Registrazioni dei salari al netto

La gestione dei salari al netto consiste nel registrare in contabilità esclusivamente gli importi effettivamente corrisposti ai dipendenti. È un metodo semplice e pratico, ma offre una visione meno dettagliata rispetto alla contabilizzazione al lordo, poiché non evidenzia separatamente i contributi a carico del datore di lavoro e quelli trattenuti ai dipendenti.

Poiché in contabilità sono registrati solo gli importi netti, è necessario utilizzare un programma di gestione salari che calcoli il salario lordo, le trattenute e i contributi sociali. La dichiarazione annuale alla Cassa AVS, infatti, deve essere basata sulla massa salariale lorda e non sugli importi netti contabilizzati.

Cosa viene registrato

Con la gestione al netto mensilmente si registrano:

• I salari netti pagati ai dipendenti
• Gli acconti dei contributi sociali AVS/AI/IPG/AD
• I premi assicurativi e previdenziali
• I conguagli di fine anno

Questo metodo è il più semplice e viene spesso utilizzato nelle piccole aziende oppure quando la gestione delle paghe è effettuata con un software salari separato.

Cosa non viene registrato:

• Il salario lordo
• Le trattenute del dipendente
• I debiti verso enti sociali a fine periodo

Vantaggi della gestione al netto

• Registrazioni semplici
• Pochi conti da gestire
• Contabilità più veloce

Limiti della gestione al netto

• Il salario lordo non appare in contabilità
• Non si vede il dettaglio delle trattenute salariali dei dipendenti
• Non si distinguono i contributi del dipendente e del datore di lavoro.

Quando utilizzare la registrazione al netto

La gestione al netto è ideale per una contabilità semplice e orientata ai pagamenti. La gestione al lordo è invece più adatta quando è richiesta una visione completa e dettagliata dei costi del personale.

In particolare, la registrazione dei salari al netto è indicata quando:

• La contabilità viene utilizzata principalmente per registrare pagamenti e incassi
• I conteggi salariali sono gestiti separatamente
• Non è necessario registrare in contabilità il dettaglio delle trattenute salariali

Conti normalmente utilizzati

Per gestire i salari al netto sono normalmente sufficienti pochi conti.

Conti di costo

• 5000 Salari
• 5700 Contributi AVS/AI/IPG/AD
• 5710 Contributi cassa assegni familiari
• 5720 Contributi previdenza professionale obbligatoria
• 5730 Premi per l'assicurazione infortuni professionale
• 5740 Assicurazione indennità giornaliera per malattia
• 5790 Imposta alla fonte

Conti di pagamento

• 1020 Banca
• Altro conto della Liquidità.

Quota a carico del datore di lavoro nei contributi sociali e assicurativi

A differenza della gestione al lordo, nella gestione al netto la distinzione tra quota datore di lavoro e quota dipendente non è immediatamente visibile nelle schede conto.

In questo approccio:

• viene registrato direttamente il salario netto pagato al dipendente,
• i contributi sociali e assicurativi sono registrati come costi e come pagamenti verso gli enti.

I versamenti agli enti (AVS, LPP, assicurazioni) comprendono spesso sia la quota del dipendente sia quella del datore di lavoro.

Di conseguenza, nelle schede conto si trovano principalmente importi complessivi, senza una distinzione esplicita tra le due quote.

La quota a carico del datore di lavoro risulta quindi:

• dai conti di costo dedicati,
• oppure dai conteggi salari,
• ma non direttamente dalla singola registrazione contabile.

In sintesi, il costo del lavoro è rilevato correttamente, ma la sua ripartizione è meno immediata rispetto alla gestione al lordo.

Pagamento dei salari al netto 

Quando si paga il salario al dipendente, si registra il salario netto pagato.

Nella tabella Registrazioni si registrano mensilmente:

• Data: la data del pagamento del salario
• Descrizione: la descrizione del pagamento
• Dare: il conto 5000 Salari
• Avere: il conto Banca

Pagamento periodico dei contributi sociali

Quando si pagano i contributi sociali registriamo:

• Data: la data del pagamento dei contributi sociali
• Descrizione: la descrizione del pagamento
• Dare: il conto 5700 Contributi AVS/AI/IPG/AD
• Avere: il conto Banca

Pagamento annuale dei premi assicurativi

Quando si pagano i contributi assicurativi, per esempio LAINF o LAINF complementare, si registra il pagamento verso l'ente assicurativo.

