Gestion à partir du chiffre d'affaires (principe de la comptabilité d'exercice)

Introduction

Dans Banana , il est possible de gérer les clients aussi bien sur le chiffre d'affaires que sur celui encaissé. Une explication détaillée se trouve à la page Recettes ou Comptabilité perçue.

Ci-dessous se trouvent des explications indiquant comment configurer des comptes séparés pour chaque client et un groupe pour les clients, de manière à obtenir une liste de factures séparées par client.

Si il y a peu de factures et que vous ne désirez pas de fiche détaillée par client, il est aussi possible d'avoir un seul compte où enregistrer toutes les factures clients. La liste des factures sera pour l'ensemble des clients et non pas par client individuel.

Configurer le groupe et le registre Clients

Les comptes et/ou les groupes de clients sont insérés à la fin du plan comptable dans une section distincte.

Pour créer le compte du clients il faut ajouter les paramètres suivants

• Une section * (en-tête) (voir sections)
• Une section 01 pour les clients (voir sections)
• Les comptes clients que vous souhaitez (voir ajouter un nouveau compte). Chaque client est présenté comme une ligne dans le plan de compte et possède son propre numéro de compte. La numération des comptes est libre (voir Comptes), mais il est recommandé de n'utiliser que des chiffres, notamment pour la gestion des paiements.
• Un groupe dans lequel tous les comptes clients sont agrégés.
• Ce groupe est à son tour totalisé dans un groupe présent dans les actifs.

Alternativement, les comptes et/ou groupes de clients peuvent être saisis directement dans la section des actifs.

• Le total Clients (110A) est totalisé dans les groupe global 110 de la colonne Add.dans
• Le même numéro ou code, utilisé dans la colonne Add.dans (110), doit être configuré dans le colonne Groupe des Actifs, pour le reporter dans le total Clients du Bilan.
• La numération des groupes est libre (voir Groupes).

Enregistrer l'émission d'une facture

La facture émise est enregistrée en saisissant les données suivantes dans les colonnes respectives :

• Date de la facture et numéro du document, le cas échéant
• Numéro de facture - Il est très important de saisir le numéro de facture dans la colonne Facture, car il est utilisé pour l'automatisation des différents rapports clients et pour clôturer automatiquement la facture ouverte du client lors de l'enregistrement du paiement.
• Compte client au Débit et compte produits au Crédit.
• Le code TVA correspondant aux ventes.

Enregistrer un paiement reçu

L'encaissement d'une facture client est enregistré en saisissant les données suivantes dans les colonnes respectives :

• Dans la colonne Date introduisez la date d'écriture.
• Dans la colonne Type introduisez 11 (Paiement du client)
  Note : Si un paiement anticipé doit être enregistré par le client et figurer sur la facture, la cellule de la colonne Type doit rester vide.
• Dans la colonne Facture introduisez le numéro de la facture payée.
  • Avec un double-click dans la cellule, le programme affichera la liste de toutes les factures ouvertes.
    Un autre solution alternative est de presser la touche F2 (dans le cas où la touche F2 ne fonctionnait pas, il faudrait activer les configurations clients/fournisseurs en introduisant le groupe du Registre  à partir du menu Rapports → Clients → Configurations).
• Sélectionnez la facture désirée et pressez Enter. Le programme complète automatiquement:
  • Dans la colonne Libellé, la description du paiement
  • Dans la colonne Compte Crédit le compte du client
  • Dans la colonne Montant le montant de la facture
    Si le montant saisi n'inclut pas la TVA et que les clients sont paramétrés comme centres de coûts, vous devez configurer correctement les centres de coûts pour qu'ils utilisent le montant avec TVA, dans Propriétés fichier (données de base), section TVA. Voir aussi Montant de TVA avec les centres de coûts.
• Dans la colonne Compte Débit vous devez introduire manuellement le compte de contrepartie (le compte bancaire sur lequel le paiement e été fait).

Enregistrer une note de crédit

Pour que le montant soit déduit de la facture initiale, il faut utiliser le même numéro de facture.

• Si le document de correction (par exemple, une note de crédit) présente un numéro différent, qui doit toutefois rester à disposition, il faut écrire cette référence dans une autre colonne, par exemple PièceOriginal.
• Saisissez les données pour les colonnes Date, Pièce, PièceOriginal, Libellé.
• Dans la colonne Débit, enregistrez le compte de recettes (le même que celui utilisé pour la facture du client) ; dans la colonne Crédit, enregistrez le compte client.
• Introduire le montant et, dans la colonne Code TVA, introduire le code de vente précédé du signe moins, de manière à ce que la transaction TVA soit annulée, ou utiliser un code TVA spécial pour les notes de crédit (défini dans le tableau Codes TVA).

Note : Pour imprimer la note de crébit à envoyer au client, vous devez indiquer dans la colonne TypeDoc : 12. Voir aussi Créer des notes de crédit