In questo articolo
Il comando Azioni > Aggiorna saldi iniziali prepara un file per l'anno nuovo sulla base del file della contabilità che si sta per chiudere. Il comando non modifica il file attuale, quindi può essere eseguito senza effetto alcuno.
Logica passaggio al nuovo anno
Con Banana Contabilità si ha un file separato per ogni anno. Quando inizia il nuovo anno la logica operativa è la seguente:
- Con il comando Azioni > Crea nuovo anno, il programma crea un nuovo file per l'anno, usando lo stesso piano dei conti, le impostazioni e i saldi dell'anno corrente che si sta per chiudere.
- Una volta creato il file del nuovo anno salvarlo con il nuovo nome.
- L'operazione di creazione del nuovo file può essere ripetuto se si decide di non salvare il file.
- Si può lavorare contemporaneamente sui due file:
- Su quello nuovo si andranno a inserire i movimenti del nuovo anno. Si potranno anche apportare modifiche al piano dei conti, IVA o altro, senza influenzare quello precedente.
- Su quello dell'anno precedente si continueranno a inserire le operazioni per completare l'anno ed effettuare le operazioni tipiche delle chiusure, verifica dei saldi, stampa dei bilanci ecc.
- Nel file del nuovo anno, con il comando Azioni > Aggiorna saldi iniziali, si riprendono le modifiche che sono state fatte nel file dell'anno precedente. Questa operazione è da fare al più tardi quando non ci sono più modifiche nell'anno precedente.
Una volta creato il file del nuovo anno, chi ha abbonamento al Piano Professional di Banana Contabilità Plus, vedrà apparire nella finestra info il messaggio Piano Advanced in modalità di dimostrazione fintanto che non raggiungerà le 70 righe di registrazioni.
Controllo e chiusura della contabilità anno precedente
Prima di aggiornare i saldi iniziali, per evitare che ci siano differenze fra i saldi di chiusura e quelli di apertura dell'anno successivo, è importante assicurarsi di aver effettuato tutti i controlli, le verifiche e tutte le registrazioni contabili di chiusura. Si rimanda alla pagina:
- Controllo e chiusura contabilità in partita doppia.
- Chiusura e cambi per la contabilità multi-moneta.
Informazioni specifiche per l'impostazione dei cambi di chiusura e la registrazione degli utili e perdite di cambio non realizzate.
Operazioni effettuate dal comando crea nuovo anno
Il comando crea nuovo anno esegue in automatico le seguenti operazioni, tenendo conto dei parametri impostati dall'utente:
- Crea un nuovo file (senza nome) con il piano dei conti e le impostazioni uguali a quello aperto, senza registrazioni.
- Copia i dati della colonna saldi del file attuale nella colonna Apertura del nuovo file (solo per le classi indicate).
- Somma l'utile o la perdita dell'anno precedente al saldo di apertura del conto o dei conti di bilancio indicati per la ripartizione (solitamente si indica il conto Utili/Perdite riportati).
- Copia per tutti i conti di Bilancio i dati della colonna Saldi del file attuale nella colonna Anno precedente del nuovo file.
- Aggiorna le proprietà del file:
- Imposta la data di inizio e fine esercizio, aggiungendo 1 anno a quelle esistenti.
- Nella sezione Opzioni imposta il nome del file dell'anno precedente e attiva l'opzione di usare le registrazioni dell'anno precedente per l'autocompletamento.
- Nella contabilità multi-moneta immette come cambi di apertura i cambi di chiusura dell'anno precedente.
- Se ci sono dei dati nella tabella Preventivo, riporta i movimenti nel nuovo anno tenendo conto delle impostazioni.
- Se è attivata l'opzione Segmenti, crea delle registrazioni di apertura per i segmenti.
Dialogo Crea nuovo anno
Il dialogo Crea nuovo anno permette di specificare i parametri per la creazione del file del nuovo anno:
Riporta saldi di apertura dei conti
Vengono riportati i saldi di apertura degli elementi attivati:
Bilancio
Riporta i saldi dei conti attivi, passivi e capitale proprio. Questa opzione deve essere generalmente attivata.
Conto economico (sconsigliato)
I saldi dei conti costi e ricavi NON devono essere riportati nell'anno nuovo.
Attivare questa opzione solo in casi particolari e solo se si è certi di quello che implica.
Fuori bilancio
Riporta i conti con la BClasse (5 e 6 per conti fuori bilancio attivi e passivi e 7 - 10 per altri conti fuori bilancio). Nel caso in cui i saldi di chiusura dei conti non devono essere riportati è da disattivare la relativa opzione.
Centri di costo
Sono da attivare solo nel caso in cui i centri di costo servono per gestire delle posizioni che devono continuare nel tempo, come per esempio clienti, fornitori e soci.
Centri di costo CC1
Quelli che iniziano con il punto ".".
Centri di costo CC2
Quelli che iniziano con la virgola ",".
Centri di costo CC3
Quelli che iniziano con il punto e virgola ";".
