Offerte e Fatture distinte dalla contabilità

Documentazione •
In questo articolo

L'applicativo Offerte e Fatture di Banana Contabilità Plus consente di generare e stampare preventivi e fatture in modo rapido e semplice. Questo strumento è l'ideale per sostituire Excel nella gestione delle fatture, offrendo una soluzione professionale senza costi aggiuntivi. L'utilizzo è intuitivo e non richiede competenze contabili.

  • Ripresa automatica degli indirizzi: gli indirizzi vengono automaticamente ripresi dai contatti, evitando la necessità di reinserirli nelle fatture.
  • Calcoli automatici: tutti i calcoli sono eseguiti automaticamente, garantendo precisione e aggiornamento costante.
  • Personalizzazione avanzata: possibilità di impostare lingua, valuta, numero di decimali e arrotondamento per ogni singola fattura.
  • Gestione flessibile delle fatture: opzioni per modificare o duplicare fatture e offerte con facilità. Conversione semplice delle offerte in fatture.

Come iniziare con Offerte e Fatture

Per utilizzare l'applicativo è necessario scaricare e installare Banana Contabilità Plus. Per un avvio facile e immediato consulta le nostre risorse: 

Dal menu Menu File → Nuovo, puoi aprire un modello Fattura per creare fin da subito il file delle tue Offerte e Fatture. Inserisci i propri dati e i dati dei tuoi clienti e sei già operativo. Per maggiori informazioni visita la pagina Come fare per... 

creare le fatture con offerte e fature

Sono presenti vari campi per inserire tutte le informazioni necessarie e gli elementi da fatturare. Ecco i principali:

  • Informazioni della fattura: Nr. fattura, lingua, moneta, modalità IVA (fatture senza IVA, incluso IVA nell'importo ed escluso IVA, con importo IVA separato), date emissione e scadenza della fattura,
  • Indirizzo cliente: tutti i dati del cliente, inseriti nella tabella Contatti, vengono ripresi in automatico nelle Offerte e Fatture.
  • Dati della fattura: titolo, testo iniziale, dettagli fattura (elenco di articoli da fatturare, quantità, descrizione, importo) e testo finale.
  • Totali e sconto: sconti e acconti, totali parziali e complessivi, vengono calcolati dal programma, secondo i valori inseriti.

Le tabelle 

L'applicativo Offerte e Fatture si basa su diverse tabelle che si usano in modo simile a quelle di Excel, ma già completamente impostate e programmate per generare offerte e fatture in modo veloce e sicuro. 

Tabella Contatti: è la tabella dove impostare in modo preciso e ordinato i dati dei clienti. I dati possono essere sempre aggiornati e modificati. È possibile la Ripresa dati da SmallInvoice con estensione Banana specifica.

Tabella Articoli: in questa tabella vengono inseriti i dati per la gestione degli articoli o i servizi da fatturare. Tramite l'assegnazione di un Id è possibile raggruppare le varie categorie di articoli o servizi da fatturare. Si inseriscono i pezzi, il prezzo unitario e si può indicare il conto di riferimento della contabilità. Sono disponibili anche le colonne per inserire la data di entrata e di uscita della merce e per le annotazioni.

Tabella Fatture: la tabella è destinata all'inserimento di tutti gli elementi da fatturare. È quella più automatizzata:

  • Ripresa in automatico dell'indirizzo del cliente, selezionando semplicemente l'Id di contatto del cliente.
  • Ripresa automatica di tutti i dati della fattura: con un doppio click sulla cella della colonna Totale, si apre un dialogo fattura dove sono ripresi tutti i dati inseriti nelle altre colonne della tabella Fatture (indirizzo del cliente, data e numero di fattura, riferimento, numero di ordine, prezzo unitario, aliquota IVA e altri possibili dati). Basta inserire le quantità e la fattura è pronta. Può essere salvata in PDF o stampata su carta.

Tabella Offerte: si inseriscono i dati delle offerte. È del tutto simile alla tabella Fatture, con le stesse funzionalità, modalità di calcolo e stampa, ovviamente cambia la dicitura. Le Offerte possono essere convertite in fatture in qualsiasi momento, con la ripresa in automatico dei dati nella fattura, che potrà essere immediatamente salvata, stampata e inviata al cliente.

