En este artículo
Creación de un archivo de contabilidad, a partir de una plantilla
Sigue los siguientes pasos:
- Menú Archivo, comando Nuevo.
- Selecciona la Región, la Categoría y el Tipo de contabilidad.
- De la lista de las plantillas que aparece, selecciona la que más se adecue a tus necesidades.
- Haz clic en Crear.
En Buscar, cuando se introduce una palabra clave, el programa muestra las plantillas que contienen la palabra clave introducida.
También es posible empezar desde un archivo en blanco, mediante la opción Crear archivo en blanco. En cualquier caso, para facilitar el inicio y evitar errores de agrupación, recomendamos que siempre se empiece desde un modelo ya existente.
Más información sobre cómo crear un archivo desde cero disponible en la página Create New File.
Configuración de las propiedades de los archivos
Configura tus propios datos desde el comando Propiedades del archivo y contables y guarda con tu propio nombre de archivo.
Guardar en disco
En el menú Archivo-> Guardar como, guarda los datos y asigna un nombre al archivo. Aparece el usual diálogo de guardar de tu sistema operativo.
- Es aconsejable utilizar el nombre de la empresa seguido del año: "Compañía-2020" para distinguirlo de otros archivos contables.
- El programa añadirá la extensión "ac2".
- Puedes mantener tantas cuentas como necesites, cada una tendrá su propio nombre.
- Puedes elegir la carpeta que quieras, (Por ejemplo, Documentos -> Contabilidad) y el soporte que prefieras, como un disco duro, usb o la nube.
Si también deseas tener documentos vinculados a las cuentas del año en curso, se recomienda crear un directorio separado para cada año contable y agrupar todos los archivos.
Personalizar la tabla de categorías
En la tabla Cuentas, puedes personalizar las cuentas de estado según tus necesidades:
- puedes cambiar los números de cuenta.
- puedes modificar la Descripción.
- en la columna Apertura debes introducir los saldos iniciales.
Por favor recuerda, que para las cuentas del pasivo (ej. deudas), el balance de apertura debe estar precedido por el símbolo menos (-).
Esta operación debe ser ejecutada sólo la primera vez que se utilice Banana Accounting, ya que a partir de ahí, cada fin de año, al crear un nuevo año (menú Cuenta2, comando Crear nuevo año), el saldo inicial será transferido automáticamente.
Personaliza la tabla de Categorías
En la tabla de Categorías, personaliza las categorías de entradas (ganancias/ingresos) y salidas (gastos/costes).
Los números de la categoría pueden ser modificados, así como la descripción.
Las categorías no contienen ni deben contener un saldo inicial, para determinar el resultado del ejercicio contable.
Tabla de registros
En la tabla Registros, se introducen las transacciones diarias de gastos e ingresos, indicando la cuenta para la que se ha realizado la transacción y la categoría a la que se atribuye el ingreso o el gasto.
En las columnas correspondientes:
- Introduce la Fecha.
- Introdce el Número de documento que se ha asignado. manualmente al documento impreso. Esto te permitirá encontrar los documentos fácilmente, una vez que la transacción contable se ha registrado.
- Introduce la Descripción.
- En la columna Ingresos, introduce la cantidad ingresada.
- En la columna Egresos, introduce la cantidad del gasto.
- En la columna Cuenta introduce el número de cuenta (tiene que ser una cuenta existente en la tabla de Cuentas, ej. Banco).
- En la columna Categoría introduce la categoría de ingreso o gasto (tiene que ser una categoría ya existente en la tabla Categorías).
Acelerar la grabación de los registros
Para acelerar la grabación de los registros, puedes utilizar:
- la función Smart fill que permite el autocompletado automático de los datos que ya han sido introducidos en una fecha anterior.
- la función Registros memorizados (menú Cuenta2 ) utilizada para memorizar las transacciones recurrentes en una tabla separada.
- import of your bank or post office statement.
Registros con IVA
Para registrar las transacciones con IVA, por favor, procede de la siguiente manera:
- desde el menú Archivo, selecciona el comando Nuevo y Cash Manager con IVA
- Selecciona una de las Plantillas predeterminadas para tu país, of the Income/expenses accounting with VAT type
In order to enter transactions with VAT, please refer to the Transactions page.
