Gestione proprietà in affitto

Banana Contabilità Plus propone due modelli utili per tenere una contabilità immobiliare professionale per gli affitti:

• Modello per la contabilità affitti Entrate/Uscite: la versione semplice, ideale se non sei uno specialista e non conosci la contabilità in partita doppia.
• Modello per la contabilità affitti in partita doppia: la versione avanzata, ideale se conosci la contabilità classica in partita doppia.

Piano dei conti per Affitti

La contabilità di una proprietà in affitto può essere vista come una normale contabilità, con una distinzione fondamentale:

• l’affitto rappresenta il prezzo della casa
• le spese rappresentano il costo del funzionamento della casa

L’inquilino paga entrambi, ma con significati completamente diversi.

Banana Contabilità Plus ti aiuta a tenerli sempre separati e sotto controllo.

Quando gestisci una proprietà in affitto:

• tu sei il proprietario dell’immobile
• tutte le entrate e le spese fanno capo a te
• una parte dei costi di funzionamento viene rimborsata dagli inquilini

La contabilità serve a distinguere chiaramente:

• ciò che è prezzo (affitto)
• ciò che è rimborso di costi (spese)

Il piano dei conti per gli affitti è organizzato per rispondere alla domanda su quanto si incassa come prezzo della casa e quanto si incassa solo per coprire i costi di funzionamento.

Per farlo la contabilità è suddivisa in alcune aree principali.

Conti degli inquilini

Per ogni inquilino viene creato un conto personale che serve a registrare:

• l’affitto richiesto
• gli anticipi per le spese
• i pagamenti ricevuti
• eventuali differenze da regolare a fine anno

Questi conti funzionano come conti clienti, mostrano sempre quanto è stato richiesto e quanto è stato pagato.

Conti per gli incassi degli affitti

I conti dei ricavi per affitti raccolgono esclusivamente il prezzo della casa, cioè:

• affitti di appartamenti
• affitti di uffici o spazi commerciali
• affitti di posteggi

Questi conti:

• contengono solo l’affitto
• non includono mai le spese

In questo modo il reddito dell’immobile è sempre chiaro.

Conti per il costo di funzionamento della casa

Per gestire correttamente le spese vengono utilizzati conti separati che servono a:

• registrare le spese effettivamente sostenute rimborsabili dagli inquilini
• raccogliere gli anticipi richiesti agli inquilini
• confrontare quanto incassato con quanto speso

L’obiettivo è che i soldi incassati per le spese devono corrispondere esattamente ai costi reali sostenuti.

Conti per i costi del proprietario

Per gestire correttamente le spese vengono utilizzati anche conti separati che servono a:

• registrare le spese effettivamente sostenute che non sono rimborsabili dagli inquilini
• confrontare quanto incassato come prezzo della casa dagli inquilini con quanto speso che non è rimborsabile dagli inquilini

L’obiettivo è calcolare esattamente quanto sta rendendo essere proprietari dell'immobile.

Registrazione delle richieste mensili

Per semplicità immagina che l’affitto viene richiesto ogni mese.

All’inizio del mese:

• viene registrato l’affitto richiesto all’inquilino
• viene registrato l’anticipo per le spese

Queste registrazioni avvengono anche se l’inquilino non ha ancora pagato.

Registrazione degli incassi

Quando l’inquilino paga:

• l’importo versato viene registrato nel suo conto
• la contropartita è il conto bancario o la cassa

In questo modo è sempre chiaro:

• cosa è stato richiesto
• cosa è stato effettivamente incassato

Conteggio di fine anno delle spese

Durante l’anno:

• gli inquilini versano anticipi per le spese
• il proprietario sostiene i costi di funzionamento

A fine anno si confrontano:

• gli anticipi richiesti
• le spese effettivamente sostenute

Per pareggiare i conti:

• a chi è stato richiesto meno paga la differenza
• a chi è stato richiesto di più riceve un rimborso

Questo conteggio serve esclusivamente a far coincidere incassi per spese e costi reali.

Controllo dei pagamenti degli inquilini

Il conto di ogni inquilino mostra sempre la sua situazione:

• saldo in Dare
  significa che non ha ancora pagato tutto ciò che gli è stato richiesto
• saldo in Avere
  significa che ha versato più del necessario

Questo controllo è immediato e non richiede calcoli esterni.

Perché questo modello è efficace

Questo piano dei conti ti permette di:

• distinguere chiaramente il reddito dell’immobile dai rimborsi
• capire subito la redditività reale
• gestire le spese in modo trasparente
• evitare confusione tra affitto e spese
• dimostrare agli inquilini le spese effettivamente sostenute che sono tenuti a rimborsare

In questo modo la contabilità riflette la realtà, ossia che l’affitto è il prezzo della casa, le spese sono il costo del suo funzionamento.

