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Die Smartphone-Apps wie Adobe Scan, Microsoft Lens, Dropbox und andere Anwendungen ermöglichen das Scannen von Belegen und Rechnungen und das direkte Speichern im PDF-Format. Anschliessend können sie über die Smartphone-App der verwendeten Cloud in den gewünschten Ordner verschoben werden. Im Vergleich zu einfachen Fotos schneiden sie die Inhalte zu, verwenden das PDF-Format und ermöglichen das Einfügen mehrerer Seiten in dieselbe Datei.
- Starten Sie die Dropbox-Anwendung (andere Systeme verfügen über gleichwertige Funktionen, die Sie auf Ihrem Handy leicht erkennen können).
- Verwenden Sie den Befehl "Dokument scannen".
- Fotografieren Sie das Dokument.
Um das automatische Zuschneiden zu erleichtern, legen Sie die Belege in eine transparente Mappe, die ein farbiges oder schwarzes Blatt enthält. - In der Vorschau haben Sie mehrere Befehle zur Verfügung:
- Verwenden Sie falls notwendig den Befehl Bild drehen, damit es vertikal erscheint.
- Sie können eine weitere Seite hinzufügen, indem Sie den Scan wiederholen.
- Wählen Sie das Format PDF aus.
- Geben Sie den Dateinamen anhand des Datums des Beleges ein.
Wenn Sie kein eigenes Ablagesystem haben, verwenden Sie das Jahr-Monat-Tag-Format, den Namen der Gegenpartei und eine eventuelle Anmerkung (2022-01-15-Swisscom-Rechnung.pdf"). - Wenn die Datei auf Ihrem Computer synchronisiert wird.
- Speichern Sie sie in das Verzeichnis der Buchhaltungsbelege.
- Gehen Sie zur Buchungszeile (Tabelle Buchungen) und fügen Sie den Link zu dem digitalen Beleg hinzu, den Sie gerade gescannt haben.
- Mit dem Befehl Link öffnen wird die gescannte Datei geöffnet.
Wenn Sie Synchronisationssysteme verwenden, muss der Ordner für die Quittungen ein Unterordner des Buchhaltungsordners sein, damit Banana relative Pfade erstellen kann.
Sie können Dokumente auch mit einem Scanner oder einem Multifunktionsdrucker digitalisieren.
Unten fügen wir ähnliche Screenshots für Adobe Scan, Microsoft Lens und iCloud Drive ein:
