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Créer les factures

Facturation dans Banana Comptabilité : nouvelle fonctionnalité de Banana 9

Dans Banana Comptabilité, les factures à envoyer aux clients sont générées à partir de l'enregistrement comptable de la sortie de facture.
Il s'agit d'une approche différente des autres programmes de comptabilité, dans lesquels, en règle générale, vous créez d'abord la facture et ensuite les écritures comptables.

Comment créer une nouvelle facture:

  1. Dans le tableau Comptes, vous spécifiez un compte pour chaque client dans le plan de compte, avec l'adresse et les autres données dont vous avez besoin (voir comment configurer les comptes clients).
    Si vous avez des clients de nationalités différentes, vous pouvez également définir une langue différente pour les factures de chaque client (voir définir la langue pour chaque client). Si aucune langue spécifique n'est définie pour le client, le programme imprime la facture dans la langue dans laquelle le fichier a été créé (menu Fichier -> Propriétés fichier - Données de base -> Section Divers).
  2. Dans le tableau Ecritures, vous pouvez insérer des lignes d'écritures qui deviendront les lignes de la facture.

    • Indiquez la date d'enregistrement et le numéro de facture. Ces valeurs doivent être répétées sur les autres lignes appartenant à la même facture.

    • Indiquez le compte du Client dans le compte Débit.

    • Indiquez la contrepartie (Ventes, Conseil ou autre compte) et le montant.

    • Un code TVA peut également être utilisé pour indiquer le pourcentage de TVA applicable à l'écriture.

  3. La commande Imprimer facture affiche l'aperçu avant impression de la facture, en prenant les données du client dans le tableau Comptes et les données de la facture dans les lignes d'enregistrement.

Dans quel dossier les factures doivent-elles être gérées ?

Il y a deux solutions :

Factures directement dans le fichier de la comptabilité

Les écritures des factures sont insérées directement dans le fichier de la comptabilité de la société.
Cet approche est indiquée pour ceux qui écrivent les factures en comptabilité au moment de l'émission de la facture.

  • Les sociétés immobilières qui écrivent au début de l'année les loyers pour toute l'année
  • en général pour tous ceux qui enregistrent selon ce qui a été facturé

Il y a une approche directe entre les comptes de l'écriture et le contenu des factures.
En insérant les écritures et en imprimant directement les factures vous évitez des erreurs de retranscription. Bien sûr, la condition pour émettre ces factures est de savoir gérer une comptabilité.

Avec Copier/Coller, vous pouvez facilement créer plusieurs factures similaires. Par exemple, pour créer des factures similaires pour tous les membres d'une association, vous devez d'abord créer les mêmes lignes de facturation, puis modifier (ou coller) les numéros de compte des différents membres.
Si nécessaire, vous pouvez créer les lignes dans Excel et les coller dans Banana.

Adapter le fichier comptable existant pour insérer et imprimer les factures

  1. Dans le menu Fichier - Propriétés fichier (données de base) configurez l'adresse de votre entreprise, qui sera reprise dans l'en-tête de la facture.
  2. Dans le tableau Comptes, configurer le registre Clients et définir les configurations Clients du menu Compta2 -> Clients -> Paramètres.
  3. Toujours dans le tableau Comptes, sélectionner la vue Adresses et insérer les adresses des clients. Si la vue Adresses n'est pas disponible, vous pouvez l'ajouter avec le menu Outils -> Ajouter de nouvelles fonctions -> Ajouter les colonnes d'adresses dans le tableau Comptes.
  4. Dans le tableau Écritures insérez la ligne (ou les lignes) de la facture, utilisant un compte qui fait partie du registre clients et indiquant le numéro de la facture dans la colonne Facture ; dans le cas où elle n'est pas visible, utiliser le menu Données -> Organiser colonnes.
  5. Des colonnes supplémentaires sont aussi disponibles pour pouvoir ajouter encore plus de détails (Quantité, Prix, Unité), qui peuvent être activées avec la commande Outils -> Ajouter des nouvelles fonctions -> Ajouter la colonne Articles dans le tableau Écritures. Pour afficher la colonne Type, utiliser le menu Données -> Organiser colonnes.
  6. Pour utiliser le logo de l'entreprise sur la facture ou sur l'impression, veuillez consulter le paragraphe 'Logo sur la facture ou sur l'impression' de la page Tableau Documents.

