▶ Video: Come iniziare un Libro Cassa (Cash Manager). Scopri come gestire tutti i movimenti della cassa o di qualsiasi altro conto.

Creare una contabilità partendo da un modello

Il modo più facile per iniziare con Banana Contabilità Plus è scegliere uno dei tanti modelli disponibili e personalizzarlo a piacimento. Banana Contabilità Plus include svariati modelli, suddivisi per nazione e per categoria. Possono essere aperti direttamente dal programma, dal menu File, comando Nuovo, oppure possono essere scaricati dal nostro sito internet dalla pagina modelli.

Qui di seguito viene spiegata la procedura d'inizio partendo da un modello direttamente dal programma:

1. Menu File, comando Nuovo
2. Seleziona la Regione, la Categoria e il tipo di contabilità
3. Dalla lista dei modelli che appare, sceglie quello che più si avvicina alle tue esigenze
4. Clicca sul bottone Crea.

Nella casella Cerca inserendo una parola chiave, il programma visualizza i modelli contenenti la parola chiave immessa.

È anche possibile iniziare da un file vuoto, attivando l'opzione Crea file vuoto. In ogni caso, per facilitare l'inizio ed evitare errori di raggruppamenti, consigliamo di iniziare sempre da un modello esistente.

Maggiori informazioni sono disponibili alla pagina Crea nuovo file.

Impostare le Proprietà file

Imposta i tuoi dati nelle Proprietà file (Dati base) e salva il file con nome.

Salvare su disco

Tramite il menu File → Salva con nome, salvi i dati e assegni anche un nome al file. Appare il dialogo di salvataggio tipico del tuo sistema operativo.

• Consigliamo di usare il nome del della ditta seguita dall'anno "ditta-2020.ac2" per distinguerlo da altri file di contabilità.
• Puoi tenere quante contabilità ti servono, ciascuna avrà quindi il proprio nome.
• Puoi scegliere il percorso e il supporto (salvare su disco, chiavetta o cloud).
  Se prevedi di avere anche dei documenti collegati alla contabilità dell'anno in corso si suggerisce di creare una directory separata per ogni anno contabile dover raggruppare tutti i file. Consulta anche la pagina organizzare i file.

Inserire il saldo iniziale del conto

Nel Cash manager, nella tabella Conti, inserisci il conto da gestire e nella colonna Apertura, inserisci il saldo iniziale. Gli anni successivi, con il passaggio al nuovo anno tramite il menu Azioni → Crea nuovo anno, il saldo di apertura viene riportato in automatico.
Non è possibile inserire più di un conto; per questo devi utilizzare la Contabilità entrate / uscite.

Personalizzare la tabella Categorie

Nella tabella Categorie personalizza le categorie di entrata e di uscita, secondo le tue necessità. È possibile:

• Cambiare i numeri di categoria
• Cambiare la descrizione
• Eliminare o aggiungere delle categorie
• Inserire o eliminare dei sottogruppi

Tutti i saldi delle categorie determinano il risultato d'esercizio (guadagno o perdita) e per questo motivo a inizio anno non devono avere alcun saldo.

Aggiungere nuove categorie

Se hai la necessità di aggiungere delle nuove categorie in un gruppo già esistente, procedi come segue:

• Inserisci delle righe vuote (menu Modifica → Inserisci Righe vuote) prima della riga del Gruppo di totalizzazione
• Inserisci nella colonna Categoria il numero o sigla della categoria
• Inserisci la descrizione per identificare la categoria
• Inserisci nella colonna Somma in, lo stesso numero di raggruppamento delle altre categorie, appartenenti allo stesso Gruppo di totalizzazione.

Aggiungere dei sottogruppi

Per aggiungere dei nuovi sottogruppi, procedi come segue:

• Inserisci delle righe vuote (menu Modifica → Inserisci righe vuote) nella zona dove desideri inserire il nuovo sottogruppo
• Nell'ultima riga vuota inserisci nella colonna Gruppo un numero o sigla per la totalizzazione (nell'esempio 31 - Altre entrate)
• Inserisci la descrizione per identificare il nuovo sottogruppo
• Inserisci nella colonna Somma in il Gruppo di totalizzazione (nell'esempio 3 - Totale entrate).

Eliminare delle categorie e dei sottogruppi

Per eliminare delle categorie o dei sottogruppi occorre selezionare le righe con le categorie e il sottogruppo da eliminare e impartire il comando Elimina righe dal menu Modifica.

Registrazioni

Nella tabella Registrazioni si inseriscono le entrate e le uscite, indicando la categoria a cui è attribuita l'uscita o l'entrata.

Velocizzare l'inserimento delle Registrazioni

Per velocizzare l'inserimento delle registrazioni si utilizza:

• la funzione dell'Immissione dati con auto completamento che consente la ripresa in automatico dei dati già inseriti in precedenza
• la funzione delle Registrazioni ricorrenti (menu Azioni) che permette di memorizzare in un'apposita tabella le registrazioni ripetitive
• l'importazione dati dall'estratto bancario o postale.

Rendi visibile la colonna Saldo nella tabella Registrazioni

La nuova colonna Saldo è una funzione utilissima: ti permette di vedere all'istante eventuali differenze.
Per usare la colonna Saldo la devi rendere visibile tramite il menu Dati → Disponi colonne.

• Guarda il Video: Colonna Saldo per rilevare le differenze contabili
• Maggiori informazioni sulla colonna Saldo

Registrazioni con IVA

Per poter registrare delle operazioni con IVA occorre:

• Dal menu File, comando Nuovo scegli come Tipo il Cash Manager con IVA
• Scegli uno dei modelli già predisposti secondo la nazione.
  Per le registrazioni con IVA, consulta la pagina Registrazioni.

La scheda Categoria o Gruppo

La scheda categoria o gruppo permette di avere un elenco completo dei movimenti contabili che riguardano la stessa categoria oppure lo stesso gruppo.

• Per aprire una scheda categoria o gruppo clicca sulla cella dove figura il numero di conto, categoria o gruppo e ancora un clic sul piccolo simbolo blu che figura in alto a destra della cella.
• Per aprire più schede categoria o gruppo seleziona il menu Report → Schede conto
• Per aggiornare le schede categoria o gruppo in seguito a delle modifiche nella tabella Registrazioni, clicca sul simbolo blu, delle due frecce circolari, che si trova in alto a destra della scheda.

Schede categoria per periodo

Per visualizzare le schede categoria con i saldi riferiti ad un determinato periodo, clicca sul menu Report → Schede conto/categoria e nella sezione Periodo attiva Specificato, inserendo la data di inizio e di fine periodo. Per maggiori informazioni consulta la pagina Periodo.

Stampare le schede categoria

Per stampare una scheda categoria, basta visualizzare la scheda da qualsiasi tabella (Conti o Registrazioni) e lanciare la stampa dal menu File.

Per stampare diverse o tutte le schede conto , cliccarsul menu Report → Schede conto/categoria e seleziona le schede conto/categoria da stampare. Tramite il filtro presente nella finestra, si può eseguire una selezione in automatico di tutte le categorie, i centri di costo, i segmenti, i gruppi, ecc. Maggiori informazioni sono disponibili alla pagina Scheda conto.

Rendiconto Abbellito

Per visualizzare il Rendiconto abbellito e il Rendiconto abbellito con gruppi, clicca sul menu Report → Rendiconto abbellito o Rendiconto abbellito con gruppi. Sono anche possibili dei rendiconti anche per periodo.

• Il Rendiconto abbellito visualizza tutti i conti e le categorie senza gli eventuali sottogruppi
• Il Rendiconto abbellito con gruppi visualizza tutti i conti e le categorie anche con i sottogruppi

Archiaviazione dati in PDF

A fine anno, quando tutta la contabilità è stata completata, corretta e revisionata, si possono archiviare tutti i dati contabili con il comando Crea dossier in PDF , dal menu File.

Il Preventivo

Prima di iniziare un anno contabile, si possono preventivare le spese e ipotizzare le entrate, in modo da avere sotto controllo la situazione economica e finanziaria.

