Daten aus der Kasse importieren

Bewegungen der Kasse können getrennt von der Hauptbuchhaltungsdatei mit dem Cash Manager verwaltet werden. In regelmässigen Abständen werden die Bewegungen in die Hauptbuchhaltungsdatei importiert, wobei sie nach einer bestimmten Periode gruppiert werden.

In diesem Fall haben Sie zwei separate Dateien:

1. Eine Datei enthält alle Daten des Hauptbuchs (inklusive des Kassenkontos).
2. Eine Datei enthält nur die Daten der Kasse.

Um die Daten der Kasse in die Hauptbuchhaltung zu integrieren, muss eine Verbindung zwischen der Hauptbuchhaltung und der Cash Manager-Datei hergestellt werden.
Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, die Verbindung herzustellen:

• In der Datei Cash Manager geben Sie den Kategorien die gleichen Kontonummern wie in der Hauptbuchhaltung (doppelte Buchführung oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnung).

• In der Datei Cash Manager geben Sie in der Spalte Kategorie2 (Tabelle Kategorien) die entsprechenden Hauptbuchhaltungskonten an.
  Wenn die Spalte Kategorie2 nicht vorhanden ist, muss sie im Menü Daten > Spalten einrichten angezeigt werden.

Das Transferkonto für Einzahlungen einrichten

Beim Importieren der Daten der Kasse in die Buchhaltungsdatei müssen bestimmte Einstellungen vorgenommen werden, damit sich die Buchungseinträge für Zahlungsvorgänge zwischen dem Kassenkonto in der Hauptbuchhaltung und den aus der Cash Manager-Datei importierten Bewegungen nicht überschneiden.

In der Hauptbuchhaltungsdatei:

• In der Tabelle Konten geben Sie in die Gruppe Aktiva das Transferkonto.

In der Datei Cash Manager:

• In der Tabelle Kategorien, Spalte Kategorie in der Gruppe Einnahmen geben Sie als Kategorie für die Einzahlungen vom Bank- oder Postkonto das Transferkonto ein (die gleiche Nummer wie in der Hauptbuchhaltung).
• Oder geben Sie in der Tabelle Kategorien, Spalte Kategorie2 in der Gruppe Einnahmen das Transferkonto ein. In diesem Fall wird eine Kategorie in der Spalte Kategorien eingerichtet, um die Zahlungen der Bank zu ermitteln. Das Transferkonto, das sich in der Spalte Kategorie2 befindet, stellt die Verbindung her, wenn die Buchungen in die Hauptbuchhaltung importiert werden.

Einzahlungen vom Bankkonto in die Kasse

Jede Überweisung vom Bankkonto an die Kasse wird sowohl in der Hauptbuchhaltungsdatei als auch in der Kassendatei erfasst. Um sich überschneidende Buchungen beim Import von Daten aus der Kasse zu vermeiden, benutzt man das Transferkonto

• In der Datei Kasse wird der Eingang von Geldern unter Verwendung des Transferkontos als Kategorie oder als Alternative die Kategorie für Zahlungen vom Bankkonto erfasst, wenn das Transferkonto in der Spalte Kategorie2 eingerichtet wurde.

• In der Hauptbuchhaltung wird der Kapitalabfluss verbucht, wobei das Bankkonto im Haben und das Transferkonto im Soll steht.

Beim Importieren der Kassendaten in die Hauptbuchhaltungsdatei wird das Transferkonto auf Null zurückgesetzt.

Importieren von Daten der Kasse

• Öffnen Sie die Hauptbuchhaltungsdatei
• Wählen Sie im Menü Aktionen > In Buchhaltung importieren
• In dem daraufhin erscheinenden Dialogfenster wählen Sie aus dem Pull-down-Menü Importieren > Buchungen > Bewegungen Cash Manager(*.ac2).
• Wählen Sie mit der Schaltfläche Blättern  die Cash Manager-Datei aus.

Erklärungen zu diesem Dialogfenster finden Sie auf der Seite In Buchhaltung importieren.

In der Buchhaltung

Ziel-Konto

Bitte geben Sie die Kontonummer der Kasse an, aus der die Bewegungen importiert werden sollen. Sie finden die Kontonummer entweder in der doppelten Buchhaltung oder in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

Anfängliche Belegnummer

Sie können eine Anfangsbelegnummer eingeben, die der ersten importierten Buchung zugewiesen wird. Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die nachfolgenden Buchungen, beginnend mit der anfänglichen Nummer.

Falls Sie die fortlaufende Nummerierung nicht automatisch zuweisen möchten, lassen Sie das Feld leer.

Bewegungen auswählen

Anfangsdatum / Schlussdatum (eingeschlossen)

Es wird das Anfangs- und Schlussdatum des Zeitraums eingegeben, auf den sich die importierten Bewegungen beziehen.

Bewegungen gruppieren

Durch Aktivieren einer der Optionen können Sie wählen, wie die Bewegungen der Periode gruppiert werden sollen:

• Keine Gruppierung nach Periode
  Alle Zeilen werden mit den entsprechenden Spalteninhalten importiert. Die Belegnummer, die in der entsprechenden Spalte der Kassendatei steht, wird ebenfalls importiert.
• Wenn Sie in der Buchhaltung eine andere Nummerierung verwenden und gleichzeitig den Originalbeleg der Datei behalten wollen, geben Sie den Beleg in der Spalte BelegProtokoll im Cash Manager ein.
• Monatlich - gruppiert die Bewegungen nach Monat.
• Vierteljährlich - gruppiert die Bewegungen nach Quartal.
• Halbjährlich - gruppiert die Bewegungen nach Semester.
• Jährlich - gruppiert die Bewegungen nach Jahr.

Eine Buchung pro Konto

Wenn mehrere Kategorien in einem einzigen Konto zusammengefasst sind, aber für jede Kategorie separate Buchungen gewünscht werden, muss dieses Feld aktiviert werden; das Programm erstellt Buchungen für jede Kategorie. Bei der Verwendung von MwSt-Codes werden Buchungen nicht nur pro Kategorie, sondern auch für verschiedene MwSt-Codes derselben Kategorie erstellt.

Anmerkung

Wenn Sie eine Buchhaltung mit MwSt führen, kann die Berechnung der MwSt etwas anders aussehen. Wenn die Buchungsbeträge netto eingegeben werden, kann auch der Saldo des Kassenkontos aufgrund von Rundungsdifferenzen unterschiedlich ausfallen.

Die Buchhaltungsdatei wird mit den Daten der Kasse aktualisiert.