In der Tabelle Konten gibt es in der Ansicht Adressen Spalten zur Verwaltung der Adressen von Kunden, Lieferanten oder Mitgliedern.
Adressdaten sind für die Verwaltung von Rechnungen, Mahnungen und die Kontrolle von Eingängen und Zahlungen unerlässlich.

Wenn in der Tabelle Konten Spalten für die Verwaltung von Kontaktdaten fehlen, können diese hinzugefügt werden:

• Menü Werkzeuge → Funktionen hinzufügen/entfernen → Spalten Adressen in Tabelle Konten hinzufügen

Wenn die IBAN-Spalte fehlt, hat Ihre Buchhaltungsdatei eine alte Konfiguration und Sie müssen sie mit dem Befehl Werkzeuge > Datei in neue konvertieren... konvertieren.

In der Tabelle Konten fügt der Befehl Funktionen hinzufügen/entfernen folgendes hinzu:

• Die Ansicht Adresse, in der die Spalten für die Eingabe von Adressdaten angezeigt werden.

Um die Ansicht oder die Anordnung der Spalten zu ändern, wählen Sie den Befehl Spalten einrichten.

 Die Spalten der Ansicht Adresse

Prefix

Anrede einfügen (Herr, Frau, Doktor oder anders)

Vorname

Name des Kunden, Lieferanten oder Mitgliedes

Nachname

Nachname des Kunden, Lieferanten oder Mitgliedes

Organisation

Name der Firma, des Vereines

Strasse

Strasse in der sich der Kunde, Lieferant oder das Mitglied befindet

Extra

Spalte, um andere Adressdaten einzugeben, z.B. ein Postfach, oder um eine sehr grosse Adresse einzugeben

PLZ

Die Postleitzahl

Ort

Der Name der Stadt oder Gemeinde des Kunden, Lieferanten oder Mitgliedes

Nation

Der Name der Nation bzw. des Landes

Nation K.

Das Nationenkennzeichen (Ländercode) ist ein zweistelliger Code nach den Vorgaben der ISO 3166-1-Norm (z.B. CH, LI, AT, DE, IT, FR). 

Sprache

Sie können die Sprache für jedes Kunden-, Lieferanten- oder Mitgliedskonto festlegen. So können Sie Dokumente (z.B. Rechnungen) in ihrer Sprache anzeigen und ausdrucken.
Angeben:

• de - für Deutsch
• fr -  für Französisch
• it - für Italienisch
• en - für Englisch
• es - für Spanisch
• nl - für Holländisch
• zh - für Chinesisch
• pt -für Portugiesisch
• ru -für Russisch

Haupttelefon

Nummer des Festnetzes

Mobile

Handynummer

Fax

Fax-Nummer

E-Mail Arbeit

E-Mail Adresse

Webseite (www)

Website-Adresse des Kunden, Lieferanten, Verbandes

Geburtsdatum (Geburt)

Das Geburtsdatum des Kunden, Lieferanten, Vereins

Tage

Es wird eine Anzahl von Tagen angegeben, innerhalb derer die Zahlung zu erfolgen hat

Limite

Bei einer Gutschrift wird das Kreditlimit bzw. das Belastungslimit, wenn es sich um einen Lieferanten handelt, angegeben.

Bank (Name)

Der Name der Bank des Kunden, des Lieferanten oder des Mitgliedes

IBAN

IBAN-Nummer der Bank des Kunden, Lieferanten oder Mitgliedes

Clearing

Der Identifikationscode der Bank des Kunden, Lieferanten oder Mitgliedes

Einführung

In Banana Buchhaltung ist es möglich, Kunden sowohl nach Kompetenzprinzip als auch Kassenprinzip zu verwalten. Eine detaillierte Erklärung finden Sie auf folgender Seite Buchen nach Kompetenzprinzip (MWST-Abrechnung nach vereinbarten Entgelten) oder Kassenprinzip (MWST-Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten).

Folgend wird erklärt, wie ein Konto pro Kunde und eine Gruppe Kunden zu erstellen sind. Dies ist nötig, wenn die Liste der Rechnungen nach Kunde getrennt vorgezeigt werden muss.

Wenn man nur einige Rechnungen hat und man dazu keine separaten Kundendetails wünscht, so gibt man nur ein einziges Konto an, worauf alle Kunden gebucht werden. In diesem Fall wird die Liste der Rechnungen nach allen Kunden und nicht nach einzelnen Kunden zusammengefasst.