Transacciones en múltiples filas
Las transacciones en múltiples filas o Transacciones compuestas son las transacciones que implican más de dos cuentas y los créditos/débitos en varias cuentas (por ejemplo, cuando se pagan facturas diferentes de la cuenta bancaria). En este caso es necesario introducir la transacción en varias filas:
- En la primera fila, indica el importe total de los ingresos o gastos y la cuenta en la que se carga o abona dicho importe
- En cada fila subsiguiente, introduce el importe de ingresos o gastos en la columna de categorías e introduce el número de categoría correspondiente.
Cada cantidad individual se registra en una fila diferente. Cuando se registran todas las filas de ingresos y gastos individuales no debería haber diferencias.
La Tarjeta de Cuenta
La Tarjeta de Cuenta te permite tener una lista completa de los asientos contables relacionados con la misma cuenta o grupo.
- Para abrir una Tarjeta de Cuenta debes hacer clic sobre la celda de número de cuenta y después hacer clic sobre la pequeña flecha azul que aparece en la esquina superior derecha de la celda.
- Para abrir múltiples tarjetas, debes seleccionar el comando Tarjetas de Cuentas del menú Cuenta1.
- Para actualizar las tarjetas de cuenta, tras hacer cambios en la pestaña de Registros, debes hacer clic sobre el símbolo con dos flechas circulares, situadas en la esquina derecha superior de la tarjeta de cuenta.
La Tarjeta de Categoría
La Tarjeta de categoría te permite tener una lista completa de los asientos contables relacionados con la misma categoría.
- Para abrir una tarjeta de categoría debes hacer clic sobre la celda de número de cuenta y después hacer clic sobre la pequeña flecha azul que aparece en la esquina superior derecha de la celda.
- Para abrir múltiples tarjetas de categoría debes seleccionar el comando Tarjetas de Cuentas/Categorías del menú Cuenta1.
- Para actualizar las tarjetas de categoría, tras hacer cambios en la pestaña de Registros, debes hacer clic sobre el símbolo con dos flechas circulares, situadas en la esquina derecha superior de la tarjeta de cuenta
Tarjetas de cuenta por periodo
Para abrir una tarjeta de cuenta con balances de cuenta en fechas predefinidas, haz clic en el menú Cuenta1, Tarjetas de cuenta, y pincha en Periodo especificado en la pestaña Periodo para insetar tu periodo seleccionado.
Para más información consulta la página Period.
Imprime las tarjetas de cuentas
Para imprimir una tarjeta de cuenta, ábrela desde cualquier pestaña (Cuentas o Registros) e imprime desde el menú Archivo.
Para imprimir varias o todas las tarjetas de cuentas, haz clic en Cuenta1, selecciona Tarjetas de Cuenta/Categoría y selecciona las cuentas que quieres imprimir. El filtro que aparece en la ventana te permite elegir la selección automática de todas las categorías, centros de coste, segmentos, grupos, etc.
Para más información véase la página Account Cards.
Estado de resultados avanzado
Para visualizar el Estado de resultados avanzado y el Estado de resultados avanzado por grupos, selecciona en la barra del menú Cuenta1 y el comando Estado de resultados avanzado o Estado de resultados avanzado por grupos. También puedes obtener el estado de resultados por periodo.
- El Estado de resultados avanzado muestra todas las cuentas y categorías sin ningún subgrupo.
- El Estado de resultados avanzado por grupos muestra todas las cuentas y categorías con subgrupos.
Archivar datos en formato PDF
Al final del año, cuando la contabilidad esté hecha, corregida y revisada, puedes almacenar todos los datos contables con el comando Crear Archivo Pdf del menú Archivo.
El Presupuesto
Antes de empezar el año contable, puedes crear un presupuesto con tus gastos e ingresos estimados, para tener control sobre la situación financiera y económica de tu empresa.
El presupuesto puede establecerse de dos maneras diferentes:
- Desde la columna Presupuesto en la pestaña de Categorías. Para cada cuenta se indica el presupuesto anual.
En este caso, cuando configuras el Presupuesto desde el menú Cuenta1, comando Estado de resultados avanzado por grupos, la columna Presupuesto muestra las cantidades que se corresponden con el año completo. - Desde Agregar tabla Presupuesto, que tienes que activar manualmente utilizando el comando Agregar nuevas funcionalidades desde el menú Herramientas.
En esta tabla todas las estimaciones se introducen como transacciones presupuestarias, ya sea de ingresos o de gastos. Si se activa esta tabla, la columna Presupuesto de la tabla Cuentas se desactiva automáticamente. En la tabla Presupuesto se puede configurar un presupuesto detallado que tenga en cuenta las posibles variaciones durante el año y en diferentes períodos del año.
Documentos relacionados: Transactions, Enhanced statement.