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Per poter mantenere la contabilità aziendale aggiornata, è fondamentale importare regolarmente i movimenti bancari. I movimenti permettono di automatizzare il processo di contabilizzazione, evitando l'inserimento manuale delle singole registrazioni ed eventuali errori. Le modalità principali per ottenere questi dati sono tre:
- L'online banking
- Il multibanking
- Il software della Mammut Soft Computing AG
Online banking
Il metodo manuale, tradizionale e più diffuso, prevede l’accesso diretto al portale di online banking della propria banca. Una volta effettuato il login, è possibile navigare alla sezione dedicata ai movimenti del conto e scaricare i file in uno dei formati standard compatibili con i software di contabilità. I formati più comuni sono ISO 20022, camt.053, camt.054 e csv.
Questo processo, seppur semplice, richiede un’interazione manuale: l’utente deve accedere alla piattaforma bancaria, selezionare il conto e scaricare e salvare i file sul proprio computer per poi importarli nel software contabile.
Multibanking
Il multibanking rappresenta un'evoluzione rispetto ai metodi manuali tradizionali, pensata per aziende o professionisti che gestiscono innumerevoli conti correnti distribuiti su banche diverse. Grazie a questa funzionalità, è possibile accedere a una sola piattaforma o interfaccia di e-banking che aggrega più conti, anche appartenenti a istituti differenti, semplificando così l’interazione con ciascuna banca. La maggior parte delle soluzioni multibanking si basa sullo standard internazionale EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard), che garantisce uno scambio sicuro di informazioni e ordini di pagamento tra le aziende e le banche.
Principali fasi per l’implementazione del multibanking:
- Aggiornamento del contratto con la banca principale
Il primo passo consiste nel contattare la banca principale per richiedere l’attivazione del servizio multibanking. Sarà necessario sottoscrivere un’integrazione al contratto esistente, che autorizza la banca ad agire come gestore di più conti bancari. - Sottoscrizione dei mandati con le banche collegate
Per ogni banca terza che si desidera collegare, è necessario firmare un’autorizzazione che consenta alla banca principale di accedere alle informazioni dei conti corrispondenti. - Abilitazione tecnica e fornitura delle credenziali
Una volta completati i passaggi contrattuali, sarà necessario seguire le istruzioni tecniche per abilitare l’accesso tramite API o strumenti di terze parti. Questo potrà includere la fornitura delle credenziali o l’attivazione di specifiche modalità di autenticazione.
Una volta collegate tutte le relazioni bancarie, è possibile scaricare in modo centralizzato i movimenti e i dati bancari, ed elaborare le operazioni di pagamento da un unico strumento. Pur restando in parte un processo manuale, il multibanking consente di ottimizzare tempi e risorse, riducendo il numero di accessi e semplificando la gestione complessiva.
Software della Mammut Soft Computing AG
Una soluzione più moderna e completamente automatizzata è offerta dal software sviluppato dalla Mammut Soft Computing AG. Questo sistema, una volta implementato, permette di saltare completamente il passaggio manuale di download dei file bancari. Il software è focalizzato sulle interfacce di scambio dati tra le banche e le aziende, offrendo il collegamento a molteplici banche nel mondo e recuperando in modo sicuro e automatizzato i dati bancari nei formati necessari. Questi dati vengono poi sincronizzati automaticamente con il gestionale contabile, rendendo superfluo l'intervento dell’utente.
I passaggi da seguire per iniziare a utilizzare il software Mammut Soft Computing AG sono i seguenti:
- Scelta della soluzione
In base alle esigenze, si può optare per la soluzione in cloud o l’installazione on-premise, quest’ultima consiste nell’installazione fisica sui dispositivi dell'utente. - Configurazione delle connessioni bancarie
Per consentire la configurazione e l’attivazione del collegamento con le banche, è necessario sottoscrivere i relativi contratti bancari. Questi collegamenti con le banche (EBICS, SWIFT, API) permettono di scaricare estratti conto e inviare pagamenti. Mammut fornisce assistenza per l’attivazione presso le banche. - Autorizzazione per l'accesso ai conti
Il cliente, per il quale viene tenuta la contabilità, concede al fiduciario l’accesso ai propri dati, affinché tutte le informazioni necessarie siano disponibili. - Integrazione con il software contabile/gestionale
Il software viene collegato al sistema contabile o gestionale interno per l’esportazione e l’importazione automatica dei dati bancari.
Il vero valore aggiunto del software è il costante aggiornamento della contabilità: download automatizzati da tutte le banche e sincronizzazione diretta con il sistema contabile assicurano che i dati siano sempre aggiornati e pronti all’uso.
Importazione e contabilizzazione automatizzata dei movimenti bancari
Una volta che abbiamo a disposizione i movimenti, è possibile usufruire delle diverse funzionalità offerte da Banana. Qualsiasi sia la modalità stabilita per lo scaricamento dei dati bancari, la funzione “Importa movimenti bancari in formato ISO 20022 (avanzato) [BETA]” permette di automatizzare l’aggiornamento della contabilità in modalità partita doppia o entrate/uscite sfruttando i file Camt (052/053/054). Il programma legge i file XML da una cartella designata, li salva in un database locale, identifica le transazioni nuove non ancora registrate e le propone per l’importazione, evitando duplicati.
Per garantire che il processo di importazione avvenga in modo corretto ed efficiente, tutti i file dovrebbero essere salvati nella stessa cartella predefinita: il programma provvede a elaborarli automaticamente da quella posizione unica. È sconsigliato aprire e modificare questi file prima dell’importazione, poiché ciò può causare errori nel riconoscimento delle transazioni.
I movimenti bancari, una volta importati, grazie alle nostre regole di completamento automatico (piano Advanced) vengono trasformati automaticamente in operazioni contabili complete, risparmiando tempo ed evitando errori di inserimento. In questo modo la contabilità viene effettuata in maniera più veloce, efficiente ed accurata.