Contabilità in partita doppia per Ente Terzo Settore con Rendiconto per Cassa e Situazione patrimoniale

 Questo modello presenta un piano dei conti più sintetico e con nomi conto, un'ottima soluzione per un ente del terzo settore che vuole tenere la contabilità in partita doppia, registrando secondo il principio di cassa ai fini di ottenere il Rendiconto di cassa. Avrà la Situazione patrimoniale, ma limitatamente alle operazioni registrate secondo il principio di cassa.
Gli investimenti, l'elenco soci e i progetti sono gestiti con i Centri di costo, mentre la raccolta fondi e il 5 per mille sono stati impostati con i Segmenti. Per la creazione e la stampa dei rendiconti, in linea con le normative vigenti, si usa un’Estensione apposita, che funziona tramite la colonna Gr1 nella quale si inseriscono i codici per i rendiconti.

Per maggiori informazioni sulle soluzioni per ETS:

• Pagina Bilanci e Contabilità per Associazioni e Enti del Terzo Settore

Per sapere cosa devi fare per gestire la contabilità di un piccolo ETS:

• ▶ WEBINAR GRATUITO: La contabilità di un piccolo ETS - Corso base
• ▶ WEBINAR GRATUITO: La contabilità di un piccolo ETS - Domande e Risposte
• ▶ WEBINAR GRATUITO: La contabilità di un piccolo ETS - Registrazioni più comuni

Scegli il modello preimpostato per l'Associazione

Una volta che hai aperto il programma Banana Contabilità:

• In alto a sinistra clicca su "Crea nuovo".
• Crea un nuovo file, partendo da questo modello (Template ID  +11095), con uno dei metodi spiegati.
• Con il comando File > Proprietà file imposta il nome dell'associazione, il periodo contabile, e la moneta di base, mentre nella sezione Indirizzo indica l'indirizzo dell'Associazione e il Codice fiscale (numero fiscale).
• Con il comando File > Salva con nome, salvi il file. È utile indicare nel nome del file, il nome dell'associazione e l'anno.
  Per esempio "associazione-20xx.ac2".
  Puoi salvare il file dove vuoi sul tuo computer e il supporto (salvare su disco, chiavetta o cloud). Se usi Banana su più computer, o devi condividere il file con altre persone, ti consigliamo di salvare file nel tuo cloud (OneDrive, Dropbox, GoogleDrive, …)

Personalizza la tabella Conti

Nella tabella Conti trovi già predisposto il piano contabile con i conti e le classificazioni necessarie per gestire la contabilità di un'Associazione. Se lo ritieni opportuno puoi eliminare, inserire dei conti, cambiarne la descrizione. Maggiori dettagli su come impostare il piano contabile sono presente nella lezione online Il piano conti.

Nella colonna Gr1 è indicato il numero di raggruppamento del Rendiconto di Cassa (e dell'eventuale Stato patrimoniale) secondo la nuova riforma. Questo raggruppamento serve all’estensione di Banana per riportare gli importi di Cassa e Banca nel rendiconto.

Mano mano che registrerai i movimenti, come spiegato in precedenza, qui avrai subito sott'occhio i saldi aggiornati dei vari conti e potrai confrontarli con i valori dell'anno precedente ed eventualmente con i valori di preventivo che avevi inserito.

Aggiungere nuovi conti

Per aggiungere un nuovo conto, posizionati nella riga precedente a quella desideri inserire il nuovo conto, e vai nel menul Modifica > Aggiungi righe vuote.
Digita nelle rispettive colonne:

• Nome del conto
• Descrizione
• BClasse
• Codice Somma In
  (deve essere uguale a quello inserito per i conti appartenenti allo stesso Gruppo di totalizzazione, ma eventualmente può essere scelto/modificato come si vuole)
• Codice Gr1 relativo al rendiconto
  Per sapere a quale Gr1 corrisponde un determinato conto dell'Attivo o del Passivo, consulta la tabella con i codici per i conti della situazione patrimoniale.
  Per sapere a quale Gr1 corrisponde un determinato conto di Entrata o Uscita, consulta la tabella con i codici per il Rendiconto di Cassa.

Inserisci i saldi iniziali

Nella colonna Apertura inserisci i saldi iniziali degli Attivi e dei Passivi. I saldi passivi si inseriscono con il segno meno davanti.