Per maggiori informazioni consultare la pagina Centri costo/profitto.
Segmenti
I saldi di apertura dei Segmenti vengono creati con delle registrazioni di apertura nelle tabella Registrazioni.
- Per maggiori informazioni vedi la pagina Segmenti.
- Il programma crea una registrazione per ogni abbinamento conto e segmento, riprendendo esattamente la situazione finale dell'anno precedente.
- È preferibile non inserire dei saldi d'apertura dei segmenti usando la colonna Apertura. Se nell'anno precedente si è fatto questo, il programma riporterà nuovamente il saldo nella colonna Apertura del nuovo anno.
Nota: per le operazioni di assestamento come per esempio la rilevazione e la chiusura dei conti transitori, queste devono essere registrate manualmente.
Ripartizione utile/perdita
Al momento del riporto dei saldi iniziali nel nuovo anno, ai conti di riporto dell'utile vengono sommate gli importi indicati.
Totale da ripartire
Il programma indica automaticamente l'importo dell'utile o della perdita da ripartire.
Conti
Selezionare il conto o i conti (fino a tre) in cui deve essere ripartito il risultato d'esercizio. Nel caso in cui ci fossero più conti per la destinazione del risultato di esercizio, occorre inserire l'importo manualmente nelle apposite caselle.
Se viene indicato un solo conto, l'importo verrà automaticamente inserito nel conto selezionato dalla lista.
Il programma aggiorna automaticamente i saldi iniziali. Il totale attivi corrisponde esattamente al totale passivi.
Ripartizione del risultato d'esercizio su un numero di conti maggiore di tre
In questo caso ripartire in automatico il risultato d'esercizio solo sul conto Utili e perdite riportati e andare avanti con la creazione del nuovo anno.
Nel nuovo anno (nuovo file), nella tabella Registrazioni, eseguire una registrazione multipla per stornare il risultato d'esercizio dal conto Utili e perdite riportati ai conti desiderati.
Posticipare la ripartizione l'utile o la perdita d'esercizio
Nel caso non si voglia ancora ripartire il risultato d'esercizio, si può passare comunque alla creazione del nuovo anno, cliccando sul bottone OK. In seguito si può procedere a ripartire il risultato d'esercizio dal menu Azioni > Aggiorna saldi iniziali. Il programma visualizza la stessa finestra che appare con il comando Crea nuovo anno.
Salvare il nuovo file
Il programma crea un nuovo file di contabilità per il nuovo anno:
- Conferma i Dati base del nuovo anno. Il programma riprende le intestazioni dell'anno precedente e inserisce in automatico la data iniziale e finale del nuovo anno.
- Clicca sul menu File > Salva con nome, indicando la cartella dove intendi memorizzare il nuovo file contabile. Si consiglia di inserire come nome il nome della ditta e l'anno.
Vedere anche Organizzare i file della contabilità.
Se ci sono differenze o altri messaggi di errore, si può anche non salvare il file creato e ripetere l'operazione di creazione del file del nuovo anno successivamente.
Messaggio Piano Professional con funzioni Advanced fino a 70 righe
Il messaggio che appare nel Piano Professional in uso, Piano attivo: Piano Professional. Le funzioni del piano Advanced sono disponibili fino a 70 righe, conferma unicamente che le funzioni del piano Advanced sono anche attive e si ha la possibilità di beneficiare gratuitamente delle stesse, fino a 70 righe di registrazione, senza interferire in alcun modo con l'utilizzo del piano Professional, dove si può continuare a registrare senza alcun limite. Questo messaggio scompare in automatico quando si superano le 70 righe.
Aggiornare i saldi iniziali
Dopo aver salvato il file per il nuovo anno ed effettuate le modifiche nell'anno precedente, clicca sul menu Azioni> Aggiorna saldi iniziali, per riprendere i saldi iniziali e ripartire nuovamente l'utile.
Questa operazione può essere ripetuta più volte ed è possibile eseguirla in tutta sicurezza, infatti l'integrità dei dati durante il passaggio al nuovo anno è garantita e non vi è alcuna perdita di dati.
Se con l'anno nuovo si vuole passare a una contabilità di altro tipo (con multi-moneta o con IVA) procedere con la creazione del nuovo file e poi usare il comando Strumenti > Converti in nuovo file.
Se si vuole invece creare una copia del file, senza riportare i saldi, usare il comando Strumenti > Crea copia file.
Modificare i saldi riportati a nuovo
Una volta che i saldi sono stati riportati nel nuovo anno (nuovo file), se ci fosse la necessità di modificare i saldi di apertura, questi possono essere modificati manualmente, cambiando gli importi nelle seguenti colonne:
- Apertura della tabella Conti.
- Precedente, per i saldi relativi all'anno precedente.
- Nella tabella Registrazioni per i Segmenti.
Se hai effettuato modifiche nel file dell'anno precedente, clicca sul menu Azioni >Aggiorna saldi iniziali, per riprendere e aggiornare nuovamente i saldi di apertura.