• Data: la data del pagamento annuale dei premi assicurativi
• Descrizione: la descrizione del pagamento
• Dare: il conto 5730 Premi per l'assicurazione infortuni professionali
• Avere: il conto Banca

Pagamento del premio annuale della cassa pensione

Quando si paga il premio annuale per la cassa pensione LPP:

• Data: la data del pagamento del premio annuale della cassa pensione
• Descrizione: la descrizione del pagamento
• Dare: il conto 5720 Contributi previdenza professionale obbligatoria
• Avere: il conto Banca

Pagamento del premio assicurazione malattia

Quando si paga il premio annuale per l'assicurazione malattia:

• Data: la data del pagamento del premio assicurazione malattia
• Descrizione: la descrizione del pagamento
• Dare: il conto 5740 Assicurazione indennità giornaliera per malattia
• Avere: il conto Banca

Rimborso spese incluso nei salari netti pagati

Quando nel salario netto pagato è incluso un rimborso spese, è consigliabile separare contabilmente il salario netto dal rimborso. In questo modo il conto salari non viene alterato da importi che non rappresentano effettivamente il salario.

Esempio:

• Salario netto: CHF 4'000
• Rimborso spese: CHF 200
• Pagamento totale con banca: CHF 4'200

Nella registrazione si devono separare i due importi, pertanto va registrata su tre righe:

Nella tabella Registrazioni:

• Prima riga - pagamento totale con banca
  • Data: la data della registrazione
  • Descrizione: pagamento salario mensile
  • Dare: deve rimanere vuota
  • Avere: il conto Banca
  • Importo: l'importo totale pagato CHF 4'200
     
• Seconda riga - salario netto mensile
  • Data: data della registrazione 
  • Descrizione: pagamento salario mensile
  • Dare: il conto 5000 Salari
  • Avere; deve rimanere vuota
  • Importo: l'importo del salario netto pagato CHF 4'000
     
• Terza riga - rimborso spese
  • Data: la data della registrazione
  • Descrizione: rimborso spese
  • Dare: il conto Rimborso spese (es. spese di viaggio)
  • Avere: deve rimanere vuota
  • Importo: l'importo del rimborso spese CHF 200

Pagamento delle Imposte alla Fonte

Quando si pagano a fine trimestre le imposte alla fonte:

• Data: la data del pagamento delle imposte alla fonte
• Descrizione: la descrizione del pagamento
• Dare: il conto 5790 Imposta alla fonte
• Avere: il conto Banca

Controllo e verifica

È importante verificare periodicamente la corrispondenza dei dati relativi ai salari tra:

• la contabilità
• i conteggi dei salari
• i conteggi degli enti sociali
• i certificati di salario.

Durante l'anno i contributi sociali e alcuni premi assicurativi vengono generalmente versati sotto forma di acconti. Solo con i conteggi definitivi o con i conguagli di fine anno viene determinato l'importo effettivamente dovuto.

Per questo motivo, nella gestione degli stipendi al netto è fondamentale eseguire controlli periodici e una verifica accurata alla chiusura dell'esercizio.

Verifica dei contributi AVS

Coerentemente con il metodo di contabilizzazione al netto, nel conto 5700 Contributi AVS sono registrati tutti i contributi complessivamente versati alla Cassa AVS, compreso il conguaglio finale.

Il saldo del conto 5700 Contributi AVS deve coincidere con il saldo riportato nel conteggio definitivo della Cassa AVS, che espone anch'esso l'importo complessivo dei contributi dovuti.

Verifica dei salari lordi

Per verificare la corrispondenza tra la contabilità e le dichiarazioni AVS è necessario ricostruire i salari lordi partendo dagli stipendi netti contabilizzati nel conto 5000 Salari.

Alla somma degli stipendi netti devono essere aggiunte esclusivamente le trattenute a carico del dipendente, quali:

• contributi AVS/AI/IPG/AD;
• contributi LPP;
• imposta alla fonte;
• altre trattenute salariali.

Qualora nel conto 5000 sono stati registrati eventuali assegni familiari, rimborsi spese o altre indennità, queste devono essere dedotte perché non fanno parte del salario lordo.

Controlli di fine anno

I controlli di fine esercizio hanno due obiettivi principali:

• ricostruire i salari lordi per confrontarli con quelli dichiarati alla Cassa AVS
• riconciliare i contributi AVS confrontando la scheda del conto 5700 Contributi AVS con il conteggio definitivo della Cassa AVS.

In sintesi

La gestione al netto è ideale per una contabilità semplice e orientata ai pagamenti, mentre la gestione al lordo è più adatta quando è richiesta una visione completa e dettagliata dei costi del personale.