufgrund schon vorhandener Vorlage im Programm erstellen.
  2. Bestehende Buchhaltungsdatei anpassen.
     

Neue Buchhaltungsdatei

Es stehen verschiedene Vorlagen mit vorgegebenem Kunden-Postenbuch zur Verfügung. Rechnungen können mit den folgenden Buchhaltungsarten erstellt werden:

  • Doppelte Buchhaltung
  • Doppelte Buchhaltung mit Fremdwährung
  • Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Alle Buchhaltungsarten können mit oder ohne MwSt/USt-Verwaltung sein.

So wird eine neue Buchhaltungsdatei für die Fakturierung erstellt:

  • Menü Datei → Neu
  • Region (Nation) und Sprache auswählen.
  • Im Feld Filter nach das Schlüsselwort Rechnung eingeben.
  • Im rechten Bereich eine Vorlage auswählen, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.
  • Datei mit eigenen Namen speichern.

Bitte den Anweisungen auf der Webseite Fakturierung (Rechnungen erstellen) folgen.
 

Anpassung einer bestehenden Buchhaltungsdatei

Falls Sie noch keine Rechnungen erfasst haben und eine Datei verwenden, die noch nicht für die Erstellung von Rechnungen vorgesehen wurde, müssen bestimmte Funktionen und Einstellungen hinzugefügt werden.

Basisdaten der Firma eingeben

  • Im Menü Datei Eigenschaften (Stammdaten) Adresse die Firmenadresse, die im Briefkopf erscheinen wird und die Daten Ihrer Firma, die auf der Rechnung gedruckt werden sollen, eingeben.
  • Um das Firmenlogo auf Ihrer Rechnung oder Ihrem Ausdruck zu verwenden, sehen Sie bitte den Abschnitt "Logo auf der Rechnung oder auf dem Ausdruck" der Webseite Dokumente-Tabelle.

Kundenkonten mit Adressen in der Konten-Tabelle einrichten

  • In der Tabelle Konten, das Postenbuch Kunden einrichten und die Kundeneinstellungen festlegen.
  • Adress-Spalten hinzufügen oder anzeigen.
    • In der Tabelle Konten, die Ansicht Adresse anwählen und die Kundenadressen eingeben.
    • Falls die Ansicht Adresse nicht sichtbar ist, aus Menü Werkzeuge Neue Funktionen hinzufügen Adress-Spalten in der Kontentabelle hinzufügen aktivieren.
    • Kundeneinstellungen über das Menü Buch2 Kunden Einstellungen vornehmen.

Spalten hinzufügen, in der Buchungen-Tabelle erscheinen sollen

  • Spalten in der Tabelle Buchungen für die Fakturierung sichtbar machen.
    • Über das Menü Daten Spalten einrichten die Spalten BelegTyp und RechnungBeleg (für die Rechnungs-Nummer) sichtbar machen.
    • Spalten für die Anzahl Menge und Einheitspreis (nicht zwingend) hinzufügen, wenn auf den Rechnungen nicht nur ein Betrag, sondern auch Preis und Einheit erscheinen sollen.
      Um die Spalte Anzahl hinzuzufügen, aus Menü WerkzeugeNeue Funktionen hinzufügen Artikel-Spalten in der Tabelle Buchungen hinzufügen auswählen.
    • Artikel-Tabelle hinzufügen (fakultativ).
      Wird benötigt, um eine Liste Ihrer Artikel zu führen und dient als Mini-Lagerverwaltung.
      Menü Werkzeuge Neue Funktionen hinzufügen Tabelle Artikel hinzufügen.
       

Rechnungen in separater Datei führen, nur für die Fakturierung

Es wird eine neue Datei erstellt, die vollständig von der Buchhaltungsdatei getrennt ist, in welcher in der Tabelle Konten die Kunden und nur die für die Rechnungsstellung notwendigen Konten festgelegt werden. Danach werden in der Tabelle Buchungen die Buchungen für die Fakturierung eingegeben.
Dieser Vorgang ist angebracht für:

  • Diejenigen, die Rechnungen mit MwSt/USt auf vereinnahmten Entgelten verwalten oder wenn Sie Rechnungsdetails von den Bilanzkonten ausschliessen wollen. In der Buchhaltungsdatei wird nur der einkassierte Betrag erfasst.
  • Diejenigen, die eine komplett getrennte Verwaltung der Rechnungen wünschen, wie z.B. Vereine, die Mitgliedsbeiträge an die Mitglieder verrechnen wollen.

Wie eine separate Datei für die Rechnungsverwaltung erstellt wird:

  1. Laden Sie die Vorlage Rechnungsbeispiele mit doppelter Buchhaltung herunter, öffnen Sie sie und passen Sie sie Ihren Bedürfnissen an. 
    Alternativ können Sie auch von einer beliebigen Vorlage ausgehen und diese, wie oben erwähnt, für die Verwaltung von Rechnungen anpassen.
  2. Vergewissern Sie sich, dass alle im vorherigen Absatz erläuterten Einstellungen und Spalten vorhanden sind.

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