Inserisci i saldi dell'anno precedente

Se stai creando una nuova contabilità e vuoi che nei rendiconti da stampare appaiono gli importi dell'anno precedente, devi inserire i valori nella colonna apposita. Vai nella vista Precedente e nella colonna Precedente inserisci i valori.

Registra i movimenti

Nella tabella Registrazioni puoi inserire i movimenti giornalieri, completando le seguenti colonne:

• Data, eventuale nr. di documento
• Descrizione
• Conto in Dare
• Conto in Avere
• Importo

Nota: sono ammesse solo registrazioni con conti della liquidità (Banca e Cassa), registrando quindi secondo il metodo sull'incassato, siccome nel Rendiconto di Cassa devono apparire soltanto i movimenti effettivi di liquidità.

Alla pagina Registrazioni tipo per Enti del Terzo Settore trovi degli esempi di registrazioni più ricorrenti, che i piccoli ETS si trovano a dover inserire nelle loro contabilità.

Man mano che inserisci i movimenti, avrai tutti i conti aggiornati con i totali e nelle relative schede potrai trovare tutti i dettagli.

Consiglio: 

• Nella tabella Registrazioni, attiva la colonna Saldo, che ti permette di vedere all'istante se e dove ci sono differenze contabili, e a partire da quale riga di registrazione.
• Ogni tanto, soprattutto dopo alcune modifiche effettuate, premi il pulsante Controlla e ricalcola la contabilità, che ti segnala eventuali errori o differenze, che ev. potrai risolvere con l'Aiuto contestuale.

Registra gli investimenti e i flussi di capitale di terzi

Quando registri movimenti di capitali di terzi e investimenti o disinvestimenti di immobilizzazioni, devi usare i Centri di costo (CC2 "Investimento").

Esempio 1: Acquisto di mobili per l’ufficio dell’associazione

• in Dare inserisci il conto "Mobili"
• in Avere il conto della liquidità "Cassa"
• inserisci l'importo
• nella colonna Investimento (Investimento / CC2) il codice associato a "Investimenti in immobilizzazioni inerenti alle attività di interesse generale" (CF1)

Esempio 2: Vendita di attrezzature dell'ufficio inutilizzate

• in dare inserisci il conto della liquidità "Banca"
• in Avere il conto "Strumentali"
• inserisci l'importo
• nella colonna Investimento (Investimento / CC2) il codice associato a "Disinvestimenti di immobilizzazioni inerenti alle attività di interesse generale", ma con il segno "-" davanti, siccome è un ricavo, una riduzione di costo (-RF1).

Esempio 3: Riceviamo un prestito dalla banca

• in Dare inserisci il conto della liquidità "Banca"
• in Avere il conto "Debiti banche"
• inserisci l'importo
• nella colonna Investimento (Investimento / CC2) il codice associato a "Ricevimento di finanziamenti di prestiti" in negativo siccome è un ricavo (-RF4).

Esempio 4: Rimborso del prestito alla banca

• in Dare inserisci il conto "Debiti Banche"
• in Avere il conto della liquidità "Banca"
• inserisci l'importo
• nella colonna Investimento (Investimento / CC2) il codice associato a "Rimborso di finanziamenti di prestiti" (CF4).

Schede conto

Le Schede conto corrispondono ai mastrini e mostrano quindi i movimenti di ogni singolo conto. Riportano il Saldo iniziale, le variazioni dovute alle registrazioni e il risultante Saldo finale.

È molto utile soprattutto per controllare tutti i movimenti del conto Banca, in modo da verificare se i movimenti e il saldo finale corrispondono all'estretto conto bancario.

Collegamenti ad allegati digitali

Se lo desideri, per ogni registrazione contabile puoi collegare un documento digitale (in formato PDF), salvato sul tuo computer o su internet. Ti permette di aprire con un semplice click una ricevuta, una fattura o altro documento direttamente nel file della contabilità.
Per inserire i documenti digitali, devi aggiungere la colonna DocLink nella tabella Registrazioni (menu Dati > Disponi colonne).

Crea il preventivo

Banana Contabilità Plus offre la possibilità di creare il tuo semplice preventivo o budget annuale, ti basta solo inserire gli importi previsionali nella colonna Preventivo della tabella Conti.