Gruppe und Kundenkonten einrichten

Das Postenbuch Kunden mit den zugehörigen Konten und/oder Kundengruppen wird am Ende der Tabelle 'Konten' mit einer separaten Sektion erfasst. So erscheint in den Aktiven nur die Summe dieses Postenbuches in einer Gruppenzeile und nicht alle einzelnen Kundenkonten dessen.

So vorgehen:

• Eine Sektion * (Titel) (siehe Sektionen)
• Eine Sektion 01 für die Kunden (siehe Sektionen)
• Die gewünschten Kundenkonten (siehe Konto hinzufügen). 
  Jeder Kunde entspricht einer Zeile des Kontenplans und verfügt über eine eigene Kontonummer. Die Nummerierung der Konten ist sonst freigestellt (siehe Konten). Es ist jedoch ratsam, nur Zahlen zu verwenden, insbesondere bei der Verwaltung von Zahlungen.
• Eine Gruppe, in der alle Kundenkonten aufsummiert werden.
• Diese Gruppe wiederum wird in einer in den Aktiven vorhandenen Gruppe summiert.

Es ist auch möglich, stattdessen Konten und/oder Kundengruppen direkt im Kontenplan im Bereich der Aktiven einzugeben.

• Für die Totalsumme der Kunden (im obigen Beispiel Gruppe 110A auf Zeilen-Nr. 110) ist in der Spalte Summ. in wie im Beispiel der Wert 110 oder ein anderer Wert oder Code zu erfassen.
• Derselbe Wert, der für die Spalte Summ. in verwendet wird (im Beispiel 110), muss weiter oben in der Tabelle Konten im Bereich der Aktiv-Konten in der Spalte Gruppe der vorhanden sein oder erfasst werden, um den Gesamtbetrag der offenen Kundenrechnungen in der Bilanz auszuweisen.
• Die Nummerierung der Gruppen ist dem Benutzer freigestellt.

Ausgestellte Rechnung buchen

Die ausgestellte Rechnung wird erfasst, indem die folgenden Daten in die entsprechenden Spalten eingetragen werden:

• Rechnungsdatum und Belegnummer, falls vorhanden
• Rechnungsnummer - Es ist erforderlich, die Rechnungsnummer in die Spalte Rechnung einzutragen, da sie für den Automatismus der verschiedenen Kundenberichte und zum Ausgleich des offenen Kundenpostens nach Erfassung des Zahlungseingangs - automatisch durch Import der Bankbewegungen oder manuell - verwendet wird.
• Kundenkonto im Soll und Ertragskonto im Haben
• Der den in Rechnung gestellten Artikeln/Dienstleistungen entsprechende MWST-Code

Siehe in folgender Abbildung die Buchungszeilen 22 und 23:

Zahlungseingang buchen 

Zahlungseingänge können auf zwei Arten verbucht werden (siehe Verbuchung Zahlungseingänge):

1. Durch Import des Kontoauszugs im ISO 20022-Format
2. Durch manuelle Buchung (z.B. bei Barbezahlung)

Das Inkasso einer Kundenrechnung wird manuell erfasst, indem die folgenden Daten in die entsprechenden Spalten eingetragen werden:

• In der Spalte Datum das Datum der Einnahme der Rechnung angeben.
• In der Spalte Typ den Code 11 (Zahlung vom Kunden) eingeben. Für die Aktivierung der Spalte Typ verweisen wir Sie auf folgender Seite Spalten einrichten.
  Hinweis: Wenn eine Anzahlung/Akontozahlung des Kunden auf der Rechnung erscheinen soll, darf in der Zelle in der Spalte Typ nichts erfasst werden (leere Zelle).
  Wenn eine Anzahlung des Kunden erfasst wird und auf der Rechnung erscheinen soll, muss die Zelle in der Spalte Typ leer bleiben.
• In der Spalte Rechnung die Nummer der bezahlten Rechnung erfassen.
  • Mit einem Doppelklick in die Zelle zeigt das Programm die Liste der offenen Rechnungen an. 
    Als Alternative kann man auch die Taste F2 drücken. Wenn die F2-Taste nicht funktioniert, ist in den Kundeneinstellungen (Menü Bericht > Kunden > Einstellungen) die Gruppe des Postenbuchs Kunden einzugeben.
  • Wählen Sie die Nummer der einkassierten Rechnung. Das Programm fügt automatisch folgendes ein:
    • In der Spalte Beschreibung wird die Beschreibung der Zahlung angegeben.
    • In der Spalte Haben das Konto des Kunden.
    • In der Spalte Betrag den Betrag der Rechnung. 
      Wenn der eingegebene Betrag keine Mehrwertsteuer enthält und die Kunden als Kostenstellen eingerichtet sind, müssen Sie die Kostenstellen korrekt konfigurieren, um den Betrag mit Mehrwertsteuer in Eigenschaften (Stammdaten), Registerkarte MWST/USt zu verwenden. Siehe auch MWST/USt-Betrag mit Kostenstellen.
• In der Spalte Soll manuell den Gegenposten eingeben (das Bankkonto, auf dem der Betrag eingegangen ist, oder die Kasse).