Si vous n'avez pas encore votre propre fichier comptable, vous pouvez créer un fichier comptable avec la commande Nouveau du menu Fichier. Plusieurs modèles sont disponibles avec le registre clients préconfiguré. Les types de comptabilité qui supportent la création de factures sont la comptabilité en partie double et la comptabilité dépenses/recettes (les deux peuvent contenir ou non les options TVA et multidevise).

Fichier séparé uniquement pour les factures

On crée un nouveau fichier, complètement séparé de celui de la comptabilité, dans lequel, le plan comptable contiendra la gestion des clients et des seuls comptes nécessaires à la facturation. Les écritures de facturation sont ensuite saisis.
Cette approche est indiquée pour :

  • Ceux qui écrivent les factures selon le principe de l'encaissement. Dans le fichier de la comptabilité on enregistre uniquement le montant encaissé.
  • Ceux qui désirent une gestion des factures complètement séparée. Par exemple l'envoi des quote-part aux membres d'une association.

Comment créer un fichier séparé pour la gestion des factures :

  1. Téléchargez le fichier d'exemple, ouvrez-le et adaptez-le selon vos besoins.
    Si vous le désirez, vous pouvez aussi commencer avec un des nombreux modèles existants et l'adapter comme indiqué ci-dessus, pour vos factures.

Les colonnes du tableau Écritures pour les factures

Esempio registrazione per fattura

Date
La facture reprend la date indiquée dans cette colonne. Toutes les lignes qui appartiennent au document doivent reprendre la même date.

Facture
Pour la gestion des factures, il faut obligatoirement indiquer le numéro de la facture et un compte qui fait partie du registre des clients.

Colonnes facultatives

Type
Dans la colonne Type on peut définir des lignes de détail, comme par exemple des lignes de totalisation ou un terme de paiement, spécifiques pour une facture. 

Quantité
La colonne où on indique la quantité des articles ou du service vendu. Pour ajouter la colonne quantité, utiliser la commande Outils -> Ajouter de nouvelles fonctions -> Ajouter la colonne Quantité dans le tableau Écritures.

Unité
On y insère la quantité (ex. pc pour "pièce", "kg").

Prix/Unité
On y insère le prix unitaire se référant à la marchandise ou au service. Dans ce cas, le programme calcule automatiquement le montant global selon les quantités insérées dans la colonne Quantité.
 

Imprimer les factures

Après avoir inséré l'écriture de la facture dans le tableau Écritures,


Affichage de la facture

Definir la langue de la facture pour chaque client

Comme mentionné ci-dessus, pour créer (puis imprimer) des factures, vous devez avoir affiché la vue Adresse dans le tableau Comptes.
Dans la vue Adresse, il y a plusieurs colonnes relatives aux données client : Nom, Adresse, Tél, ..... l'une de ces colonnes est la colonne Langue.

Si la colonne Langue est vide, le programme utilise la langue de création du fichier (menu Fichier -> Propriétés fichier - Données de base -> section Divers) pour imprimer les factures.

S'il y a un code de langue spécifique dans la colonne Langue, le programme utilise la langue indiquée pour imprimer les factures. Cela permet d'imprimer des factures dans différentes langues pour différents clients.

Il est également possible, pour chaque langue, de configurer des textes prédéfinis qui seront affichés à la fin de la facture, par exemple les salutations ou les coordonnées bancaires (pour plus d'informations voir la page Imprimer factures).

Definir l'échéance d'une facture

L'échéance d'une facture peut être fixée de trois façons :

  • au niveau générale
    via la commande Clients - Paramètres du menu Compta2. Dans le dialogue on indique le délai (en jours) après lequel la facture est considérée comme expirée. Par exemple, si vous indiquez 10 jours, si la date du document est le 10 mai, la date d'expiration sera le 20 mai. Les jours sont calculés à partir de la date du document ou, en l'absence d'un document, à partir de la date d'écriture.
  • au niveau du client
    Dans le tableau Comptes, la colonne ÉchéanceDePaiementEnJours est disponible. Dans cette colonne, vous pouvez définir la période (en jours) après laquelle la facture est considérée comme expirée. Pour visualiser cette colonne, sélectionnez le compte client dans le tableau Comptes et utilisez la commande Organiser colonnes du menu Données pour rendre visible la colonne ÉchéanceDePaiementEnJours. Définissez le nombre de jours qui seront ajoutés à la date d'émission du document.
  • au niveau du document
    Dans le tableau Écritures, dans la vue Échéances, une colonne Échéance est visible ; vous pouvez indiquer la date d'échéance  directement dans cette colonne.
     

Autres ressources :

 

 

 

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