Bankbewegungen herunterladen

Um die Unternehmensbuchhaltung aktuell zu halten, ist es wesentlich, die Banktransaktionen regelmässig zu importieren. Diese Bewegungen ermöglichen eine Automatisierung der Buchungsvorgänge und vermeiden sowohl das manuelle Erfassen einzelner Buchungen als auch mögliche Fehler.

So speichern Sie Bewegungen richtig ab

Die Dokumente mit den Banktransaktionen sollten – unabhängig davon, wie sie erfasst werden – stets im gleichen Ordner abgelegt werden. Dieser kann sich entweder im Hauptverzeichnis der Buchhaltung oder an einem externen Speicherort befinden.
Für eine übersichtliche Verwaltung empfiehlt es sich, eine klare Ordnerstruktur zu erstellen: ein allgemeiner Hauptordner sowie spezifische Unterordner für einzelne Konten oder Zeiträume. Auf diese Weise reduzieren Sie das Risiko von Fehlern – besonders dann, wenn Sie sich entscheiden, die Bewegungen manuell zu importieren. 

Wenn die Daten stets am gleichen Ort gespeichert werden, lassen sich Importprobleme vermeiden, und es ist nicht erforderlich, den Standardpfad für den Import jedes Mal anzupassen. Zudem wird davon abgeraten, diese Dateien vor dem Import zu öffnen oder zu bearbeiten, da dies zu Fehlern bei der Erkennung der Transaktionen führen kann. 

Unsere Software bietet zahlreiche Erweiterungen, mit denen sich Buchhaltungsdaten in verschiedenen Formaten importieren lassen. Zu den gängigsten Formaten gehören CAMT, CSV und XLSX.

Das CAMT-Format (Cash Management), definiert durch den ISO-20022-Standard, wird von Banken verwendet, um elektronische Kontoauszüge in strukturierter Form bereitzustellen. Die Dateien enthalten detaillierte Informationen wie Datum, Betrag, Beschreibung und Referenzen jeder Transaktion. Es sind verschiedene CAMT-Dateitypen verfügbar:

• camt.052 – Intraday-Kontoauszug (laufende Bewegungen): Enthält Transaktionen, die während des laufenden Tages verbucht wurden.
• camt.053 – Tagesauszug (Standardformat): Listet alle Transaktionen auf, die bis zum Tagesabschluss erfasst wurden.
• camt.054 – Belastungen/Gutschriften (detailliert): Enthält detaillierte Informationen zu den einzelnen Transaktionen.

Das CSV-Format (Comma-Separated Values) ist eine Textdatei, in der die Daten innerhalb der Tabellenzellen durch Kommas getrennt sind. Dieses Format ist mit den meisten Softwarelösungen kompatibel. Die Struktur des CSV-Formats kann je nach Bank variieren und wird regelmässig aktualisiert.

Das XLSX-Format ist eine Microsoft-Excel-Datei, die zur Speicherung von Tabellen verwendet wird. Eine XLSX-Datei kann Daten, Formeln, Formatierungen, Diagramme sowie mehrere Arbeitsblätter in einem einzigen Dokument enthalten.

Kürzlich wurde eine neue Erweiterung entwickelt, mit der sich CAMT-Dateien aller Banken importieren lassen. Dadurch wird die Erfassung der Bewegungen noch einfacher und effizienter.

Methoden zum Herunterladen der Bewegungen

Die drei Hauptmethoden zur Beschaffung dieser Daten sind:

• Online Banking
• Multibanking
• Software von Mammut Soft Computing AG

Je nach verwendeter Methode ist unterschiedlich viel Aufmerksamkeit hinsichtlich des Speicherorts der Dateien erforderlich. Besonders beim manuellen Herunterladen über die Bankplattform ist grösste Sorgfalt geboten, um Importfehler zu vermeiden..

Online Banking

Die manuelle Methode – traditionell und am weitesten verbreitet –  besteht im direkten Zugriff auf das Online-Banking-Portal der eigenen Bank. Nach dem Login navigiert man zum Bereich der Kontobewegungen und lädt die Dateien in einem der Standardformate herunter, die mit Buchhaltungssoftware kompatibel sind.

Dieser Prozess ist zwar einfach, erfordert jedoch eine manuelle Interaktion: Die Benutzerin oder der Benutzer muss sich auf der Bankplattform einloggen, das gewünschte Konto auswählen, die Datei bzw. Dateien herunterladen, lokal auf dem eigenen Computer speichern und anschliessend in die Buchhaltungssoftware importieren.

Multibanking

Multibanking stellt eine Weiterentwicklung gegenüber der traditionellen manuellen Methode dar und richtet sich insbesondere an Unternehmen oder Fachpersonen, die mehrere Bankkonten bei unterschiedlichen Instituten verwalten. Über eine einzige Plattform oder E-Banking-Schnittstelle kann auf sämtliche Konten zugegriffen werden – unabhängig von der jeweiligen Bank. Dadurch wird die Interaktion mit den einzelnen Banken deutlich vereinfacht.
Die meisten Multibanking-Lösungen basieren auf dem internationalen Standard EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard), der einen sicheren Austausch von Informationen und Zahlungsaufträgen zwischen Unternehmen und Banken ermöglicht.