Gutschriften buchen

Für den Betrag, der von der ursprünglichen Rechnung abgezogen werden soll, muss dieselbe Rechnungsnummer verwendet werden.

• Wenn der Korrekturbeleg (z.B. eine Gutschrift) eine andere Nummerierung hat, die Sie bereithalten müssen, schreiben Sie diese Referenz in eine andere Spalte, z.B. Beleg
• Es sind die Daten für die Spalten Datum, Beleg, Originalbeleg, Beschreibung zu erfassen
• In der Spalte Soll das Erlöskonto angeben (das gleiche, das für die Rechnung an den Kunden verwendet wird); in der Spalte Haben das Kundenkonto eingeben
• Den Betrag erfassen und in der Spalte MWST/USt-Code den MwSt-Code für den Verkauf mit vorangestelltem Minuszeichen (-V77) eingeben, damit die MWST-Transaktion rückgängig gemacht wird, oder es muss ein spezieller MwSt-Code für Gutschriften verwendet werden, welcher in der Tabelle MWST/USt-Codes  vorhanden ist.

Hinweis: Um die Gutschrift auszudrucken, ist in der Spalte Typ (Beleg-Typ ) der Code 12 anzugeben (siehe Eingabe einer Gutschrift).

Es ist möglich, das Postenbuch Kunden und Lieferanten auf Einnahmen mit Kosten- und Profitstellen zu führen. Dies wird am Ende des Kontenplans mit Kostenstellen gemacht (siehe folgende Abbildung):

• Es wird empfohlen, die Kostenstelle KS3 zu verwenden (Konten mit vorangestelltem Strichpunkt ";").
• Die Salden der Kostenstellen werden somit nicht in der Bilanz ausgewiesen.
• Die Gruppe der Kunden muss über das Menü Berichte → Kunden → Einstellungen eingerichtet werden.

Für Schweizer Benutzer, die die Mehrwertsteuer auf ihren Einnahmen haben, ermöglicht diese Einstellung eine optimale Verwaltung der Mehrwertsteuer und die Kenntnis der Details ihrer Kunden und Lieferanten.

Mit dieser Einstellung werden die Kostenstellensalden nicht in der Bilanz erscheinen, aber Sie werden weiterhin alle Daten und Berichte für interne Zwecke haben.

Die Rechnungsausstellung erfassen

Die ausgestellte Rechnung wird erfasst, indem die folgenden Daten in die entsprechenden Spalten eingetragen werden:

• In der Spalte Datum das Datum der Rechnung eingeben
• In der Spalte Beleg die Belegnummer angeben, falls vorhanden
• In der Spalte Rechnung die Rechnungsnummer erfassen
• In der Spalte Beschreibung eine Beschreibung eingeben
• In den Spalten Soll, Haben und MWST-Code keine Daten eintragen
• In der Spalte Betrag den Bruttobetrag ohne MwSt-Code angeben
  Der Mehrwertsteuer-Code wird beim Buchen mit Kassenprinzip eingegeben, wenn die Rechnung kassiert wird.
• In der Spalte KS3 (CC3 in der folgenden Abbildung) das KS3-Konto des Kunden ohne das ";" eingeben (z.B. 10004).

Eine Einnahme buchen

Wenn man eine Rechnung einkassiert, ist wie folgt vorzugehen:

• In der Spalte Datum das Datum eingeben, an dem die Rechnung kassiert wurde
• In der Spalte Beleg die Belegnummer angeben, falls vorhanden
• In der Spalte Rechnung die Nummer der einkassierten Rechnung erfassen
• In der Spalte Beschreibung eine Beschreibung eingeben
• In der Spalte Soll das Bankkonto (oder ein anderes Liquiditätskonto) angeben
• In der Spalte Haben das Konto für den Ertrag eintragen, das der Rechnung entspricht
• In der Spalte Betrag den Bruttobetrag eingeben
• In der Spalte MWST-Code den MWST-Code des Umsatzes oder der in Rechnung gestellten Dienstleistung eintragen
• In der Spalte KS3 (CC3 in der folgenden Abbildung) das KS3-Konto des Kunden ohne ";" und mit einem Minuszeichen "-" vor dem Konto schreiben (z.B. -10004).