Per fare ciò, vai nella tabella Conti e spostati sulla vista “Preventivo”. Di seguito, nella colonna "Preventivo EUR" inserisci direttamente gli importi annuali che prevedi per ogni conto. Nella colonna "Diff.Preventivo EUR", mano mano che farai le registrazioni contabili dell'anno, vedrai istantaneamente la differenza tra il valore reale e il valore che hai inserito come previsione.

Stampa il Rendiconto di Cassa

Una volta inseriti i movimenti non devi fare altro che spostarti sul menu Estensioni > Rendiconti Enti Terzo Settore (ETS) Italia > Rendiconto per cassa.

Ti apparirà una finestra specifica dei Parametri. In basso a destra c'è il bottone Aiuto, che porta alla pagina di documentazione del rendiconto scelto. È molto utile in caso di problemi, se devi sapere i codici Gr1 corrispondenti ai vari conti, o se hai bisogno di dettagli.
In seguito dovrai scegliere il periodo contabile del Rendiconto di cassa e dare l'OK.

Anteprima rendiconto di cassa

Il rendiconto di cassa ti appare nella finestra d'anteprima. Puoi controllarlo, stamparlo o esportarlo in PDF/A.

Attenzione: se in basso al rendiconto ti appare un messaggio d'errore in rosso, consulta la pagina Messaggio d'errore nel rendiconto di cassa per scoprire le cause e risolverlo.

Stampa lo Stato patrimoniale

Per creare la stampa dello Stato patrimoniale vai sul menu Estensioni > Rendiconti Enti Terzo Settore (ETS) Italia > Stato patrimoniale.

Ti appare prima una finestra dove devi scegliere il periodo contabile dello Stato patrimoniale e dare l'OK.
In seguito ti apparirà una finestra specifica dei Parametri. In basso a destra c'è il bottone Aiuto, che porta alla pagina di documentazione del rendiconto scelto. È molto utile in caso di problemi, se devi sapere i codici Gr1 corrispondenti ai vari conti, o se hai bisogno di dettagli.

Ricordiamo che lo Stato patrimoniale è facoltativo per gli Enti sotto i 300'000 euro di ricavi.

Anteprima stato patrimoniale

Lo stato patrimoniale ti appare nella finestra d'anteprima. Puoi controllarlo, stamparlo o esportarlo in PDF/A.

Attenzione: se in basso allo Stato patrimoniale ti appare un messaggio d'errore in rosso, consulta la pagina Messaggio d'errore nello Stato patrimoniale per scoprire le cause e risolverlo.

Relazione tra Codici Gr1 e Rendiconto

I codici Gr1 servono all'estensione per riportare gli importi nel Rendiconto di cassa e nello Stato patrimoniale. Ogni Conto ha un proprio codice Gr1:

• Vedi tabella codici Gr1 per i conti dello Stato patrimoniale
• Vedi tabella codici Gr1 per i conti del Rendiconto di Cassa

Ci possono essere più conti che hanno lo stesso codice Gr1. Nella stampa del rendiconto questi conti verranno raggruppati in un'unica voce (codice Gr1), in modo da avere un importo unico.

Esempio: hai due conti bancari e un conto postale (tutti con codice Gr1: “ACIV1”)

• Banca Unicredit, saldo 2’000 €
• Banca Intesa Sanpaolo, saldo 500 €
• Posta, saldo 200 €

Nel rendiconto il totale dei tre importi (2700 €) andrà a finire in automatico alla voce “Depositi bancari e postali” (tutti con codice Gr1: “ACIV1”) facendo apparire l’importo totale di 2'700 €.

Gestione progetti

Conti per la gestione dei progetti

La gestione dei progetti avviene tramite dei Centri di costo che si trovano nella tabella Conti. Per ogni progetto imposta il conto, preceduto dal punto (CC1); inserisci la descrizione e la Somma in (uguale al Gruppo di totalizzazione).

Registra un'uscita o un'entrata di un progetto

Se un costo o un ricavo si riferisce ad un progetto, devi registrare normalmente inserendo i dati nelle apposite colonne e per l'attribuzione al progetto devi visualizzare la colonna dei Centri di costo CC1 ("Progetto"), cliccando sulla vista centri di costo. Se registri un'entrata di un progetto, devi mettere il segno "-" davanti al CC1 (Es. -PR01)

Stampa il Report per progetto

Il rendiconto del progetto si ottiene con la scheda del conto del centro di costo. In seguito puoi crare il PDF della scheda conto cliccando sull'apposito tasto e stamparlo.

Gestione soci

Imposta i dati dei Soci

Nella tabella Conti, alla fine del piano contabile, potrai inserire l'elenco dei soci che dovrai creare con il centro di costo CC3 (;).

Per ogni socio devi inserire il conto preceduto da un punto e virgola, e completare con la descrizione e il codice Somma In (uguale al Gruppo di totalizzazione).

Nella vista Indirizzo della tabella Conti inserisci gli indirizzi e i dati anagrafici dei soci.

Registra le donazioni dai soci

Quando registri delle donazioni da parte di soci devi usare i Centri di costo CC3 ("Donatore"), in modo da assegnare la donazione ad un determinato socio o persona che hai nei tuoi indirizzi. Devi mettere il CC3 positivo (Es. S001).

Stampa l'Attestato di donazione

Esegui l'attestato dal menu Estensioni > Rendiconti Enti Terzo Settore (ETS) Italia > "Attestato di donazione".

Stampa la ricevuta

Puoi anche stampare delle Ricevute da dare a privati o organizzazioni, per il versamento delle quote associative o altro.

Gestione 5 per mille

Conti per la gestione del 5 per mille

La gestione del 5 per mille avviene tramite i Segmenti. 

Per la gestione del cinque per mille trovi l'impostazione con il segmento di livello 1 (:). Ogni conto deve essere preceduto dal segmento di livello 1; inserisci la descrizione del 5 per mille e il valore Somma In (uguale al Gruppo di totalizzazione).

Per ogni anno devi impostare due conti di segmenti: uno per i costi che effettui con i soldi 5x1000 del finanziamento di quell'anno, mentre l'altro per i costi 5x1000 che effettui con i soldi 5x1000 che avevi accantonato quell'anno.

Esempio:

• :5XM-xx
  Segmento relativo al finanziamento 5 per mille dell'anno xx.
• :5XM-xxA
  Segmento relativo all'accantonamento 5 per mille dell'anno xx.
• :5XM-yy
  Segmento relativo al finanziamento 5 per mille dell'anno yy.
• :5XM-yyA
  Segmento relativo all'accantonamento 5 per mille dell'anno yy.

Registra il 5 per mille

Per registrare i movimenti che si riferiscono alla raccolta del cinque per mille devi utilizzare il segmento di livello 1 (:). Nella colonna (Dare o Avere) dove c'è la voce di Costo o Ricavo devi far seguire il segmento della raccolta del cinque per mille.

Stampa il Report 5 per mille

Esegui il rendiconto dal menu Estensioni > Rendiconti Enti Terzo Settore (ETS) Italia > "Report 5 per mille".
Nella finestra del dialogo potrai decidere se stampare il Modello di rendiconto A (del contributo) o il Modello di rendiconto B (dell'accantonamento).

Gestione Raccolta fondi

Conti per la raccolta fondi

La gestione della Raccolta fondi avviene tramite i Segmenti. 

Nella tabella Conti, utilizzando il segmento di livello 2 (::) potrai impostare i vari conti per la raccolta fondi; per ogni raccolta fondi avrai bisogno di un conto. Inserisci in seguito la descrizione e la Somma in (uguale al Gruppo di totalizzazione).

Esempio
"::RF01" per la Raccolta fondi 1
"::RF02" per la Raccolta fondi 2

Registra la raccolta fondi

Per registrare dei movimenti che fanno riferimento alla Raccolta fondi devi registrare usando il segmento di livello 2 (::). Nella colonna (Dare o Avere) dove c'è la voce di Costo o Ricavo devi far seguire il segmento della raccolta fondi.

Stampa il Report raccolta fondi

Esegui il rendiconto dal menu Estensioni > Rendiconti Enti Terzo Settore (ETS) Italia > "Report raccolta fondi".

Creazione nuovo anno

Quando hai finito di inserire le registrazioni di un determinato anno contabile, devi creare un nuovo file per le registrazioni dell’anno successivo. Per fare ciò vai nel menu Azioni > Crea nuovo anno.