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La gestione Clienti di Banana Contabilità Plus consente di registrare, organizzare, gestire le informazioni dei clienti e permette di tenere traccia delle transazioni e dei pagamenti dei clienti, delle scadenze di pagamento e delle informazioni di contatto. Puoi monitorare i pagamenti dei clienti, con l'aggiornamento dello stato del pagamento delle fatture emesse nonché inserire e stampare fatture.
La gestione Clienti è una delle funzionalità di Banana Contabilità Plus disponibile in tutti gli applicativi contabili, ma principalmente usata nella contabilità in partita doppia.
Guarda anche la gestione dei Fornitori.
Registrare i movimenti dei clienti
La tabella Registrazioni è il fulcro di Banana Contabilità e viene usata per registrare tutte le operazioni, incluse i movimenti dei clienti, semplicemente indicando il conto del cliente. Lavori velocemente perché puoi selezionare, copiare e incollare i movimenti dei clienti già inseriti in precedenza. Se fai degli errori puoi correggere quindi è facile registrare:
Ci sono colonne dove inserire varie informazioni, ovvero:
- La data dell'operazione, di scadenza, di aspettativa e di pagamento.
- Il numero fattura.
- Il Conto Dare e Avere dove indicare il conto cliente e la contropartita.
- L'importo.
- I codici IVA per il calcolo automatico dell'IVA.
- Collegamenti a documenti digitali (per esempio la fattura emessa al cliente, o delle annotazioni in pdf).
Conti clienti
I conti dei clienti sono utilizzati per registrare tutti i movimenti relativi ai clienti di un'azienda.
Le funzioni principali dei conti clienti sono le seguenti:
- Creare un conto per ogni clienti e tenere traccia di tutte le transazioni effettuate.
- Registrare le fatture emesse per ogni cliente.
- Registrare i pagamenti dei clienti e associarli alle fatture emesse.
In Banana Contabilità:
- I conti dei clienti e gli indirizzi (nome, cognome, nome società, indirizzo, lingua del cliente, partita IVA, ecc..) vengono impostati nella tabella Conti.
- I movimenti contabili sui conti vengono inseriti nella tabella Registrazioni.
- Dopo ogni registrazione, tutti i saldi dei conti clienti (tabella Conti) vengono automaticamente aggiornati e hai immediatamente una visione d'insieme dei saldi ancora da incassare.
Registrazioni fatture emesse
La fattura viene utilizzata per fini contabili e fiscali, poiché consente di registrare in modo accurato i ricavi e le spese dell'azienda, e di calcolare le imposte sulle vendite o sull'acquisto.
Se emetti le fatture in Word, Excel o altri programmi, puoi registrare l'avvenuta emissione in contabilità in modo da sapere qual è il dovuto del cliente ed eventualmente inviare richiami.
In Banana Contabilità le fatture vengono contabilizzate nella tabella Registrazioni:
- Inserendo la data e la descrizione
- Inserendo un numero di fattura
- Registrando nel conto Dare il conto del cliente e nel conto Avere il ricavo
- Indicando il codice IVA per le vendite o i servizi. I calcoli e gli importi IVA vengono inseriti in automatico.
Con la contabilizzazione della fattura, il programma in automatico crea la fattura e la stampa.
Creazione e stampa fatture
Direttamente nella tabella Registrazione, puoi anche inserire dei movimenti per creare fatture come semplici registrazioni nella tabella Registrazioni.
Inserendo il conto Dare e Avere, oltre che alla stampa della fattura, in contemporanea hai la contabilizzazione della stessa nel file della contabilità.
Dal Menu Report > Clienti > Stampa fattura, è possibile:
- Visualizzare la fattura in anteprima e stamparla.
- Scegliere il Layout di stampa e impostare altre informazioni che servono a personalizzare la stampa, come il Codice QR.
Sono possibili maggiori personalizzazioni con il piano Advanced.
Registrazioni incassi
In Banana contabilità gli incassi si registrano nella Tabella Registrazioni con una delle seguenti modalità:
- Registrazione manuale:
- Si registra la data e la descrizione
- Nella colonna Fattura, inserendo il conto del cliente, in un menu a tendina vengono visualizzate le fatture ancora aperte, basta selezionare la fattura incassata e premendo il tasto invio, il programma inserisce in automatico il conto del cliente in Avere, e l'importo della fattura. Basta poi inserire il conto della liquidità in Dare per completare la registrazione.
- Importazione dati dagli estratti conto con le Regole.
- Il programma importa i dati dagli estratti conto ISO 20022 e con l'uso delle Regole il programma inserisce la registrazione completa, inserendo tutti i dati, senza dover intervenire manualmente.