In der integrierten Fakturierung mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, darf bei einem mit Kostenstellen eingerichteten Postenbuch Kunden die Option Die Kostenstellen wie die Kategorie buchen (+/-) nicht aktiviert werden, da das Konto und die Kategorie bei der Rechnungsstellung nicht angegeben werden.

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Kunden und Lieferanten bei MWST nach vereinnahmten Entgelten.

Gutschriften auf Einnahmen buchen

Für den Betrag, der von der ursprünglichen Rechnung abgezogen werden soll, muss dieselbe Rechnungsnummer verwendet werden.

• Wenn der Korrekturbeleg (z.B. eine Gutschrift) eine andere Nummerierung hat, die Sie bereithalten müssen, schreiben Sie diese Referenz in eine andere Spalte, z.B. Beleg
• Es sind die Daten für die Spalten Datum, Beleg, Originalbeleg, Beschreibung zu erfassen
• Die Spalten 'Soll' und 'Haben' leer lassen.
• Den Betrag eingeben und in der Spalte KS3 das KS3-Konto des Kunden mit einem vorangestellten Minuszeichen eingeben (z.B. -10004).

Hinweis: Um die an den Kunden ausgestellte Gutschrift auszudrucken, ist in der Spalte Typ (Beleg-Typ ) der Code 12 anzugeben (siehe Eingabe einer Gutschrift).

Um die Optionen des Menüs Kunden zu aktivieren, muss die Gruppe der Kunden über das Menü Berichte > Kunden > Einstellungen eingestellt werden.

Im Folgenden werden die Funktionen für Kunden erläutert, sie gelten aber auch für die Funktionen der Lieferanten (Berichte > Lieferanten > Einstellungen). Die folgenden Dialogfenster sind sowohl für die Funktionen des Kunden als auch des Lieferanten identisch.

Ohne die Angabe der Gruppe sind alle Funktionen in den Einstellungen des Menüs Kunden deaktiviert.

Allgemein

Gruppe oder Konto

Die Gruppe oder das generische Konto auswählen, welches die Liste der Kunden oder Lieferanten enthält. Die Gruppe oder das Konto muss bereits in der Tabelle Konten vorhanden sein.

Informationen betreffend das Einrichten des Postenbuchs Kunden oder Lieferanten finden Sie auf folgenden Seiten:

• Postenbuch Kunden einrichten und Postenbuch Lieferanten einrichten (nach vereinbarter Methode).
• Postenbuch Kunden einrichten und Postenbuch Lieferanten einrichten (nach vereinnahmter Methode).

Rechnungen fällig (in Tagen)

Zur Berechnung der Fälligkeit der Rechnungen geht das Programm nach folgender Priorität vor:

• Das Fälligkeitsdatum, sofern es in der Buchungszeile erfasst wurde.
  Wenn es mehrere Daten für dieselbe Rechnungsnummer gibt, berücksichtigt das Programm das aktuellste Datum
• Wenn die Anzahl der Tage in der Spalte FälligkeitBezahlungInTagen in der Tabelle Konten angegeben wird, wird das Datum der Erfassung um die eingestellte Anzahl von Tagen erhöht
• Das Datum der Buchung erhöht sich um die im Dialogfenster der Einstellungen angegebenen Tage

Bewegungen der letzten Jahre einschliessen

• '0' - das Programm zeigt die Rechnungen des Vorjahres nicht an. Es werden nur die Eröffnungssaldi des Kundenkontos angezeigt
• '1' - das Programm schliesst im Kontoauszug des Kunden auch die Vorjahresrechnungen ein
• '2 oder länger' - die Software schliesst im Kontoauszug des Kunden auch die Rechnungen der Vorjahre ein

Erweitert

Verbindung zum Rechnungsdokument

Sie können die Rechnungen speichern (pdf, doc oder andere) und den Link in das Feld Link zum Rechnungsdokument einfügen. Wenn in der Tabelle Buchungen, Spalte Rechnung, die Rechnungsnummer angegeben ist, öffnet das Programm das Dokument und ermöglicht den Zugriff auf den Inhalt.