Tabella Codici IVA: nella tabella vengono impostati i codici IVA per la creazione delle fatture. Nella preparazione delle fatture, le aliquote vengono riprese in automatico e i calcoli sono automatici. Le aliquote possono essere modificate se dovessero cambiare le normative in vigore.

Struttura della fattura

In questa immagine vedi com'è strutturata la fattura:

application invoice print preview 

stampa fattura passo 1

 

Logo

Hai la possibilità d'inserire un logo personalizzato.
Menu file > Imposta logo

stampa fatture passo 2

 

Intestazione

I dati dell'intestazione della fattura sono ripresi da
Menu File > Proprietà file (Dati base) > sezione Indirizzo

stampa fattue passo 3

 

Indirizzo del cliente

L'indirizzo del cliente viene ripreso dalla Tabella Contatti, dove devi impostare gli indirizzi dei clienti.

stampa fatture passo 4

 

Dati della fattura

Il contenuto della fattura deve essere immesso nel nuovo dialogo di creazione/modifica di una fattura.
Menu Fatture > Nuova fattura

stampa fatture passo 5

 

Testi liberi

Puoi definire titolo, testo iniziale e note finali dal Dialogo fattura.

stampa fatture passo 6

 

QR-Code svizzero

Le  impostazioni si possono definire solo per la Svizzera, unicamente con il layout [CH10] Layout con codice QR svizzero.

Stampe e report

 

stampe delle fatture

Differenze con l'applicativo Fatturazione integrata

Offerte e Fatture è un applicativo distinto da tutti gli altri applicativi contabili e viene utilizzato solo per creare offerte e fatture. Non esiste alcuna connessione con il file della contabilità, come invece avviene per la fatturazione integrata, i cui dati rimangono contabilizzati nel file della contabilità.

I dati delle fatture nell'applicativo Offerte e Fatture non possono essere importati nel file della contabilità, ma occorre inserirli manualmente. Inoltre non è possibile importare nell'applicativo Offerte e Fatture i movimenti bancari (inclusi i pagamenti). Se desideri queste funzioni ti consigliamo di usare la fatturazione integrata nel file contabile.

Nell'applicativo Offerte e fatture è presente la tabella Fatture con un dialogo Fattura dove si trovano varie colonne e opzioni per dettagliare le varie posizioni e i dati da inserire. Sotto questo aspetto, l'applicativo Offerte e Fatture è molto più flessibile e completo perché permette maggiori personalizzazioni. Nella fatturazione integrata, gli elementi e i dettagli da fatture (quantità, prezzi, unità, ecc) si registrano unicamente nella tabella Registrazioni.

Nella fatturazione integrata non è possibile creare delle offerte. È possibile creare e stampare una fattura con il titolo "Offerta" (al posto di Fattura).
L'applicativo Offerte e Fatture è specifico anche per creare Offerte.

Esportazione e archiviazione dati

Altre Funzioni

Funzioni disponibili solo con il piano Advanced

Certe personalizzazioni del layout di stampa CH10 e UNI11 sono disponibili solo con il piano Advanced.

Funzionalità al momento non disponibili

Il nuovo applicativo Offerte e Fatture supporta le funzionalità essenziali relativi alla preparazione e alla stampa di offerte e fatture, anche per mantenere il funzionamento il più semplice possibile.

Le seguenti funzionalità non sono al momento disponibili:

  • Riprendere i dati delle fatture nel file della contabilità.
  • Collegare con l'applicativo magazzino.
  • Esportare i dati delle singole fatture.
  • Invio automatizzato delle fatture per email.
  • Invio fatture tramite eBill.
  • Definire più conti IBAN.
  • Aggiungere colonne supplementari nei dettagli della fattura.
  • Definire lo sconto per il singolo contatto.
  • Definire lo sconto per il singolo articolo (solo con il piano Advanced).
  • Creare serie di fatture.
  • Importare pagamenti con QR-Code.
  • Creare un nuovo anno.
  • Inserire l'indirizzo di spedizione.
  • Creare note di credito.

 

 

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