Come iniziare una Contabilità entrate e uscite

Video Contabilità Entrate/Uscite: video tutorial che ti mostra come creare una nuova contabilità entrate/uscite, adattare il piano dei conti, le categorie, impostare un budget, inserire le registrazioni e stampare il rendiconto.

Come procedere:

1. Menu File, comando Nuovo
2. Selezionare la Regione, la categoria e il tipo di contabilità
3. Dalla lista dei modelli che appare, scegliere quello che più si avvicina alle proprie esigenze
4. Cliccare sul bottone Crea.

Nella casella Cerca inserendo una parola chiave, il programma visualizza i modelli contententi la parola chiave immessa.

È anche possibile iniziare da un file vuoto, attivando l'opzione Crea file vuoto. In ogni caso, per facilitare l'inizio ed evitare errori di raggruppamenti, consigliamo di iniziare sempre da un modello esistente.

Maggiori informazioni per creare un nuovo file sono disponibili alla pagina Crea nuovo file.

Impostare le Proprietà file

Impostare i propri dati nelle Proprietà file (Dati base) e salvare con nome il file.

Salvare su disco

Con il comando File → Salva con nome, salvi i dati e assegni anche un mome al file. Appare il dialogo di salvataggio tipico del tuo sistema operativo.

• Si consiglia di usare il nome del della ditta seguita dall'anno "ditta-2018.ac2" per distinguerlo da altri file di contabilità.
• Puoi tenere quante contabilità ti servono, ciascuna avrà quindi il proprio nome.
• Puoi scegliere il percorso e il supporto (salvare su disco, chiavetta o cloud).
  Se prevedi di avere anche dei documenti collegati alla contabilità dell'anno in corso si suggerisce di creare una directory separata per ogni anno contabile dover raggruppare tutti i file.

Personalizzare la tabella Conti

Nella tabella Conti personalizzare i conti patrimoniali, secondo le proprie necessità:

• si possono cambiare i numeri di conto
• si può cambiare la descrizione
• nella colonna Apertura, inserire il saldo iniziale.

I saldi di apertura dei conti passivi devono essere inseriti con il segno meno davanti l'importo.
Questa operazione viene effettuata solo la prima volta che si usa Banana contabilità, poiché ogni volta che il programma crea un nuovo anno (menu Conta2, comando Crea nuovo anno) il saldo di apertura viene aggiornato automaticamente.

Personalizzare la tabella Categorie

Nella tabella Categorie personalizzare le categorie di entrata (guadagni / ricavi) e di uscita (spese/costi).
I numeri delle categorie possono essere cambiati, come anche le descrizioni.
Le categorie, all'inizio dell'anno, non devono avere nessun saldo di apertura, per poter determinare il risultato d'esercizio corrispondente all'anno.

Tabella Registrazioni

Nella Tabella Registrazioni si inseriscono le entrate e le uscite, indicando il conto sul quale è stato effettuato il movimento e la categoria a cui è attribuita l'uscita o l'entrata.

Nelle apposite colonne:

• Inserire la data
• Inserire il numero di documento che viene assegnato al documento cartaceo manualmente. Questo consente di ritrovare facilmente i documenti, una volta contabilizzata l'operazione contabile
• Inserire la descrizione
• Nella colonna Entrate, inserire l'importo in entrata
• Nella colonna Uscite, inserire l'importo in uscita
• Inserire il 'conto' (un conto presente nella tabella Conti, es. Banca)
• Inserire la 'categoria' di spesa o di entrata (una categoria presente nella tabella Categorie).

Velocizzare l'inserimento delle Registrazioni

Per velocizzare l'inserimento delle registrazioni si utilizza:

• la funzione dell'Immissione dati con autocompletamento che consente la ripresa in automatico dei dati già inseriti in precedenza
• la funzione delle Registrazioni ricorrenti (menu Conta2) che permette di memorizzare in un'apposita tabella le registrazioni ripetitive
• l'importazione dati dall'estratto bancario o postale.

Registrazioni con IVA

Per poter registrare delle operazioni con IVA occorre:

• Dal menu File, comando Nuovo scegliere contabilita Entrate / Uscite con IVA
• Scegliere uno dei Modelli già predisposti secondo la nazione e che sia di tipo Contabilità Entrate / Uscite con IVA.
  Per le registrazioni con IVA, consultare la pagina Registrazioni.