Der Link kann enthalten:

• Den XML-Namen <DocInvoice> oder denjenigen einer anderen Spalte, welche zwischen <> steht. 
  Wird der Befehl "<DocInvoice>.pdf" benutzt und befindet man sich z.B. auf der Zeile mit der Rechnungs-Nr. 100, so wird das Programm versuchen, die Datei "100.pdf" zu öffnen. Sie können dem Dateinamen auch einen Ordnernamen voranstellen.
• Jede Dateierweiterung kann verwendet werden. Sie muss jedoch in der Liste der als sicher geltenden Dateierweiterungen enthalten sein ( Werkzeuge > Programmoptionen > Erweitert).
• Sie können auch einen Pfad vor dem Feldnamen angeben, der den Namen des zu öffnenden Dokuments enthält
• Mit dem Link "c://temp/<DocInvoice>.pdf" und der Rechnungsnummer 100 sucht und öffnet das Programm die Datei c:\temp\100.pdf
• Der Name des Ordners entspricht dem Namen des Ordners, in dem sich die Buchhaltungsdatei befindet

Alternativer Text für die Autovervollständigung der eingegangener Zahlung (Zahlung %1)

Der Zahlungseingang einer Rechnung kann durch die automatische Vervollständigung des Textes "Zahlung" in der Spalte 'Beschreibung' erleichtert werden, indem Sie die F2-Taste direkt in der Zelle der Spalte 'Rechnung' (Tabelle 'Buchungen) betätigen, um sie zu aktivieren.

Die automatische Vervollständigung ergänzt in der Eingabespalte der Buchungen die folgenden Informationen: Rechnungsnummer, Beschreibung, Betrag, Konten (Soll/Haben). In der Spalte "Beschreibung" können Sie den Text "Zahlung", gefolgt von der Beschreibung der ersten Zeile der Rechnung (%1), ändern und den gewünschten Text angeben.

Rundung des Rechnungsbetrags (nur Basiswährung)

Geben Sie den Mindestbetrag für die Rundung des Rechnungsbetrags an (z.B. 0,01 rundet den Rechnungsbetrag auf den Hundertstel auf; 0,10 rundet den Rechnungsbetrag auf die nächsten 10 Rappen.

Wenn das Feld leer ist, wird der Rechnungsbetrag in CHF auf 5 Rappen aufgerundet, für die anderen Währungen erfolgt die Rundung auf den Hundertstel.

Deaktivieren der Autovervollständigung der Rechnungsdaten

Diese Option wird in der Regel deaktiviert, wenn es viele Buchungen gibt und die Dateneingabe durch das Anzeigen der Liste der offenen Rechnungen im Feld 'Rechnung' der Tabelle 'Buchungen' verlangsamt wird.

Automatischen Ausgleich offener Rechnungen mit Eröffungssalden deaktivieren

Automatischer Ausgleich bezieht sich auf den Prozess, bei dem die Eröffnungsbilanz des Kontos verwendet wird, um offene Rechnungen auszugleichen. Wenn die Eröffnungsbilanz die Beträge in der Buchungstabelle vollständig decken kann, gelten die Rechnungen als bezahlt, und ihr Status wird als "paidOpening" angezeigt. Falls die Eröffnungsbilanz nicht ausreicht, um die Rechnungen auszugleichen, bleiben diese offen.

Wenn Sie diese Funktion deaktivieren, wird das System die Eröffnungsbilanz nicht mehr verwenden, um offene Rechnungen auszugleichen. Stattdessen wird die Eröffnungsbilanz separat von den Rechnungen in der Rechnungsliste angezeigt.

Wenn Sie eine Rechnung mit dem Anfangssaldo ausgleichen möchten, unabhängig von der Option 'Automatischen Ausgleich deaktivieren', geben Sie einfach 'openBalance' in das Feld für die Rechnungsnummer ein.

 

 

Ein Rechnungsdokument öffnen

• Positionieren Sie sich in der Tabelle Buchungen, Spalte Rechnung, in der Zelle, in der der Link zu dem zu öffnenden Dokument eingefügt wurde
• Öffnen Sie das Kontextmenü mit der rechten Maustaste
• Wählen Sie den Befehl Link Rechnung öffnen

Um Kunden besser verwalten zu können, erklären wir im Folgenden einige sehr wichtige Funktionen und Einstellungen, um die Arbeit zu beschleunigen und die Berichte korrekt zu erhalten.

• Spalte Rechnung in der Tabelle Buchungen anzeigen
• Rechnungsdaten automatisch vervollständigen
• Rechnungszeilen extrahieren und Verknüpfung von Rechnungen öffnen
• Spalten für Adressen aktivieren (fakultativ)
• Fälligkeitsdatum der Rechnungen definieren
• Einstellungen Kunden vornehmen
   

 Spalte Rechnung in der Tabelle Buchungen anzeigen

Wenn die Spalte Rechnung in der Tabelle Buchungen nicht sichtbar ist, kann sie über das Menü Daten → Spalten einrichten → Spalte DocRechnung aktiviert werden.

Die Eingabe der Rechnungsnummer ist für verschiedene Automatismen des Programms sehr wichtig, die die Verarbeitung der verschiedenen Berichte und den Abschluss des Betrags in der Kundendatei betreffen, wenn die Rechnung eingezogen wird.

Wenn Sie in der Spalte Rechnung auf die Zelle klicken, gelangen Sie zu der im PDF-Format gespeicherten Rechnung.

 Automatische Vervollständigung der Rechnungsdaten

Beim Buchen einer Zahlung oder einer Berichtigung von einer ausgestellten Rechnung macht das Programm Vorschläge zur Vervollständigung der Buchung auf automatische Art. Dabei wird wie folgt vorgegangen:

• Erstellen Sie eine neue Eingabezeile und fügen Sie das Datum und eine eventuelle Belegnummer hinzu.
• In der Spalte Rechnung die Taste F2 drücken:
  • worauf die Liste der noch offenen Rechnungen erscheint. Wird eine Rechnungsnummer oder eine Kundennummer eingeben, wird die Liste anhand dies eingegebenen Textes gefiltert.
  • Wählen Sie die gewünschte Rechnung aus der Liste aus und drücken Sie die Eingabetaste. Das Programm vervollständigt den Eintrag automatisch mit der Beschreibung, dem Soll- oder Habenkonto und dem Betrag. Natürlich können die Daten auch manuell bearbeitet werden.
•  Es ist möglich, nicht nur das Datum, sondern auch das Kundenkonto anzugeben, bevor Sie die Taste F2 drücken, um die Liste der offenen Rechnungen anzuzeigen; in diesem Fall wird die Liste nach dem in der Erfassungszeile vorhandenen Kundenkonto gefiltert.

Hinweis

Die in der Spalte Rechnung angezeigte Liste enthält sowohl Kunden- wie auch Lieferantenrechnungen. Eine Lieferantenrechnung kann dieselbe Nummer haben wie eine von einem anderen Lieferanten, da das Anzeigekriterium nicht nur die Rechnungsnummer, sondern auch die Kontonummer des Lieferanten berücksichtigt.

 Rechnungszeilen extrahieren und Verknüpfung von Rechnungen öffnen

Der Befehl Rechnungszeilen extrahieren zeigt die Bewegungen der ausgewählten Rechnung an.
Der Befehl ist durch Klicken auf das blaue Symbol in der rechten oberen Ecke der Zelle oder mit der rechten Maustaste verfügbar.

Der Befehl Rechnungslink öffnen führt den in den Kundeneinstellungen (Berichte → Kunden → Einstellungen → Erweitert → Link zum Rechnungsdokument) definierten Text aus.

In der Befehlszeile können Sie auch andere Spalten in der Tabelle mit ihrem XML-Namen angeben.

Wenn die Meldung Datei mit Erweiterung gilt als unsicher erscheint, fügen Sie die Erweiterung (z. B. .doc) über den Befehl Werkzeuge → Programmoptionen, Registerkarte Erweitert, Dateierweiterung hinzu.

 Spalten für Adressen aktivieren ( fakultativ))

Sie können dafür sorgen, dass im Kontenplan Spalten zur Eingabe der Adresse und anderer Kundendaten vorhanden sind:

• Aus dem Menü Werkzeuge den Befehl Neue Funktionen hinzufügen auswählen.
• Die Option Spalten Adressen in der Kontentabelle hinzufügen auswählen.
  (Sollte diese Option nicht in der Liste erscheinen, so bedeutet dies, dass sie bereits aktiviert wurde).

Das Programm fügt der Tabelle Konten folgendes hinzu:

• Eine Ansicht Adressen, in welcher die hinzugefügten Spalten sichtbar sind.
• Spalten zum Erfassen der Adressen und anderer Informationen.
  • Aus dem Menü Daten den Befehl Spalten einrichten benutzen, um eine oder mehrere dieser Spalten auch in den anderen Ansichten sichtbar zu machen.
  • Um andere Ansichten mit nur bestimmten Spalten zu kreieren, den Befehl Tabellen einrichten aus dem Menü Daten benutzen.