Il preventivo può essere impostato in due modi differenti:

1. Nella tabella Categorie, colonna Preventivo. Per ogni categoria viene indicato l'importo di preventivo annuale.
   In questo caso, quando si elabora il Preventivo dal menu Report, comando Rendiconto abbellito per gruppi, la colonna del Preventivo riporta gli importi che si riferiscono all'intero anno.
2.  Nella tabella Preventivo , che si attiva dal menu Strumenti → Aggiungi nuove funzionalità → Aggiungi tabella Preventivo.
   In questa tabella si registrano tutti i preventivi di spesa e di entrata con delle registrazioni. Nel caso che si attivi questa tabella, la colonna Preventivo della tabella Conti viene disattivata automaticamente.
   In questo caso si può impostare un preventivo dettagliato che tenga conto delle possibili variazioni durante l'anno e nei diversi periodi dell'anno.

La tabella Conti del Cash Manager contiene un solo conto e non è possibile aggiungere altri conti.

Le colonne della tabella Conti

Qui di seguito vengono elencate le principali colonne della tabella Categorie. La visualizzazione delle colonne cambia in base alla Vista selezionata.

È possibile aggiungere delle colonne supplementari sia di sistema sia colonne proprie tramite il menu Dati > Disponi colonne.

Gruppo 
La colonna rimane vuota.

Conto
Si inserisce il numero o sigla del conto da gestire (cassa, banca, posta).

Descrizione
Si inserisce una descrizione relativa al conto inserito. Questa descrizione viene ripresa nella colonna Descrizione conto della tabella Registrazioni (se visualizzata).

Apertura
Solo la prima volta che si usa un file nuovo o si usa per la prima volta Banana contabilità, occorre inserire il saldo di apertura. All'inizio del nuovo anno con l'apertura in automatico, il saldo del conto viene aggiornato automaticamente.

Entrate
La colonna è protetta e riporta il saldo delle registrazioni in entrata. Dopo ogni registrazione il saldo è aggiornato in automatico.

Uscite
La colonna è protetta e riporta il saldo delle registrazioni in uscita. Dopo ogni registrazione il saldo è aggiornato in automatico.

Saldo
La colonna è protetta e riporta il saldo complessivo tra le entrate e le uscite. Dopo ogni registrazione il saldo è aggiornato in automatico.

La tabella Categorie presenta la situazione delle Entrate e Uscite.

Tabella Categorie

Nella colonna Categorie, per ogni entrata e uscita, vengono impostate le relative categorie.
Oltre alla colonna Categorie, ci sono colonne per impostare:

• Le sezioni 
• I gruppi di totalizzazione. 
  Per maggiori informazioni sul sistema di raggruppamento si rimanda alla pagina Sistema Raggruppamento.
• Eventuali centri di costo e profitto.

Nell'esempio ci sono tre raggruppamenti principali:

• Gruppo 4 - Totalizza tutte le categorie che nella colonna Somma in hanno come raggruppamento 4 (Totale entrate).
• Gruppo 3 - Totalizza  tutte le categorie che nella colonna Somma in hanno come raggruppamento 3 (totale uscite).
• Gruppo 00 - Totalizza i gruppi 4 e 3 (Totale entrate e Totale uscite) che determinano il Risultato d'esercizio.

Le colonne della tabella Categorie

Qui di seguito vengono elencate le principali colonne della tabella Categorie. La visualizzazione delle colonne cambia in base alla Vista selezionata.

È possibile aggiungere delle colonne supplementari sia di sistema sia colonne proprie tramite il menu Dati > Disponi colonne.

Sezione
Viene inserito un asterisco nella riga dove viene inserito un titolo, che sarà poi ripreso nel Rendiconto abbellito con gruppi (nel nostro esempio l'asterisco è inserito sulla riga del titolo Risultato operativo).

Se oltre alle entrate e alle uscite sono previste altre sezioni, ad esempio centri di costo e di profitto, nella colonna Sezioni, sempre sulla riga del titolo, può essere inserito un altro asterisco. Maggiori dettagli sono disponibili alla pagina web Sezioni.

Gruppo
Viene inserito un identificativo (numero o sigla) uguale a quello inserito per ogni categoria nella colonna Somma in. Serve a totalizzare gli importi di tutte le categorie appartenenti allo stesso raggruppamento (nell'esempio, il Gruppo 4 totalizza tutte le categorie di entrata e il Gruppo 3 totalizza tutte le categorie d'uscita).