Die wichtigsten Schritte zur Einführung des Multibankings sind:

• Aktualisierung des Vertrags mit der Hauptbank
  Der erste Schritt besteht darin, die Hauptbank zu kontaktieren, um die Aktivierung des Multibanking-Dienstes zu beantragen. Dafür ist eine Ergänzung zum bestehenden Vertrag zu unterzeichnen, welche die Hauptbank dazu berechtigt, als Verwalter mehrerer Bankverbindungen zu agieren.
• Unterzeichnung der Mandate mit den verbundenen Banken
  Für jede Drittbank, die angebunden werden soll, ist ein Mandat zu unterzeichnen, das der Hauptbank den Zugriff auf die entsprechenden Kontoinformationen erlaubt.
• Technische Aktivierung und Bereitstellung der Zugangsdaten
  Nach Abschluss der vertraglichen Schritte folgen die technischen Anweisungen zur Aktivierung des Zugriffs – in der Regel über APIs oder Drittanbietertools. Dazu gehört auch die Bereitstellung der Zugangsdaten sowie ggf. die Einrichtung spezifischer Authentifizierungsverfahren.

Sobald alle Bankverbindungen eingerichtet sind, können die Bewegungen und Bankdaten zentral heruntergeladen und Zahlungsvorgänge über ein einziges Tool verarbeitet werden. Auch wenn der Prozess teilweise manuell bleibt, ermöglicht das Multibanking eine effizientere Nutzung von Zeit und Ressourcen, reduziert die Anzahl der Zugriffe und vereinfacht die gesamte Verwaltung.

Software der Mammut Soft Computing AG

Eine modernere und vollständig automatisierte Lösung bietet die von der Mammut Soft Computing AG entwickelte Software. Nach der Einrichtung entfällt der manuelle Schritt des Datei-Downloads vollständig, da die Bewegungsdaten automatisch in einem zuvor definierten Ordner gespeichert werden.

Die Software ist auf Schnittstellen für den Datenaustausch zwischen Banken und Unternehmen spezialisiert. Sie ermöglicht die Anbindung an zahlreiche Banken weltweit und ruft die Bankdaten sicher und automatisiert im erforderlichen Format ab. Diese Daten werden anschliessend automatisch mit der Buchhaltungssoftware synchronisiert – ganz ohne manuelles Eingreifen durch die Benutzerin oder den Benutzer.

Die Schritte zur Nutzung der Software der Mammut Soft Computing AG sind wie folgt:

• Wahl der Lösung 
  Je nach Bedarf kann zwischen einer Cloud-Lösung oder einer On-Premise-Installation gewählt werden. Letztere entspricht einer physischen Installation auf den Geräten der Benutzerin oder des Benutzers.
• Einrichtung der Bankverbindungen
  Für die Konfiguration und Aktivierung der Bankverbindungen müssen die entsprechenden Verträge mit den jeweiligen Banken unterzeichnet werden. Diese Verbindungen – etwa über EBICS, SWIFT oder API – ermöglichen das Herunterladen von Kontoauszügen sowie das Versenden von Zahlungen. Mammut begleitet den Aktivierungsprozess bei den Banken.
• Zugriffsberechtigung auf die Konten
  Die Kundin bzw. der Kunde, für den die Buchhaltung geführt wird, erteilt der Treuhänderin oder dem Treuhänder Zugriff auf die relevanten Kontodaten, sodass alle benötigten Informationen zur Verfügung stehen.
• Integration mit der Buchhaltungs- bzw. ERP-Software
  Die Software wird mit dem internen Buchhaltungs- oder Verwaltungssystem verbunden, um den automatischen Import und Export der Bankdaten zu ermöglichen.

Der wahre Mehrwert der Software liegt in der kontinuierlichen Aktualisierung der Buchhaltung: Automatisierte Downloads von allen angebundenen Banken sowie die direkte Synchronisation mit dem Buchhaltungssystem sorgen dafür, dass alle Daten stets aktuell und sofort einsatzbereit sind.

Automatischer Import und Verbuchung

Sobald die Transaktionen zur Verfügung stehen, können die verschiedenen Funktionen von Banana Buchhaltung genutzt werden. Unabhängig von der gewählten Methode zum Herunterladen der Bankdaten ermöglicht die Funktion Banktransaktionen im ISO 20022-Format importieren (erweitert) [BETA] die Automatisierung der Buchhaltung – sowohl im System der doppelten Buchführung als auch nach der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung – mithilfe von CAMT-Dateien (052/053/054).
Das Programm liest XML-Dateien aus einem definierten Ordner, speichert sie in einer lokalen Datenbank, erkennt neue, noch nicht importierte Transaktionen und schlägt sie zum Import vor – um doppelte Buchungen zu vermeiden. 

Die importierten Banktransaktionen werden dank unserer Regeln für die automatische Vervollständigung (erfordert den Advanced-Aboplan) direkt in vollständige Buchungsoperationen umgewandelt. Das spart Zeit, reduziert Eingabefehler und sorgt für eine schnellere, effizientere und präzisere Buchhaltung.