La registrazione dell'affitto e dell'anticipo periodico richiesto può essere automatizzato grazie alle registrazioni ricorrenti automatiche.

Esiste inoltre un'estensione apposita per il controllo periodico del pagamento degli affitti.

Spese rimborsabili dagli inquilini

Nella gestione di una proprietà in affitto, una parte dei costi di funzionamento della casa può essere rimborsata dagli inquilini.

Questo significa che:

• il proprietario sostiene o anticipa questi costi
• gli inquilini rimborsano la quota che compete loro

Le spese rimborsabili devono essere registrate in modo ordinato, documentate, suddivise correttamente tra gli inquilini.

In questo modo gli inquilini possono, se necessario, verificare:

• quali costi sono stati sostenuti
• come sono stati ripartiti

La possibilità di farsi rimborsare alcune spese dipende dalle normative applicabili e dagli accordi presi con gli inquilini.

In alcuni casi si concorda un importo fisso senza calcolo delle differenze ossia l’affitto include tutte le spese, e in altri casi gli inquilini versano un anticipo fisso e a fine anno si confrontano anticipi e spese reali calcolando eventuali differenze. Banana Contabilità+ è pensato per supportare entrambe le situazioni.

Nel modello più frequente:

• l’inquilino versa regolarmente un anticipo
• il proprietario registra i costi reali
• a fine anno si calcola la differenza

Se gli anticipi sono:

• inferiori ai costi l’inquilino versa il saldo
• superiori ai costi l’inquilino riceve un rimborso

Questo importo di differenza viene definito come conteggio o conguaglio.

Questo meccanismo serve a far coincidere quanto è stato incassato per le spese con quanto è stato realmente speso.

Per gestire correttamente le spese rimborsabili è importante organizzarle in modo logico. Ad esempio, tutte le spese legate al riscaldamento possono essere raccolte in un unico gruppo, come:

• manutenzione della caldaia
• spazzacamino
• gas o gasolio
• elettricità utilizzata per il funzionamento della caldaia

Questo permette di calcolare il rimborso in modo coerente.

Se vuoi maggiore precisione, puoi creare conti separati per tipi specifici di costo e indicare chiaramente a cosa servono.

Ad esempio una parte dell’elettricità delle scale può essere attribuita al funzionamento della caldaia. Creando un conto dedicato, questa quota verrà suddivisa insieme ai costi di riscaldamento. In questo modo la suddivisione segue il criterio corretto.

Una buona pratica fondamentale è distinguere sempre le spese rimborsabili da quelle non rimborsabili.

Questo ti permette di:

• sapere subito cosa può essere ribaltato sugli inquilini
• evitare errori nei conteggi
• mantenere una contabilità chiara e trasparente

Gestire le spese rimborsabili significa, in pratica tenere sotto controllo il costo di funzionamento della casa, suddividerlo in modo equo, rimborsare o richiedere solo ciò che è effettivamente dovuto. Con Banana Contabilità+ questo processo rimane sempre chiaro, anche quando la gestione diventa più articolata.

Questi rimborsi non rappresentano mai un guadagno, ma servono solo a coprire spese reali.

Nel diagramma che segue puoi vedere la maggior parte delle spese immobiliari con un esempio di suddivisione tra quelle rimborsabili (a destra) e quelle non rimborsabili (a sinistra).

Conti contabili per spese rimborsabili

Le spese rimborsabili degli inquilini nei modelli sono posti nella parte attiva del bilancio (conti dal 1100) o nella tabella Conti per la contabilità Entrate-Uscite, proprio perché per il proprietario non sono vere e proprie spese.

Ecco le spese rimborsabili dagli inquilini in una contabilità in partita doppia:

Le spese in generale possono essere diverse in base all’immobile che si gestisce.
Puoi facilmente spostare, eliminare, inserire dei conti, cambiarne la descrizione.

Registrazioni delle spese rimborsabili dagli inquilini

• Per ogni spesa rimborsabile dagli inquilini:
  • Si registra il corretto conto contabile delle spese (esempio conto 1100 in Dare).
  • La contropartita è il conto bancario o la cassa se il pagamento è avvenuto a contanti.

Calcolo e suddivisione delle spese rimborsabili

Guarda la pagina dedicata al modello Excel per la suddivisione delle spese.

Spese non rimborsabili dagli inquilini

Come per la contabilità di una qualsiasi azienda, le spese che non possono essere rimborsate dagli inquilini sono elencate nel Conto economico o nella tabella Categoria come Costi.

Nel modello sono indicati nella parte Costi le spese non rimborsabili (per esempio conti 6100 e seguenti).  Anche qui puoi facilmente eliminare, inserire dei conti, cambiarne la descrizione.