Registrazioni composte

Per le Registrazioni composte, quelle che concernono addebiti e/o accrediti su più conti e/ o categorie (es. quando si pagano fatture diverse con il conto corrente bancario) occorre registrare su più righe:

• nella prima riga registrare l'importo totale delle entrate o delle uscite e il conto dal quale vengono pagate o incassate le fatture
• in ogni riga successiva, registrare l'importo in entrata o in uscita e nella colonna categoria, inserire la categoria di entrata o di uscita.
  Ogni importo singolo si registra su una riga. Quando tutte le singole entrate e uscite sono state inserite non ci devono essere differenze.

La scheda Conto

La scheda conto permette di avere un elenco completo dei movimenti contabili che riguardano lo stesso conto o lo stesso gruppo.

• Per aprire una scheda conto si clicca sulla cella dove figura il numero di conto e ancora un clic sul piccolo simbolo blu che figura in alto a destra della cella.
• Per aprire più schede conto occorre selezionare il comando Schede conto dal menu Conta1.
• Per aggiornare le schede conto, in seguito a delle modifiche nella tabella Registrazioni, occorre cliccare sul simbolo blu, delle due frecce circolari, che si trova in alto a destra della scheda conto.

La scheda Categoria

La scheda categorie permette di avere un elenco completo dei movimenti contabili che riguardano la stessa categoria.

• Per aprire una scheda categorie si clicca sulla cella dove figura il numero di categoria e ancora un clic sul piccolo simbolo blu che figura in alto a destra della cella.
• Per aprire più schede categorie occorre selezionare il comando Schede conto dal menu Conta1.
• Per aggiornare le schede categorie, in seguito a delle modifiche nella tabella Registrazioni, occorre cliccare sul simbolo blu, delle due frecce circolari, che si trova in alto a destra della scheda categorie.

Schede conto per periodo

Per visualizzare le schede conto con i saldi riferiti ad un determinato periodo, occorre cliccare sul menu Conta1, comando Schede conto e nella sezione Periodo attivare Specificato, inserendo la data di inizio e di fine periodo.

Per maggiori informazioni consultare la pagina Periodo.

Stampare le schede conto

Per stampare una scheda conto, basta visualizzare la scheda da qualsiasi tabella (Conti o Registrazioni) e lanciare la stampa dal menu File.

Per stampare diverse o tutte le schede conto, cliccare sul menu Conta1, comando Schede conto e selezionare le schede conto da stampare. Tramite il filtro presente nella finestra, si può eseguire una selezione in automatico di tutti i conti, i centri di costo, i segmenti, i gruppi, ecc..

Maggiori informazioni sono disponibili alla pagina Scheda conto.

Rendiconto Abbellito

Per visualizzare il Rendiconto abbellito e il Rendiconto abbellito con gruppi, cliccare sul menu Conta1 e poi sul comando Rendiconto abbellito o Rendiconto abbellito con gruppi. Sono anche possibili dei rendiconti anche per periodo.

• Il Rendiconto abbellito visualizza tutti i conti e le categorie senza gli eventuali sottogruppi
• Il Rendiconto abbellito con gruppi visualizza tutti i conti e le categorie anche con i sottogruppi

Archiaviazione dati in PDF

A fine anno, quando tutta la contabilità è stata completata, corretta e revisionata, si possono archiviare tutti i dati contabili con il comando Crea dossier in PDF, dal menu File.

Il Preventivo

Prima di iniziare un anno contabile, si possono preventivare le spese e ipotizzare le entrate, in modo da avere sotto controllo la situazione economica e finanziaria della propria azienda.

Il preventivo può essere impostato in due modi differenti:

1. Nella tabella Categorie, colonna Preventivo. Per ogni conto viene indicato l'importo di preventivo annuale.
   In questo caso, quando si elabora il Preventivo dal menu Conta1, comando Rendiconto abbellito per gruppi, la colonna del preventivo riporta gli importi che si riferiscono all'intero anno.
2.  Nella tabella Preventivo, che si attiva dal menu Strumenti, comando Aggiungi nuove funzionalità.
   In questa tabella si registrano tutti i preventivi di spesa e di entrata con delle registrazioni. Nel caso che si attivi questa tabella, la colonna Preventivo della tabella Conti viene disattivata automaticamente.
   In questo caso si può impostare un preventivo dettagliato che tenga conto delle possibili variazioni durante l'anno e nei diversi periodi dell'anno.