Fatture aperte
Le fatture aperte per cliente sono fatture emesse che rimangono aperte o in sospeso perché il cliente deve ancora effettuare il pagamento completo.
Le fatture aperte per cliente possono essere gestite tramite un registro contabile che tiene traccia delle fatture emesse, delle scadenze di pagamento e dei pagamenti ricevuti. In questo modo, il venditore può monitorare la situazione finanziaria di ogni cliente e inviare dei solleciti di pagamento nel caso in cui le fatture rimangano aperte per troppo tempo.
È importante notare che le fatture aperte per cliente possono influire sulla liquidità dell'azienda del venditore, in quanto il denaro legato a queste fatture non è ancora stato incassato.
Banana Contabilità genera in automatico il report delle fatture aperte dove puoi verificare immediatamente quali fatture sono ancora da incassare e di quale cliente, nonché l'ammontare totale delle fatture scoperte.
Ci sono due tipi di report:
- Fatture aperte per cliente, dove vengono elencate tutte le fatture aperte per ogni cliente.
- Fatture aperte per scadenza, dove vengono elencate le fatture aperte in ordine di scadenza.
La data di scadenza di una fattura può essere impostata in modi diversi. Maggiori informazioni sono disponibili alla seguente pagina Scadenze e termini di pagamento.
Scheda conto
Le schede conto sono documenti utilizzati in contabilità che riportano le transazioni finanziarie di un'azienda. Ogni scheda rappresenta un conto specifico nel registro contabile generale dell'azienda e contiene informazioni dettagliate sulle transazioni che riguardano quel conto, come la data dell'operazione finanziaria, il tipo di operazione, l'importo e la descrizione dell'operazione.
In Banana contabilità, sulla base dei dati inseriti nella tabella Registrazioni, il programma in automatico elabora la Scheda conto per ogni cliente, dove vengono riportati il saldo di apertura, tutti i movimenti e relativo saldo finale. Puoi avere la scheda conto anche per periodo.
Richiami
I richiami di pagamento sono utilizzati per richiedere ai clienti il pagamento delle fatture scadute o in sospeso.
Attraverso la funzione dei richiami di pagamento si accelera il processo di pagamento dai clienti, riducendo i ritardi, e allo stesso tempo si gestisce efficacemente il flusso di cassa.
Banana Contabilità mette a disposizione delle funzioni per:
- Identificare le fatture scadute o in sospeso.
- Generare il richiamo di pagamento.
- Personalizzare i richiami di pagamento.
In Banana Contabilità Plus puoi stampare i richiami in due modalità diverse:
- Con i Layout Richiami
- Stampa riepilogo richiami (lista fatture scadute).
- Stampa senza bollettino di pagamento QR.
- Personalizzazioni limitate.
- Funzione disponibile in Banana Contabilità Plus - qualsiasi piano (escluse limitazioni piano Free).
- Con il layout Fattura
- Stampa con bollettino di pagamento QR.
- Personalizzazioni previste dai layout.
- Richiede la versione di Banana Contabilità Plus Dev-Channel e il piano Advanced.
Note di credito
La nota di credito è un documento contabile utilizzato per correggere o annullare una fattura già emessa. Può essere emessa per una serie di motivi:
- Rimborso di un pagamento in eccesso
- Riduzione del prezzo di un prodotto o servizio
- Reso di un prodotto
- Correzione di un errore di fatturazione
In Banana Contabilità contabilizzi le note di credito nella tabella Registrazioni, inserendo nel conto Dare il conto del ricavo e nel conto Avere il conto del cliente; il codice IVA deve essere inserito con il segno meno davanti, in modo da stornare contemporaneamente l'importo IVA.
Il programma utilizza la registrazione contabile della nota di credito per creare in automatico la stampa della nota di credito.
Impostare e utilizzare le funzionalità clienti e fatture
- Impostare i conti per una contabilità sul fatturato (principio di competenza) oppure
- Impostare i conti per una contabilità sull'incassato (principio di cassa).
- Configurare le impostazioni clienti.
- Impostare la tabella registrazioni e registrare le fatture.
- Resoconti fatture aperte, scadute o emesse.
- Creare le fatture.
Note
Contabilità multimoneta: i resoconti si basano sui saldi in divisa del conto del cliente, per cui eventuali differenze di cambio non vengono considerate.
Nella tabella Fatture emesse sono elencate anche le registrazioni differenze di cambio, nelle altre stampe invece quello che fa stato è unicamente l'importo in moneta del cliente.