In questo articolo
Con Banana Contabilità Plus puoi gestire una contabilità di appartamenti in affitto attraverso il flusso di lavoro descritto in questa pagina e che comprende:
- la importazione degli estratti conto elettronici bancari.
- la registrazione automatica degli estratti attraverso la gestione delle regole di completamento della contabilità.
- la registrazione automatica dei salari versati al custode senza riscrivere o ricopiare le registrazioni più volte.
- l'addebito automatico degli affitti in contabilità alle scadenze prestabilite dai contratti.
- il facile controllo degli incassi e dei mancati pagamenti da parte degli inquilini.
- il salvataggio e l'invio della contabilità comprensiva di giustificativi in un unico file PDF.
Guarda nel dettaglio ognuna di queste possibilità che hai a disposizione su Banana Contabilità Plus.
Importa gli estratti conto elettronici in contabilità
Richiedi alla tua banca di fornirti il file XML Camt.053 giornaliero. Il formato camt.053 necessario deve avere la versione camt.053.001.08 (ISO 20022 versione 08 dal 2019). Se necessario chiedi anche alla tua banca di continuare a ricevere l'estratto conto in formato PDF.
L'estratto conto elettronico giornaliero permette di avere la contabilità aggiornata ogni giorno e di emettere richiami di pagamento in qualsiasi momento.
Quando il file XML è disponibile scaricalo dalla tua banca e salvalo sul computer. Attraverso l’estensione Importazione estratto bancario SEPA/ISO 20022 per Banana Contabilità Plus puoi importare il file appena scaricato con l’obiettivo di registrare automaticamente in contabilità tutti i movimenti bancari.
Quando importi gli estratti conto puoi infatti registrare automaticamente sia gli incassi che i pagamenti effettuati attraverso l'uso delle regole di completamento. Importando regolarmente gli estratti conto puoi creare di volta in volta tutte le regole necessarie per contabilizzare automaticamente sempre di più tutta la contabilità.
Crea regole per la contabilizzazione automatica
Banana Contabilità Plus, con l'abbonamento al piano Advanced, permette la semplice gestione di regole per completare la contabilità secondo i criteri da te imposti.
Per esempio puoi registrare tutte le fatture pagate provenienti da Azienda SA in un determinato conto contabile usando la codifica Azienda SA.
Oppure puoi decidere di registrare tutte le fatture pagate provenienti da Azienda SA e collegate a un determinato numero di contratto in un determinato conto contabile usando la codifica +Azienda SA 101.200.14 dove 101.200.14 è il numero di contratto che abbiamo stipulato con Azienda SA e il segno + indica che è necessario trovare tutte le informazioni, in qualsiasi ordine, all'interno dell'estratto conto elettronico.
Allo stesso modo puoi registrare automaticamente gli incassi da parte degli inquilini usando i nomi di chi effettua il pagamento. Con le regole registri automaticamente tutti i movimenti in entrata e in uscita contabilizzando subito con i conti contabili corretti qualsiasi importo potresti ricevere da ogni inquilino.
Per usare le regole inserisci nella colonna Doc della tabella Registrazioni ricorrenti il codice !Rule come negli esempi seguenti.
Se vuoi puoi usare il codice !RuleSplit per inserire regole che funzionano su registrazioni composte da più righe.
In questo modo è possibile ridurre notevolmente il tempo di registrazione contabile.
Registra automaticamente i salari del custode
Attraverso la tabella Registrazioni ricorrenti puoi contabilizzare i salari del custode su più righe inserendo per esempio nella colonna Doc il codice univoco salari per ogni riga della registrazione contabile.
Inserisci la descrizione di ogni riga inclusa nella registrazione, inserisci i rispettivi conti Dare e Avere e gli importi che si ripetono.
Una volta impostata una registrazione usala nella tabella Registrazioni:
- Compila la colonna Data.
- Scrivi nella colonna Doc la parola salari.
- Seleziona la registrazione ricorrente trovata da Banana Contabilità.
La registrazione contabile del salario composta da più righe apparirà completata nella contabilità.
Se importi l'estratto conto elettronico puoi salvare la registrazione composta da più righe come regola per il completamento automatico della contabilità e registrare automaticamente durante l'importazione dell'estratto.
Per farlo nella colonna Doc inserisci i codici !Rule e !RuleSplit, come visto precedentemente, al posto del nome salari riportato nell'esempio precedente. Guarda l'immagine seguente.
Addebita automaticamente gli affitti
Un’altra automazione che puoi aggiungere alla contabilità avviene attraverso l’uso delle registrazioni automatiche per l'addebito degli affitti periodici:
- Crea una registrazione di addebito per ogni inquilino come se la stessi addebitando in contabilità e aggiungi nella colonna Doc la codifica !Auto.
- Completa la colonna Data con la colonna in cui iniziare ad addebitare.
- Completa la colonna Data Finale con la data quando l'inquilino termina il contratto di affitto.
- Completa la colonna Ripeti con la periodicità dell'addebito (per esempio mensile).
Banana Contabilità registra automaticamente le registrazioni impostate a ogni relativa scadenza. Se vuoi puoi decidere se essere avvisato prima di registrare.
È possibile contabilizzare automaticamente più righe di registrazioni per ogni inquilino, per esempio suddividendo su più registrazioni l'affitto dal rimborso delle spese.
Attualmente solo nella versione Banana Contabilità Plus Dev-Channel
Questa funzionalità è attualmente presente solo nella versione Banana Contabilità Plus Dev-Channel.
Controlla l'incasso degli affitti
Grazie all'estensione per il controllo degli affitti puoi tenere traccia e avere sempre disponibile un report con la panoramica su chi ha pagato regolarmente l'affitto, chi l'ha pagato solo parzialmente e chi non l'ha ancora pagato.
Puoi verificare facilmente anche se hai addebitato in contabilità correttamente a ogni scadenza e ottenere una previsione di incasso per tutto l'anno corrente.
Salva e invia la contabilità con i giustificativi in unico file PDF
Nella tabella Registrazioni puoi abilitare la colonna Link per allegare a ogni registrazione contabile il relativo giustificativo, come per esempio una fattura ricevuta o una fattura emessa.
Abilita la colonna Link con la seguente procedura:
- Fai doppio clic sulle intestazioni delle colonne nella tabella Registrazioni.
- Spunta la casella DocLink nella colonna sinistra della finestra che si apre come da immagine seguente.
- Conferma cliccando sul bottone Ok in basso a destra nella finestra.
Ora allega i giustificativi dalla tabella Registrazioni facendo doppio clic sulla singola cella della colonna Link appena abilitata e scegli il file da allegare salvato sul tuo computer.
Quando desideri crea il dossier PDF con la seguente procedura:
- Clicca dal menu File la voce Crea dossier PDF.
- Spunta in basso a sinistra la casella "Includi allegati" nella finestra che si apre come da immagine seguente.
- Clicca il bottone Ok in basso a destra e salva il file PDF in una posizione del computer dove preferisci.
Questo modo di operare ti permette di creare un unico file PDF con il bilancio, il conto economico, le schede conto e tutti i giustificativi in unico file PDF, che puoi successivamente inviare anche per e-mail.
Scarica e guarda un esempio di file PDF (alcuni browser non permettono la visualizzazione degli allegati, salavalo e aprilo con Adobe Acrobat Reader che è gratuito).
Clicca sulle icone a forma di graffetta per accedere agli allegati del file PDF scaricato, come nell'esempio seguente.
Con questa funzionalità puoi inviare il file PDF con la contabilità completa anche per e-mail o decidere di conservarlo secondo le norme vigenti.