Klantenbeheer met de methode van het factuurstelsel

Introductie

Met Banana boekhouding kunt u de facturen van klanten beheren met de methode van het factuur- of het kasstelsel. Gedetailleerde uitleg is te vinden op pagina Boekhouden met de methode van het factuur- of het kasstelsel.

Hieronder wordt uitgelegd hoe u voor elke klant een aparte rekening kunt opzetten en een groep voor klanten, zodat u een lijst met afzonderlijke facturen per klant beschikbaar hebt.

Indien u slechts enkele facturen heeft en geen detail per klant wilt bijhouden, kunt u ook één rekening aanhouden om alle klantenfacturen te registreren. De lijst met facturen geldt dan voor alle klanten en niet voor één enkele klant.

Instellen het klantenregister

Het klantenregister met zijn rekeningen en/of groepen wordt aan het einde van het rekeningschema toegevoegd in een aparte sectie. 

De volgende gegevens moeten worden toegevoegd om het register aan te maken:

• Een * sectie (kop) (zie Secties)
• Een 01 sectie voor de Klanten (zie Secties)
• De Klantenrekeningen die nodig zijn (zie Een nieuwe rekening toevoegen). Iedere klant is een aparte rij in het rekeningschema met zijn eigen rekeningnummer. Het rekeningnummer kan vrij worden gekozen (zie Rekeningen), aanbevolen wordt echter alleen cijfers te gebruiken, met name voor het betalingsbeheer.
• Een groep die alle klantenrekeningen groepeert
• Deze groep wordt op zijn beurt gegroepeerd in een groep die aanwezig is in de Activa.

• Het Totaal Klanten wordt opgeteld in de groep 110A van de Gr kolom.
• Dezelfde code of getal dat gebruikt wordt voor de Gr (110A) moet gebruikt worden in de Activa Groep kolom in de rij die overeenkomt met Totaal Klanten.
• Het groepsnummer kan vrij worden gekozen (zie Groepen).

Een verzonden factuur boeken

De verstuurde factuur wordt geboekt door de volgende gegevens in de betreffende kolommen in te voeren:

• Datum van de factuur en een documentnummer
• Factuurnummer - Het is erg belangrijk om het factuurnummer in de kolom Factuur in te voeren omdat dit wordt gebruikt om de verschillende klantoverzichten te automatiseren en om automatisch de openstaande factuur af te sluiten bij het boeken van de betaling.
• Klantenrekening in kolom Debet en inkomstenrekening in kolom Credit
• De BTW code voor de verkopen.

Een betaling boeken

Er zijn twee manieren om de betaling van een klantenfactuur te boeken:

1. Handmatig boeken van de betaling van de klantenfactuur.
2. Automatische boeking door gegevens te importeren vanuit bankafschriften in ISO 20022 format.

De betaalde factuur wordt geboekt door de volgende gegevens in de betreffende kolommen in te voeren:

• Voer in de Datum kolom de transactie datum in.
• Voer in de Type kolom 11 in (betaling door klant).
• Voer in de Factuur kolom het factuurnummer van de betaalde factuur in.
  • Met een dubbele klik op de cel laat het programma een lijst van alle open facturen zien.
    Als een alternatief kunt u ook op F2 drukken. Als F2 niet werkt moet u uw klanten/leveranciers instellingen activeren door de groep van uw klantenregister in te voeren via menu Rapporten → Klanten → Instellingen.
  • Kies het nummer van de betaalde factuur. Het programma voert automatisch in:
    • In de kolom Beschrijving, de betalingsbeschrijving
    • In de kolom Credit rekening, het klantenrekeningnummer
    • In de kolom Bedrag, het factuurbedrag
      Als het ingevoerde bedrag niet inclusief BTW is en de klanten zijn ingesteld als kostenplaatsen, moet u de kostenplaatsen correct configureren om het bedrag met BTW te kunnen gebruiken in Bestand en boekhoud eigenschappen (basisgegevens), tabblad BTW. Zie ook BTW-bedrag met kosten- en winstcentra.
    • In de kolom Debet moet u de tegenrekening handmatig invoeren (de bankrekening waarop het bedrag is bijgeschreven).

Een creditnota boeken

Om een bedrag in mindering te krijgen op de originele factuur moet hetzelfde factuurnummer gebruikt worden.

• Als het aanpassingsdocument (bijvoorbeeld een creditnota) een andere nummer heeft dat beschikbaar moet blijven, voer dit dan in een andere kolom in, bijvoorbeeld DocOrigineel.
• Voer de gegevens in voor de columns Datum, Doc., Origineel Doc, Beschrijving
• De BTW code moet worden voorafgegaan door een minteken "-" zodat de BTW operatie wordt omgekeerd of gebruik een speciale BTW code voor debetnota's (ingesteld in de BTW code tabel).