Categoria
Si inserisce il numero di categoria che identifica il tipo di spesa o di entrata.

Descrizione
Si inserisce una descrizione per identificare la categoria di entrata o di uscita. Questa descrizione viene ripresa in automatico nella colonna Descrizione categoria della tabella Registrazioni (se visualizzata).

Somma in (Gr)
Si indica il codice di un gruppo in modo che il programma totalizzi l'importo della riga nel gruppo.
L'intestazione "Somma in" è stato adottato con la versione Banana Plus.
Il nome della colonna è rimasto Gr, per mantenere la compatibilità con le versioni precedenti del programma.
Ogni categoria ha un identificativo che serve a definire in quale gruppo deve essere totalizzata (nell'esempio tutte le categorie di entrata, nella colonna Somma in, hanno il raggruppamento 4, perché sono totalizzate nel Gruppo 4, Totale entrate).

Entrate
La colonna è protetta e riporta il saldo delle registrazioni in entrata. Dopo ogni registrazione il saldo è aggiornato in automatico.

Uscite
La colonna è protetta e riporta il saldo delle registrazioni in uscita. Dopo ogni registrazione il saldo è aggiornato in automatico.

Saldo
La colonna è protetta e riporta il saldo complessivo tra le entrate e le uscite. Dopo ogni registrazione il saldo è aggiornato in automatico.

Personalizzare la tabella Categorie

Nella tabella Categorie personalizza le categorie di entrata e di uscita, secondo le tue necessità. È possibile:

• Cambiare i numeri di categoria
• Cambiare la descrizione
• Eliminare o aggiungere delle categorie
• Inserire o eliminare dei sottogruppi

Tutti i saldi delle categorie determinano il risultato d'esercizio (guadagno o perdita) e per questo motivo a inizio anno non devono avere alcun saldo.

Aggiungere nuove categorie

Se hai la necessità di aggiungere delle nuove categorie in un gruppo già esistente, procedi come segue:

• Inserisci delle righe vuote (menu Modifica > Inserisci Righe vuote) prima della riga del Gruppo di totalizzazione
• Inserisci nella colonna Categoria il numero o sigla della categoria
• Inserisci la descrizione per identificare la categoria
• Inserisci nella colonna Somma in, lo stesso numero di raggruppamento delle altre categorie, appartenenti allo stesso Gruppo di totalizzazione.

Aggiungere dei sottogruppi

Per aggiungere dei nuovi sottogruppi, procedi come segue:

• Inserisci delle righe vuote (menu Modifica > Inserisci righe vuote) nella zona dove desideri inserire il nuovo sottogruppo
• Nell'ultima riga vuota inserisci nella colonna Gruppo un numero o sigla per la totalizzazione (vedi riga 45 nell'esempio "34 - Costi personali")
• Inserisci la descrizione per identificare il nuovo sottogruppo
• Inserisci nella colonna Somma in il Gruppo di totalizzazione (nell'esempio "3 - Totale costi").

Eliminare delle categorie e dei sottogruppi

Per eliminare delle categorie o dei sottogruppi occorre selezionare le righe con le categorie e il sottogruppo da eliminare e impartire il comando Elimina righe dal menu Modifica.

È necessario inserire il Saldo iniziale solo la prima volta che usi Banana Contabilità Plus.

Saldi di apertura quando inizi con Banana Contabilità

La prima volta che si crea un nuovo file di Cash Manager con Banana Contabilità, il saldo di apertura della cassa deve essere inserito manualmente nella tabella Conti, colonna Apertura.

Gli anni successivi, con il passaggio al nuovo anno tramite il menu Azioni > Crea nuovo anno, il saldo di apertura viene riportato in automatico.
Non è possibile inserire più di un conto; per questo devi utilizzare la Contabilità entrate / uscite.

Nella tabella Preventivo si esegue la pianificazione finanziaria.

Prima di iniziare un anno contabile, si possono preventivare le spese e ipotizzare le entrate, in modo da avere sotto controllo la situazione economica e finanziaria.