In der Tabelle Konten, Ansicht Adressen auswählen und für die Kundenkonten die gewünschten Informationen hinzufügen.

 Fälligkeitsdatum der Rechnungen definieren

Um Fälligkeitsdaten für Rechnungen festzulegen/zu ändern, können Sie auf drei Ebenen vorgehen, wobei die erste Ebene höhere Priorität hat. Die Fälligkeitsdaten werden im Zahlungsplan angezeigt und auf den Rechnungsdokumenten ausgedruckt.

1. Ebene - Fälligkeitsdatum auf dem einzelnen Rechnungsdokument festlegen

In der Buchungszeile der Rechnung (Tabelle Buchungen → Ansicht Fälligkeitsdaten) gibt es eine Spalte Fälligkeiten. Wird hier ein Datum festgelegt, so hat es Vorrang vor dem in der zweiten und dritten Ebene festgelegten Datum.

2. Ebene - Fälligkeitsdatum für das einzelne Kunden- bzw. Lieferantenkonto festlegen

Um ein allgemeines Fälligkeitsdatum auf Kundenebene festzulegen, z. B. +20 Tage ab dem Ausstellungsdatum des Dokuments, wählen Sie das Kundenkonto in der Tabelle Konten, Ansicht Adresse, Spalte Tage (PaymentTermInDays), und legen die gewünschte Anzahl von Tagen fest.

3. Ebene - im Allgemeinen

Mit dem Befehl Berichte → Kunden →Einstellungen können Sie die Fristen festlegen, die für die gesamte Gruppe der Kunden/Lieferanten gelten sollen.

 Einstellungen Kunden vornehmen

• Wählen Sie den Befehl Berichte → Kunden →Einstellungen
• Es ist wichtig, unter "Gruppe oder Konto" die Gruppe des Kontenplans anzugeben, in der die verschiedenen Kundenkonten gruppiert sind
• Eine Erklärung der verschiedenen Optionen finden Sie unter Einstellungen Kunden/Lieferanten

Ausgestellte Rechnungen an Kunden anzeigen

Befehl: Berichte > Kunden > Ausgestellte Rechnungen...

Dieses Dialogfenster ist sowohl für das Menü Kunden als auch für das Menü Lieferanten identisch.
Im Folgenden werden die Funktionen für Kunden erläutert, sie gelten aber auch für Lieferanten.

Alle Kunden

Zeigt Kontoauszüge aller Kunden an, die zu der Gruppe gehören, die in den Kunden-/Lieferanteneinstellungen definiert wurde.

Nur ausgewählte Kunden

Zeigt den Kontoauszug des ausgewählten Kunden an, der zu der Gruppe gehört, die in den Kunden-/Lieferanteneinstellungen definiert ist.

Offene Kundenrechnungen anzeigen

Befehl: Berichte > Kunden > Offene Kunden-Rechnungen

In dieser Tabelle werden die Rechnungen mit offenem Saldo angezeigt.

Bei Buchhaltungen mit Fremdwährungen wird bei nicht gebuchten Wechselkursdifferenzen für einen bestimmten Kunden eine Zeile 'Anpassung Wechselkursdifferenzen' angezeigt, die den Saldo der Liste der offenen Rechnungen mit dem Saldo des Kontoauszugs abgleicht.

Fällige Kundenrechnungen anzeigen

Befehl: Berichte > Kunden > Offene Rechnungen nach Fälligkeitsdatum

In dieser Tabelle werden die Rechnungen mit offenem Saldo, gruppiert nach Fälligkeitsdatum angezeigt.

Die Fälligkeit der Rechnung kann auf verschiedene Arten festgelegt werden. Bitte sehen Sie hierzu unsere Anleitung Fälligkeiten und Zahlungskonditionen.

Um dieses Fenster anzuzeigen, müssen die Kundeneinstellungen konfiguriert werden.

Der Ausdruck von Auszügen geschieht über das Menü Berichte > Kunden > Auszüge ausdrucken.

Die Installation des Layouts des Kontoauszugs des Kunden ist zwingend erforderlich, um den Auszug ausdrucken zu können. Es gibt zwei Möglichkeiten:

• Wählen Sie im Menü Erweiterungen > Erweiterungen verwalten > das Layout Kundenauszug aus und klicken Sie danach auf die Schaltfläche Installieren.
• Wählen Sie im Menü Berichte > Kunden > Auszüge ausdrucken > Weitere Layouts > das Layout für den Kundenauszug aus.

