Configurer le fichier

Dans cet article

Il y a deux façons de préparer le fichier comptable pour la facturation :

  1. Créer un nouveau fichier comptable à partir d'un modèle prédéfini.
  2. Adapter votre fichier comptable existant.

Nouveau fichier comptable

Plusieurs modèles sont disponibles avec le registre clients préconfiguré. Les types de comptabilité qui supportent la création de factures sont :

  • Comptabilité en partie double.
  • Comptabilité multidevise.
  • Comptabilité dépenses/recettes

Les comptes énumérés peuvent contenir ou non des options TVA.

Vous pouvez créer un nouveau fichier comptable pour la facturation comme suit :

  • Menu Fichier → Nouveau.
  • Sélectionnez la Région et la langue.
  • Dans le champ Filtrer par, tapez Factures.
  • Dans la section à droite, sélectionnez l'un des modèles.
  • Enregistrer le fichier sous.

Suivez toutes les instructions de la page Facturation.

Adaptez votre fichier comptable existant

Si vous avez déjà votre propre fichier, mais qu'il n'est pas encore configuré pour créer des factures, vous devez ajouter certaines fonctions et paramètres nécessaires pour imprimer les factures :

Saisissez les données de la société dans les Données de base.

  • Dans le menu Fichier → Propriétés du fichier (données de base) → Adresse, définissez l'adresse de votre entreprise, qui sera indiquée dans l'en-tête de la facture.
  • Si vous avez un logo que vous souhaitez utiliser, consultez la page Configuration logo.

Définir la liste des clients dans le tableau Comptes

  • Dans la tableau Comptes, définissez le registre clients.
  • Ajoutez et affichez les colonnes d'adresse des clients.
    • Dans le tableau Comptes, sélectionnez la vue Adresse et saisissez les adresses des clients.
    • Si la vue Adresse n'est pas visible, ajoutez-la via le menu Outils → Ajouter de nouvelles fonctionnalités → Ajouter des colonnes d'adresse dans le tableau Comptes.
  • Configurez les paramètres du client dans le menu Compta2 → Clients → Paramètres →

Ajoutez les colonnes dont vous avez besoin dans le tableau Ecritures

  • Dans le tableau Ecritures, rendez visibles les colonnes de facturation :
    • Menu Données → Organisez les colonnes et affichez les colonnes PièceType et PièceFacture.
    • Ajoutez des colonnes pour la quantité et le prix unitaire (facultatif).
    • Menu Outils → Ajouter de nouvelles fonctions → Ajouter des colonnes Articles dans le tableau Ecritures.
    • Ajoutez le tableau Article (facultatif).
      Vous en avez besoin pour garder une liste de vos articles et il sert de mini-gestion de stock.
      Menu Outils → Ajouter de nouvelles fonctions → Ajouter un tableau Article

Arrondissement au chiffre supérieur des montants facturés

Lors de l'impression d'une facture en CHF, le total est arrondi à 5 centimes, si nécessaire. Si le total de la facture imprimée ne correspond pas au montant de l'enregistrement, l'utilisateur sera informé de la différence.

Si vous ne souhaitez pas arrondir le montant total, vous pouvez utiliser la commande Compta2 → Clients → Paramètres → Avancé pour définir l'arrondi de la facture aux centimes souhaités, par exemple si vous définissez 0,01 le total de la facture correspondra au montant de l'écriture.

Créez l’écriture d'arrondi qui sera inclus dans l'impression de la facture. Voir l'exemple :

Factures gérées dans un fichier séparé, uniquement pour les factures

Si vous voulez gérer les factures séparément de la comptabilité, vous devez créer un nouveau fichier. Seuls les comptes clients nécessaires à la facturation sont saisis dans le plan comptable. Dans le tableau Ecritures, saisissez les écritures de facturation.
Cette approche convient à ceux qui :

  • Enregistrent les factures sur l'encaissé. Seul le montant encaissé est enregistré dans le fichier comptable.
  • Veulent une gestion des factures complètement détachée, par exemple, les associations qui doivent envoyer les cotisations aux membres.

Comment créer un fichier séparé pour la gestion des factures :

  1. Téléchargez le fichier d'exemple, ouvrez-le et adaptez-le à vos besoins.
    Vous pouvez également partir de n'importe quel modèle existant et l'adapter, comme mentionné ci-dessus, pour l'utilisation des factures.
  2. Vérifiez que tous les réglages et les colonnes expliqués dans le paragraphe précédent sont présents.

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