Il preventivo può essere impostato in due modi differenti:

1. Nella tabella Categorie, colonna Preventivo. Per ogni categoria viene indicato l'importo di preventivo annuale.
   In questo caso, quando si elabora il Preventivo dal menu Report, comando Rendiconto abbellito per gruppi, la colonna del Preventivo riporta gli importi che si riferiscono all'intero anno.
2.  Nella tabella Preventivo, che si attiva dal menu Strumenti > Aggiungi nuove funzionalità > Aggiungi tabella Preventivo.
   In questa tabella si registrano tutti i preventivi di spesa e di entrata con delle registrazioni. Nel caso che si attivi questa tabella, la colonna Preventivo della tabella Conti viene disattivata automaticamente.
   In questo caso si può impostare un preventivo dettagliato che tenga conto delle possibili variazioni durante l'anno e nei diversi periodi dell'anno.

I movimenti del Cash Manager vengono inserite nella tabella Registrazioni.

Ci sono delle apposite colonne per inserire:

• la data
• il numero di documento
• la descrizione
• l'importo in entrata o in uscita
• la categoria relativa all'entrata o all'uscita e presente nella tabella Categorie
• Nel caso le registrazioni siano soggette a IVA, inserisci nella colonna Cod. IVA, il codice IVA. I codici IVA sono elencati nella tabella Codici IVA.

Velocizzare l'inserimento delle Registrazioni

Per velocizzare l'inserimento delle registrazioni si utilizza:

• la funzione dell'Immissione dati con autocompletamento che consente la ripresa in automatico dei dati già inseriti in precedenza
• la funzione delle Registrazioni ricorrenti (menu Azioni) che permette di memorizzare in un'apposita tabella le registrazioni ripetitive.

Esempi di registrazioni senza IVA

Esempi di registrazioni con IVA

Scheda categoria

Dopo aver inserito le registrazioni, per visualizzare i movimenti di una categoria, eseguire un clic sul piccolo simbolo blu che figura in alto a destra della cella.

Nella scheda Categoria, la presentazione dei movimenti è del tutto simile a quella della tabella Registrazioni.
Se si aggiungono nuove registrazioni o se si effettuano dei cambiamenti (sempre eseguiti nella tabella Registrazioni), è possibile aggiornare la scheda di una categoria, cliccando sul simbolo Aggiorna (simbolo blu, delle due frecce circolari, posizionata nella parte destra della finestra).

Informazioni immediate

Nelle tabelle Conti e Categorie vengono visualizzati immediatamente i saldi del conto e delle categorie delle entrate e delle uscite.
Dopo ogni singola registrazioni, i saldi vengono aggiornati in automatico e non occorre richiamare dei report per avere la situazione sotto controllo, ma basta semplicemente posizionarsi nella tabella Conti e Categorie.

Per stampare il contenuto delle tabelle, si prega di consultare la pagina Imposta pagina (ultimo paragrafo).

Stampe avanzate

Tutte le stampe si eseguono dal menu Report, dove si trovano le funzioni per le varie stampe:

• Libro giornale - comando Giornale per periodo. Si può visualizzare e stampare tutto il periodo o un periodo determinato.
• Schede conto, categorie o gruppi - Comando Schede conto / categoria. Si possono selezionare tutte le schede o solo una selezione.
  Nella sezione Periodo si determina il periodo e nella sezione Opzioni si possono attivare varie opzioni da includere o escludere dalla stampa. La sezione Personalizzazione permette di memorizzare le stampe con determinate opzioni e all'occorrenza riprenderle senza ripetere le impostazioni di stampa.
• Rendiconto abbellito - comando Rendiconto abbellito. Si può stampare anche per periodo e si possono includere nella stampa varie opzioni, nonché comporre delle personalizzazioni.
• Rendiconto abbellito con gruppi -  Comando Rendiconto abbellito con gruppi. Si può stampare anche per periodo e si possono includere nella stampa varie opzioni, nonché comporre delle personalizzazioni.
• Report contabile - Comando Report contabile. Nella tabella Conti viene visaulizzato il report con le opzioni richieste. Sono possibili report per periodo, anche con il confronto dei periodi o anni precedenti; ogni periodo può avere delle suddivisioni e si possono memorizzare le personalizzazioni.

Esempio di stampa per Rendiconto abbellito con gruppi