Datum Auszug

Auf dem Dokument aufgedrucktes Datum. Es ist nicht möglich, ein früheres Datum als das Datum der letzten vorhandenen Buchung einzurichten.

Layout

Ermöglicht die Installation des Layouts für den Kontoauszug.

In PDF exportieren

Das Programm zeigt eine Vorschau der Auszüge an und hierauf können Sie mit der Option PDF-Datei exportieren die Datei mit allen Auszügen oder PDFs für jeden Auszug erstellen.

Diese Funktion ist in Banana Buchhaltung Plus verfügbar - in jedem Plan (ausgenommen Einschränkungen des kostenlosen Free-Plan).

Über Menü Berichte > Kunden > Zahlungserinnerungen ausdrucken... greifen Sie auf die Mahnungen/Zahlungserinnerungen.

Das Programm erstellt automatisch die Zahlungserinnerungen, die auszudrucken sind, aufgrund der überfälligen Rechnungen.

• Nebst der Erstellung von Berichten, erstellt das Programm automatisch die entsprechenden Buchungen (Tabelle Buchungen), die dazu dienen, eine Übersicht über die ausgestellten Zahlungserinnerungen zu erhalten.
• In diesen Buchungen ersieht man das Datum des Beleges und den Beleg-Typ (z.B. 16-1 erste Mahnung, 16-2 zweite Mahnung und 16-3 dritte Mahnung).

Letzte Zahlungserinnerungen verwenden

Wenn es in der Tabelle Buchungen Zahlungserinnerungen gibt, werden diese Mahnungen zum Ausdrucken noch einmal vorgeschlagen.

Neue Zahlungserinnerungen erstellen

Für alle Rechnungen, die fällig sind, werden neue Buchungen von Mahnungen (Tabelle Buchungen) erstellt, dank denen die Zahlungserinnerungen ausgedruckt werden können.

Mahnungen/Zahlungserinnerungen

Es werden die Rechnungen präsentiert, die zur Zahlung fällig sind, welche man annullieren kann, wenn man die Zahlungserinnerung (noch) nicht versenden will.

Layout

Es stehen zwei Layouts von Zahlungserinnerungen zur Verfügung, eine mit oder ohne Logo (siehe Logo einrichten). Es ist nicht möglich, den Einzahlungsschein beizufügen oder eigene Notizen und freie Texte einzugeben!
Wenn Sie den Einzahlungsschein benötigen, verwenden Sie den Dialogfunktion Mahnungen aus Dialogfenster Rechnungen ausdrucken.

Erweiterungen verwalten

Über Menü Erweiterungen können Sie nicht mehr aktuelle Layouts auf den neusten Stand bringen oder Ihr eigenes personalisiertes Layout hinzufügen (hierzu werden Javaskriptkenntnisse und der Advanced-Plan benötigt).
Ermöglicht die Parameter der ausgewählten Stilart einzurichten.

Verwaltung von Kunden und Lieferanten

Zur Kontrolle der ausgestellten oder erhaltenen Rechnungen, empfiehlt es sich, die Befehle aus den Menüs Kunden / Lieferanten zu verwenden.

Fälligkeitsdatum mit einer Buchung verbinden

Als Alternative zum Verwaltungssystem 'Kunden / Lieferanten', oder zu anderen (wesentlich einfacheren) Kontrollzwecken, kann in der Buchungszeile auch manuell das Zahlungsdatum eingegeben werden.

Es handelt sich hierbei um ein vereinfachtes Kontrollbetriebssystem.

Über Menü Daten → Spalten einrichten die Spalten DatumFälligkeit und DatumZahl sichtbar machen.

Danach in der Spalte Fälligkeit das Fälligkeitsdatum der Rechnung eingeben und in der Spalte Zahlung das Datum der Zahlung.

Die Fälligkeit der Rechnung kann auf verschiedene Arten festgelegt werden. Bitte sehen Sie hierzu unsere Anleitung Fälligkeiten und Zahlungskonditionen.

Befehl 'Fälligkeiten anzeigen'

Mithilfe des Befehls Fälligkeiten anzeigen aus dem Menü Aktionen, zeigt das Programm in der Tabelle Fälligkeiten die Buchungszeilen an, die ein Fälligkeitsdatum haben (aber kein Zahlungsdatum).

Um eine automatische Offene-Posten-Liste (OP-Liste) Kunden oder Lieferanten zu erhalten, verweisen wir auf folgende Seite Listen der Kundenrechnungen.